Trước đây, Dropbox làm việc với Microsoft để tích hợp hệ thống lưu trữ với phần mềm văn phòng của Microsoft. Sản phẩm cả hai công ty đều tốt hơn nhờ hợp tác. Bây giờ Dropbox làm tương tự với Google, phát triển tiện ích bổ sung cho GSuite để tải xuống tệp đính kèm dễ dàng hơn.
Trước khi tiện ích này phát hành, Dropbox đã phát hành tiện ích mở rộng cho Gmail hoạt động trên trình duyệt Chrome. Để nó hoạt động, bạn phải dùng Chrome. Tiện ích bổ sung mới hoạt động qua chính Gmail và hoạt động trên thiết bị di động. (Tính đến lúc viết, chỉ có cho Android, nhưng phát hành cho iPhone nên sớm.)
Tiện ích Dropbox làm gì?
Tiện ích Dropbox mới cho Gmail cho bạn khả năng truy cập Dropbox từ tài khoản Gmail. Bạn có thể thấy tất cả thư mục và tệp Dropbox không rời Gmail và lưu tài liệu vào Dropbox không rời hộp thư. Nó giúp những người kém tổ chức giữ tệp truy cập được mà không phải tải tất cả về thư mục Downloads.
Lợi ích của tiện ích Dropbox cho Gmail là dễ dàng hơn gửi và nhận tệp lớn. Khi tệp đính kèm lưu vào Dropbox, bất kỳ ai bạn chọn có thể mở tệp mà không cần phần mềm đặc biệt. Bạn cũng có dung lượng lưu trữ hạn chế trong Google Drive, và có thể không muốn dùng hết chỉ cho vài tệp lớn. Tải xuống đính kèm dùng tiện ích này tiết kiệm chỗ Google Drive cho tài liệu khác.
Dropbox cho Gmail không chỉ hiển thị danh sách tên tệp đính kèm bạn lưu, mà còn hiển thị thông tin như ai gửi, khi nào chia sẻ, và vị trí. Nếu bạn từng phải cuộn qua hàng chục chuỗi email để tìm tệp, điều này sẽ đơn giản hóa quá trình.
Nếu email có nhiều hơn một đính kèm, tất cả đính kèm được liệt kê trong ngăn Dropbox khi bạn mở cuộc trò chuyện đó.
Cách lấy Dropbox cho Gmail
1. Mở Gmail trên Web.
2. Nhấp Cài đặt và chọn "Lấy tiện ích bổ sung" (Get Add-ons).
3. Gõ "Dropbox for Gmail" trong hộp tìm kiếm.
4. Nhấp "Cài đặt" (Install).
5. Chọn tài khoản bạn muốn dùng và chấp nhận quyền.
Bạn cũng có thể tìm nó bằng cách trực tiếp đến Marketplace GSuite và tải xuống từ đó.
Dùng Dropbox từ Gmail
Sau khi cài tiện ích, điều hướng đến cuộc trò chuyện email có đính kèm để kích hoạt Dropbox. Nếu không làm, sẽ giống như cài không thành công vì bạn không thấy biểu tượng Dropbox. Nó không hiển thị cho đến khi bạn mở email để nó quét.
1. Nhấp vào biểu tượng ở cột nhỏ bên phải màn hình.
2. Trong cửa sổ Dropbox, nhấp liên kết đến tệp đính kèm. Bạn phải làm vậy để lưu tài liệu. Chỉ mở thanh bên không làm điều đó.
3. Bây giờ bạn có thể điều hướng qua thư mục Dropbox, chọn thư mục muốn lưu tệp, và nhấp Lưu.
4. Màn hình này cho biết tệp đã lưu.
Lần đầu mở email có đính kèm và nhấp biểu tượng Dropbox, nó sẽ mở cửa sổ kết nối tài khoản hoặc tạo mới.
Dùng tiện ích với thiết bị di động
Tiện ích này hoạt động trên di động, tiện lợi, đặc biệt nếu làm việc với tệp lớn không muốn tải về điện thoại. Khi mở email có đính kèm trên điện thoại, tìm biểu tượng Dropbox ở dưới màn hình. Khi nhấp hình, bạn thấy cùng tùy chọn như desktop.
Chia sẻ tài liệu Dropbox
Tiện ích mới làm chia sẻ dễ dàng, cũng.
1. Để chia sẻ tệp, bạn cần mở Dropbox trên trình duyệt. Làm bằng cách nhấp ba chấm ở góc trên bên phải thanh bên mở.
2. Chọn "Mở Dropbox" (Open Dropbox).
3. Chọn tệp muốn chia sẻ.
4. Nếu muốn email tài liệu cho bạn bè/đồng nghiệp, chỉ cần gõ địa chỉ email vào hộp đúng.
5. Để email liên kết, nhấp nút tạo liên kết và sao chép. Bạn có thể thêm vào email.
Bạn có phải người thường làm việc với tệp lớn cần chia sẻ? Hay tìm cách mới giữ tải xuống tổ chức? Nếu vậy, tiện ích Dropbox mới cho Gmail có thể đáng xem.