Nếu bạn đang làm việc trong Excel, bạn có thể đã gặp phải tình huống mà bạn không thể ngắt liên kết (break links) đến các tham chiếu bên ngoài. Điều này có thể gây bực bội, đặc biệt nếu bạn muốn cập nhật nguồn dữ liệu hoặc chia sẻ sổ làm việc mà không chia sẻ các tệp nguồn.
Đừng lo lắng, có một số cách khắc phục bạn có thể thử để ngắt những liên kết cứng đầu đó, giải phóng dữ liệu Excel của bạn và làm cho sổ làm việc trở nên độc lập. Nếu bạn không thể ngắt liên kết trong Microsoft Excel, hãy làm theo các bước dưới đây.
Cách ngắt liên kết trong Excel (và tại sao nó ngừng hoạt động)
Trước khi đi sâu vào các cách khắc phục, hãy hiểu tại sao break links có thể không hoạt động. Khi bạn liên kết dữ liệu từ sổ làm việc hoặc trang tính khác, Excel tạo một kết nối cho phép bạn cập nhật dữ liệu tự động. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể muốn ngắt kết nối này và chỉ giữ lại các giá trị trong sổ làm việc của mình.
Để làm điều này, bạn có thể sử dụng tùy chọn Edit Links trên tab Data. Điều này sẽ hiển thị danh sách các tham chiếu bên ngoài được liên kết với sổ làm việc của bạn. Sau đó, bạn có thể chọn liên kết bạn muốn ngắt và nhấp Break Link. Điều này sẽ thay thế các công thức sử dụng liên kết bằng giá trị hiện tại của chúng.
Tuy nhiên, đôi khi lệnh này có thể không hoạt động hoặc không hiển thị tất cả các liên kết. Điều này có thể do:
- Liên kết được sử dụng trên một trang tính hoặc sổ làm việc được bảo vệ.
- Một named range (dải đặt tên) hoặc defined name (tên được định nghĩa) sử dụng liên kết bên ngoài được bảo vệ.
- Một biểu đồ (chart) hoặc yếu tố biểu đồ có liên kết bên ngoài được bảo vệ.
- Liên kết được sử dụng trong quy tắc xác thực dữ liệu (data validation rule) hoặc quy tắc định dạng có điều kiện (conditional formatting rule).
- Liên kết được tạo bởi loại tệp khác hoặc trong phiên bản Excel cũ hơn (hoặc mới hơn), gây ra vấn đề tương thích.
Nếu bất kỳ kịch bản nào trong số này áp dụng cho sổ làm việc của bạn, bạn sẽ cần thử một số phương pháp chúng tôi đã nêu dưới đây để cố gắng ngắt liên kết.
Cách bỏ bảo vệ trang tính Excel
Một trong những cách khắc phục đơn giản nhất bạn có thể thử là bỏ bảo vệ trang tính hoặc sổ làm việc chứa liên kết. Điều này sẽ cho phép bạn chỉnh sửa hoặc xóa liên kết mà không có bất kỳ hạn chế nào.
Để bỏ bảo vệ trang tính, nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Unprotect Sheet. Nếu được yêu cầu, nhập mật khẩu và nhấp OK. Bạn sẽ cần lặp lại điều này cho bất kỳ trang tính nào khác chứa liên kết bên ngoài mà bạn không thể ngắt.
Để bỏ bảo vệ toàn bộ sổ làm việc, nhấn File > Info. Tiếp theo, nhấn Protect Workbook > Protect Workbook Structure, sau đó nhấn Protect Workbook > Encrypt with Password. Xóa mật khẩu khỏi tệp cho cả hai tùy chọn (khi được nhắc) và nhấp OK.
Khi bạn xong, nhấn Save, sau đó đóng sổ làm việc và mở lại nó (chỉ để kiểm tra xem mật khẩu đã bị xóa).
Sau khi bỏ bảo vệ trang tính hoặc sổ làm việc, hãy thử mở menu Data > Edit Links lại để xem tùy chọn Break Link có bị mờ (grayed out) hay không. Nếu không, hãy sử dụng nó để xóa bất kỳ liên kết bên ngoài nào còn lại.
Cách xóa Named Ranges (Dải đặt tên)
Một cách khắc phục có thể khác là xóa bất kỳ named ranges hoặc defined names nào sử dụng tham chiếu bên ngoài. Named range là một nhóm ô có tên được gán cho nó. Defined name là một công thức có tên được gán cho nó. Bạn có thể sử dụng các tên này trong công thức thay vì tham chiếu ô.
Để xóa named ranges hoặc defined names, hãy làm theo các bước sau:
- Trong Ribbon, nhấn Formulas > Name Manager.
- Trong hộp Name Manager, chọn bất kỳ tham chiếu bên ngoài hiện có nào.
- Nhấp Delete và xác nhận.
Lặp lại điều này cho bất kỳ tên nào khác sử dụng tham chiếu bên ngoài. Khi bạn xong, nhấn Data > Edit Links và kiểm tra xem tùy chọn Break Link có vẫn bị mờ cho bất kỳ liên kết bên ngoài còn lại nào. Nếu không, hãy xóa các liên kết khỏi bảng tính của bạn.
Cách xóa liên kết bên ngoài từ Biểu đồ Excel
Một cách khắc phục có thể khác là xóa bất kỳ liên kết bên ngoài nào từ biểu đồ trong Excel mà bạn đã tạo. Biểu đồ hoặc yếu tố biểu đồ có thể sử dụng tham chiếu bên ngoài làm dữ liệu nguồn hoặc làm tùy chọn định dạng.
Bạn có thể cần thiết lập dữ liệu của mình trước. Ví dụ, nếu bạn đang sử dụng dữ liệu bên ngoài từ trang tính khác, bạn có thể cần di chuyển hoặc sao chép dữ liệu sang trang tính hiện tại để ngắt liên kết.
Để xóa liên kết bên ngoài từ biểu đồ hoặc yếu tố biểu đồ trong Excel, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn biểu đồ hoặc yếu tố biểu đồ sử dụng tham chiếu bên ngoài.
- Nhấn Chart Design > Select Data.
- Trong menu Select Data Source, chọn Edit dưới Legend Entries (Series) hoặc Horizontal (Category) Axis Labels.
- Trong hộp Edit Series hoặc Axis Labels, thay đổi Series name hoặc Axis label range thành tham chiếu ô trong sổ làm việc của bạn không phải là bên ngoài.
- Nhấp OK và đóng các hộp thoại.
Lặp lại các bước này cho bất kỳ biểu đồ hoặc yếu tố biểu đồ nào khác sử dụng tham chiếu bên ngoài. Sau khi xóa liên kết bên ngoài từ biểu đồ của bạn, nhấn Data > Edit Links để xem liệu bạn có thể ngắt bất kỳ liên kết nào còn lại.
Cách xóa liên kết bên ngoài từ Quy tắc Xác thực Dữ liệu Excel
Bạn có thể cần kiểm tra và xóa liên kết bên ngoài từ quy tắc xác thực dữ liệu. Quy tắc xác thực dữ liệu có thể sử dụng tham chiếu bên ngoài làm dữ liệu nguồn hoặc tiêu chí.
Ví dụ, bạn có thể có một danh sách thả xuống phụ thuộc vào named range trong sổ làm việc khác, hoặc quy tắc hạn chế giá trị dựa trên giá trị trong trang tính khác. Để xóa liên kết bên ngoài từ quy tắc xác thực dữ liệu, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn ô hoặc phạm vi ô sử dụng quy tắc xác thực dữ liệu có tham chiếu bên ngoài.
- Nhấn Data > Data Validation.
- Trong menu Data Validation, chọn Settings.
- Trong hộp Allow, chọn Any value.
- Nhấp OK để lưu thay đổi.
Lặp lại cho bất kỳ liên kết bên ngoài nào khác, sau đó kiểm tra xem bạn có thể xóa chúng bằng cách nhấn Data > Edit Links > Break Link.
Cách xóa liên kết bên ngoài từ Quy tắc Định dạng Có điều kiện trong Excel
Một cách khắc phục có thể khác là xóa bất kỳ liên kết bên ngoài nào từ quy tắc định dạng có điều kiện. Quy tắc định dạng có điều kiện có thể sử dụng tham chiếu bên ngoài làm dữ liệu nguồn hoặc tiêu chí. Ví dụ, bạn có thể có quy tắc thay đổi màu ô dựa trên giá trị trong sổ làm việc hoặc trang tính khác.
Để xóa liên kết bên ngoài từ quy tắc định dạng có điều kiện, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn ô hoặc phạm vi ô sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện có tham chiếu bên ngoài.
- Tiếp theo, nhấn Home > Conditional Formatting > Manage Rules.
- Trong menu Conditional Formatting Rules Manager, nhấn Edit.
- Trong hộp Edit Formatting Rule, thay đổi Formula hoặc Source thành giá trị hoặc phạm vi trong sổ làm việc của bạn.
- Nhấp OK và đóng các hộp, sau đó lặp lại cho bất kỳ phạm vi ô nào khác.
Sau khi xóa liên kết bên ngoài từ quy tắc định dạng có điều kiện, nhấn Data > Edit Links > Break Link để xóa hoàn toàn các liên kết.
Cách xóa thủ công liên kết bên ngoài từ Excel
Vẫn còn gặp khó khăn? Một cách nhanh chóng để xóa thủ công liên kết bên ngoài từ tệp Excel của bạn là tạm thời chuyển đổi tệp Excel thành tệp zip. Bạn có thể làm điều này bằng cách đổi tên phần mở rộng tệp trong File Explorer thủ công, nhưng chỉ nếu tệp không được mã hóa, để dữ liệu Excel vẫn có thể xem được, nhưng không chỉnh sửa.
Một khi bạn đã thay đổi phần mở rộng, bạn có thể trích xuất nội dung và xóa một thư mục ẩn (được gọi là externalLinks) từ tệp zip. Thư mục này lưu trữ thông tin về các tham chiếu bên ngoài trong sổ làm việc của bạn. Khi bạn xong, bạn có thể nén tệp và khôi phục loại tệp Excel ban đầu.
Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn bạn tạo một bản sao của tệp Excel trước. Bạn không muốn làm điều này với tệp gốc, phòng trường hợp tệp bị hỏng.
- Để làm điều này, trước tiên bạn cần đổi tên tệp sao chép trong File Explorer từ file.xls hoặc file.xlsx thành file.zip. Khi xong, trích xuất nội dung của tệp zip vào thư mục mới.
- Mở thư mục mới và xóa thư mục externalLinks trong thư mục xl. Nếu điều này không hoạt động trong File Explorer, hãy thử sử dụng công cụ thay thế như 7-Zip.
- Tiếp theo, chọn tất cả các tệp và thư mục khác, nhấp chuột phải vào chúng, sau đó chọn Compress to Zip folder từ menu ngữ cảnh.
- Đổi tên tệp zip với phần mở rộng .xls hoặc .xlsx ban đầu của bạn.
Sau khi bạn đã đổi tên tệp zip, hãy mở nó trong Excel và kiểm tra xem nó vẫn hoạt động. Bạn nên có thể kiểm tra xem các liên kết đã bị xóa bằng cách mở menu Edit Links — nếu chúng không, bạn nên có thể xóa chúng tại thời điểm này.
Quản lý Dữ liệu Excel của bạn
Sử dụng các bước trên, bạn có thể nhanh chóng thử và tìm cách ngắt các liên kết bên ngoài trong sổ làm việc Microsoft Excel của bạn. Bạn cũng có thể thử hợp nhất dữ liệu từ các sổ làm việc Excel của bạn vào một tệp mới không có liên kết bên ngoài. Thay vào đó, bạn có thể lưu tệp của mình bằng loại tệp Excel khác, chẳng hạn như XLSX từ XLS (hoặc ngược lại).
Gặp khó khăn tìm dữ liệu gây rắc rối? Bạn luôn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm trong Excel để giúp bạn.