Nếu bạn nhận được lỗi sau trong SharePoint: "Sắp hết không gian. Trang web này gần như hết dung lượng lưu trữ. Để giải phóng không gian, hãy xóa các tệp không cần thiết và làm rỗng thùng rác", hãy tiếp tục đọc bên dưới để biết cách giải phóng dung lượng lưu trữ trong SharePoint.
Như bạn có thể biết, dung lượng lưu trữ có sẵn trong Microsoft 365 SharePoint là 1TB cộng thêm 10GB cho mỗi giấy phép mua, và nếu muốn tăng dung lượng, bạn có thể mua bộ nhớ tệp thêm trong trang Purchase services (Chọn Add-ons → Office 365 Extra File Storage).
Thường thì 1TB dung lượng trong SharePoint Online đủ cho công ty nhỏ chia sẻ tài liệu giữa nhân viên. Nhưng không gian này có thể nhanh chóng không đủ nếu tài liệu được sửa đổi thường xuyên. Lý do là SharePoint mặc định tạo phiên bản mới cho mỗi tài liệu được sửa đổi và lưu giữ phiên bản cũ trong lịch sử vì lý do bảo mật và sao lưu. Tính năng này gọi là "File Versioning" (Phiên bản hóa tệp) và có sẵn trong SharePoint Online và OneDrive for Business.
Mặc dù File Versioning rất hữu ích vì cho phép khôi phục phiên bản cũ của tài liệu khi cần (ví dụ: sau xóa nhầm hoặc sửa đổi bởi virus), hoặc theo dõi các thay đổi, nhưng nó có thể làm giảm đáng kể không gian có sẵn do lưu trữ nhiều phiên bản khác nhau cho mỗi tệp.
Do đó, nếu bạn hết không gian trong SharePoint Online và không muốn mua thêm bộ nhớ, hãy làm theo các bước dưới đây để giải phóng dung lượng ổ cứng trong SharePoint, bằng cách xóa các phiên bản cũ của tệp và điều chỉnh cài đặt File Versioning để chỉ giữ số lượng phiên bản tối thiểu.
Cách giải phóng không gian trong SharePoint Online
Bước 1. Làm rỗng Thùng rác trong SharePoint để giải phóng dung lượng lưu trữ
Bước đầu tiên để tăng dung lượng lưu trữ có sẵn trong SharePoint Online là xóa tất cả các mục đã xóa khỏi thùng rác. Cách thực hiện:
1. Nhấp vào liên kết Recycle bin bên trái, sau đó nhấp Empty recycle bin.
Bước 2. Giảm số lượng phiên bản tệp trong SharePoint Online
Mặc định, SharePoint Online và OneDrive for Business có thể giữ lên đến 500 phiên bản của mỗi tài liệu – theo ý kiến cá nhân là quá nhiều. Để giảm số lượng phiên bản được lưu cho mỗi tệp trong SharePoint Online:
1. Điều hướng đến thư viện Documents và từ menu Settings nhấp Library settings.
2. Nhấp Versioning settings.
3. Trong Versioning Settings, sửa giá trị Keep the following number of major versions từ 500 thành 100 và nhấp OK. Thao tác này sẽ xóa tất cả các phiên bản vượt quá 100 phiên bản được giữ lại.
* Hỗ trợ thêm: Nếu bạn muốn tắt hoàn toàn tính năng phiên bản hóa tệp trong SharePoint Online, hãy tải xuống phiên bản mới nhất của SharePoint Online Management Shell, kết nối với SharePoint Online Admin Center bằng thông tin xác thực quản trị và chạy lệnh PowerShell sau:
- Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
Bước 3. Xóa các phiên bản trước đó của tệp trong SharePoint Online
Phương pháp thứ ba để giải phóng dung lượng lưu trữ trong SharePoint là xóa các phiên bản cũ của tệp. Nhược điểm duy nhất là bạn phải xóa phiên bản trước đó cho từng tệp riêng lẻ và không có tùy chọn (cho đến thời điểm viết bài) để xóa tất cả các phiên bản trước đó của tất cả các tệp cùng một lúc, trừ khi sử dụng công cụ bên thứ ba như DMS-Shuttle for SharePoint.
Để xem và xóa tất cả các phiên bản đã lưu của một tài liệu SharePoint:
1. Chọn Site Contents bên trái và nhấp Site Settings.
2. Tại Site Settings, nhấp Storage Metrics dưới Site Collection Administration.
3. Bây giờ nhấp tùy chọn Version History bên cạnh bất kỳ tệp nào để xem tất cả các phiên bản đã lưu của nó.
4. Cuối cùng nhấp Delete All versions để xóa tất cả các phiên bản trước đó (trừ phiên bản hiện tại), hoặc xóa từng phiên bản bạn muốn bằng cách chọn tùy chọn Delete trong menu mũi tên xuống của mỗi phiên bản đã lưu.
Đã xong! Hãy cho tôi biết hướng dẫn này có giúp ích cho bạn không bằng cách để lại bình luận. Vui lòng like và chia sẻ để giúp đỡ người khác.