Tất cả danh bạ trong Gmail có thể tải xuống máy tính để giữ offline. Tuy nhiên, tệp tải xuống ở định dạng .csv chỉ là hỗn độn. Bạn sẽ cần ít nhất một giờ để căn chỉnh tất cả danh bạ, và nếu bạn nghĩ đến in chúng, bạn sẽ gặp khó khăn. May mắn thay, có phần mềm cho việc này có thể tiết kiệm hàng giờ công việc.
GoogleTel là phần mềm freeware nhỏ sẽ tự động sắp xếp danh bạ Google đã tải xuống thành định dạng .html để bạn dễ dàng in. Trong bài này chúng tôi sẽ chỉ cách tạo danh sách Google Contacts có thể in dùng GoogleTel.
Lưu ý: GoogleTel chỉ sắp xếp danh bạ có số điện thoại chuyên dụng, khác với tệp .csv có thể chứa tên và email của người bạn có thể đã tương tác. GoogleTel chỉ dành cho Windows.
Tải danh bạ từ Gmail
Trước khi sắp xếp danh bạ Google để in, bạn cần tải chúng trước. Để làm vậy, vào Gmail và nhấp nút menu thả xuống "Gmail" trên nút "Soạn thư". Từ menu, nhấp "Danh bạ", và tất cả danh bạ sẽ hiển thị.
Bây giờ nhấp nút "Thêm" (More), và chọn "Xuất" (Export) từ menu. Một hộp thoại sẽ mở cho bạn chọn danh bạ nào để tải; bạn có thể chỉ định loại danh bạ cụ thể – như Bạn bè hoặc Gia đình – hoặc chỉ tải tất cả. Khi xong chọn, nhấp "Xuất" và tệp .csv sẽ tải xuống thư mục Downloads.
Chuyển tệp .CSV thành định dạng .HTML có thể in
Sau khi tải GoogleTel, bạn phải giải nén nó đến vị trí mong muốn vì nó ở định dạng .zip. Sau khi giải nén, bạn sẽ thấy hai tệp chính: GoogleTel.css và GoogleTel.exe. GoogleTel.css chứa tùy chọn định dạng như font, cỡ, lề, v.v., nhưng bạn phải chỉnh thủ công, nên cẩn thận. GoogleTel.exe sẽ dùng để chuyển tệp .csv.
Để chuyển đổi, tệp .csv phải nằm trong thư mục GoogleTel bạn vừa giải nén. Sao chép tệp .csv danh bạ Google và dán vào thư mục GoogleTel như hình bên dưới.
Khi tệp đã sao chép, chạy tệp "GoogleTel.exe", và tệp .html sẽ được tạo ngay lập tức trong cùng thư mục.
Tất cả bạn cần làm là mở tệp .html mới, và trình duyệt mặc định sẽ mở tất cả danh bạ trong tab mới. Danh bạ sẽ được sắp xếp theo thứ tự tên, số điện thoại và địa chỉ email (nếu có) với nền trắng hoàn hảo cho việc in.
Chuột phải bất kỳ đâu trong cửa sổ và chọn "In" từ menu ngữ cảnh (hoặc trực tiếp nhấn "Ctrl + P"). Bạn sẽ thấy tùy chọn làm cho bản in hoàn hảo, như thay đổi bố cục, cỡ giấy, lề và chất lượng, v.v. Chỉ nhấp "In" bên dưới khi xong tùy chỉnh để in danh bạ Google.
Mẹo: Bạn không thể chỉnh sửa tệp .html khi nó mở trong trình duyệt. Nếu cần chỉnh sửa trước khi in, chuột phải vào tệp .html và chọn "Chỉnh sửa" từ menu ngữ cảnh. Danh bạ sẽ tải trong trình chỉnh sửa mặc định, như Microsoft Word.
Kết luận
GoogleTel là ứng dụng nhỏ tuyệt vời sẽ rất tiện nếu bạn cần quản lý danh bạ Google. Tùy chọn mặc định hoạt động tốt, và bạn không nên gặp vấn đề dùng phần mềm. Bạn có thể xem trang web chính thức GoogleTel để biết thêm chi tiết hoặc bình luận bên dưới nếu cần làm rõ.