Trước đây, Dropbox đã làm việc với Microsoft để tích hợp hệ thống lưu trữ của họ với phần mềm văn phòng của Microsoft. Sản phẩm của cả hai công ty thậm chí còn trở nên tốt hơn bằng cách hợp tác với nhau. Hiện Dropbox đang làm điều tương tự với Google, phát triển một tiện ích bổ sung cho GSuite để giúp việc tải xuống tệp đính kèm dễ dàng hơn.
Trước khi tiện ích bổ sung này được phát hành, Dropbox đã phát hành một tiện ích mở rộng cho Gmail hoạt động trong trình duyệt Chrome. Tuy nhiên, để nó hoạt động, bạn phải sử dụng Chrome. Tiện ích bổ sung mới hoạt động thông qua chính Gmail và hoạt động trên thiết bị di động. (Theo văn bản này, nó chỉ có sẵn cho Android, nhưng bản phát hành cho iPhone sẽ sớm ra mắt.)
Tiện ích bổ sung Dropbox làm gì?
Tiện ích bổ sung Dropbox mới cho Gmail cung cấp cho bạn khả năng truy cập Dropbox từ tài khoản Gmail của mình. Bạn có thể xem tất cả các thư mục và tệp Dropbox của mình mà không cần rời khỏi Gmail và lưu tài liệu của bạn vào Dropbox mà không cần rời khỏi hộp thư đến. Nó giúp những người bị thách thức về mặt tổ chức trong số chúng tôi giữ cho các tệp có thể truy cập được mà không cần phải tải tất cả chúng xuống thư mục Tải xuống.
Một lợi ích của tiện ích bổ sung Dropbox cho Gmail là việc gửi và nhận các tệp lớn dễ dàng hơn nhiều. Sau khi tệp đính kèm được lưu vào Dropbox, bất kỳ ai bạn chọn đều có thể mở tệp đó mà không cần bất kỳ phần mềm đặc biệt nào. Bạn cũng có một số lượng bộ nhớ giới hạn trong Google Drive và bạn có thể không muốn nhai tất cả chỉ với một vài tệp lớn. Tải xuống tệp đính kèm bằng tiện ích bổ sung này sẽ tiết kiệm dung lượng trên Google Drive của bạn cho các tài liệu khác.
Dropbox cho Gmail không chỉ hiển thị danh sách tên tệp của tệp đính kèm mà bạn lưu mà còn hiển thị thông tin như ai đã gửi tệp, thời điểm chia sẻ và vị trí của tệp. Nếu bạn đã từng phải cuộn qua vô số chuỗi email để tìm một tệp, điều này sẽ đơn giản hóa quá trình đó.
Nếu có nhiều hơn một tệp đính kèm trong chuỗi email, tất cả các tệp đính kèm sẽ được liệt kê trong ngăn Hộp kéo thả khi bạn mở cuộc hội thoại đó.
Cách tải Dropbox cho Gmail
1. Mở Gmail trên Web.
2. Nhấp vào Cài đặt và chọn “Tải xuống tiện ích bổ sung”.
3. Nhập “Dropbox cho Gmail” vào hộp tìm kiếm.
4. Nhấp vào “Cài đặt”.
5. Chọn tài khoản bạn muốn sử dụng và sau đó chấp nhận các quyền.
Bạn cũng có thể tìm thấy nó bằng cách truy cập trực tiếp vào GSuite Marketplace và tải xuống từ đó.
Sử dụng Dropbox từ Gmail
Sau khi bạn cài đặt tiện ích bổ sung, hãy điều hướng đến cuộc trò chuyện qua email có tệp đính kèm để kích hoạt Dropbox. Nếu bạn không làm điều này, có vẻ như quá trình cài đặt không hoạt động vì bạn sẽ không thấy biểu tượng Dropbox. Nó sẽ không hiển thị cho đến khi bạn mở một email để quét.
1. Nhấp vào biểu tượng trong cột nhỏ ở bên phải màn hình.
2. Trong cửa sổ Dropbox, nhấp vào liên kết đến tệp đính kèm. Bạn phải làm điều này để lưu tài liệu. Chỉ mở thanh bên sẽ không làm được điều đó.
3. Bây giờ bạn có thể điều hướng qua các thư mục Dropbox của mình, chọn thư mục mà bạn muốn lưu trữ tệp và nhấp vào Lưu.
4. Màn hình này cho bạn biết rằng tệp của bạn đã được lưu.
Lần đầu tiên bạn mở email có tệp đính kèm và nhấp vào biểu tượng Dropbox, nó sẽ mở ra một cửa sổ để bạn kết nối tài khoản của mình hoặc tạo một tài khoản mới.
Sử dụng Tiện ích bổ sung với Thiết bị Di động
Tiện ích bổ sung này cũng hoạt động trên thiết bị di động, điều này rất tiện lợi, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với một tệp lớn mà bạn không muốn tải xuống điện thoại của mình. Khi bạn mở email có tệp đính kèm trên điện thoại, hãy tìm biểu tượng Dropbox ở cuối màn hình. Khi nhấn vào hình ảnh, bạn sẽ thấy các tùy chọn giống như trên màn hình.
Chia sẻ tài liệu Dropbox của bạn
Tiện ích bổ sung mới cũng giúp chia sẻ dễ dàng.
1. Để chia sẻ tệp, bạn cần mở Dropbox trên trình duyệt. Bạn thực hiện việc này bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ở góc trên cùng bên phải của thanh bên đang mở.
2. Chọn “Mở Dropbox.”
3. Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
4. Nếu bạn muốn gửi tài liệu qua email cho bạn bè hoặc đồng nghiệp, tất cả những gì bạn cần làm là nhập địa chỉ email vào đúng ô.
5. Để gửi liên kết qua email, hãy nhấn nút để tạo liên kết và sao chép liên kết đó. Sau đó, bạn có thể thêm nó vào email.
Bạn có phải là người thường xuyên làm việc với các tệp lớn cần chia sẻ với người khác không? Hay bạn đang tìm kiếm một cách mới để sắp xếp tất cả các bản tải xuống của mình? Nếu vậy, Tiện ích bổ sung Dropbox mới này cho Gmail có thể đáng xem.