Google Calendar là điều tốt nhất sau quả cầu pha lê. Quản lý tốt nó có thể dự báo ngày mai trông như thế nào. Nhưng Google Calendar chỉ hữu ích bằng thói quen quản lý thời gian của bạn.
Nếu bạn quá bận rộn, lịch của bạn có thể hỗn loạn. Đó là dấu hiệu để bạn giảm tốc và giảm căng thẳng lịch trình. Dưới đây là một vài mẹo Google Calendar để tổ chức lịch sao cho nó tiết kiệm thời gian.
Thay Đổi Chế Độ Xem Cho Phù Hợp Với Bạn
Google Calendar cho phép chọn chế độ xem chỉ bằng một phím tắt. Bạn có thể zoom vào một ngày hoặc zoom ra để có ý tưởng về cả năm.
Để chọn chế độ xem lịch, vào góc trên bên phải và nhấp mũi tên xuống.
Bạn xem lịch theo ngày, tuần, tháng, hoặc năm. Dùng phím tắt để chuyển đổi giữa các chế độ. Muốn đơn giản hơn? Chỉ tập trung vào lịch trình trong ngày.
Cũng, để chỉ tập trung vào điều quan trọng, loại bỏ cuối tuần và sự kiện đã từ chối khỏi chế độ xem.
Bạn có thêm vài tùy chọn trong Cài đặt Google Calendar. Nhấp biểu tượng Bánh răng (Gear) góc trên phải. Vào Cài đặt > Chung > Tùy chọn xem (View options).
Dễ dàng xem nhiều Google Calendar cạnh nhau. Chỉ chọn chế độ xem ngày và tích hộp bên cạnh lịch bạn muốn kết hợp vào một xem.
Dùng Chế Độ Xem "Lịch Trình" (Schedule) Để Kiểm Tra Nhanh Ngày Của Bạn
Một mẹo Google Calendar hữu ích là dùng chế độ xem Lịch trình (Schedule) để nhanh chóng bắt sự kiện chồng chéo nếu bạn làm việc trong nhóm từ xa. Nếu có lịch chia sẻ, bạn thêm bất kỳ lịch nhóm nào từ thanh bên trái.
Sau đó, nhấn Lịch trình (Schedule) từ menu thả xuống góc trên phải.
Lịch chung này cho bạn cái nhìn tổng quan về nhóm bận hay rảnh đến đâu. Tất nhiên, bạn áp dụng cùng xem cho nhiều lịch của riêng bạn và kiểm tra nhiệm vụ xung đột.
Đây là lý do Google Calendar nên là một phần của bộ công cụ cộng tác cho nhóm từ xa.
Mã Màu Nhiệm Vụ Ưu Tiên Bạn Không Muốn Bỏ Lỡ
Màu sắc cho bạn biết sự khác biệt giữa nhiệm vụ chỉ bằng một cái nhìn. Gán màu cho sự kiện dựa trên độ ưu tiên.
Ví dụ, màu đậm như đỏ cho việc gấp, màu vàng nhạt cho việc ưu tiên thấp.
Mở sự kiện trên lịch. Nhấp mũi tên xuống bên cạnh Chọn màu sự kiện (Select event color) và chọn màu bạn muốn gán nhãn.
Nếu bạn có nhiều Google Calendar, phân biệt chúng bằng màu duy nhất. Nhấp ba chấm dọc bên cạnh lịch. Chọn màu từ bảng.
Dùng Khối Thời Gian (Time Blocks) Để Giải Phóng Thời Gian
Khối thời gian là mẹo Google Calendar khác có hiệu quả đáng ngạc nhiên cho căng thẳng lịch trình. Google Calendar cho bạn hiển thị bạn "Bận" (Busy) mặc định. Không ai làm phiền bạn trong các giờ bạn đã chặn.
- Nhấp vào khung thời gian bạn muốn đặt mình là bận.
- Trong hộp thoại Sự kiện (Event), nhập tiêu đề sự kiện.
- Cuộn xuống menu thả xuống ghi Bận (Busy) (hoặc Rảnh (Free)). Bận là tùy chọn mặc định.
- Đặt khả năng nhìn thấy thành Công khai (Public).
Cho Người Khác Biết Giờ Làm Việc Của Bạn
Bạn có thể tránh cuộc họp sau giờ làm với giúp đỡ của lịch. Đặt giờ làm việc cho tuần hoặc giờ cụ thể cho mỗi ngày và nhóm sẽ biết bạn không khả dụng sau giờ đó.
Đây là tính năng Google Calendar G Suite.
- Mở Google Calendar trên máy tính.
- Nhấn biểu tượng bánh răng rồi Cài đặt (Settings).
- Dưới Chung (General), nhấp Giờ làm việc (Working Hours).
- Trong phần này, nhấn Bật giờ làm việc (Enable working hours).
- Giữ các ngày bạn làm được chọn và đặt giờ bạn khả dụng cho chúng.
Đưa Sự Kiện Facebook Vào Lịch
Bạn có biết bạn có thể thêm sự kiện Facebook vào Google Calendar và giữ chúng đồng bộ? Điều này giúp bạn tránh việc kiểm tra mạng xã hội nếu không muốn.
- Đăng nhập Facebook. Vào trang Sự kiện (Events) và cuộn xuống cho đến khi thấy thông báo nhỏ này.
- Nhấn Sự kiện sắp tới (Upcoming Events) để tải file lịch.
- Vào Google Calendar. Thanh bên trái, nhấn dấu cộng bên cạnh Lịch khác (Other calendars).
- Nhấn Nhập (Import), và tải file iCal Sự kiện sắp tới Facebook.
- Sau khi file nhập xong, bạn thấy lịch mới ở phần lịch khác.
Google Calendar sẽ giữ đồng bộ với lịch Sự kiện Facebook khi sự kiện mới được thêm.
Dùng Google Calendar Như Nhật Ký
Trường Ghi chú (Notes) cho mỗi sự kiện chứa nhiều thông tin nếu bạn định dạng tốt. Bạn dùng như nhật ký nhanh (bullet journal) hoặc notepad. Bạn cũng đính kèm tệp đính kèm cho ghi chú phong phú hơn.
Ví dụ, bạn ghi điểm năng suất sau hoàn thành nhiệm vụ theo lịch và có thông tin chi tiết cho cải tiến tương lai.
Phản hồi tự này giúp bạn tốt hơn trong dùng thời gian và giảm stress.
Không Bỏ Lỡ Cuộc Hẹn Qua Các Múi Giờ
Kích hoạt tính năng múi giờ thứ hai (secondary time zone) của Google Calendar nếu bạn làm việc trong nhóm quốc tế. Google sẽ làm chuyển đổi múi giờ cho bạn và giữ bạn trên đường ray.
Vào Cài đặt lịch. Dưới tiêu đề Múi giờ, tích hộp Hiển thị múi giờ thứ hai (Display secondary time zone) và đặt múi giờ bạn muốn.
Dễ dàng nhận biết trên lịch bằng cách đặt nhãn cho mỗi múi giờ. Như thấy trong ảnh trên, bạn cũng hiển thị đồng hồ thời gian thế giới để xem giờ hiện tại ở bất kỳ số lượng nơi nào.
Tắt Thông Báo
Sự tấn công của thông báo gây stress vô hình. Cách tốt nhất dùng chúng là giới hạn hoặc tắt thông báo hoàn toàn.
Cảnh báo Google Calendar có thể hữu ích. Nhưng quá nhiều sự kiện hoặc nhiều lịch có thể gây xao nhãng.
Tắt thông báo từ Cài đặt sự kiện (Event settings).
Phím Tắt Google Calendar Duy Nhất Cần Nhớ
Muốn đi đến bất kỳ ngày nào nhanh chóng bằng một phím? Nhấn "g" từ bất kỳ chế độ xem lịch nào. Hộp nhỏ hiện ra nơi bạn gõ ngày muốn nhảy đến.
Dùng định dạng ngày chuẩn ("5/15/20") hoặc định dạng văn bản ("Tháng 5 15, 2020").
Nhấn "t" để quay về xem ngày hôm nay.
Hãy Nhớ Điền Đầy Đủ Google Calendar Của Bạn
Google Calendar thông minh, nhưng chỉ thông minh nếu bạn nhớ đưa dữ liệu nó cần. Nếu bạn có thói quen quản lý thời gian tốt, nó là lịch trực tuyến tốt nhất cho bạn. Bạn không phải phụ thuộc trình duyệt hoặc app di động, dù chúng tuyệt vời. Bạn dễ dàng thiết lập Google Calendar trên máy tính để bàn. Chia sẻ vài mẹo Google Calendar của bạn trong bình luận bên dưới.