Nếu bạn là một người làm việc tự do lập hóa đơn theo giờ, thì việc theo dõi chính xác thời gian bạn dành cho một dự án là rất quan trọng. Hệ thống theo dõi thời gian tốt giúp việc lập hóa đơn dễ dàng hơn, trình bày tất cả các giờ đã theo dõi của bạn ở định dạng dễ hiểu có thể được chuyển nhanh sang hóa đơn hoặc xuất sang phần mềm lập hóa đơn mà bạn đã chọn. Dưới đây là một số công cụ theo dõi thời gian tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để theo dõi thời gian.
1. Chuyển đổi
Chúng ta đã nói về Toggl trước đây và nó là một trong những công cụ theo dõi thời gian yêu thích của chúng tôi. Nó có giao diện được thiết kế xuất sắc giúp việc sử dụng phần mềm trở nên trực quan, hầu như không cần đào tạo để bắt đầu và vận hành. Thời gian dễ dàng gắn liền với các dự án khác nhau và những dự án đó được liên kết với các khách hàng cụ thể. Phiên bản miễn phí đủ linh hoạt để một cá nhân (hoặc thậm chí các nhóm nhỏ) sử dụng mãi mãi, nhưng phiên bản trả phí bao gồm một số tính năng hữu ích hơn. Với Toggle Premium, thời gian có thể được đánh dấu cụ thể là có thể lập hóa đơn hoặc không phải lập hóa đơn, các mẫu bảng thời gian đã xuất có thể được lưu dễ dàng và cộng tác nhóm trở nên dễ dàng hơn. Phiên bản cao cấp bắt đầu với giá 18 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng, với phiên bản Doanh nghiệp quy mô công ty bắt đầu từ 49 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Toggl là một ứng dụng web nên có thể truy cập được từ mọi nơi, với các ứng dụng dành cho thiết bị di động dành cho iOS và Android. Bạn cũng có thể tích hợp Toggl với hơn 85 dịch vụ của bên thứ ba như Basecamp và Todoist để tích hợp tốt hơn tính năng theo dõi thời gian vào quy trình làm việc hiện tại của bạn.
2. Thu hoạch
Harvest là một ứng dụng theo dõi thời gian được tích hợp với lập hóa đơn ngay từ đầu. Nó được thiết kế đặc biệt cho những người làm nghề tự do và các doanh nghiệp nhỏ. Giống như Toggl, Harvest có giao diện theo dõi thời gian đơn giản cho phép bạn gắn thời gian vào các dự án, khách hàng và nhiệm vụ cụ thể. Nhưng không giống như Toggl, Harvest bao gồm một công cụ lập hóa đơn tích hợp có thể tạo hóa đơn trực tiếp từ thời gian được theo dõi của bạn. Nó cũng tích hợp với QuickBooks Online và Xero để tạo hóa đơn trong các đường ống tài chính hiện có. Harvest có thể tích hợp với các công cụ quản lý dự án như Basecamp và Trello. Nó cũng có thể được truy cập từ tiện ích mở rộng Chrome, ứng dụng Mac hoặc ứng dụng điện thoại thông minh. Phiên bản Harvest giới hạn được cung cấp miễn phí và phiên bản đầy đủ tính năng hơn có giá khởi điểm 12 đô la mỗi tháng.
3. Đúng lúc
Timely là một công cụ theo dõi được thiết kế đặc biệt cho các nhóm sáng tạo, tích hợp với phần mềm quản lý dự án để giúp ngân sách tài nguyên và theo dõi giờ làm việc đã đầu tư. Giống như các ứng dụng theo dõi thời gian khác, nó giúp việc nhập số giờ có thể lập hóa đơn trở nên đơn giản, nhưng sức mạnh dựa trên nhóm của nó là nơi mà Timely tạo ra sự khác biệt cho chính mình. Các thành viên khác nhau trong nhóm có thể có mức giá theo giờ khác nhau. Các nhiệm vụ có thể được sắp xếp thành các giai đoạn của dự án như Pitching, Design và Coding.
Người quản lý dự án có thể kiểm tra thời gian đã ghi so với số giờ có sẵn cho một dự án. Người dùng có thể nhập các sự kiện Lịch Google và Outlook dưới dạng thời gian có thể lập hóa đơn. Bảng thời gian có thể được xuất để giúp khách hàng kiểm tra thời gian dành cho dự án. Tích hợp Gmail giúp bạn ghi lại email theo các dự án và lưu giữ thông tin chi tiết để tham khảo sau này. Và tính năng Bộ nhớ có thể tự động đăng nhập thời gian vào Kịp thời dựa trên các tài liệu và ứng dụng bạn đã làm việc. Các ứng dụng của Timely có sẵn cho macOS, Windows, iOS và Android. Sau 14 ngày dùng thử miễn phí, Timely có sẵn với giá bắt đầu từ $ 15 cho mỗi người dùng.
Kết luận
Theo dõi thời gian là một công cụ cần thiết cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nếu bạn nhận được một số phần mềm dễ sử dụng và tích hợp vào quy trình làm việc hiện tại của mình, phần mềm đó sẽ giúp quy trình lập hóa đơn và thanh toán của bạn chính xác và dễ dàng hơn.