Bạn có cần tạo sơ đồ cho dự án của mình không? Lưu đồ là sơ đồ thể hiện các bước của một quy trình hoặc một quyết định theo một trật tự hợp lý. Nó có thể giúp bạn hình dung và truyền đạt ý tưởng của mình hiệu quả hơn.
Bạn có thể nghĩ rằng việc tạo sơ đồ cần có phần mềm chuyên dụng như Visio, nhưng thực tế bạn có thể sử dụng Microsoft PowerPoint để hoàn thành nhiệm vụ. Mặc dù PowerPoint được biết đến nhiều hơn với các bài thuyết trình nhưng nó cho phép bạn chèn và tùy chỉnh các loại hình dạng cũng như đường kết nối khác nhau, đồng thời tạo lưu đồ trông chuyên nghiệp cho dữ liệu của bạn.
Có hai cách để tạo sơ đồ trong PowerPoint. Bạn có thể sử dụng tính năng SmartArt tích hợp sẵn hoặc bạn có thể tạo tính năng của riêng mình bằng cách sử dụng các hình dạng và trình kết nối. Để tạo sơ đồ trong PowerPoint, hãy làm theo các bước dưới đây.
Cách sử dụng SmartArt để tạo sơ đồ trong PowerPoint
Cách dễ nhất để tạo sơ đồ trong PowerPoint là sử dụng tính năng SmartArt. SmartArt là tập hợp đồ họa được thiết kế sẵn mà bạn có thể chèn và sửa đổi trên trang chiếu của mình. Nó bao gồm nhiều danh mục sơ đồ khác nhau, chẳng hạn như quy trình—danh mục mô tả đúng nhất một sơ đồ điển hình.
Để sử dụng SmartArt tạo sơ đồ trong PowerPoint, hãy làm theo các bước sau.
- Mở PowerPoint và chọn Chèn> SmartArt.
- Trong cửa sổ Chọn đồ họa SmartArt, chọn Xử lý.
- Chọn thiết kế sơ đồ ở giữa. Bạn sẽ thấy tên mô tả và mô tả (cũng như thiết kế có thể có) ở bên phải. SmartArt có một số loại sơ đồ khác nhau mà bạn có thể chọn, chẳng hạn như sơ đồ cơ bản, tuyến tính, dọc, ngang, phễu, v.v.
- Sau khi bạn đã chọn sơ đồ, hãy nhấn OK để chèn sơ đồ đó vào bản trình bày của bạn.
- Sau khi chèn thiết kế lưu đồ, hãy thay thế [Văn bản] bằng các bước bạn muốn đưa vào lưu đồ bằng cách sử dụng hộp Nhập văn bản của bạn vào đây hoặc bằng cách thay thế chúng trực tiếp trên lưu đồ.
- Để định dạng và tạo kiểu cho lưu đồ, bạn có thể sử dụng các tùy chọn trên tab Thiết kế SmartArt và Định dạng SmartArt. Ví dụ:bạn có thể thay đổi màu sắc, hình dạng, kích thước, đường viền, bố cục và căn chỉnh lưu đồ của mình. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa các hình dạng trong lưu đồ trong tab Thiết kế SmartArt.
Sử dụng SmartArt là cách nhanh chóng và dễ dàng để tạo sơ đồ trong PowerPoint nhưng nó có một số hạn chế. Ví dụ:bạn không thể sử dụng các hình dạng hoặc trình kết nối tùy chỉnh và bạn sẽ có ít quyền kiểm soát hơn đối với khoảng cách và vị trí của các hình dạng của mình.
Cách vẽ sơ đồ của riêng bạn trong PowerPoint
Nếu bạn muốn linh hoạt hơn trong việc thiết kế lưu đồ của mình, bạn có thể muốn vẽ lưu đồ của riêng mình bằng cách sử dụng các hình dạng và đường nối.
Quá trình này không nhanh như sử dụng phương pháp SmartArt vì bạn sẽ phải vẽ từng hình dạng và đường nối theo cách thủ công, đồng thời điều chỉnh kích thước và vị trí của chúng cho phù hợp. Bạn cũng phải đảm bảo rằng các hình dạng của bạn được căn chỉnh và cách đều nhau.
Bạn có thể tạo lưu đồ trong PowerPoint bằng cách sử dụng các hình dạng và đường kết nối có sẵn trong tab Chèn. Để vẽ sơ đồ của riêng bạn trong PowerPoint, hãy làm theo các bước sau.
- Trong PowerPoint, nhấn Chèn> Hình dạng.
- Trong trình đơn thả xuống Hình dạng, chọn một hình dạng từ phần Lưu đồ ở gần cuối. Bạn có thể di chuột qua từng hình để xem tên và mục đích của nó. Ví dụ:hình chữ nhật thường được sử dụng cho các bước của quy trình, hình thoi được sử dụng để đưa ra quyết định, hình bầu dục được sử dụng cho điểm bắt đầu và điểm kết thúc, v.v.
- Sau khi bạn đã chọn hình dạng, hãy nhấp và kéo trên khung trang trình bày của bạn để vẽ hình đó. Bạn có thể thay đổi kích thước và di chuyển nó khi cần thiết sau đó. Để chèn văn bản vào bên trong hình, hãy chọn hình và bắt đầu nhập.
- Lặp lại các bước này để chèn thêm hình và tạo sơ đồ của bạn.
- Để kết nối các hình dạng với nhau, hãy quay lại menu Hình dạng và chọn một trình kết nối từ nhóm Đường ở gần trên cùng. Bạn có thể chọn từ các loại đường kết nối khác nhau, chẳng hạn như đường thẳng, đường cong, v.v.
- Nhấp vào điểm kết nối (vòng tròn nhỏ) trên một hình rồi kéo đến điểm kết nối khác trên hình khác. Trình kết nối sẽ bám vào các điểm kết nối và vẫn được gắn vào chúng ngay cả khi bạn di chuyển các hình xung quanh.
- Lặp lại các bước này để kết nối tất cả các hình trong sơ đồ của bạn với nhau để hoàn tất quy trình.
- Để định dạng và tạo kiểu cho lưu đồ, bạn có thể sử dụng tab Định dạng hình dạng xuất hiện khi bạn chọn hình dạng hoặc đường kết nối. Ví dụ:bạn có thể thay đổi màu tô, màu đường viền, độ rộng đường kẻ, kiểu đường kẻ và hiệu ứng 3D từ menu này.
Tạo sơ đồ mạnh mẽ trong PowerPoint
Nhờ các bước trên, bạn có thể nhanh chóng tạo sơ đồ trong bản trình bày PowerPoint của mình. Chúng có thể đơn giản hoặc nâng cao tùy theo ý muốn của bạn—chỉ cần đảm bảo bạn chừa đủ chỗ trên canvas trang trình bày để chứa mọi thứ vào.
Bạn muốn tạo sơ đồ trong các tài liệu Office khác? Bạn có thể tạo sơ đồ trong Excel hoặc Word bằng cách sử dụng các công cụ tương tự như phương pháp PowerPoint ở trên. Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng Microsoft Visio để tạo chúng hoặc xem xét một số lựa chọn thay thế Visio để hoàn thành công việc.