Các tin nhắn tự động trên WhatsApp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng độ tin cậy với khách hàng. Loại tin nhắn tự động này kết nối với khách hàng ngay cả trong ngày nghỉ lễ. Khách hàng cảm thấy thoải mái khi xem những tin nhắn tự động thay vì sự im lặng từ phía kia. Tính năng này đóng vai trò là một trong những lý do cho nhiều doanh nghiệp thành công trên toàn cầu. Các doanh nhân nên đủ khôn ngoan để thiết lập các cụm từ tự động trả lời phù hợp dựa trên hoàn cảnh. Rất khuyến khích tránh các cụm từ tự động trả lời lặp lại cho tất cả các hình thức giao tiếp. Chọn các tin nhắn tự động trả lời hoàn hảo thuyết phục khách hàng mà không hối hận. Bài viết này cung cấp thảo luận chi tiết về chức năng tự động trả lời WhatsApp Business, đã trở thành nhu cầu cấp bách cho nhiều doanh nhân trẻ trên các biên giới.
Phần 1: Làm thế nào để thiết lập tự động trả lời trên WhatsApp cho kinh doanh?
Hầu hết các doanh nhân sẽ thắc mắc làm thế nào để thiết lập tin nhắn tự động trên WhatsApp? Quy trình đơn giản và bạn có thể dễ dàng triển khai tính năng này qua một vài cú nhấp chuột. Lướt qua các bước dưới đây để hiểu rõ hơn về quy trình.
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng ứng dụng WhatsApp Business sau khi mở khóa điện thoại thông minh của bạn
Bước 2: Nhanh chóng nhấn ba chấm dọc ở góc trên bên phải màn hình và cửa sổ 'Setting' (Cài đặt) xuất hiện trên màn hình.
Bước 3: Bây giờ nhấn 'Business settings -> Away Message' (Cài đặt kinh doanh -> Tin nhắn vắng mặt).
Bước 4: Trong màn hình 'Away Message', bật nút chuyển đổi có nhãn 'Send Away Message' (Gửi tin nhắn vắng mặt). Tiếp theo, chỉnh sửa tin nhắn vắng mặt bên dưới nhãn 'Message' (Tin nhắn) bằng cách nhấn vào biểu tượng bút ở giữa bên phải màn hình
Bước 5: Bạn có thể lên lịch hành động gửi bằng cách nhấn mục 'Schedule' (Lên lịch) trên cửa sổ. Một màn hình bật lên hiển thị hai tùy chọn là 'Always Send' (Luôn gửi) và 'Custom Schedule' (Lên lịch tùy chỉnh). Bạn có thể chọn theo yêu cầu của bạn.
Tùy chọn 'Always Send' gửi tin nhắn tự động mọi lúc và tùy chọn 'Custom Schedule' cho phép bạn gửi tin nhắn tự động chỉ vào các thời gian cụ thể.
Phần 2: Các mẫu tốt nhất cho tin nhắn tự động trên WhatsApp
Các tin nhắn tự động trên WhatsApp nên nghe thực tế. Để xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng, các tin nhắn nên tuân theo các tiêu chí dưới đây
- • Từ ngữ phù hợp: Tin nhắn tự động phải phù hợp với tình huống. Nó phải độc đáo và câu trả lời phải nhanh chóng.
- • Phản hồi kỳ vọng: Khách hàng phải nhận được giải pháp đúng đắn và cung cấp câu trả lời có ý nghĩa
- • Câu trả lời minh bạch trong các dòng đơn giản: Tin nhắn nên đi thẳng vào vấn đề và không bao gồm lời lẽ thừa vì nó mang lại trải nghiệm khó chịu cho người nghe.
- • Chỉ định giải pháp thay thế: Tin nhắn tự động trở nên hiệu quả nếu bạn đưa ra giải pháp thay thế cho khách hàng
- • Nó nên nghe tự nhiên và không như một máy móc hoặc robot: Rất ưu tiên giọng điệu thân thiện. Tin nhắn nên nghe dễ chịu và thân thiện để xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng của bạn.
Các tự động trả lời thay đổi dựa trên nền tảng và tình huống. Các doanh nhân phải xác định từ ngữ hoàn hảo để thuyết phục khách hàng xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy.
Các mẫu tin nhắn tự động như sau
- • Mẫu Hỗ trợ Khách hàng
"Chào,
Cảm ơn bạn đã liên hệ! Đại diện hỗ trợ của chúng tôi sẽ kiểm tra tin nhắn của bạn và chuyển tiếp cho người phù hợp nhất khi cần thiết. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng 48 giờ.
Nếu vấn đề của bạn không thể chờ đợi, bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua trò chuyện trực tiếp trên www.website.com/en/ hoặc gọi 555-555-5555.
Trân trọng,
[Tên của bạn]"
- • Mẫu Ngoài giờ làm việc hoặc Mùa nghỉ lễ
"Chào,
Tôi đang tận hưởng kỳ nghỉ ở biển và sẽ ngoại tuyến cho đến ngày 15 tháng 1! Tôi sẽ quay lại với bạn tuần đó. Bạn cũng có thể liên hệ với đồng nghiệp của tôi qua support@email.com.
Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn và nói chuyện với bạn sau!
Trân trọng,
[Tên của bạn]"
- • Mẫu Hỗ trợ trò chuyện
Xin lỗi vì làm bạn đợi! Rất bận rộn trong trò chuyện lúc này, nhưng tôi sẽ có mặt với bạn trong 3 phút. Nếu bạn vội vã, bạn cũng có thể để lại câu hỏi và địa chỉ email – chúng tôi sẽ quay lại với bạn qua email.
Phần 3: Làm thế nào để sử dụng Autoresponder cho WhatsApp Business?
Bạn có thể sử dụng ứng dụng này cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh. Ứng dụng này gửi tự động trả lời khi nó nhận được tin nhắn trên nền tảng WhatsApp. Bước đầu tiên là tải xuống và cài đặt chương trình này trên điện thoại thông minh của bạn. Sau đó, khởi chạy công cụ và thực hiện thủ tục thiết lập ban đầu. Tùy chỉnh tin nhắn tự động trả lời và bao gồm độ trễ thời gian nếu cần cho phản hồi tự động này. Phiên bản pro của công cụ này bao gồm các tính năng bổ sung. Ứng dụng Autoresponder trả lời cho tin nhắn từ danh bạ cũng như các số không biết. Tương tự, nó trả lời cho trò chuyện cá nhân và nhóm hiệu quả mà không có lỗi. Để tải chương trình này tại Cửa hàng Google Play, thiết bị của bạn nên có nền tảng Android với phiên bản 5.0 trở lên. Dạng cơ bản của Auto Responder có sẵn và nếu bạn cần Auto Responder Pro, thì hãy mua ngay.
Kết luận
Vì vậy, bài viết này đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tự động trả lời trên nền tảng WhatsApp. Bạn đã có ý tưởng tốt hơn về tin nhắn tự động WhatsApp Business. Các doanh nhân trẻ nên khám phá các cách tối ưu để chỉnh sửa tin nhắn tự động để xây dựng mối quan hệ nhất quán với khách hàng. Đảm bảo các tự động trả lời hợp lý và có ý nghĩa. Ứng dụng được khuyến nghị và các mẫu hiển thị cho WhatsApp tự động trả lời nhấn mạnh tầm quan trọng của các tự động dựa trên môi trường giao tiếp số này. Để thắng thị trường cạnh tranh, rất khuyến khích giữ liên lạc với khách hàng liên tục. Những tin nhắn tự động này đóng vai trò như một ân huệ cho các doanh nhân mới. Tiếp cận khách hàng mục tiêu và phát triển mối quan hệ đáng tin cậy lâu dài thông qua các tin nhắn tự động hiệu quả trên WhatsApp.