Các bài thuyết trình PowerPoint thường chứa nhiều hình ảnh, video, gif, biểu đồ và nội dung trực quan khác. Điều này làm cho tệp rất lớn và khó làm việc.
Tệp lớn chiếm dung lượng đĩa đáng kể, và chúng đẩy đến giới hạn dữ liệu bạn được phép gửi qua email. Ngay cả khi bạn đặt tệp vào lưu trữ đám mây, tệp có thể phản hồi chậm khi người nhận dùng.
Để có hiệu suất tốt nhất từ tệp PowerPoint, bạn cần giữ kích thước tài liệu dưới kiểm soát. Có nhiều cách khác nhau để giữ thông tin thừa, và phần lớn không cần thiết, làm phình to kích thước thuyết trình.
Chỉnh Sửa Ảnh Trong Trình Chỉnh Sửa Ảnh (Edit Images in an Image Editor)
Mặc dù PowerPoint cho tùy chọn chỉnh sửa ảnh trong thuyết trình bên trong chương trình, nó thêm byte thông tin thừa. Ví dụ, nếu bạn đổi màu ảnh thành trắng đen, tệp vẫn chứa ảnh màu. Nếu bạn chỉnh nhiều ảnh trong PowerPoint, bạn có thể thêm khá nhiều dữ liệu thừa.
Thay vào đó, dùng trình chỉnh sửa ảnh bên ngoài để thay đổi ảnh trước khi chèn vào thuyết trình. Có trình chỉnh sửa ảnh trực tuyến để làm các chỉnh sửa này. Nếu bạn thêm tất cả ảnh trước khi làm bất kỳ thay đổi nào, bạn có thể bảo PowerPoint loại bỏ tất cả dữ liệu thừa tạo ra trong quá trình chỉnh sửa.
1. Nhấp File -> Info (Tệp -> Thông tin).
2. Nhấp "Check for issues" (Kiểm tra vấn đề).
3. Chọn "Inspect Document" (Kiểm tra tài liệu).
4. Trong cửa sổ Inspect Document, tích các ô sau ít nhất:
- Comments, Revisions, Versions, and Annotations (Bình luận, Phiên bản, Chú thích)
- Document Properties and Personal Information (Thuộc tính tài liệu và Thông tin cá nhân)
- Invisible Content (Nội dung ẩn)
- Hidden Text (Văn bản ẩn)
5. Nhấp Inspect (Kiểm tra).
6. Sau khi kiểm tra xong, nhấp "Remove all" (Loại bỏ tất cả) để xóa thông tin thừa thêm từ chỉnh sửa ảnh.
Nén Ảnh (Compress Images)
Vì ảnh chiếm lượng không gian lớn trong thuyết trình PowerPoint, bạn muốn chắc chắn chúng càng nhỏ (về dữ liệu) càng tốt. Để làm này, nén tất cả ảnh hoặc chỉ những ảnh lớn nhất.
1. Nhấp tab File và chọn "Save As" (Lưu dưới dạng).
2. Nhấp "More options" (Tùy chọn thêm) dưới hộp thả xuống File type (Loại tệp).
3. Trong cửa sổ Save as xuất hiện, nhấp từ "Tools" (Công cụ) bên cạnh nút Save.
4. Chọn "Compress Pictures" (Nén ảnh).
5. Trong hộp Compress Pictures, chọn độ phân giải bạn thích. (150 ppi tốt cho trình bày.) Chắc chắn ô "Delete cropped areas of pictures" (Xóa vùng cắt của ảnh) được tích (trừ khi có cơ hội bạn muốn khôi phục phần cắt từ ảnh..
6. Nhấp OK.
Để nén chỉ ảnh cụ thể trong thuyết trình:
1. Nhấp vào ảnh bạn muốn nén.
2. Trên ribbon menu nhấp tab "Picture Tools -> Format" (Công cụ ảnh -> Định dạng). Nhấp "Compress pictures" (Nén ảnh).
3. Trong cửa sổ xuất hiện, chọn độ phân giải ưa thích từ mức thấp của tùy chọn.
4. Chắc chắn "Delete cropped areas of pictures" được tích.
5. Nhấp OK.
Chèn Ảnh (Insert Images)
Nếu bạn sao chép và dán ảnh vào slide dùng Ctrl + C và Ctrl + V hoặc kéo thả, PowerPoint có thể đổi định dạng ảnh thành PNG hoặc BMP. Các định dạng này lớn hơn JPG của cùng ảnh.
Chèn ảnh dùng tùy chọn Insert image (Chèn ảnh) trên menu PowerPoint.
Ảnh sẽ giữ định dạng gốc, có thể tiết kiệm dữ liệu thừa.
Không Nhúng Font (Don't Embed Fonts)
Nhúng font bao gồm font đặc biệt trong thuyết trình như một phần của tài liệu. Trừ khi font quan trọng đặc biệt cho chủ đề thuyết trình, cân nhắc dùng font chuẩn và tắt tùy chọn nhúng chúng.
1. Nhấp tab File và nhấp Options (Tùy chọn) ở dưới.
2. Trong hộp options nhấp tab Save (Lưu). Bỏ tích ô "Embed fonts in the file" (Nhúng font trong tệp).
3. Nhấp OK.
Liên Kết Video (Link to Videos)
Nếu bạn không gửi thuyết trình cho người khác, bạn có thể tiết kiệm lượng lớn dữ liệu bằng cách liên kết đến video thay vì nhúng chúng. Nhấp tab Insert (Chèn) và nút Video để xem tùy chọn.
Nén Media (Compress media)
Cuối cùng, để giảm kích thước thuyết trình càng nhiều càng tốt, nén tệp media dùng menu tệp.
1. Nhấp "File -> Info" (Tệp -> Thông tin).
2. Nhấp "Media Size and Performance" (Kích thước media và Hiệu suất).
3. Chọn chất lượng bạn muốn từ các lựa chọn. Internet Quality (Chất lượng Internet) thường đủ cho hầu hết thuyết trình.
4. Khi chọn chất lượng bạn muốn, nén bắt đầu.
Lần tới khi cần tạo thuyết trình PowerPoint chia sẻ, hãy lấy một vài hoặc tất cả bước này để đảm bảo kích thước tệp nhỏ hơn. Nó sẽ chạy mượt hơn và dễ gửi điện tử hơn.