Nếu bạn đang vật lộn với danh sách nhiệm vụ dài dằng dặc, hãy cân nhắc sử dụng một trong các ứng dụng máy tính để bàn này. Chúng được thiết kế đặc biệt để giúp bạn nắm bắt mọi thứ, từ dự án công việc đến việc nhà.
Các ứng dụng này cũng hỗ trợ cộng tác với người khác, do đó chúng hoàn hảo cho các dự án nhóm nơi quản lý thời gian và tuân thủ tiến độ rất quan trọng.
Đa phần các ứng dụng này miễn phí, nhưng một số có tính năng trả phí. Chúng tôi sẽ nói rõ hơn khi xem xét từng ứng dụng.
#1 – Trello
Trello đã trở thành ứng dụng năng suất phổ biến và cũng là công cụ cộng tác nhóm hiệu quả.
Với Trello, bạn có thể tạo các bảng (board) tập trung vào một dự án cụ thể. Bạn thêm thẻ (card) vào bảng và có thể đính kèm bình luận, hình ảnh, và các tiện ích khác cho từng thẻ.
Ý tưởng là bạn có thể gom nhiều nhiệm vụ vào một bảng và dùng các thẻ riêng biệt để theo dõi tiến độ từng nhiệm vụ.
Khi làm việc cộng tác, bạn có thể gắn thẻ người dùng trong thẻ, viết tên họ trong bình luận để gửi thông báo, và sử dụng nhãn (label) để quản lý nhiệm vụ nhóm hiệu quả.
Giao Diện
Khi truy cập trang chủ Trello, bạn sẽ thấy trung tâm chứa tất cả bảng của mình. Từ đây có thể tạo bảng cho dự án mới. Rất dễ dàng để tách biệt bảng cho hầu như mọi thứ.
Cũng có luồng theo dõi (tracker feed) để giám sát thay đổi và thông báo từ các bảng bạn có quyền truy cập.
Khi tạo bảng mới, bạn có tùy chọn tùy chỉnh: đặt tên, chọn màu hoặc nền chủ đề, và quyết định bảng cá nhân hay bảng nhóm. Nếu chọn nhóm, bạn sẽ được yêu cầu mời qua email các thành viên Trello khác.
Bạn kiểm soát hoàn toàn cách tổ chức bảng. Mỗi người làm khác nhau. Bạn có thể dành mỗi thẻ cho nhiệm vụ cụ thể, hoặc một thẻ cho mỗi ngày trong tuần.
Không giới hạn số thẻ trên mỗi bảng, vì vậy bạn có thể dùng một bảng để theo dõi mọi ngày.
Tiềm Năng Năng Suất
Trello có tiềm năng năng suất lớn. Nó được coi là một trong những ứng dụng máy tính để bàn hàng đầu để quản lý nhiệm vụ nhờ phạm vi sử dụng rộng.
Hệ thống bảng và thẻ mặc định hơi hạn chế về chức năng, nhưng bạn có thể mở rộng bằng tiện ích (widget) – trên Trello gọi là 'Power-Ups'. Power-Ups mới được thêm liên tục.
Bạn có thể thêm bình chọn nhóm, công cụ tự động hóa hoặc sao chép thẻ, và plugin cho các nền tảng phổ biến như Google Drive, Slack, Dropbox, và nhiều hơn nữa.
Với Power-Ups, tiềm năng năng suất trên Trello không bao giờ cạn kiệt.
Giá Cả
Thật tiếc, Power-Ups bị giới hạn cho người dùng trả phí. Bạn có được chức năng khá tốt và một Power-Up miễn phí mỗi bảng, nhưng để tích hợp tốt hơn hoặc tự động hóa nhiệm vụ, bạn phải trả phí.
Gói $9,99/tháng/người dùng cho Power-Ups không giới hạn, cũng tăng giới hạn tải lên mỗi tệp từ 10MB lên 250MB. Gói doanh nghiệp cho công ty lớn với bảo mật thêm tốn khoảng $20/người dùng, giá thay đổi tùy số lượng người dùng.
Đồng Bộ
Ứng dụng năng suất hữu ích hơn khi bạn truy cập nhanh tất cả bảng trên nhiều thiết bị. Với Trello, mọi thứ lưu trên đám mây, nghĩa là bạn có trải nghiệm giống hệt trên mọi thiết bị đăng nhập.
Trello hỗ trợ ba nền tảng:
- Ứng dụng máy tính độc lập cho Mac/Windows
- Phiên bản web tại Trello.com
- Ứng dụng di động cho iOS/Android
Điều Cần Cân Nhắc
Một lo ngại lớn với Trello là yêu cầu kết nối internet. Ngày nay không khó, nhưng nếu mất mạng và muốn xem nhiệm vụ, bạn sẽ không thể với Trello.
#2 – Evernote
Evernote là ứng dụng quản lý nhiệm vụ tuyệt vời cho bất kỳ ai muốn cách nhanh chóng, tiện lợi để ghi chú suy nghĩ, ngày sự kiện, và nhiệm vụ sắp tới.
Evernote giống như trình soạn thảo văn bản biến thành ứng dụng ghi chú mạnh mẽ, nhưng đi kèm công cụ hữu ích đảm bảo bạn không chỉ viết danh sách việc cần làm hay ghi chú.
Ví dụ, Evernote cho phép đặt nhắc nhở cho từng ghi chú riêng lẻ, và bạn có thể đính kèm ảnh hoặc PDF để thêm phần phong cách.
Giao Diện
Nếu bạn từng dùng trình soạn thảo văn bản, bạn sẽ cảm thấy như ở nhà với Evernote.
Bên trái cùng, bạn truy cập ghi chú, tìm kiếm, và công cụ điều hướng. Bên phải, bảng truy cập ghi chú từ khu vực đã chọn. Cuối cùng, trình soạn thảo đầy đủ để viết ghi chú.
Một khía cạnh quan trọng là tính năng Sổ ghi chép (Notebooks). Với nó, bạn tổ chức ghi chú vào các thư mục khác nhau. Có nhiều trường hợp sử dụng, tùy thuộc vào lượng ghi chú của bạn. Phổ biến nhất là tạo Sổ ghi chép riêng cho công việc và đời sống xã hội.
Tiềm Năng Năng Suất
Lấy trình soạn thảo tiêu chuẩn, thêm thông báo nhắc nhở, và tính năng tổ chức mạnh mẽ – đó là tiềm năng năng suất của Evernote.
Đối với cộng tác nhóm, Evernote chắc chắn là một lựa chọn. Thực tế, với sức mạnh của trình soạn thảo tích hợp, rất nhiều điều có thể thực hiện.
Đối với ghi chú cá nhân, Evernote cũng phù hợp, đặc biệt nếu bạn thích ghi chú chi tiết hoặc có thói quen ghi lại mọi suy nghĩ.
Chức năng ít hơn so với Google Docs hay Microsoft Word. Đặc điểm nổi bật có lẽ chỉ là tìm kiếm. Với nó, bạn tìm kiếm toàn bộ bộ sưu tập ghi chú dễ dàng.
Nếu nhớ đã viết ghi chú về điều gì nhưng không tìm thấy, chỉ cần gõ từ khóa vào thanh tìm kiếm sẽ dẫn bạn đến ghi chú đúng.
Giá Cả
Evernote phần lớn miễn phí, nhưng phải trả phí cho chức năng thêm. Người dùng miễn phí có giới hạn 60MB tải lên/tháng, nên chỉ dùng cho văn bản. Chỉ đồng bộ giữa 2 thiết bị.
Gói Premium $7,99/tháng cho đồng bộ không giới hạn, giới hạn tải lên 10GB/tháng, và truy cập ghi chú ngoại tuyến.
Gói Business $14,99/tháng/người dùng cung cấp tính năng Premium cộng thêm chức năng cộng tác.
Đồng Bộ
Evernote có ứng dụng cho Windows, Mac, iOS, Android. Cũng có phiên bản web tại Evernote.com. Người dùng miễn phí đồng bộ giữa 2 thiết bị. Trả phí thì đồng bộ không giới hạn và lưu/truy cập ghi chú ngoại tuyến.
Điều Cần Cân Nhắc
Đối với ghi chú cơ bản, Evernote tốt hơn Word hoặc Google Docs. Nó cung cấp nhắc nhở và tổ chức tốt hơn. Evernote hơi hạn chế nếu không trả phí, và giao diện hơi cồng kềnh so với Trello khi cộng tác nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
#3 – Wunderlist
Wunderlist là ứng dụng danh sách việc cần làm mạnh mẽ, hỗ trợ trên nhiều nền tảng. Nó tập trung vào tạo danh sách với các nhiệm vụ ngắn gọn, súc tích.
Rất dễ thiết lập Wunderlist và bắt đầu theo dõi ghi chú ngay. Dành cho người chỉ cần giải pháp nhanh để theo dõi nhiệm vụ sắp tới.
Giao Diện
Nếu bạn dùng ứng dụng Microsoft, bạn sẽ quen với giao diện Wunderlist. Nếu không, đừng lo, nó vẫn rất trực quan.
Chỉ cần nhấp 'add a to-do' (thêm việc cần làm), đặt tên. Sau đó, nhấp vào từng việc để thêm hạn chót và thông tin thêm nếu cần.
Đó là hầu như tất cả. Sau đó, bạn thấy tất cả việc cần làm trong một danh sách đơn giản. Bất kỳ lúc nào, nhấp hộp kiểm để hoàn thành và lưu trữ. Cũng có thể nhấp nút sao để ghim việc quan trọng lên đầu danh sách.
Tiềm Năng Năng Suất
Wunderlist cung cấp mức chức năng hợp lý. Phần lớn bạn không dùng Wunderlist để cộng tác dự án phức tạp, nhưng nó tốt cho nhiệm vụ đơn giản.
Nếu muốn tổ chức nhiệm vụ, bạn có thể tạo nhiều danh sách khác nhau. Mỗi danh sách chứa lựa chọn việc cần làm riêng.
Bạn có thể chia sẻ việc cần làm với người dùng Wunderlist khác, làm nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho chia sẻ danh sách mua sắm hoặc kế hoạch nhóm.
Nó không ngang Trello hay Evernote về chức năng, nhưng đối với hầu hết nhiệm vụ cơ bản, Wunderlist làm tốt hơn nhiều.
Giá Cả
Điều tuyệt vời về Wunderlist là bạn có thể không cần trả phí. Gói đầu tiên $4,99/tháng cho tệp và nhiệm vụ con không giới hạn.
Cũng có phiên bản doanh nghiệp $4,99/người dùng/tháng thêm tính năng quản lý nhóm.
Đồng Bộ
Đồng bộ giữa thiết bị trên Wunderlist rất dễ, nhưng phải làm thủ công. Chỉ cần nhấp tên ở góc trên trái, rồi nhấp 'sync' (đồng bộ).
Lý do cần làm thủ công là Wunderlist không luôn trực tuyến như hai lựa chọn kia. Điều này có nghĩa là mọi thay đổi bạn làm khi đăng nhập sẽ lưu trên thiết bị và bạn luôn xem được nhiệm vụ mà không cần internet.
Chỉ nhớ rằng bạn cần internet để đồng bộ với thiết bị khác.
Nói về thiết bị khác, Wunderlist hỗ trợ Windows, Mac, iOS, Android.
Điều Cần Cân Nhắc
Wunderlist là lựa chọn miễn phí tuyệt vời nếu bạn không cần chức năng mở rộng. Mặc dù có thể, Wunderlist không giỏi về quản lý nhóm và cộng tác dự án.
Tóm Tắt
Cảm ơn bạn đã đọc tổng quan về các ứng dụng máy tính để bàn quản lý nhiệm vụ miễn phí hàng đầu. Hy vọng danh sách này hữu ích.