Bản trình bày PowerPoint thường chứa một số lượng lớn hình ảnh, video, gif, biểu đồ và các nội dung trực quan khác. Điều này làm cho các tệp rất lớn và khó làm việc với.
Các tệp lớn chiếm một lượng lớn dung lượng ổ đĩa và chúng đẩy giới hạn dữ liệu bạn được phép gửi qua email. Ngay cả khi bạn đặt tệp của mình vào bộ nhớ đám mây, tệp có thể phản hồi chậm khi người nhận sử dụng.
Để có được hiệu suất tốt nhất từ tệp PowerPoint, bạn cần kiểm soát kích thước tài liệu. Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể giữ cho thông tin thừa, và hầu hết là không cần thiết, không làm tăng kích thước bản trình bày của bạn.
Chỉnh sửa hình ảnh trong trình chỉnh sửa hình ảnh
Mặc dù PowerPoint cung cấp cho bạn tùy chọn chỉnh sửa hình ảnh trong bản trình bày của bạn trong chương trình, nhưng nó sẽ bổ sung thêm thông tin. Ví dụ:nếu bạn thay đổi màu của hình ảnh thành đen trắng, tệp vẫn chứa hình ảnh màu. Nếu bạn chỉnh sửa nhiều hình ảnh trong PowerPoint, bạn có thể thêm khá nhiều dữ liệu bổ sung.
Thay vào đó, hãy sử dụng trình chỉnh sửa hình ảnh bên ngoài để thực hiện các thay đổi đối với hình ảnh trước khi chèn hình ảnh đó vào bản trình bày. Có những trình chỉnh sửa hình ảnh có sẵn trực tuyến để thực hiện những chỉnh sửa này. Nếu bạn thêm tất cả ảnh trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn có thể yêu cầu PowerPoint loại bỏ tất cả dữ liệu bổ sung được tạo trong quá trình chỉnh sửa.
1. Nhấp vào Tệp -> Thông tin.
2. Nhấp vào “Kiểm tra sự cố”.
3. Chọn “Kiểm tra tài liệu.”
4. Trong cửa sổ Kiểm tra tài liệu, tối thiểu hãy đánh dấu vào các hộp sau:
- Nhận xét, Bản sửa đổi, Phiên bản và Chú thích
- Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân
- Nội dung ẩn
- Văn bản ẩn
5. Nhấp vào Kiểm tra.
6. Sau khi quá trình kiểm tra kết thúc, hãy nhấp vào “Xóa tất cả” để xóa thông tin bổ sung được thêm vào thông qua việc chỉnh sửa hình ảnh.
Nén hình ảnh
Vì hình ảnh chiếm nhiều dung lượng trong bản trình bày PowerPoint, bạn muốn đảm bảo rằng chúng càng nhỏ (trong dữ liệu) càng tốt. Để làm điều này, hãy nén tất cả hình ảnh hoặc chỉ những hình ảnh lớn nhất.
1. Nhấp vào tab Tệp và chọn “Lưu dưới dạng.”
2. Nhấp vào “Tùy chọn khác” trong hộp thả xuống Loại tệp.
3. Trong cửa sổ Lưu dưới dạng xuất hiện, hãy nhấp vào từ Công cụ bên cạnh nút Lưu.
4. Chọn “Nén ảnh.”
5. Trong hộp Nén Ảnh, chọn độ phân giải bạn muốn. (150 ppi là tốt nhất để trình bày.) Đảm bảo chọn hộp “Xóa vùng ảnh đã cắt” (trừ khi có khả năng bạn muốn khôi phục các phần đã cắt từ ảnh của mình ..
6. Nhấp vào OK.
Để chỉ nén các hình ảnh cụ thể trong bản trình bày:
1. Nhấp vào hình ảnh bạn muốn nén.
2. Trên ruy-băng trình đơn, nhấp vào tab “Công cụ Hình ảnh -> Định dạng”. Nhấp vào “Nén ảnh.”
3. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn độ phân giải ưa thích của bạn từ phần cuối của các tùy chọn.
4. Đảm bảo chọn “Xóa vùng ảnh đã cắt”.
5. Nhấp vào OK.
Chèn hình ảnh
Nếu bạn sao chép và dán hình ảnh vào trình chiếu của mình bằng cách sử dụng Ctrl + C và Ctrl + V hoặc bằng cách kéo và thả chúng, PowerPoint có thể thay đổi định dạng của những ảnh đó thành PNG hoặc BMP. Các định dạng này lớn hơn JPG của cùng một hình ảnh.
Chèn hình ảnh của bạn bằng tùy chọn Chèn hình ảnh trên menu PowerPoint.
Hình ảnh sẽ vẫn ở định dạng ban đầu, có thể giúp bạn tiết kiệm thêm một số dữ liệu.
Không nhúng phông chữ
Phông chữ nhúng bao gồm các phông chữ đặc biệt trong bản trình bày như một phần của tài liệu. Trừ khi phông chữ có tầm quan trọng đặc biệt đối với chủ đề của bản trình bày, hãy cân nhắc sử dụng phông chữ tiêu chuẩn và tắt tùy chọn nhúng chúng.
1. Nhấp vào tab Tệp và nhấp vào Tùy chọn ở dưới cùng.
2. Trong hộp tùy chọn, nhấp vào tab Lưu. Bỏ chọn hộp có nội dung “Nhúng phông chữ vào tệp.”
3. Nhấp vào OK.
Liên kết đến Video
Nếu bạn không gửi bản trình bày cho người khác, bạn có thể tiết kiệm một lượng lớn dữ liệu bằng cách liên kết đến video thay vì nhúng chúng. Nhấp vào tab Chèn và vào nút Video để xem các tùy chọn của bạn.
Nén phương tiện
Cuối cùng, để giảm kích thước của bản trình bày nhiều nhất có thể, hãy nén các tệp phương tiện bằng menu tệp.
1. Nhấp vào “Tệp -> Thông tin.”
2. Nhấp vào Kích thước và Hiệu suất Phương tiện.
3. Chọn chất lượng bạn muốn từ các lựa chọn. Chất lượng Internet thường là đủ cho hầu hết các bản trình bày.
4. Sau khi bạn chọn chất lượng bạn muốn, quá trình nén sẽ bắt đầu.
Lần tới khi bạn cần tạo bản trình bày PowerPoint để chia sẻ với người khác, hãy thực hiện một số hoặc tất cả các bước này để đảm bảo kích thước tệp nhỏ hơn. Nó sẽ chạy trơn tru hơn và dễ dàng hơn để gửi điện tử.