Thắc mắc có thể cài Word, Excel và PowerPoint trên iPad (hoặc thậm chí iPhone)? Câu trả lời là có! Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận cách cài ứng dụng Microsoft Office trên iPad, bao gồm cách lấy miễn phí (và có nên không), cũng như cách sử dụng Word, PowerPoint và Excel trên iPad.
Khi Microsoft lần đầu ra mắt ứng dụng Office cho Mac và thiết bị iOS, các ứng dụng khá hạn chế. Phiên bản iPad cung cấp một số tính năng chỉnh sửa cơ bản (chỉ cho người đăng ký Office 365), trong khi phiên bản iPhone chỉ đọc được (read-only). Nhưng hiện nay, hầu hết người dùng iPad và iPhone có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu Word, Excel và PowerPoint trên điện thoại và máy tính bảng mà không bắt buộc phải đăng ký Office 365.
Đọc tiếp để biết thêm thông tin về cách lấy ứng dụng Office trên iPhone và iPad, và cách tận dụng tối đa tính năng của chúng. Để có lời khuyên liên quan, xem hướng dẫn mua Office cho Mac của chúng tôi, cũng như Ứng dụng bảng tính tốt nhất cho iPad?
Cách lấy Microsoft Office cho iPad và iPhone
Các ứng dụng Microsoft Office miễn phí để tải xuống từ App Store (Word, Excel, PowerPoint và Outlook) cho bất kỳ người dùng iPhone hoặc iPad nào chạy iOS 12 trở lên. Nếu bạn tìm kiếm trong App Store thay vì dùng các liên kết trên, hãy chắc chắn bạn tải phiên bản có Microsoft Corporation liệt kê là nhà phát triển, để không tải nhầm bản sao (clone) của Office.
Bạn có thể tạo, chỉnh sửa, xem và in tài liệu, bài thuyết trình và bảng tính trong ứng dụng Office miễn phí, nhưng để làm vậy bạn cần đăng nhập. May mắn thay, có thể đăng ký miễn phí, bạn chỉ cần tạo Microsoft ID bằng cách đăng nhập với email và mật khẩu. Bạn không cần đăng ký Office 365, nhưng bạn sẽ cần đăng ký tài khoản miễn phí này nếu muốn tạo và chỉnh sửa tài liệu.
Cách lấy Microsoft Office cho iPad Pro
Vấn đề nảy sinh nếu bạn có iPad Pro hoặc iPad 10.2 inch mới (2019), vì Microsoft chỉ cung cấp Word, Excel và PowerPoint (và Outlook) miễn phí trên thiết bị có màn hình nhỏ hơn 10.1 inch. Điều này cơ bản loại trừ mọi iPad Pro (trừ các mẫu cũ hơn với màn hình 9.7 inch). Chúng tôi có bài viết thảo luận cách lấy Office trên iPad Pro miễn phí tại đây.
Vì vậy, bạn cần đăng ký Office 365 nếu muốn dùng ứng dụng Office trên iPad Pro. Microsoft dường như cho rằng iPad Pro chỉ là thiết bị chuyên nghiệp, và mẫu iPad 10.2 inch (2019) giá rẻ cũng chịu ảnh hưởng bởi màn hình lớn hơn.
Tất nhiên, nếu bạn dùng Word, Excel và PowerPoint trên iPad Pro cho mục đích chuyên nghiệp hoặc thương mại, bạn hợp pháp nên có đăng ký Office 365 bất kể thiết bị nào.
Nếu bạn chỉ dùng Word trên iPad Pro để viết thư cho bà cô xa, bạn có thể thất vọng, nhưng trong trường hợp đó, chúng tôi gợi ý Pages có thể là giải pháp tốt hơn cho bạn.
Có nên mua đăng ký Office 365 không?
Như đã nói, bạn có thể lấy Office trên iPad hoặc iPhone miễn phí mà không cần đăng ký Office 365. Tuy nhiên, nếu bạn có iPad Pro, hoặc bạn sẽ dùng ứng dụng cho mục đích thương mại (ví dụ: công việc), thì bạn nên lấy đăng ký Office 365.
Với Office 365, bạn nhận được phiên bản cao cấp của các ứng dụng Office: Word, Excel, PowerPoint và Outlook - bao gồm theo dõi thay đổi nâng cao, bỏ giới hạn cách dùng kiểu đoạn văn (paragraph styles), và công cụ định dạng biểu đồ, bảng, hình ảnh nâng cao. Thêm vào đó, bạn nhận được 1TB lưu trữ trực tuyến mỗi người với OneDrive (không có đăng ký Office 365 bạn chỉ có 5GB). Người dùng cũng có thể mở tài liệu hiện có lưu trên OneDrive hoặc bất kỳ vị trí SharePoint nào.
Đăng ký Office 365 hàng năm bắt đầu từ £59.99 tại UK (hoặc £5.99/tháng) cho gói Personal, và $69.99 tại US (hoặc $6.99/tháng). Tùy theo gói đăng ký, bạn có thể nhận ứng dụng Office cho Mac. Bạn cũng nhận 60 phút cuộc gọi Skype miễn phí mỗi tháng và dung lượng OneDrive cho tối đa năm người dùng.
Bạn sẽ tìm thấy chi tiết đầy đủ các tính năng mở khóa với đăng ký 365, cùng các cấp giá khác nhau, tại trang web Microsoft Office.
Microsoft đã xác nhận phiên bản Office mới sẽ ra mắt cuối năm 2021. Đọc về Office 2021 tại đây: Ngày phát hành Office 2021 cho Mac.
Có cần Word, Excel và PowerPoint trên iPad không?
Bạn có thể thấy không cần dùng ứng dụng Office trên iPad. Apple cung cấp bộ thay thế riêng sẽ mở và lưu tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình tương thích với ứng dụng Microsoft Office.
Bộ ứng dụng văn phòng của Apple, đôi khi gọi là iWork, bao gồm Pages (soạn thảo văn bản), Numbers (bảng tính) và Keynote (bài thuyết trình). iWork đi kèm miễn phí khi mua iPad hoặc iPhone của Apple. Bạn có thể tải phiên bản mới nhất tại đây: Pages, Keynote, Numbers.
Đọc thêm về ứng dụng iWork di động của Apple:
- Đánh giá Apple Keynote
- Đánh giá Apple Pages
- Đánh giá Apple Numbers
Tùy chọn đồng bộ cho Microsoft Office
Office cho iOS tích hợp với OneDrive, dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft. Vì vậy, người dùng có thể tạo tài liệu trong ứng dụng Office liên quan, sau đó chỉnh sửa trên iPad khi đi lại. Tài liệu sẽ giữ nguyên định dạng ngay cả khi phiên bản di động không hỗ trợ tính năng cụ thể đó.
Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo tài liệu phải được tải xuống iPad trước khi có thể làm việc trên đó. Bạn cũng có thể tạo và lưu tài liệu trên iPad mà không lưu lên OneDrive - tiện khi ngoại tuyến - nhưng bạn sẽ không thể dùng mẫu (template) trừ khi thiết lập tài liệu khi vẫn còn kết nối internet.
Khi trực tuyến, bạn có thể cộng tác trên tài liệu, chỉnh sửa cùng lúc với đồng nghiệp - bạn cần nhấn nút chia sẻ ở góc trên bên trái thanh công cụ để mời người khác truy cập tài liệu. Lưu ý rằng nó không cập nhật thời gian thực, vì vậy bạn có thể làm mới và thấy đoạn văn bạn đang làm việc đã bị di chuyển.
Word cho iPad và iPhone
Với Word cho iOS, bạn nhận được công cụ tạo và chỉnh sửa tài liệu thực chất - như các ứng dụng Office iOS khác, bây giờ bạn có thể chỉnh sửa tài liệu trong ứng dụng bất kể có tài khoản Office 365 trả phí hay không. Trước đây, không có đăng ký Office 365, bạn chỉ có quyền truy cập đọc tài liệu.
Tạo tài liệu? Giả sử bạn chỉ muốn định dạng văn bản tiêu chuẩn, bao gồm chọn và thay đổi định dạng đoạn văn của tài liệu hoặc thêm và thực hiện thay đổi cơ bản cho bảng, phiên bản miễn phí sẽ hoạt động hoàn hảo cho bạn.
Dùng Word cho iOS trên iPhone chịu hạn chế về kích thước màn hình, nhưng Microsoft đã làm một số điều chỉnh giao diện để dễ dùng hơn trên iPhone, ví dụ, gọn gàng "Ribbon" (thanh công cụ bạn quen dùng trong mọi ứng dụng Office) để tối đa không gian màn hình khi chỉnh sửa văn bản.
Cũng có nút "Xem trên di động" (Mobile View) thay đổi kích thước văn bản, loại bỏ các yếu tố tài liệu không cần thiết, và đặt công cụ cùng với bàn phím, cho phép bạn tập trung vào văn bản bạn đang chỉnh sửa.
Nếu bạn làm việc trong môi trường kinh doanh, bạn có thể thấy một số hạn chế. Tính năng yêu cầu đăng ký Office 365 bao gồm một số công cụ bố cục và định dạng sâu hơn, thay đổi hướng trang, thêm/bớt cột và phần trang, Word Art, màu văn bản tùy chỉnh, thêm phản chiếu hoặc tùy chọn chỉnh sửa hình ảnh khác, chỉnh sửa biểu đồ và bảng nâng cao, và theo dõi thay đổi.
Lưu ý nếu theo dõi thay đổi đã được bật cho một tài liệu, mọi thay đổi bạn làm sẽ được theo dõi, ngay cả khi bạn không có tất cả tính năng tài khoản trả phí - bạn chỉ không thể chấp nhận hoặc từ chối thay đổi.
Nếu bạn có khả năng truy cập tệp lưu trữ trong OneDrive hoặc tài khoản Dropbox for Business, hoặc SharePoint riêng của bạn, bạn sẽ cần tài khoản trả phí. Nếu bạn đăng ký tài khoản OneDrive miễn phí, bạn có thể dùng ứng dụng để lưu trữ và truy cập tài liệu.
Microsoft tích hợp Dropbox, nghĩa là bạn có thể thêm tài khoản Dropbox vào Word và mở bất kỳ tài liệu Word nào bạn lưu ở đó.
Để xem sâu hơn về ứng dụng, đọc hướng dẫn Word cho iOS của chúng tôi.
Excel cho iPad và iPhone
Excel cho iOS có thể dùng để tạo bảng tính, miễn là bạn đăng ký Microsoft ID. Khi đã đăng nhập tài khoản, bạn sẽ có hầu như tất cả tính năng mà người đăng ký Office 365 có. Tạo, sửa, lưu và in: tất cả hoạt động tốt trong phiên bản miễn phí.
Cũng có hỗ trợ Dropbox, nên bạn không cần dùng Microsoft OneDrive. Khi đã đăng nhập tài khoản Dropbox, bạn sẽ thấy danh sách Nơi (Places) có thể lưu và mở. Sau đó bạn có thể mở, sửa, và lưu bất kỳ bảng tính nào trong DropBox. Chúng tôi muốn thấy iCloud Drive ở đây nữa.
Tính năng chỉ dành cho người dùng Office 365 bao gồm: tùy chỉnh kiểu và bố cục bảng tổng hợp (pivot table) (bạn không thể tạo bảng tổng hợp trong Excel cho iOS anyway); thêm màu tùy chỉnh cho hình dạng; chèn và chỉnh sửa WordArt; thêm bóng và kiểu phản chiếu cho hình ảnh; và thêm hoặc sửa đổi yếu tố biểu đồ.
Không có sự khác biệt giữa ứng dụng iPad và iPhone - nhưng chúng tôi phải thừa nhận dùng Excel trên iPad trải nghiệm tốt hơn nhiều nhờ màn hình lớn hơn. Màn hình iPhone thực sự quá nhỏ cho tất cả trừ chỉnh sửa cơ bản nhất. Chúng tôi chỉ dùng trong trường hợp khẩn cấp, nhưng nếu đang soạn thảo tài liệu hoặc chỉnh sửa quan trọng, chúng tôi sẽ lấy iPad.
Để biết thêm về tính năng và khả năng của ứng dụng, đọc hướng dẫn Excel cho iOS của chúng tôi.
PowerPoint cho iPad và iPhone
Giống như Word và Excel cho iOS, PowerPoint không còn yêu cầu đăng ký để chỉnh sửa bài thuyết trình.
Trên gói miễn phí, bạn có thể thêm và chỉnh sửa hoạt ảnh, cắt ảnh, và thêm video từ thiết bị iOS.
Nếu bạn có đăng ký Office 365, bạn truy cập được tính năng cao cấp bao gồm Chế độ người trình bày (Presenter View); thêm màu tùy chỉnh cho hình dạng; thêm và chỉnh sửa WordArt; áp dụng phản chiếu và bóng cho đồ họa; thêm và chỉnh sửa yếu tố biểu đồ; và điều chỉnh bóng của ô, hàng, cột bảng.
Nó không ngang ngửa phiên bản máy tính của PowerPoint, nhưng như phiên bản di động hữu ích cho bài thuyết trình đơn giản, nó là công cụ vững chắc. Cũng như các ứng dụng khác, lưu trữ file Dropbox là lựa chọn thay thế cho OneDrive của Microsoft.
Vấn đề nảy sinh nếu bạn có iPad Pro hoặc iPad 10.2 inch mới (2019), vì Microsoft chỉ cung cấp Word, Excel và PowerPoint (và Outlook) miễn phí trên thiết bị có màn hình nhỏ hơn 10.1 inch. Điều này cơ bản loại trừ mọi iPad Pro (trừ các mẫu cũ hơn với màn hình 9.7 inch). Chúng tôi có bài viết thảo luận cách lấy Office trên iPad Pro miễn phí tại đây.
Vì vậy, bạn cần đăng ký Office 365 nếu muốn dùng ứng dụng Office trên iPad Pro. Microsoft dường như cho rằng iPad Pro chỉ là thiết bị chuyên nghiệp, và mẫu iPad 10.2 inch (2019) giá rẻ cũng chịu ảnh hưởng bởi màn hình lớn hơn.
Tất nhiên, nếu bạn dùng Word, Excel và PowerPoint trên iPad Pro cho mục đích chuyên nghiệp hoặc thương mại, bạn hợp pháp nên có đăng ký Office 365 bất kể thiết bị nào.
Nếu bạn chỉ dùng Word trên iPad Pro để viết thư cho bà cô xa, bạn có thể thất vọng, nhưng trong trường hợp đó, chúng tôi gợi ý Pages có thể là giải pháp tốt hơn cho bạn.
Có nên mua đăng ký Office 365 không?
Như đã nói, bạn có thể lấy Office trên iPad hoặc iPhone miễn phí mà không cần đăng ký Office 365. Tuy nhiên, nếu bạn có iPad Pro, hoặc bạn sẽ dùng ứng dụng cho mục đích thương mại (ví dụ: công việc), thì bạn nên lấy đăng ký Office 365.
Với Office 365, bạn nhận được phiên bản cao cấp của các ứng dụng Office: Word, Excel, PowerPoint và Outlook - bao gồm theo dõi thay đổi nâng cao, bỏ giới hạn cách dùng kiểu đoạn văn (paragraph styles), và công cụ định dạng biểu đồ, bảng, hình ảnh nâng cao. Thêm vào đó, bạn nhận được 1TB lưu trữ trực tuyến mỗi người với OneDrive (không có đăng ký Office 365 bạn chỉ có 5GB). Người dùng cũng có thể mở tài liệu hiện có lưu trên OneDrive hoặc bất kỳ vị trí SharePoint nào.
Đăng ký Office 365 hàng năm bắt đầu từ £59.99 tại UK (hoặc £5.99/tháng) cho gói Personal, và $69.99 tại US (hoặc $6.99/tháng). Tùy theo gói đăng ký, bạn có thể nhận ứng dụng Office cho Mac. Bạn cũng nhận 60 phút cuộc gọi Skype miễn phí mỗi tháng và dung lượng OneDrive cho tối đa năm người dùng.
Bạn sẽ tìm thấy chi tiết đầy đủ các tính năng mở khóa với đăng ký 365, cùng các cấp giá khác nhau, tại trang web Microsoft Office.
Microsoft đã xác nhận phiên bản Office mới sẽ ra mắt cuối năm 2021. Đọc về Office 2021 tại đây: Ngày phát hành Office 2021 cho Mac.
Có cần Word, Excel và PowerPoint trên iPad không?
Bạn có thể thấy không cần dùng ứng dụng Office trên iPad. Apple cung cấp bộ thay thế riêng sẽ mở và lưu tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình tương thích với ứng dụng Microsoft Office.
Bộ ứng dụng văn phòng của Apple, đôi khi gọi là iWork, bao gồm Pages (soạn thảo văn bản), Numbers (bảng tính) và Keynote (bài thuyết trình). iWork đi kèm miễn phí khi mua iPad hoặc iPhone của Apple. Bạn có thể tải phiên bản mới nhất tại đây: Pages, Keynote, Numbers.
Đọc thêm về ứng dụng iWork di động của Apple:
- Đánh giá Apple Keynote
- Đánh giá Apple Pages
- Đánh giá Apple Numbers
Tùy chọn đồng bộ cho Microsoft Office
Office cho iOS tích hợp với OneDrive, dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft. Vì vậy, người dùng có thể tạo tài liệu trong ứng dụng Office liên quan, sau đó chỉnh sửa trên iPad khi đi lại. Tài liệu sẽ giữ nguyên định dạng ngay cả khi phiên bản di động không hỗ trợ tính năng cụ thể đó.
Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo tài liệu phải được tải xuống iPad trước khi có thể làm việc trên đó. Bạn cũng có thể tạo và lưu tài liệu trên iPad mà không lưu lên OneDrive - tiện khi ngoại tuyến - nhưng bạn sẽ không thể dùng mẫu (template) trừ khi thiết lập tài liệu khi vẫn còn kết nối internet.
Khi trực tuyến, bạn có thể cộng tác trên tài liệu, chỉnh sửa cùng lúc với đồng nghiệp - bạn cần nhấn nút chia sẻ ở góc trên bên trái thanh công cụ để mời người khác truy cập tài liệu. Lưu ý rằng nó không cập nhật thời gian thực, vì vậy bạn có thể làm mới và thấy đoạn văn bạn đang làm việc đã bị di chuyển.
Word cho iPad và iPhone
Với Word cho iOS, bạn nhận được công cụ tạo và chỉnh sửa tài liệu thực chất - như các ứng dụng Office iOS khác, bây giờ bạn có thể chỉnh sửa tài liệu trong ứng dụng bất kể có tài khoản Office 365 trả phí hay không. Trước đây, không có đăng ký Office 365, bạn chỉ có quyền truy cập đọc tài liệu.
Tạo tài liệu? Giả sử bạn chỉ muốn định dạng văn bản tiêu chuẩn, bao gồm chọn và thay đổi định dạng đoạn văn của tài liệu hoặc thêm và thực hiện thay đổi cơ bản cho bảng, phiên bản miễn phí sẽ hoạt động hoàn hảo cho bạn.
Dùng Word cho iOS trên iPhone chịu hạn chế về kích thước màn hình, nhưng Microsoft đã làm một số điều chỉnh giao diện để dễ dùng hơn trên iPhone, ví dụ, gọn gàng "Ribbon" (thanh công cụ bạn quen dùng trong mọi ứng dụng Office) để tối đa không gian màn hình khi chỉnh sửa văn bản.
Cũng có nút "Xem trên di động" (Mobile View) thay đổi kích thước văn bản, loại bỏ các yếu tố tài liệu không cần thiết, và đặt công cụ cùng với bàn phím, cho phép bạn tập trung vào văn bản bạn đang chỉnh sửa.
Nếu bạn làm việc trong môi trường kinh doanh, bạn có thể thấy một số hạn chế. Tính năng yêu cầu đăng ký Office 365 bao gồm một số công cụ bố cục và định dạng sâu hơn, thay đổi hướng trang, thêm/bớt cột và phần trang, Word Art, màu văn bản tùy chỉnh, thêm phản chiếu hoặc tùy chọn chỉnh sửa hình ảnh khác, chỉnh sửa biểu đồ và bảng nâng cao, và theo dõi thay đổi.
Lưu ý nếu theo dõi thay đổi đã được bật cho một tài liệu, mọi thay đổi bạn làm sẽ được theo dõi, ngay cả khi bạn không có tất cả tính năng tài khoản trả phí - bạn chỉ không thể chấp nhận hoặc từ chối thay đổi.
Nếu bạn có khả năng truy cập tệp lưu trữ trong OneDrive hoặc tài khoản Dropbox for Business, hoặc SharePoint riêng của bạn, bạn sẽ cần tài khoản trả phí. Nếu bạn đăng ký tài khoản OneDrive miễn phí, bạn có thể dùng ứng dụng để lưu trữ và truy cập tài liệu.
Microsoft tích hợp Dropbox, nghĩa là bạn có thể thêm tài khoản Dropbox vào Word và mở bất kỳ tài liệu Word nào bạn lưu ở đó.
Để xem sâu hơn về ứng dụng, đọc hướng dẫn Word cho iOS của chúng tôi.
Excel cho iPad và iPhone
Excel cho iOS có thể dùng để tạo bảng tính, miễn là bạn đăng ký Microsoft ID. Khi đã đăng nhập tài khoản, bạn sẽ có hầu như tất cả tính năng mà người đăng ký Office 365 có. Tạo, sửa, lưu và in: tất cả hoạt động tốt trong phiên bản miễn phí.
Cũng có hỗ trợ Dropbox, nên bạn không cần dùng Microsoft OneDrive. Khi đã đăng nhập tài khoản Dropbox, bạn sẽ thấy danh sách Nơi (Places) có thể lưu và mở. Sau đó bạn có thể mở, sửa, và lưu bất kỳ bảng tính nào trong DropBox. Chúng tôi muốn thấy iCloud Drive ở đây nữa.
Tính năng chỉ dành cho người dùng Office 365 bao gồm: tùy chỉnh kiểu và bố cục bảng tổng hợp (pivot table) (bạn không thể tạo bảng tổng hợp trong Excel cho iOS anyway); thêm màu tùy chỉnh cho hình dạng; chèn và chỉnh sửa WordArt; thêm bóng và kiểu phản chiếu cho hình ảnh; và thêm hoặc sửa đổi yếu tố biểu đồ.
Không có sự khác biệt giữa ứng dụng iPad và iPhone - nhưng chúng tôi phải thừa nhận dùng Excel trên iPad trải nghiệm tốt hơn nhiều nhờ màn hình lớn hơn. Màn hình iPhone thực sự quá nhỏ cho tất cả trừ chỉnh sửa cơ bản nhất. Chúng tôi chỉ dùng trong trường hợp khẩn cấp, nhưng nếu đang soạn thảo tài liệu hoặc chỉnh sửa quan trọng, chúng tôi sẽ lấy iPad.
Để biết thêm về tính năng và khả năng của ứng dụng, đọc hướng dẫn Excel cho iOS của chúng tôi.
PowerPoint cho iPad và iPhone
Giống như Word và Excel cho iOS, PowerPoint không còn yêu cầu đăng ký để chỉnh sửa bài thuyết trình.
Trên gói miễn phí, bạn có thể thêm và chỉnh sửa hoạt ảnh, cắt ảnh, và thêm video từ thiết bị iOS.
Nếu bạn có đăng ký Office 365, bạn truy cập được tính năng cao cấp bao gồm Chế độ người trình bày (Presenter View); thêm màu tùy chỉnh cho hình dạng; thêm và chỉnh sửa WordArt; áp dụng phản chiếu và bóng cho đồ họa; thêm và chỉnh sửa yếu tố biểu đồ; và điều chỉnh bóng của ô, hàng, cột bảng.
Nó không ngang ngửa phiên bản máy tính của PowerPoint, nhưng như phiên bản di động hữu ích cho bài thuyết trình đơn giản, nó là công cụ vững chắc. Cũng như các ứng dụng khác, lưu trữ file Dropbox là lựa chọn thay thế cho OneDrive của Microsoft.