Nếu bạn đang làm việc trong Excel, bạn có thể gặp phải tình huống không thể ngắt liên kết đến các tham chiếu bên ngoài. Điều này có thể gây khó chịu, đặc biệt nếu bạn muốn cập nhật nguồn dữ liệu hoặc chia sẻ sổ làm việc mà không chia sẻ tệp nguồn.
Nhưng đừng lo lắng, có một số cách khắc phục mà bạn có thể thử phá vỡ các liên kết cứng đầu đó, giải phóng dữ liệu Excel và làm cho sổ làm việc của bạn trở nên độc lập. Nếu bạn không thể ngắt liên kết trong Microsoft Excel, hãy làm theo các bước bên dưới.
Cách ngắt liên kết trong Excel (và tại sao nó ngừng hoạt động)
Trước khi đi sâu vào các cách khắc phục, hãy tìm hiểu lý do tại sao liên kết ngắt có thể không hoạt động ngay từ đầu. Khi bạn liên kết dữ liệu từ sổ làm việc hoặc trang tính khác, Excel sẽ tạo kết nối cho phép bạn cập nhật dữ liệu tự động. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể muốn ngắt kết nối này và chỉ giữ lại các giá trị trong sổ làm việc của mình.
Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng tùy chọn Chỉnh sửa liên kết trên tab Dữ liệu. Điều này sẽ hiển thị cho bạn danh sách các tài liệu tham khảo bên ngoài được liên kết với sổ làm việc của bạn. Sau đó, bạn có thể chọn liên kết bạn muốn ngắt và nhấp vào Break Link. Điều này sẽ thay thế các công thức sử dụng liên kết bằng các giá trị hiện tại của chúng.
Tuy nhiên, đôi khi lệnh này có thể không hoạt động hoặc không hiển thị tất cả các liên kết. Điều này có thể là do:
- Liên kết được sử dụng trên trang tính hoặc sổ làm việc được bảo vệ.
- Dải ô được đặt tên hoặc tên được xác định sử dụng liên kết bên ngoài được bảo vệ.
- Biểu đồ hoặc thành phần biểu đồ có các liên kết bên ngoài được bảo vệ.
- Liên kết được sử dụng trong quy tắc xác thực dữ liệu hoặc quy tắc định dạng có điều kiện.
- Liên kết được tạo bởi một loại tệp khác hoặc trong phiên bản Excel cũ hơn (hoặc mới hơn), gây ra sự cố tương thích.
Nếu bất kỳ tình huống nào trong số này áp dụng cho sổ làm việc của bạn, bạn sẽ cần thử một số phương pháp mà chúng tôi đã nêu bên dưới để thử phá vỡ liên kết.
Cách bỏ bảo vệ trang tính Excel
Một trong những cách khắc phục đơn giản nhất bạn có thể thử là bỏ bảo vệ trang tính hoặc sổ làm việc có chứa liên kết. Điều này sẽ cho phép bạn chỉnh sửa hoặc xóa liên kết mà không có bất kỳ hạn chế nào.
Để bỏ bảo vệ một trang tính, nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Bỏ bảo vệ trang tính. Nếu được nhắc, hãy nhập mật khẩu và nhấp vào OK. Bạn sẽ cần lặp lại thao tác này cho bất kỳ trang tính nào khác có chứa các liên kết bên ngoài mà bạn không thể phá vỡ.
Để bỏ bảo vệ toàn bộ sổ làm việc, hãy nhấn Tệp> Thông tin. Tiếp theo, nhấn Bảo vệ sổ làm việc> Bảo vệ cấu trúc sổ làm việc, sau đó nhấn Bảo vệ sổ làm việc> Mã hóa bằng mật khẩu. Xóa mật khẩu khỏi tệp cho cả hai tùy chọn (khi được nhắc) và nhấp vào OK.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn Lưu, sau đó đóng sổ làm việc và mở lại (chỉ để kiểm tra xem mật khẩu đã được xóa chưa).
Sau khi bỏ bảo vệ trang tính hoặc sổ làm việc, hãy thử mở lại menu Dữ liệu> Chỉnh sửa liên kết để xem tùy chọn Ngắt liên kết có chuyển sang màu xám hay không. Nếu không, hãy sử dụng nó để xóa mọi liên kết bên ngoài còn sót lại.
Cách xóa dãy được đặt tên
Một cách khắc phục có thể khác là xóa mọi phạm vi được đặt tên hoặc tên được xác định sử dụng tham chiếu bên ngoài. Phạm vi được đặt tên là một nhóm ô được gán tên cho nó. Tên được xác định là một công thức có tên được gán cho nó. Bạn có thể sử dụng những tên này trong công thức thay vì tham chiếu ô.
Để xóa các dải ô được đặt tên hoặc tên đã xác định, hãy làm theo các bước sau:
- Từ dải băng, nhấn Công thức> Trình quản lý tên.
- Trong hộp menu Trình quản lý tên, chọn mọi tham chiếu bên ngoài hiện có.
- Nhấp vào Xóa và xác nhận.
Lặp lại điều này cho bất kỳ tên nào khác sử dụng tham chiếu bên ngoài. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấn Dữ liệu> Chỉnh sửa liên kết và kiểm tra xem tùy chọn Liên kết ngắt có còn màu xám đối với mọi liên kết bên ngoài còn lại hay không. Nếu không, hãy xóa các liên kết khỏi bảng tính của bạn.
Cách xóa liên kết ngoài khỏi biểu đồ Excel
Một cách khắc phục khả thi khác là xóa mọi liên kết bên ngoài khỏi biểu đồ trong Excel mà bạn đã tạo. Biểu đồ hoặc thành phần biểu đồ có thể sử dụng tham chiếu bên ngoài làm dữ liệu nguồn hoặc làm tùy chọn định dạng.
Bạn có thể cần phải thiết lập dữ liệu của mình trước. Ví dụ:nếu bạn đang sử dụng dữ liệu bên ngoài từ một trang tính khác, bạn có thể cần phải di chuyển hoặc sao chép dữ liệu sang trang tính hiện có của mình để ngắt liên kết.
Để xóa liên kết bên ngoài khỏi biểu đồ hoặc thành phần biểu đồ trong Excel, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn biểu đồ hoặc thành phần biểu đồ sử dụng tham chiếu bên ngoài.
- Nhấn Thiết kế biểu đồ> Chọn dữ liệu.
- Trong menu Chọn nguồn dữ liệu, chọn Chỉnh sửa trong Nhãn trục chú giải (Chuỗi) hoặc Ngang (Danh mục).
- Trong hộp Chỉnh sửa Chuỗi hoặc Nhãn Trục, hãy thay đổi tên Chuỗi hoặc phạm vi nhãn Trục thành tham chiếu ô trong sổ làm việc của bạn mà không phải là bên ngoài.
- Nhấp OK và đóng các hộp thoại.
Lặp lại các bước này cho bất kỳ biểu đồ hoặc thành phần biểu đồ nào khác sử dụng tham chiếu bên ngoài. Sau khi xóa các liên kết bên ngoài khỏi biểu đồ của bạn, nhấn Dữ liệu> Chỉnh sửa liên kết để xem liệu bạn có thể phá vỡ bất kỳ liên kết nào còn lại hay không.
Cách xóa liên kết ngoài khỏi quy tắc xác thực dữ liệu Excel
Bạn có thể cần kiểm tra và xóa các liên kết bên ngoài khỏi quy tắc xác thực dữ liệu. Quy tắc xác thực dữ liệu có thể sử dụng tham chiếu bên ngoài làm dữ liệu nguồn hoặc làm tiêu chí.
Ví dụ:bạn có thể có danh sách thả xuống phụ thuộc vào phạm vi được đặt tên trong sổ làm việc khác hoặc quy tắc hạn chế các giá trị dựa trên giá trị trong một trang tính khác. Để xóa các liên kết bên ngoài khỏi quy tắc xác thực dữ liệu, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn ô hoặc phạm vi ô sử dụng quy tắc xác thực dữ liệu với tham chiếu bên ngoài.
- Nhấn dữ liệu> Xác thực dữ liệu.
- Trong menu Xác thực dữ liệu, chọn Cài đặt.
- Trong hộp Cho phép, chọn Giá trị bất kỳ.
- Nhấp OK để lưu thay đổi của bạn.
Lặp lại cho bất kỳ liên kết bên ngoài nào khác, sau đó kiểm tra xem bạn có thể xóa chúng hay không bằng cách nhấn Dữ liệu> Chỉnh sửa liên kết> Ngắt liên kết.
Cách xóa liên kết ngoài khỏi quy tắc định dạng có điều kiện trong Excel
Một cách khắc phục khác có thể thực hiện là xóa mọi liên kết bên ngoài khỏi quy tắc định dạng có điều kiện. Quy tắc định dạng có điều kiện có thể sử dụng tham chiếu bên ngoài làm dữ liệu nguồn hoặc làm tiêu chí của nó. Ví dụ:bạn có thể có quy tắc thay đổi màu của ô dựa trên giá trị trong sổ làm việc hoặc trang tính khác.
Để xóa các liên kết bên ngoài khỏi quy tắc định dạng có điều kiện, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn ô hoặc phạm vi ô sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện với tham chiếu bên ngoài.
- Tiếp theo, nhấn Trang chủ> Định dạng có điều kiện> Quản lý quy tắc.
- Trong menu Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện, nhấn Chỉnh sửa.
- Trong hộp Chỉnh sửa Quy tắc Định dạng, hãy thay đổi Công thức hoặc Nguồn thành giá trị hoặc phạm vi trong sổ làm việc của bạn.
- Nhấp vào OK và đóng các hộp, sau đó lặp lại cho bất kỳ phạm vi ô nào khác.
Sau khi xóa liên kết bên ngoài khỏi quy tắc định dạng có điều kiện, hãy nhấn Dữ liệu> Chỉnh sửa liên kết> Ngắt liên kết để xóa hoàn toàn các liên kết.
Cách xóa thủ công các liên kết bên ngoài khỏi Excel
Bạn vẫn gặp sự cố? Một cách nhanh chóng để loại bỏ các liên kết bên ngoài khỏi tệp Excel theo cách thủ công là tạm thời chuyển đổi tệp Excel của bạn thành tệp zip. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đổi tên phần mở rộng tệp trong File Explorer theo cách thủ công nhưng chỉ khi tệp không được mã hóa để vẫn có thể xem nhưng không thể chỉnh sửa dữ liệu Excel.
Sau khi thay đổi tiện ích mở rộng, bạn có thể trích xuất nội dung và xóa thư mục ẩn (được gọi là externalLinks) khỏi tệp zip. Thư mục này lưu trữ thông tin về các tham chiếu bên ngoài trong sổ làm việc của bạn. Sau khi hoàn tất, bạn có thể nén tệp và khôi phục loại tệp Excel gốc.
Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo bạn tạo một bản sao của tệp Excel trước. Bạn không muốn thực hiện việc này với tệp gốc của mình, đề phòng trường hợp tệp bị hỏng.
- Để thực hiện việc này, trước tiên bạn cần đổi tên tệp đã sao chép trong File Explorer từ file.xls hoặc file.xlsx thành file.zip. Sau khi hoàn tất, hãy giải nén nội dung của tệp zip vào một thư mục mới.
- Mở thư mục mới và xóa thư mục externalLinks trong thư mục xl. Nếu cách này không hiệu quả trong File Explorer, hãy thử sử dụng giải pháp thay thế như 7-Zip.
- Tiếp theo, chọn tất cả các tệp và thư mục khác, nhấp chuột phải vào chúng, sau đó chọn Nén vào thư mục Zip từ menu ngữ cảnh.
- Đổi tên tệp zip bằng phần mở rộng .xls hoặc .xlsx gốc của bạn.
Sau khi bạn đổi tên tệp zip, hãy mở tệp đó trong Excel và kiểm tra xem tệp đó có còn hoạt động không. Bạn có thể kiểm tra xem các liên kết đã bị xóa hay chưa bằng cách mở menu Chỉnh sửa liên kết—nếu chưa, bạn có thể xóa chúng tại thời điểm này.
Quản lý dữ liệu Excel của bạn
Sử dụng các bước trên, bạn có thể nhanh chóng thử và tìm cách phá vỡ các liên kết bên ngoài trong sổ làm việc Microsoft Excel của mình. Bạn cũng có thể thử hợp nhất dữ liệu từ sổ làm việc Excel của mình vào một tệp mới thiếu liên kết bên ngoài. Ngoài ra, bạn có thể lưu tệp của mình bằng loại tệp Excel khác, chẳng hạn như XLSX từ XLS (hoặc ngược lại).
Đấu tranh để tìm dữ liệu rắc rối? Bạn luôn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm trong Excel để trợ giúp mình.