Khắc phục sự cố Quy tắc (Rules) Outlook: 8 giải pháp đã chứng minh

Quy tắc (Rules) Microsoft Outlook cho phép bạn tự động hóa nhiều tác vụ quản lý email. Rất phiền toái khi các quy tắc này ngừng hoạt động, vì điều đó có thể làm lộn xộn hộp thư đến và các thư mục email khác. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một vài cách khắc phục quy tắc Outlook bị hỏng.

Một số lý do bạn không thể dùng quy tắc email: chúng bị vô hiệu hóa, file SRS của Outlook bị hỏng, bạn đã vượt quá dung lượng cho phép cho quy tắc, phiên bản ứng dụng Outlook lỗi thời, và hơn thế nữa.

1. Đảm bảo Quy tắc Outlook của bạn được Bật

Điều đầu tiên cần kiểm tra khi quy tắc không hoạt động là xem chúng có thực sự được bật không. Bạn hoặc người khác có thể đã vô hiệu hóa quy tắc email, ngăn chặn chúng chạy hành động trên email của bạn.

Hãy nhìn nhanh vào quy tắc email của bạn và đảm bảo những quy tắc bạn muốn hoạt động đang được bật.

1. Khởi chạy Outlook trên máy tính.
2. Chọn File ở góc trên bên trái.
3. Chọn Manage Rules & Alerts (Quản lý quy tắc & Cảnh báo).
4. Mở tab Email Rules và bật bất kỳ quy tắc bị vô hiệu hóa nào để đảm bảo các quy tắc đó đang hoạt động.

5. Chọn Apply (Áp dụng) theo sau là OK để lưu thay đổi.

2. Khắc phục file SRS hỏng của Outlook

Outlook dùng file SRS để lưu cài đặt gửi và nhận. Nếu file này bị hỏng, đó có thể là lý do bạn không thể dùng các quy tắc đã chỉ định. Một cách khắc phục là để Outlook tạo lại file SRS của bạn.

1. Đóng Outlook nếu ứng dụng đang chạy trên máy tính.
2. Mở hộp thoại Run của Windows bằng cách nhấn Windows + R.
3. Nhập sau đây vào hộp và nhấn Enter:
   %appdata%\Microsoft\Outlook
4. Chuột phải vào file Outlook.srs và chọn Rename (Đổi tên).
5. Đổi tên file thành Outlook.srs.old.

6. Khởi chạy Outlook và ứng dụng sẽ tự động tạo lại file SRS.

3. Giảm dung lượng dùng cho Quy tắc Outlook

Outlook giới hạn dung lượng lưu trữ mà quy tắc của bạn có thể dùng. Bạn chỉ được tạo quy tắc phù hợp trong không gian 256 KB. Nếu quy tắc của bạn dùng nhiều dung lượng hơn, bạn sẽ gặp khó khăn khi dùng chúng.

Trong trường hợp này, bạn có thể thực hiện một vài hành động để giảm dung lượng chiếm bởi quy tắc.

Rút gọn tên Quy tắc

Càng tên quy tắc dài, càng nhiều dung lượng lưu trữ chúng dùng. Điều này có nghĩa là bạn có thể rút gọn tên quy tắc để vừa nhiều quy tắc hơn trong dung lượng cho phép. Bạn nên có thể điều chỉnh tên cho hầu hết quy tắc.

Thay đổi tên quy tắc không ảnh hưởng đến chức năng của quy tắc.

1. Mở cửa sổ Rules and Alerts trong Outlook.
2. Chuột phải vào quy tắc có tên dài, chọn Change Rule ở trên cùng, và chọn Rename Rule.

3. Nhập tên ngắn hơn cho quy tắc và chọn OK.
4. Chọn Apply theo sau là OK để lưu thay đổi.

Xóa Quy tắc Outlook cũ

Nếu bạn có quy tắc cũ và không cần thiết lưu trong tài khoản Outlook, hãy loại bỏ chúng để nhường chỗ cho quy tắc bạn thực sự dùng. Đây là cách dễ dàng giải phóng dung lượng lưu trữ dùng cho quy tắc.

1. Chọn các quy tắc bạn thoải mái xóa trên cửa sổ Rules and Alerts.
2. Chọn Delete (Xóa) ở đầu danh sách quy tắc.

3. Chọn Yes trong hộp thoại để xóa các quy tắc đã chọn.

Kết hợp nhiều Quy tắc Outlook

Nếu bạn có nhiều quy tắc Outlook mà bạn nghĩ có thể kết hợp thành một quy tắc duy nhất, việc đó đáng làm để tối ưu dung lượng lưu trữ. Việc này cũng giúp gọn gàng giao diện quy tắc vì bạn sẽ có ít mục hơn để làm việc.

1. Chọn quy tắc cần chỉnh sửa trên cửa sổ Rules and Alerts.
2. Chọn Change Rule > Edit Rule Settings ở trên cùng.

3. Thêm các hành động bổ sung vào quy tắc để quy tắc có cùng chức năng với các quy tắc khác của bạn.

4. Tắt tùy chọn "Stop Processing More Rules" của Outlook

Outlook cung cấp tùy chọn "Stop Processing More Rules" (Dừng xử lý thêm quy tắc) ngăn các quy tắc khác chạy sau khi một quy tắc cụ thể đã chạy. Bạn cần tắt tùy chọn này nếu muốn các quy tắc bổ sung hoạt động.

1. Mở cửa sổ Rules and Alerts của Outlook.
2. Chọn quy tắc trong danh sách và chọn Change Rule > Rule Settings ở trên cùng.
3. Vô hiệu hóa tùy chọn stop processing more rules.

4. Lưu quy tắc.

5. Sửa chữa file OST hoặc PST hỏng của Outlook

Outlook dùng file PST và OST để lưu dữ liệu tài khoản. Nếu các file này bị hỏng, bạn có thể gặp nhiều vấn đề trong ứng dụng, bao gồm quy tắc email không hoạt động.

Trong trường hợp này, bạn có thể dùng công cụ sửa chữa tích hợp của Outlook để khắc phục các file này.

1. Mở cửa sổ File Explorer bằng cách nhấn Windows + E.
2. Dùng hộp tìm kiếm ở góc trên bên phải để tìm SCANPST.exe.
3. Nhấp đúp file SCANPST.exe trong kết quả tìm kiếm.
4. Chọn Browse trong công cụ và chọn file PST hoặc OST của bạn.

5. Chọn Start trong công cụ để bắt đầu quét file tìm lỗi.
6. Khắc phục sự cố file bằng cách chọn Repair (Sửa chữa).
7. Mở Outlook khi bạn đã khắc phục file PST hoặc OST.

6. Tạo và dùng Hồ sơ (Profile) Outlook mới

Vấn đề hồ sơ Outlook có thể gây ra sự cố cho các tính năng của ứng dụng. Vấn đề quy tắc email không hoạt động có thể do hồ sơ email xấu. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo hồ sơ mới, thêm tài khoản email vào hồ sơ này, và dùng hồ sơ mới cho tất cả email.

1. Khởi chạy Outlook và chọn File ở góc trên bên trái.
2. Chọn Account Settings > Manage Profiles ở trang tiếp theo.
3. Chọn Show Profiles để xem hồ sơ.
4. Chọn Add để tạo hồ sơ mới.

5. Nhập tên hồ sơ vào trường Profile Name và chọn OK.
6. Thêm tài khoản email vào hồ sơ mới tạo.
7. Chọn menu thả xuống Always use this profile và chọn hồ sơ mới tạo. Sau đó, chọn Apply theo sau là OK.

7. Cập nhật Microsoft Outlook

Một lý do có thể khiến quy tắc email không hoạt động là phiên bản ứng dụng Outlook đã lỗi thời. Phiên bản ứng dụng cũ thường gây ra nhiều vấn đề, và đó là lý do khuyến khích luôn dùng phiên bản mới nhất của ứng dụng.

Bạn có thể cập nhật ứng dụng Outlook để khắc phục quy tắc và các vấn đề khác với ứng dụng.

1. Mở Outlook và chọn File ở góc trên bên trái.
2. Chọn Office Account bên trái và Update Options > Update Now bên phải.

3. Để Outlook kiểm tra và cài đặt các bản cập nhật có sẵn.
4. Khởi động lại máy tính và khởi chạy ứng dụng Outlook.

8. Xóa và Tạo lại Quy tắc Outlook

Đôi khi, lý do quy tắc Outlook không hoạt động là quy tắc có lỗi nhỏ. Một cách khắc phục các vấn đề nhỏ này là xóa và tạo lại quy tắc.

Việc đó làm mới quy tắc và cài đặt của chúng, giải quyết vấn đề với ứng dụng. Bạn có thể chọn xóa từng quy tắc riêng lẻ hoặc tất cả quy tắc cùng lúc.

Xóa tất cả Quy tắc Outlook

Bạn có thể dùng phương pháp dưới để xóa tất cả quy tắc từ tất cả tài khoản email trong Outlook trên máy tính.

1. Mở hộp Run bằng cách nhấn Windows + R.
2. Nhập sau vào hộp và nhấn Enter:
   Outlook.exe /cleanrules

3. Outlook sẽ khởi chạy và xóa tất cả quy tắc.

Xóa Quy tắc Outlook riêng lẻ

1. Khởi chạy Outlook, chọn File ở góc trên trái, và chọn Manage Rules & Alerts.
2. Chọn quy tắc cần xóa và chọn Delete ở trên cùng.

3. Chọn Yes trong hộp thoại.

Làm cho Quy tắc email Outlook hoạt động trên máy tính của bạn

Có nhiều lý do quy tắc email Outlook ngừng hoạt động. Quy tắc của bạn có thể có vấn đề, ứng dụng có thể bị lỗi, hoặc file dữ liệu tài khoản có thể bị hỏng. Bạn có thể giải quyết tất cả các vấn đề đó bằng các phương pháp nêu trên.

Sau khi làm xong, quy tắc của bạn sẽ quay lại hoạt động, tự động hóa các tác vụ đã chỉ định trên tất cả email. Chúc bạn email vui vẻ với Outlook!