Bạn có bao giờ gửi email và ngay lập tức muốn rút lại? Tin tốt - Outlook có tính năng cho phép chính xác đó: thu hồi email đã gửi. Chức năng hữu ích này giúp rất nhiều, đặc biệt nếu bạn phát hiện lỗi nhanh và người nhận chưa mở email.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi đi qua tất cả bạn cần biết về thu hồi email Outlook - dù dùng desktop app, Outlook.com, hoặc phiên bản cũ trên PC. Chúng tôi cũng giải thích tại sao thu hồi không luôn thành công, và chỉ cách trì hoãn gửi email để có thêm thời gian kiểm tra thông điệp sau khi nhấn gửi.
Khi thu hồi email trong Outlook, bạn đang cố hủy gửi email vừa gửi, hy vọng người nhận chưa kịp đọc. Hữu ích nếu nhận ra tin nhắn không hoàn chỉnh, quên đính kèm file quan trọng, hoặc gửi sai người. Microsoft Outlook cung cấp hai tùy chọn sửa lỗi:
- Xóa tin nhắn khỏi hộp thư đến người nhận: Chọn này, người nhận không thấy email gốc - bị xóa khỏi inbox.
- Thay thế email gốc bằng email đã sửa: Tùy chọn sửa lỗi hoặc thêm thông tin thiếu, gửi email sửa thay thế email cũ.
Quan trọng biết thu hồi email chỉ hoạt động nếu cả bạn và người nhận dùng tài khoản Microsoft Exchange hoặc Office 365. Tính năng có trong Outlook 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, và Outlook 365.
Để thu hồi email Outlook trên desktop, cả bạn và người nhận cần chung vài điều kiện:
- Cả hai dùng PC - tính năng không có trên Mac.
- Phải dùng Outlook desktop app. Phiên bản web và app mobile không hỗ trợ thu hồi.
- Cả hai tài khoản phải Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365.
- Cả hai cùng tổ chức, thường nghĩa email cùng miền.
Nếu đủ điều kiện, bạn có thể thu hồi email gửi nhầm.
Trên Ứng dụng Outlook
Bước 1: Mở Sent Items
Mở Outlook, bên trái màn hình, nhấp "Sent Items" xem tất cả email đã gửi.
Bước 2: Tìm Email Cần Thu hồi
Tìm tin nhắn Outlook muốn thu hồi và nhấp đúp mở cửa sổ mới.
Bước 3: Thu hồi Email
Đảm bảo ở tab "Message" trên cùng. Nhấp "File" góc trên trái, di chuột qua "Resend and Recall." Chọn "Recall this message."
Nếu không thấy tùy chọn, nhấp "Move" thanh công cụ, chọn "Actions", cuối "Recall this message."
Bước 4: Chọn Tùy chọn Thu hồi
Cửa sổ bật lên, chọn một trong:
- "Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này."
- "Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới."
Có thể chọn nhận thông báo Outlook báo thu hồi thành công hay thất bại. Chọn xong, nhấp "OK."
Bước 5: Chỉnh sửa Email
Nếu chọn thay thế email, Outlook mở cửa sổ mới chỉnh sửa tin nhắn. Làm thay đổi, nhấp "Send."
Bước 6: Xác nhận
Chọn hộp "Thông báo cho tôi nếu thu hồi thành công hoặc thất bại cho mỗi người nhận." Nhấp "OK."
Lưu ý: Nếu chọn "Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới," Outlook mở email gốc để bạn sửa. Khi nhấp "Send," email cũ bị lấy khỏi inbox người nhận thay bằng tin nhắn cập nhật.
Trên Trang web
Bạn có muốn dùng thu hồi nếu gửi nhầm email từ Outlook.com hoặc nền tảng web Microsoft như @outlook.com, @hotmail.com, @live.com, hoặc @msn.com.
Rất tiếc, thu hồi tin nhắn không khả dụng cho dịch vụ web này. Khi nhấn gửi trên dịch vụ này, email đi ngay lập tức - rời server ngay, nên không thể rút lại.
Trì hoãn gửi email. Trì hoãn khoảng 5 đến 10 phút thường đủ xem lại tin nhắn bắt lỗi.
VỀ TÁC GIẢ
Khalid Ali
Khalid là nhà phân tích đa năng mài giũa chuyên môn 5 năm qua. Với chứng chỉ Google và IBM, kiến thức ông vượt xa bao gồm thường quy xu hướng mới nhất ngành.