Nếu bạn nhận được lỗi sau trong SharePoint "Sắp hết dung lượng. Trang web này sắp hết dung lượng lưu trữ. Để giải phóng dung lượng, hãy xóa các tệp bạn không cần và dọn sạch thùng rác", hãy tiếp tục đọc bên dưới để tìm hiểu cách giải phóng tăng dung lượng lưu trữ trong SharePoint.
Như bạn có thể biết, dung lượng lưu trữ có sẵn trong Microsoft 365 SharePoint là 1TB cộng với 10GB cho mỗi giấy phép đã mua và nếu bạn muốn tăng dung lượng lưu trữ, bạn có thể mua thêm dung lượng lưu trữ tệp trong trang Dịch vụ mua (Chọn Tiện ích bổ sung -> Bộ nhớ tệp bổ sung của Office 365 ).
Thông thường, 1TB dung lượng lưu trữ trong SharePoint Online là đủ để một công ty nhỏ chia sẻ tài liệu và các tệp khác giữa các nhân viên của mình. Nhưng không gian này có thể sớm không đủ nếu các tài liệu được sửa đổi thường xuyên. Điều này là do SharePoint tạo - theo mặc định - một phiên bản mới của mỗi tài liệu được sửa đổi, sau đó giữ phiên bản cũ của tài liệu trong lịch sử vì lý do bảo mật và sao lưu. Tính năng này được gọi là " Tạo phiên bản tệp "và có sẵn trong SharePoint Online và OneDrive for Business.
Mặc dù, Phiên bản tệp là một tính năng rất hữu ích vì nó cho phép bạn hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn của tài liệu nếu cần, (ví dụ:sau khi xóa và sửa đổi không chính xác do vi rút) hoặc để theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu, mặt khác, nó có thể giảm đáng kể dung lượng có sẵn trong SharePoint do có nhiều phiên bản khác nhau mà nó lưu trữ, cho mỗi tệp.
Do đó, nếu bạn hết dung lượng trong SharePoint Online và không muốn mua thêm dung lượng lưu trữ, hãy làm theo các bước bên dưới để giải phóng dung lượng đĩa trong SharePoint, bằng cách xóa các phiên bản cũ hơn của tệp và sửa đổi cài đặt Phiên bản tệp trong để giữ các phiên bản tệp tối thiểu.
Cách giải phóng dung lượng trong SharePoint Online.
Bước 1. Làm trống thùng rác trong SharePoint để giải phóng dung lượng lưu trữ.
Bước đầu tiên để tăng không gian lưu trữ khả dụng trong SharePoint Online, là xóa tất cả các mục đã xóa khỏi thùng rác. để làm điều đó:
1. Nhấp vào Liên kết tái chế ở bên trái, sau đó nhấp vào Dọn sạch thùng rác.
Bước 2. Giảm số lượng phiên bản tệp trong SharePoint Online.
Theo mặc định, SharePoint Online và OneDrive for Business, có thể giữ tới 500 phiên bản của mỗi tài liệu - theo ý kiến của tôi - là quá mức. Để giảm số lượng phiên bản đã lưu cho mỗi tệp trong SharePoint Online:
1. Điều hướng đến Tài liệu thư viện và từ Cài đặt nhấp vào trình đơn Cài đặt thư viện.
2. Nhấp vào Cài đặt phiên bản.
3. Trong Cài đặt phiên bản, sửa đổi tùy chọn Giữ số lượng phiên bản chính sau đây giá trị từ 500 đến 100 và nhấp vào OK. Điều này sẽ xóa tất cả các phiên bản ngoài 100 mà nó giữ. *
* Trợ giúp bổ sung: Nếu bạn muốn vô hiệu hóa hoàn toàn việc tạo phiên bản tệp trong SharePoint trực tuyến, hãy tải xuống phiên bản mới nhất của công cụ SharePoint Online Management Shell, kết nối với Trung tâm quản trị SharePoint Online bằng thông tin đăng nhập quản trị của bạn và cung cấp lệnh PowerShell sau:
- Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $ False
Bước 3. Xóa các phiên bản trước của tệp trong SharePoint Online.
Phương pháp thứ ba để giải phóng không gian lưu trữ trong SharePoint, là xóa các phiên bản cũ của tệp. Nhược điểm duy nhất của quy trình này là bạn phải xóa các phiên bản trước cho từng tệp riêng biệt và không có tùy chọn (cho đến khi bài báo được viết), để xóa tất cả các phiên bản trước của tất cả các tệp cùng một lúc mà không cần sử dụng một phần ba. -công cụ bên như DMS-Shuttle cho SharePoint.
Để xem và xóa tất cả các phiên bản đã lưu của Tài liệu SharePoint:
1. Chọn Nội dung trang web ở bên trái và nhấp vào Cài đặt trang web .
2. Tại Cài đặt trang, nhấp vào Chỉ số lưu trữ theo Quản trị tuyển tập trang .
3. Bây giờ hãy nhấp vào Lịch sử phiên bản bên cạnh bất kỳ tệp nào, để xem tất cả các phiên bản đã lưu của nó.
4. Cuối cùng nhấp vào Xóa tất cả các phiên bản để xóa tất cả các phiên bản trước (ngoại trừ phiên bản hiện tại) hoặc xóa từng phiên bản bạn muốn bằng cách chọn Xóa trong các tùy chọn mũi tên xuống của từng phiên bản đã lưu.
Đó là nó! Hãy cho tôi biết nếu hướng dẫn này đã giúp bạn bằng cách để lại nhận xét của bạn về trải nghiệm của bạn. Hãy thích và chia sẻ hướng dẫn này để giúp đỡ những người khác.