Văn bản của tài liệu Word không phải thứ duy nhất quan trọng. Nếu tài liệu không được định dạng đúng, nó có thể khó đọc, khiến thông tin khó tiếp nhận. Đặc biệt, cỡ chữ, font, màu, và khoảng cách của văn bản quan trọng không kém nội dung bản thân.
Đó là lý do tại sao quan trọng phải cân nhắc điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ cái và văn bản trong tài liệu Word. Nếu bạn muốn thay đổi khoảng cách giữa chữ cái và văn bản trong Microsoft Word, hãy làm theo các bước dưới đây.
Cách tăng hoặc giảm khoảng cách văn bản trong Word
Nếu bạn muốn tăng hoặc giảm khoảng cách giữa tất cả chữ cái trong một từ hoặc câu, bạn có thể dùng tùy chọn Spacing (Khoảng cách) trong menu cài đặt Font (Phông chữ).
- Để bắt đầu, mở tài liệu Word và chọn văn bản bạn muốn thay đổi.
- Trên tab Home, nhấn nút cài đặt Font (Font settings) ở góc dưới bên phải phần Font.
- Trong menu cài đặt Font, chọn tab Advanced (Nâng cao).
- Chọn Expanded (Giãn) hoặc Condensed (Nén) dùng menu thả xuống Spacing, sau đó chỉ định khoảng cách bạn muốn trong hộp By (Bằng) bên cạnh. Bạn có thể dùng giá trị dương hoặc âm để giãn hoặc nén khoảng cách, tương ứng.
- Kiểm tra văn bản trông như thế nào dùng phần Preview (Xem trước) ở dưới. Nếu hài lòng, nhấn OK để áp dụng thay đổi.
Cách áp dụng cài đặt Kerning (Khoảng cách ký tự) tùy chỉnh trong Word
Kerning là kỹ thuật điều chỉnh khoảng cách giữa các cặp chữ cái cụ thể, tùy theo hình dạng và kích thước của chúng. Ví dụ, một số chữ cái (như A hoặc W) có thể vừa vặn sát nhau hơn các chữ khác. Kerning giúp văn bản trông cân đối và nhất quán hơn trên tài liệu.
Để áp dụng kerning cho văn bản trong Word, làm theo các bước sau:
- Mở tài liệu Word và chọn văn bản bạn muốn thay đổi.
- Trên tab Home, nhấn nút cài đặt Font ở góc dưới bên phải phần Font.
- Chọn tab Advanced trong menu cài đặt Font.
- Tích vào ô Kerning for fonts (Kerning cho font), sau đó nhập cỡ điểm (point size) trong hộp Points and above (Điểm và lớn hơn). Điều này nghĩa là chỉ các ký tự lớn hơn cỡ đó mới được kern.
- Xác nhận bạn hài lòng với thay đổi dùng hộp Preview, sau đó chọn OK để lưu thay đổi.
Cách giãn hoặc co ngang văn bản trong Word
Cách khác để thay đổi khoảng cách giữa chữ cái và văn bản trong Word là giãn hoặc co chúng theo chiều ngang. Nghĩa là bạn có thể làm văn bản rộng hơn hoặc hẹp hơn bằng cách thay đổi hình dạng.
Để giãn hoặc co văn bản trong Word theo chiều ngang, làm theo các bước sau:
- Mở tài liệu Word và chọn văn bản.
- Nhấn nút cài đặt Font (góc dưới bên phải) trong phần Font trên tab Home.
- Chọn tab Advanced trong menu cài đặt Font.
- Trong hộp Scale (Tỷ lệ), nhập giá trị phần trăm. Giá trị phần trăm trên 100% sẽ giãn văn bản, trong khi phần trăm dưới 100% nén văn bản.
- Xác nhận bạn hài lòng với thay đổi trong hộp Preview.
- Nếu hài lòng, nhấn OK để lưu thay đổi.
Cách thay đổi khoảng cách dòng trong Word
Cuối cùng, bạn cũng có thể thay đổi khoảng cách giữa các dòng văn bản trong một đoạn. Điều này giúp tạo thêm khoảng trắng trên trang, làm cho tài liệu nhiều văn bản dễ đọc và hiểu hơn.
Để thay đổi khoảng cách dòng trong Word, làm theo các bước sau:
- Mở tài liệu Word và chọn văn bản bạn muốn thay đổi.
- Trên tab Home, nhấn nút Line and Paragraph Spacing (Khoảng cách dòng và đoạn). Từ menu thả xuống, chọn một trong các tùy chọn cài sẵn (như 1.5) hoặc nhấn Line Spacing Options (Tùy chọn khoảng cách dòng) để đặt giá trị khoảng cách tùy chỉnh.
- Nếu chọn Line Spacing Options, hộp thoại sẽ xuất hiện nơi bạn nhập giá trị mong muốn cho Before (Trước) và After (Sau) trong phần Line spacing (Khoảng cách dòng).
- Nhấn OK để lưu thay đổi.
Định dạng tài liệu Microsoft Word
Bằng cách dùng các bước trên để thay đổi khoảng cách giữa chữ cái và văn bản trong Microsoft Word, bạn có thể tạo sự khác biệt lớn về cách tài liệu nhiều văn bản được đọc và hiểu. Có các thủ thuật Word khác bạn có thể thử để cải thiện định dạng tài liệu thêm, như đặt màu nền khác cho trang.
Khó tiêu hóa tài liệu lớn? Bạn có thể để Word đọc to cho bạn để giúp ích. Nếu muốn thử điều khác, bạn cũng có thể thử một số add-in Word để mở rộng chức năng, như khả năng nhập ảnh vào Word.