Các tin nhắn tự động trên WhatsApp đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng độ tin cậy với khách hàng. Loại tin nhắn tự động này kết nối với khách hàng ngay cả trong những ngày nghỉ. Khách hàng cảm thấy thoải mái khi xem những câu trả lời tự động đó thay vì phản hồi im lặng từ phía bên kia. Tính năng này là một trong những lý do giúp nhiều doanh nghiệp thành công trên toàn thế giới. Các doanh nhân nên đủ khôn ngoan để thiết lập các cụm từ trả lời tự động phù hợp dựa trên các tình huống. Bạn nên tránh các cụm từ trả lời tự động lặp đi lặp lại cho mọi hình thức giao tiếp. Chọn những tin nhắn trả lời tự động hoàn hảo để thuyết phục khách hàng mà không phải hối tiếc. Bài viết này cung cấp một cuộc thảo luận chi tiết về chức năng trả lời tự động của doanh nghiệp WhatsApp, đã trở thành nhu cầu cấp thiết đối với nhiều doanh nhân trẻ trên khắp các ranh giới.
Phần 1:Làm cách nào để bạn thiết lập trả lời tự động trên WhatsApp dành cho doanh nghiệp?
Hầu hết những người kinh doanh sẽ tự hỏi làm thế nào để thiết lập tin nhắn tự động trên WhatsApp? Quá trình này rất đơn giản và bạn có thể dễ dàng triển khai tính năng này thông qua một vài cú nhấp chuột. Hãy lướt qua các bước bên dưới để hiểu rõ hơn về quy trình.
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng ứng dụng doanh nghiệp WhatsApp sau khi mở khóa điện thoại thông minh của bạn
Bước 2: Nhấn nhanh vào ba chấm dọc ở trên cùng bên phải của màn hình và cửa sổ 'Setting' xuất hiện trên màn hình.
Bước 3: Bây giờ hãy nhấp vào ‘Cài đặt kinh doanh -> Tin nhắn đi vắng’.
Bước 4: Trong màn hình "Tin nhắn đi", hãy bật nút chuyển đổi có nhãn "Gửi tin nhắn đi". Tiếp theo, chỉnh sửa tin nhắn đi bên dưới nhãn ‘Tin nhắn’ bằng cách nhấn vào biểu tượng cây bút ở giữa bên phải màn hình
Bước 5: Bạn có thể lên lịch hành động gửi bằng cách nhấn vào mục ‘Lịch biểu’ trên cửa sổ. Một màn hình bật lên hiển thị hai tùy chọn là ‘Luôn gửi’ và ‘Lịch biểu tùy chỉnh’. Bạn có thể chọn theo yêu cầu của mình.
Tùy chọn "Luôn gửi" gửi tin nhắn tự động mọi lúc và tùy chọn "Lịch biểu tùy chỉnh" cho phép bạn chỉ gửi tin nhắn tự động vào những thời điểm cụ thể.
Phần 2:Các mẫu tốt nhất cho tin nhắn tự động trên WhatsApp
Các tin nhắn tự động trên WhatsApp sẽ có vẻ chân thực. Để xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng, các thông điệp phải tuân theo các tiêu chí dưới đây
- • Từ ngữ thích hợp: Thông báo tự động phải phù hợp với tình huống. Nó phải là duy nhất và câu trả lời phải nhanh chóng.
- • Câu trả lời mong đợi: Khách hàng phải nhận được giải pháp phù hợp và cung cấp câu trả lời có ý nghĩa
- • Các câu trả lời minh bạch trong các dòng đơn giản: Thông điệp phải đi vào trọng tâm và không bao gồm những phần bổ sung không cần thiết vì nó mang lại trải nghiệm khó chịu cho người nghe.
- • Chỉ định giải pháp thay thế: Các tin nhắn tự động sẽ trở nên hiệu quả nếu bạn đưa ra giải pháp thay thế cho khách hàng
- • Nghe có vẻ tự nhiên và không giống như một cỗ máy hoặc rô bốt: Rất thích một giọng điệu thân thiện. Thông điệp phải nghe nhẹ nhàng và thân thiện để xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng của bạn.
Các câu trả lời tự động thay đổi tùy theo nền tảng và tình huống. Các doanh nhân phải xác định những từ ngữ hoàn hảo để thuyết phục khách hàng xây dựng một mối quan hệ đáng tin cậy.
Các mẫu tin nhắn tự động như sau
- • Mẫu Hỗ trợ Khách hàng
“Xin chào,
Cảm ơn bạn đã liên hệ! Các đại diện hỗ trợ của chúng tôi sẽ kiểm tra tin nhắn của bạn và chuyển nó đến người tốt nhất khi cần thiết. Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong vòng 48 giờ.
Nếu sự cố của bạn không thể chờ được, bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua trò chuyện trực tiếp trên www.website.com/en/ hoặc gọi số 555-555-5555.
Trân trọng!
[Tên bạn] ”
- • Mẫu vắng mặt hoặc Mùa lễ
“Xin chào,
Tôi đang tận hưởng kỳ nghỉ trên biển và sẽ không kết nối lưới điện cho đến ngày 15 tháng 1! Tôi sẽ liên lạc lại với bạn trong tuần đó. Bạn cũng có thể liên hệ với các đồng nghiệp của tôi qua support@email.com.
Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và trò chuyện với bạn sau đó!
Trân trọng!
[Tên bạn] ”
- • Mẫu hỗ trợ trò chuyện
Xin lỗi vì đã để bạn chờ đợi! Hiện tại đang rất bận trong cuộc trò chuyện, nhưng tôi sẽ có mặt với bạn trong vòng 3 phút nữa. Nếu bạn đang gấp, bạn cũng có thể để lại câu hỏi và địa chỉ email - sau đó chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn qua email.
Phần 3:Làm cách nào để bạn sử dụng Trả lời tự động cho doanh nghiệp WhatsApp?
Bạn có thể sử dụng ứng dụng này cho cả mục đích riêng tư và kinh doanh. Ứng dụng này sẽ gửi trả lời tự động khi nhận được tin nhắn trên nền tảng WhatsApp. Bước đầu tiên là tải xuống và cài đặt chương trình này trên điện thoại thông minh của bạn. Sau đó, khởi chạy công cụ và thực hiện quy trình thiết lập ban đầu. Tùy chỉnh tin nhắn trả lời tự động và bao gồm thời gian trễ nếu cần cho phản hồi tự động này. Phiên bản chuyên nghiệp của công cụ này bao gồm các tính năng được bổ sung. Ứng dụng Autoresponder trả lời các tin nhắn từ danh bạ cũng như các số không xác định. Tương tự, nó trả lời cuộc trò chuyện cá nhân và nhóm một cách hiệu quả mà không có bất kỳ sai sót nào. Để tải xuống chương trình này tại cửa hàng Google Play, thiết bị của bạn phải có nền tảng Android với phiên bản 5.0 trở lên. Dạng cơ bản của Auto Responder hiện có sẵn và nếu bạn cần một Auto Responder Pro, hãy mua nó ngay lập tức.
Kết luận
Vì vậy, bài viết này đã nhấn mạnh tầm quan trọng của trả lời tự động trên nền tảng WhatsApp. Bạn đã có một ý tưởng tốt hơn về tin nhắn tự động kinh doanh WhatsApp. Các doanh nhân trẻ nên khám phá những cách tối ưu để chỉnh sửa tin nhắn tự động để xây dựng mối quan hệ nhất quán với khách hàng. Đảm bảo rằng các câu trả lời tự động hợp lý và có ý nghĩa. Ứng dụng được đề xuất và các mẫu hiển thị cho trả lời tự động của WhatsApp nhấn mạnh cho bạn tầm quan trọng của tính năng tự động dựa trên môi trường giao tiếp kỹ thuật số này. Để giành được thị trường cạnh tranh, bạn nên duy trì kết nối với khách hàng suốt ngày đêm. Những tin nhắn tự động này đóng vai trò như một lợi ích cho các doanh nhân mới. Tiếp cận khách hàng mục tiêu và phát triển mối quan hệ đáng tin cậy lâu dài thông qua các tin nhắn tự động hiệu quả trên WhatsApp.