Các quy tắc của Microsoft Outlook cho phép bạn tự động hóa nhiều tác vụ quản lý email của mình. Thật vô cùng khó chịu khi những quy tắc này ngừng hoạt động vì điều đó có thể làm xáo trộn hộp thư đến của bạn và các thư mục email khác. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để khắc phục các quy tắc Outlook bị hỏng của bạn.
Một số lý do khiến bạn không thể sử dụng các quy tắc email của mình là vì chúng bị vô hiệu hóa, tệp SRS của Outlook bị hỏng, bạn đã vượt quá dung lượng cho phép cho các quy tắc của mình, phiên bản ứng dụng Outlook của bạn đã lỗi thời, v.v.
1. Đảm bảo quy tắc Outlook của bạn được bật
Điều đầu tiên cần kiểm tra khi quy tắc của bạn không hoạt động là liệu quy tắc đó có thực sự được bật hay không. Bạn hoặc ai đó khác có thể đã vô hiệu hóa quy tắc email của bạn, ngăn họ thực hiện các hành động trên email của bạn.
Hãy xem nhanh các quy tắc email của bạn và đảm bảo những quy tắc bạn muốn thực hiện đã được bật.
- Khởi chạy Outlook trên máy tính của bạn.
- Chọn Tệp ở góc trên bên trái.
- Chọn Quản lý quy tắc và cảnh báo.
- Mở tab Quy tắc email và bật mọi quy tắc bị vô hiệu hóa để đảm bảo các quy tắc đó đang hoạt động.
- Chọn Áp dụng theo sau là OK để lưu các thay đổi của bạn.
2. Sửa tệp SRS bị hỏng của Outlook
Outlook sử dụng tệp SRS để lưu trữ cài đặt gửi và nhận của bạn. Nếu tệp này bị hỏng, đó có thể là lý do tại sao bạn không thể sử dụng các quy tắc đã chỉ định của mình. Một cách để khắc phục sự cố này là để Outlook tạo lại tệp SRS của bạn.
- Đóng Outlook nếu ứng dụng đang chạy trên máy tính của bạn.
- Mở hộp thoại Windows Run bằng cách nhấn Windows + R.
- Nhập nội dung sau vào hộp và nhấn Enter:
%appdata%MicrosoftOutlook - Nhấp chuột phải vào tệp Outlook.srs và chọn Đổi tên.
- Đổi tên tệp thành Outlook.srs.old.
- Khởi chạy Outlook và ứng dụng sẽ tự động tạo lại tệp SRS.
3. Giảm dung lượng được sử dụng bởi các quy tắc Outlook của bạn
Outlook hạn chế dung lượng lưu trữ mà quy tắc của bạn có thể sử dụng. Bạn chỉ được phép tạo các quy tắc phù hợp trong không gian 256 KB. Nếu quy tắc của bạn sử dụng nhiều dung lượng hơn mức này thì bạn sẽ gặp khó khăn khi sử dụng chúng.
Trong trường hợp này, bạn có thể thực hiện một số hành động để giảm dung lượng mà các quy tắc của bạn chiếm giữ.
Rút gọn tên quy tắc của bạn
Tên quy tắc của bạn càng dài thì chúng càng sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ. Điều này có nghĩa là bạn có thể rút ngắn tên quy tắc của mình để phù hợp với nhiều quy tắc hơn trong không gian lưu trữ được phép. Bạn có thể điều chỉnh tên cho hầu hết các quy tắc của mình.
Việc thay đổi tên của quy tắc không ảnh hưởng đến chức năng của quy tắc đó.
- Mở cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo trong Outlook.
- Nhấp chuột phải vào quy tắc có tên dài, chọn Thay đổi quy tắc ở trên cùng và chọn Đổi tên quy tắc.
- Nhập tên ngắn hơn cho quy tắc và chọn OK.
- Chọn Áp dụng theo sau là OK để lưu các thay đổi của bạn.
Xóa quy tắc Outlook cũ
Nếu bạn có các quy tắc cũ và không mong muốn được lưu trữ trong tài khoản Outlook của mình, hãy loại bỏ các quy tắc đó để tạo khoảng trống cho những quy tắc mà bạn thực sự sử dụng. Đây là một cách dễ dàng để giải phóng không gian lưu trữ mà các quy tắc của bạn sử dụng.
- Chọn các quy tắc bạn muốn xóa trên cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo.
- Chọn Xóa ở đầu quy tắc.
- Chọn Có trong lời nhắc để xóa các quy tắc đã chọn.
Kết hợp nhiều quy tắc Outlook
Nếu bạn có nhiều quy tắc Outlook mà bạn cho rằng có thể kết hợp thành một quy tắc duy nhất thì bạn nên thực hiện điều đó để tối ưu hóa dung lượng lưu trữ của mình. Làm như vậy cũng giúp sắp xếp gọn gàng giao diện quy tắc của bạn vì bạn sẽ có ít mục để làm việc hơn.
- Chọn quy tắc để chỉnh sửa trên cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo.
- Chọn Thay đổi quy tắc> Chỉnh sửa cài đặt quy tắc ở trên cùng.
- Thêm các hành động bổ sung vào quy tắc của bạn để quy tắc có cùng chức năng với các quy tắc khác.
4. Tắt tùy chọn “Dừng xử lý thêm quy tắc” của Outlook
Outlook cung cấp tùy chọn "Dừng xử lý thêm quy tắc" để ngăn các quy tắc tiếp theo chạy sau khi một quy tắc cụ thể đã chạy. Bạn cần tắt tùy chọn này nếu muốn các quy tắc bổ sung của mình hoạt động.
- Mở cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo của Outlook.
- Chọn quy tắc của bạn trong danh sách và chọn Thay đổi quy tắc> Cài đặt quy tắc ở trên cùng.
- Tắt tùy chọn dừng xử lý thêm quy tắc.
- Lưu quy tắc của bạn.
5. Sửa chữa tệp OST hoặc PST bị hỏng của Outlook
Outlook sử dụng tệp PST và OST để lưu trữ dữ liệu tài khoản của bạn. Nếu những tệp này bị hỏng, bạn có thể gặp nhiều sự cố khác nhau trong ứng dụng, bao gồm cả quy tắc email không hoạt động.
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng công cụ sửa chữa tích hợp sẵn của Outlook để sửa các tệp này.
- Khởi chạy cửa sổ File Explorer bằng cách nhấn Windows + E.
- Sử dụng hộp tìm kiếm ở góc trên bên phải để tìm kiếm SCANPST.exe.
- Nhấp đúp vào tệp SCANPST.exe trong kết quả tìm kiếm.
- Chọn Duyệt trong công cụ và chọn tệp PST hoặc OST của bạn.
- Chọn Bắt đầu trong công cụ để bắt đầu quét lỗi tệp của bạn.
- Giải quyết vấn đề với tệp của bạn bằng cách chọn Sửa chữa.
- Mở Outlook khi bạn đã sửa tệp PST hoặc OST của mình.
6. Tạo và sử dụng hồ sơ Outlook mới
Sự cố với hồ sơ của Outlook có thể khiến nhiều tính năng khác nhau của ứng dụng gặp trục trặc. Sự cố quy tắc email của bạn không hoạt động có thể là do hồ sơ email không hợp lệ. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo hồ sơ mới, thêm tài khoản email của mình vào hồ sơ này và sử dụng hồ sơ mới cho tất cả hoạt động gửi email của mình.
- Khởi chạy Outlook và chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái.
- Chọn Cài đặt tài khoản> Quản lý hồ sơ trên trang sau.
- Chọn Hiển thị hồ sơ để xem hồ sơ của bạn.
- Chọn Thêm để tạo hồ sơ mới.
- Nhập tên hồ sơ của bạn vào trường Tên hồ sơ và chọn OK.
- Thêm tài khoản email của bạn vào hồ sơ mới tạo của bạn.
- Chọn menu thả xuống Luôn sử dụng cấu hình này và chọn cấu hình mới tạo của bạn. Sau đó, chọn Áp dụng rồi chọn OK.
7. Cập nhật Microsoft Outlook
Một lý do có thể khiến quy tắc email của bạn không hoạt động là do phiên bản ứng dụng Outlook của bạn đã lỗi thời. Các phiên bản ứng dụng lỗi thời thường gây ra nhiều sự cố và đó là lý do tại sao bạn nên luôn sử dụng các phiên bản ứng dụng mới nhất.
Bạn có thể cập nhật ứng dụng Outlook của mình để giải quyết các quy tắc và các vấn đề khác với ứng dụng.
- Mở Outlook và chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái.
- Chọn Tài khoản Office ở bên trái và Tùy chọn cập nhật> Cập nhật ngay ở bên phải.
- Hãy để Outlook kiểm tra và cài đặt các bản cập nhật có sẵn.
- Khởi động lại máy tính của bạn và khởi chạy ứng dụng Outlook.
8. Xóa và tạo lại các quy tắc Outlook của bạn
Đôi khi, nguyên nhân khiến các quy tắc Outlook của bạn không hoạt động là do các quy tắc của bạn có trục trặc nhỏ. Một cách để giải quyết những vấn đề nhỏ này là xóa và tạo lại các quy tắc của bạn.
Việc làm đó sẽ làm mới các quy tắc của bạn và cài đặt của chúng, giải quyết các vấn đề của bạn với ứng dụng. Bạn có thể chọn xóa các quy tắc riêng lẻ hoặc tất cả các quy tắc cùng một lúc.
Xóa tất cả quy tắc Outlook
Bạn có thể sử dụng phương pháp bên dưới để xóa tất cả quy tắc khỏi tất cả tài khoản email trong Outlook trên máy tính của mình.
- Mở hộp Chạy bằng cách nhấn Windows + R.
- Nhập nội dung sau vào hộp và nhấn Enter:
Outlook.exe /cleanrules
- Outlook sẽ khởi chạy việc xóa tất cả các quy tắc của bạn.
Xóa các quy tắc Outlook riêng lẻ
- Khởi chạy Outlook, chọn Tệp ở trên cùng bên trái rồi chọn Quản lý quy tắc &cảnh báo.
- Chọn quy tắc cần xóa và chọn Xóa ở trên cùng.
- Chọn Có trong lời nhắc.
Nhận quy tắc email của Outlook để hoạt động trên máy tính của bạn
Có nhiều lý do khiến quy tắc email của Outlook ngừng hoạt động. Quy tắc của bạn có thể có vấn đề, ứng dụng của bạn có thể bị lỗi hoặc tệp dữ liệu tài khoản của bạn có thể bị hỏng. Bạn có thể giải quyết tất cả những vấn đề đó bằng các phương pháp nêu trên.
Sau khi bạn thực hiện xong việc đó, các quy tắc của bạn sẽ hoạt động trở lại, tự động hóa các tác vụ được chỉ định trên tất cả email của bạn. Chúc bạn gửi email vui vẻ với Outlook!