Giới thiệu
Chúng ta đều muốn bảo vệ một số file PDF trên Mac là mật quan trọng.
Để chặn mắt tò mò hoặc thêm lớp bảo vệ cho dữ liệu nhạy cảm, chắc chắn không thể bỏ lỡ việc bảo vệ mật khẩu file PDF trên Mac.
Không cần mua Adobe Acrobat hoặc phần mềm đắt tiền để tạo file PDF có xác thực mật khẩu trên Mac. Vì Mac OS có công cụ tích hợp sẵn tạo file PDF an toàn với tài liệu được bảo vệ rất dễ dàng, hoàn toàn miễn phí.
Điều tốt về các phương pháp bảo vệ PDF này là có thể thực hiện qua tất cả ứng dụng Mac.
People Also Read: Mẹo & thủ thuật chuyển PDF sang Word trên Mac | Nén PDF Mac không mất chất lượng
Phần 1: Các cách bảo vệ mật khẩu PDF trên Mac
Phương pháp In ra PDF (Print to PDF)
Lớp mật khẩu được thiết kế trong thủ thuật tiêu chuẩn của hệ điều hành Mac. "Print to PDF" có nghĩa là nếu bạn có thể in tài liệu, bạn cũng có thể bảo vệ mật khẩu nó.
Với phương pháp này bạn cũng có thể dùng ứng dụng thay thế, tuy nhiên chúng ta sẽ dùng trình soạn thảo văn bản tại đây.
Bảo vệ có thể thêm vào file PDF nhờ mật khẩu trong Mac OS X bằng các bước sau:
- Mở file muốn chuyển thành file PDF bảo vệ mật khẩu.
- Vào File → Print, click nút "PDF" sau đó click "Save as PDF".
- Tích hộp "Require password to open document" (Yêu cầu mật khẩu mở tài liệu) và điền mật khẩu. Nhập lại mật khẩu xác minh. Sau đó click OK.
- Lưu file PDF theo cách thông thường.
Sau khi file PDF được lưu, bạn có thể định vị file PDF bảo mật vừa tạo.
Có thể thấy biểu tượng thay đổi từ biểu tượng PDF thường sang biểu tượng có ổ khóa, cho biết tài liệu được bảo vệ mật khẩu.
Thêm vào đó, nếu mở file PDF bảo vệ mật khẩu trong Preview, màn hình sẽ chỉ ra tài liệu được bảo vệ và cần nhập mật khẩu xem nội dung.
Khi nhập đúng mật khẩu, toàn bộ nội dung file PDF hiện ra, mật khẩu sai thì không làm gì được.
Xác thực tương tự cũng cần để xem nội dung file trong Quick Look.
Lưu ý: mở mạnh file PDF đã mã hóa chắc chắn dẫn đến trang đầy nội dung rác thay vì nội dung thực tế.
Quy trình trên giúp dễ dàng chia sẻ tài liệu mật qua email, tin nhắn và chia sẻ file.
File PDF không dễ chỉnh sửa và đây là nhược điểm của tài liệu PDF.
Công cụ Hide (Ẩn)
Đây là phương pháp dễ nhất trên Mac bảo vệ tài liệu với lớp bảo vệ thêm.
Tùy chọn bảo mật có thể thay đổi bất kỳ lúc nào để chuyển file PDF thành file PDF bảo vệ mật khẩu. Sau đó, mật khẩu không chỉ cần cho ảnh và copy văn bản mà cả in ấn.
Nếu bảo mật dự án quan trọng, dữ liệu hoặc thông tin làm bạn băn khoăn, bạn chắc chắn có thể làm theo hướng dẫn này để học cách tạo file PDF mã hóa trên Mac OS.
• Click Toolkit
Mở My Mac trên thiết bị Mac, click Toolkit ở đỉnh thiết bị Mac.
• Click vào Hide Tool
Sau đó, chọn Hide tool trong Toolkit. Xác nhận mật khẩu đúng khi vào trang này.
• Ẩn File của bạn
Kéo file định định ẩn và ẩn nó.
Thêm vào đó, click nút Hide kết thúc quá trình ẩn tài liệu quan trọng.
Bằng cách click nút chuyển đổi (switch) ở phía dưới màn hình Mac, bạn có thể thấy file đã ẩn ở bước trước.
• Mã hóa File của bạn
Quay lại trang trước, điền mật khẩu đúng và chọn khóa Encrypt trong Hiding and Encrypt.
Kéo file cần mã hóa và nhấn nút Encrypt.
Lưu ý: bạn không đọc được file dạng trước. Tuy nhiên, bạn có thể xem file mã hóa trực tiếp trên trang Encrypt.
Lưu ý:
Nếu file có trong danh sách Hidden documents vì bạn đã ẩn trước đó, nó không thể được mã hóa. Tuy nhiên, nếu muốn mã hóa file ẩn trước, bạn phải trước tiên xóa file khỏi danh sách ẩn đó.
Cách xóa file khỏi danh sách Hidden File
File bạn đã ẩn trước có thể xóa khỏi danh sách ẩn như sau:
- Tích file cần thiết trong danh sách Hide.
- Bật công tắc (switch) bên phải file.
- Nhấn phím Reset ở phía phải phần dưới màn hình.
Phần 2: Muốn kiểm soát nhiều hơn đối với PDF?
Nếu muốn kiểm soát nhiều hơn file PDF hoặc muốn chỉnh sửa thêm với độ linh hoạt, bạn luôn có thể xem một số trình soạn thảo PDF tốt nhất cho Mac.
Ứng dụng Mac như PDF Element và PDF Expert có thể có lợi cho quy trình làm việc.
Các ứng dụng này cho phép dễ dàng chuyển file PDF sang nhiều định dạng khác để giải thích.
Điều này đảm bảo bạn quản lý tài liệu như một Pro.