Tải xuống tất cả tệp đính kèm email Outlook cùng lúc – Hướng dẫn nhanh & Dễ dàng

Nếu bạn làm việc trong ngành nghề nhận được hàng chục email mỗi ngày, bạn có thể nhận được nhiều email với nhiều tệp đính kèm. Sử dụng phương pháp thủ công để trích xuất tệp đính kèm có thể tốn thời gian nếu có nhiều tệp cần tải xuống. May mắn thay, việc lưu nhiều tệp đính kèm email cùng một lúc rất dễ dàng bằng Microsoft Outlook.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tải xuống tất cả tệp đính kèm từ Outlook.

Cách tải xuống tất cả tệp đính kèm email Microsoft Outlook cùng lúc trên Windows

Để tải xuống tất cả tệp đính kèm cùng lúc bằng ứng dụng Microsoft Outlook Windows, hãy làm như sau:

1. Mở Outlook và đăng nhập vào hồ sơ Outlook của bạn.
2. Chọn email chứa tệp đính kèm Outlook mong muốn.
3. Chuột phải vào bất kỳ tệp đính kèm nào và chọn Save all attachments (Lưu tất cả tệp đính kèm) trong menu thả xuống. Nếu bạn chỉ muốn lưu một file, chọn Save As (Lưu dưới dạng).

4. Trong hộp thoại mới, giữ phím CTRL trên bàn phím và chọn tất cả tệp đính kèm bạn muốn tải xuống. Nhấn OK.

5. Chọn vị trí bạn muốn lưu các file và nhấn nút OK.

Cách tải xuống tất cả tệp đính kèm email Microsoft Outlook cùng lúc trên Mac

Đây là cách tải xuống tất cả tệp đính kèm bằng Outlook cho Mac:

1. Mở ứng dụng MS Outlook.
2. Chọn tin nhắn Email chứa tệp đính kèm của bạn.
3. Nhấn vào Attachments (Tệp đính kèm) và chọn Download All (Tải xuống tất cả).

4. Chọn vị trí bạn muốn lưu tệp đính kèm và chọn Choose (Chọn).

Cách tải xuống nhiều tệp đính kèm Outlook từ nhiều Email

Cũng có thể tải xuống nhiều tệp đính kèm từ nhiều email cùng một lúc. Để làm vậy:

Sử dụng mã VBA

Nếu bạn đang dùng Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 hoặc 2003, bạn có thể dùng trình soạn thảo VBA để tải xuống nhiều tệp đính kèm từ nhiều email.

1. Mở thư mục Documents và tạo thư mục mới tên là "Attachments". Đây là nơi tệp đính kèm sẽ tải xuống.
2. Mở Microsoft Outlook.
3. Nhấn phím Alt và F11 trên bàn phím để mở trình soạn thảo VBA.
4. Chuột phải vào Microsoft Outlook Object > Insert > Insert Module.

5. Sao chép mã sau vào trình soạn thảo và nhấn Enter:

Dim GCount As Integer
Dim GFilepath As String
Public Sub SaveAttachments()
'Update 20200821
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xAttachments As Outlook.Attachments
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim i As Long
Dim xAttCount As Long
Dim xFilePath As String, xFolderPath As String, xSaveFiles As String
On Error Resume Next
xFolderPath = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders(16)
Set xSelection = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection
xFolderPath = xFolderPath & "\Attachments\"
If VBA.Dir(xFolderPath, vbDirectory) = vbNullString Then
 VBA.MkDir xFolderPath
End If
GFilepath = ""
For Each xMailItem In xSelection
 Set xAttachments = xMailItem.Attachments
 xAttCount = xAttachments.Count
 xSaveFiles = ""
 If xAttCount > 0 Then
 For i = xAttCount To 1 Step -1
 GCount = 0
 xFilePath = xFolderPath & xAttachments.Item(i).FileName
 GFilepath = xFilePath
 xFilePath = FileRename(xFilePath)
 If IsEmbeddedAttachment(xAttachments.Item(i)) = False Then
 xAttachments.Item(i).SaveAsFile xFilePath
 If xMailItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then
 xSaveFiles = xSaveFiles & vbCrLf & "<Error! Hyperlink reference not valid.>"
 Else
 xSaveFiles = xSaveFiles & "<br>" & "<a href='file://" & xFilePath & "'>" & xFilePath & "</a>"
 End If
 End If
 Next i
 End If
Next
Set xAttachments = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xSelection = Nothing
End Sub
Function FileRename(FilePath As String) As String
Dim xPath As String
Dim xFso As FileSystemObject
On Error Resume Next
Set xFso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
xPath = FilePath
FileRename = xPath
If xFso.FileExists(xPath) Then
 GCount = GCount + 1
 xPath = xFso.GetParentFolderName(GFilepath) & "\" & xFso.GetBaseName(GFilepath) & " " & GCount & "." + xFso.GetExtensionName(GFilepath)
 FileRename = FileRename(xPath)
End If
xFso = Nothing
End Function
Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("https://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
 xHtml = xItem.HTMLBody
 xID = "cid:" & xCid
 If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
 IsEmbeddedAttachment = True
 End If
 End If
End Function

Lưu ý: Bạn có thể sao chép mã gốc ở trên từ Extend Office và dán vào trình soạn thảo.

6. Nhấn F5 để chạy script. Bạn có thể nhận được cửa sổ bật lên nhắc bạn cho phép hành động.

Sử dụng công cụ bên ngoài

Nếu bạn đang dùng phiên bản Outlook khác, muốn tải xuống loại file khác ngoài PST, hoặc thấy phương pháp VBA rườm rà, bạn có thể tải xuống một công cụ giúp bạn tải xuống nhiều tệp đính kèm Outlook cùng lúc.

Các ứng dụng như Outlook Attachment Extractor có chức năng lưu tệp đính kèm không chỉ từ file PST, mà còn từ các định dạng file khác như OST, BAK, MSG, OLK và OLM. Bạn cũng có thể cấu hình ứng dụng để lọc tệp đính kèm theo kích thước file, ngày hoặc người gửi.

Cách tải xuống tất cả tệp đính kèm từ file bị hỏng

Nếu bạn không thể mở, xem hoặc lưu tệp đính kèm trong Outlook, file PST của Microsoft Outlook có thể bị hỏng hoặc hư hỏng. Bạn có thể sửa chữa file PST để truy xuất tệp đính kèm bằng các công cụ như ứng dụng SCANPST.exe.

Để dùng công cụ này, hãy đóng Outlook và đi đến một trong các vị trí sau, tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn:

1. Outlook 2019: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
2. Outlook 2016: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
3. Outlook 2013: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
4. Outlook 2010: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
5. Outlook 2007: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

Sau đó, nhấp đúp SCANPST.EXE.

Chọn Browse, tìm file dữ liệu Outlook bạn muốn quét và nhấn Start.

Nếu công cụ tìm thấy lỗi, chọn Repair (Sửa chữa) để cố gắng khắc phục chúng. Sau khi hoàn tất, khởi động lại Outlook và kiểm tra xem nó có hoạt động không.

Tối ưu hóa hoạt động Email của bạn

Tải xuống nhiều file từ Outlook rất dễ dàng và bạn thậm chí có thể tải xuống nhiều file từ nhiều email cùng một lúc. Nếu bạn thấy các phương pháp tích hợp trong Outlook quá khó khăn, bạn có thể tải xuống các công cụ như Outlook Attachment Extractor để giúp bạn.