Bạn cần tạo sơ đồ flowchart cho dự án? Sơ đồ flowchart là biểu đồ thể hiện các bước của quy trình hoặc quyết định theo trình tự logic. Nó có thể giúp bạn hình dung và truyền đạt ý tưởng hiệu quả hơn.
Bạn có thể nghĩ tạo flowchart cần phần mềm chuyên dụng như Visio, nhưng thực tế bạn có thể dùng Microsoft PowerPoint để hoàn thành nhiệm vụ. Mặc dù PowerPoint nổi tiếng hơn với bài thuyết trình, nó cho phép chèn và tùy chỉnh các loại hình dạng và đường nối khác nhau để tạo sơ đồ flowchart chuyên nghiệp cho dữ liệu.
Có hai cách tạo flowchart trong PowerPoint. Bạn có thể dùng tính năng SmartArt tích hợp hoặc tự tạo dùng hình dạng và đường nối. Để tạo flowchart trong PowerPoint, làm theo các bước dưới đây.
Cách dùng SmartArt tạo Flowchart trong PowerPoint
Cách dễ nhất tạo flowchart trong PowerPoint là dùng tính năng SmartArt. SmartArt là bộ sưu tập đồ họa thiết kế sẵn bạn có thể chèn và sửa đổi trên slide. Nó bao gồm nhiều loại biểu đồ, như process (quy trình) — loại mô tả tốt nhất cho flowchart điển hình.
Để dùng SmartArt tạo flowchart trong PowerPoint, làm theo các bước sau:
- Mở PowerPoint và chọn Insert > SmartArt.
- Trong cửa sổ Choose a SmartArt Graphic (Chọn đồ họa SmartArt), chọn Process (Quy trình).
- Chọn thiết kế flowchart ở giữa. Bạn sẽ thấy tên mô tả và mô tả (cũng như thiết kế có thể) bên phải. SmartArt có nhiều loại flowchart khác nhau để chọn, như basic (cơ bản), linear (tuyến tính), vertical (dọc), horizontal (ngang), funnel (phễu), và nhiều hơn nữa.
- Sau khi chọn flowchart, nhấn OK để chèn vào bài thuyết trình.
- Sau khi chèn thiết kế flowchart, thay thế [Text] bằng các bước bạn muốn đưa vào flowchart dùng hộp Type your text here (Gõ văn bản tại đây) hoặc thay thế trực tiếp trên flowchart.
- Để định dạng và tạo kiểu cho flowchart, bạn có thể dùng tùy chọn trên tab SmartArt Design và SmartArt Format. Ví dụ, bạn có thể thay đổi màu, hình dạng, kích thước, viền, bố cục, và căn chỉnh của flowchart. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa hình dạng trong flowchart ở tab SmartArt Design.
Dùng SmartArt là cách nhanh và dễ tạo flowchart trong PowerPoint, nhưng nó có một số hạn chế. Ví dụ, bạn không thể dùng hình dạng hoặc đường nối tùy chỉnh, và kiểm soát ít hơn về khoảng cách và vị trí hình dạng.
Cách tự vẽ Flowchart trong PowerPoint
Nếu bạn muốn linh hoạt hơn trong thiết kế flowchart, bạn có thể tự vẽ flowchart dùng hình dạng và đường nối.
Quy trình không nhanh bằng phương pháp SmartArt, vì bạn phải thủ công vẽ từng hình dạng và đường nối, điều chỉnh kích thước và vị trí. Bạn cũng phải đảm bảo hình dạng được căn chỉnh và phân bố đều.
Bạn có thể tạo flowchart trong PowerPoint dùng hình dạng và đường nối có sẵn ở tab Insert. Để tự vẽ flowchart trong PowerPoint, làm theo các bước sau:
- Trong PowerPoint, nhấn Insert > Shapes (Hình dạng).
- Trong menu thả xuống Shapes, chọn hình dạng từ phần Flowchart gần dưới cùng. Bạn có thể di chuột qua từng hình dạng để xem tên và mục đích. Ví dụ, hình chữ nhật thường dùng cho bước quy trình, hình thoi cho quyết định, hình oval cho điểm bắt đầu và kết thúc, v.v.
- Sau khi chọn hình dạng, nhấp và kéo trên khung slide để vẽ nó. Bạn có thể thay đổi kích thước và di chuyển sau khi cần. Để chèn văn bản bên trong hình dạng, chọn hình dạng và bắt đầu gõ.
- Lặp lại các bước này để chèn thêm hình dạng và tạo flowchart.
- Để nối các hình dạng, quay lại menu Shapes và chọn đường nối (connector) từ nhóm Lines (Đường) gần đầu. Bạn có thể chọn từ các loại đường nối khác nhau, như đường thẳng, đường cong, và nhiều hơn.
- Nhấp vào điểm kết nối (hòn tròn nhỏ) trên hình dạng này và kéo đến điểm kết nối trên hình dạng khác. Đường nối sẽ bám vào điểm kết nối và giữ gắn liền với chúng ngay cả khi bạn di chuyển hình dạng.
- Lặp lại các bước này để nối tất cả hình dạng trong flowchart với nhau để hoàn tất quy trình.
- Để định dạng và tạo kiểu flowchart, bạn có thể dùng tab Shape Format (Định dạng hình dạng) xuất hiện khi chọn hình dạng hoặc đường nối. Ví dụ, bạn có thể thay đổi màu nền, màu viền, độ rộng đường, kiểu đường, và hiệu ứng 3D từ menu này.
Tạo biểu đồ mạnh mẽ trong PowerPoint
Nhờ các bước trên, bạn có thể nhanh chóng tạo flowchart trong bài thuyết trình PowerPoint. Chúng có thể đơn giản hoặc nâng cao tùy ý — chỉ chắc chắn để đủ chỗ trên khung slide cho mọi thứ.
Muốn tạo flowchart trong tài liệu Office khác? Bạn có thể tạo flowchart trong Excel hoặc Word dùng công cụ tương tự phương pháp PowerPoint. Bạn cũng có thể dùng app Microsoft Visio hoặc xem xét các thay thế Visio để làm việc.