Khi dùng ngày trong sổ làm việc Microsoft Excel, có lúc bạn muốn số thứ tự (serial numbers) cho những ngày thay vì chính ngày. Bạn có thể dùng chúng trong công thức hoặc tính toán thay vì dùng ngày trực tiếp.
Chúng tôi sẽ chỉ cách chuyển đổi ngày thành số, cụ thể là số thứ tự, trong Excel. Phương pháp dùng phụ thuộc vào cách Excel lưu ngày trong worksheet; cơ bản là định dạng của chúng.
Xác định định dạng ngày của bạn
Trước khi dùng phương pháp dưới đây chuyển ngày thành số thứ tự, cần xác định định dạng ngày. Mặc định, khi nhập ngày vào Excel, nó định dạng là Ngày — về mặt kỹ thuật là giá trị số. Tuy nhiên, có trường hợp bạn nhập, chuyển đổi, hoặc nhập khẩu ngày kết thúc định dạng là giá trị văn bản (text).
Bạn dễ dàng chọn ô chứa ngày, vào tab Home, xem hộp thả xuống Number Format để thấy định dạng hiện tại. Như hình, ngày của chúng ta định dạng là Date (số).
Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều ngày cần chuyển, phương pháp trên tẻ nhạt. Thêm vào đó, nếu có thứ lạ, ví dụ dấu nháy đơn trước ngày, nó hiển thị định dạng Date nhưng coi là văn bản khi chuyển đổi.
Thay vào đó, hai hàm Excel đơn giản giúp ích.
Dùng hàm ISNUMBER
Hàm ISNUMBER cho biết dữ liệu định dạng số, ISTEXT cho biết định dạng văn bản. Tùy hàm dùng, kết quả True hoặc False.
Để xem ngày ô A2 đến A13 có định dạng số không, dùng công thức:
=ISNUMBER(A2:A13)
Ở đây thấy True cho ngày định dạng số, False cho ngày không phải.
Dùng hàm ISTEXT
Nếu muốn xem ngày có định dạng văn bản không, dùng công thức:
=ISTEXT(A2:A13)
Giống hàm kia, thấy True cho ngày định dạng văn bản, False cho ngày không phải.
Cũng dùng các hàm này kiểm tra ô đơn:
=ISTEXT(A2)
Khi xác định định dạng ngày, dùng phương pháp tương ứng dưới để chuyển thành số thứ tự.
Chuyển ngày số thành số thứ tự
Nếu ngày định dạng giá trị số, chỉ cần đổi định dạng hiển thị số thứ tự.
- Chọn ô hoặc phạm vi ô, vào tab Home.
- Mở danh sách thả xuống Number Format, chọn Number (Số).
- Bạn thấy ngày trong ô đã chọn thành số thứ tự.
- Giữ chọn ô, dùng nút Decrease Decimal (Giảm số thập phân) trong nhóm Number tab Home để bỏ phần thập phân.
Chuyển ngày thành số không thập phân
Nếu thích, chuyển ngày và bỏ thập phân một lần.
- Chọn ô chứa ngày, click chuột phải, chọn Format Cells. Hoặc phím tắt Ctrl+1 (Windows) hoặc Command+1 (Mac).
- Trong hộp Format Cells, tab Number, chọn Number bên trái.
- Bạn xem trước số thứ tự ở trên. Đổi Decimal Places (Số chữ số thập phân) thành 0, chọn OK lưu thay đổi.
- Bây giờ thấy ngày chuyển thành số thứ tự không thập phân.
Chuyển ngày văn bản thành số thứ tự
Nếu ngày dùng định dạng văn bản, dùng hàm ngày Excel tiện lợi. Với hàm DATEVALUE, chuyển nhanh ngày văn bản thành số thứ tự.
Cú pháp: DATEVALUE(text), dùng tham chiếu ô, phạm vi, hoặc ngày chính xác làm đối số.
Ví dụ, chuyển phạm vi A2:A13 từ ngày văn bản thành số:
=DATEVALUE(A2:A13)
Như thấy, có số thứ tự cho mỗi ngày trong phạm vi. Bạn có thể xóa ngày gốc hoặc thay thế bằng kéo phạm vi số thứ tự lên trên, tùy ý.
Để chuyển ô đơn, dùng công thức thay tham chiếu ô của bạn:
=DATEVALUE(A2)
Để chuyển ngày cụ thể dùng hàm, đặt ngày trong ngoặc kép như công thức:
=DATEVALUE("1/1/2024")
=DATEVALUE("1-JANUARY-2024")
=DATEVALUE("2024/01/01")
Nếu gặp rắc rối công thức Excel, xem nguyên nhân và giải pháp có thể.
Trong Excel, chuyển ngày thành số, cụ thể số thứ tự, chỉ mất vài phút dùng các phương pháp này. Xem hướng dẫn liên quan: cách sắp xếp theo ngày trong Excel.