Ứng dụng Mail iOS là thứ mà mọi người dùng iPhone và iPad đều, ít nhất, hơi quen thuộc. Những người dùng đầu tiên dùng Mail làm dịch vụ thư mặc định, hầu như toàn bộ. Chỉ vào năm thứ 2 dịch vụ, Apple cấp cho Mail khả năng đồng bộ tài khoản email khác qua hỗ trợ Exchange. Khi đó, Mail iOS trở thành, về cơ bản, ứng dụng thư "duy nhất" cho người dùng smartphone. Là ứng dụng mọi người dùng vì lúc đó ít đối thủ cạnh tranh.
Điều này không kéo dài. Chỉ vài năm sau, một ông lớn công nghệ khác – Google – ra mắt ứng dụng thư cạnh tranh: Gmail. Gmail dành cho Android, như phiên bản cạnh tranh với Mail. Phiên bản phổ dụng (universal) lúc đó không tốt bằng iOS Mail trong những năm đầu. Mất thời gian, nhưng tại một thời điểm, Google đã cập nhật Gmail, đưa nó lên mức mà một số người cho là cạnh tranh hơn Mail. Tuy nhiên, lúc đó, cả hai công ty bắt đầu đối mặt với nhiều cạnh tranh hơn từ ứng dụng email bên thứ ba (third-party). Các ứng dụng thứ ba nổi lên làm mọi thứ nhanh hơn, dễ hơn, mượt hơn, tiện lợi hơn so với ứng dụng email gốc.
Một thời gian, Mail trông khá u ám – người dùng bỏ mặc app cho ứng dụng thứ ba mới. Mail không còn là ứng dụng email chính cho người dùng Apple. Hầu hết người vẫn dùng nó chỉ dùng thoảng qua, cho mục đích cụ thể – thường chỉ bổ sung khi app thứ ba không đáp ứng nhu cầu. Thời gian trôi, và cùng thời gian đến những thay đổi cần thiết để reverse tình hình cho Mail iOS gốc. Cuối cùng, sau vài năm, iOS Mail dường như quay lại "bản đồ". Đoán chừng "đến muộn tốt hơn không đến" là đúng.
Đóng góp của ứng dụng bên thứ ba (Third Party App Offerings)
Một ứng dụng thư thứ ba sớm thay thế Mail iOS là Mailbox. App có điểm mạnh được Mail và hầu hết app email hiện nay áp dụng. Một trong đó: tính năng Lên lịch (Schedule). Người dùng Apple tận dụng tốt Schedule trong Mail. Tính năng phổ biến khác Mailbox sáng tạo – mà hầu hết chúng ta không chú ý vì thành thói quen – là làm mới bằng cách kéo xuống (pull-to-refresh).
Nếu suy nghĩ, hầu như mọi app của chúng ta làm mới theo cách này, khi có dữ liệu đến cần hiển thị.
Nơi Mailbox thất bại: thiếu khả năng làm việc với dịch vụ email khác ngoài Gmail. Nếu dùng dịch vụ khác, không thể dùng Mailbox trừ khi bạn bỏ dịch vụ khác, chuyển hoàn toàn sang Mailbox làm nhà cung cấp email chính.
Đối với hầu hết mọi người, điều đó không thể – nhiều người có email công việc do đơn vị chọn. Với nhiều người dùng Mailbox, sự không tương thích làm họ không thể dùng nó làm app email duy nhất. Không thể rời bỏ tài khoản email khác không kết nối được với Mailbox. Đó là sụp đổ lớn của app thứ ba này.
Mailbox mang lại cho thế giới app email vài tính năng giá trị, nhưng gặp vận mệnh sau khi Dropbox mua app năm 2013. Vì mục tiêu kinh doanh chính của Dropbox không phải dịch vụ email, phần nghiệp vụ đó chậm lại, mất phổ biến, cuối cùng công ty bỏ hẳn. Về việc mua app công ty khác trong thế giới app, chuyện xảy ra với Mailbox không hiếm. Nếu công ty mua có mục tiêu kinh doanh khác so với app được mua thiết kế, thường app gốc bị bỏ hoặc thay đổi hoàn toàn.
Sau Mailbox, có app email tên Acompli, nhiều người dùng iOS làm việc cùng. Microsoft mua app năm 2015. Một số người phật lòng, nhưng Microsoft thông minh khi mua. Vì Acompli đã có nhiều người dùng hài lòng, họ nỗ lực làm app tốt hơn cho người dùng. Cải thiện tính năng đã phổ biến, rồi đổi thương hiệu và hình ảnh mới. Vậy, đây là câu chuyện mua app đi ngược chuẩn mực, nhưng kết quả tốt. App Acompli được đổi thương hiệu mới, chính là phiên bản iOS của Outlook.
Microsoft không chỉ đổi thương hiệu, còn mua app lịch Sunrise, gộp vào Outlook iOS. Đây là app giúp quản lý mọi khía cạnh cuộc sống. Outlook làm điều khác tốt hơn bất kỳ tính năng nào: thay vì giới hạn một dịch vụ email, Outlook cho phép làm việc với tất cả dịch vụ email, ở một nơi. Tin xấu cho iOS Mail, tin tốt cho người dùng iOS.
Khi Outlook đưa ra thay thế hoàn chỉnh cho Mail, đến lúc nó lại đưa ra lý do để mọi người xem lại Mail. Vấn đề kỹ thuật với app bắt đầu nảy sinh. App bị treo (freeze) hoặc crash hoàn toàn. Với nhiều người dùng app cho email công việc, khó khăn kỹ thuật có thể dẫn đến khiển trách, thậm chí mất việc. Rắc rối với dịch vụ email không phải lựa chọn.
Vấn đề lớn với Outlook: nội dung chuyển tiếp (forwarded content). Một số nội dung không hiển thị qua app. Nội dung thiếu, khi mở trong Mail, hiển thị hoàn hảo. Đây là lúc người dùng iOS bắt đầu quay vòng tròn về Mail gốc – nhưng giờ với những cải tiến tốt.
Kéo nháp xuống (Swipe Down Draft)
Mail iOS cho người dùng tính năng không app email lớn nào khác áp dụng. Khi soạn thảo email, bạn có thể vuốt nháp xuống – di chuyển nó ra khỏi đường. Thường cần tìm gì đó từ email khác khi soạn thảo, nên tính năng này rất tiện – cho phép xem email khác trong khi vẫn giữ tác phẩm trước mặt. Bạn thậm chí có thể mở nhiều thứ cùng lúc, truy cập qua lại giữa chúng, gần như trên cùng một màn hình. Khi đã dùng tính năng này cho mục đích nào, khó có thể sống thiếu nó trong thế giới email của bạn.
Lọc email dễ dàng (Filtering Made Easy)
Lọc email giúp tổ chức và tìm thứ bạn cần nhanh hơn, hiệu quả hơn. Trong nhiều trường hợp, có email bạn cần xem trước mọi thứ khác. Thiết lập bộ lọc đúng giúp ưu tiên thứ tự xem email, làm công việc nhanh hơn, mượt hơn. Mail trước đây không có lọc tiện lợi như bây giờ.
Bên trái màn hình, dưới cùng, có mục "Filtered by" (Được lọc bởi). Có chữ màu xanh dưới từ "Filtered by". Nó cho thấy danh sách email được lọc theo gì. Nếu muốn thay đổi lọc, chỉ cần chạm vào chữ xanh – mở menu các tùy chọn. Có nhiều sự linh hoạt tùy chỉnh bộ lọc. Sau đó lưu danh sách – email sẽ được tổ chức theo cách đó cho đến khi bạn thay đổi lại.
Tính năng lọc làm tổ chức email trên Mail tiện lợi hơn hầu như mọi app email khác.
Lưu ý phụ về bộ lọc iOS Mail: cũng có một số liên kết nhanh (quick links) làm cho lọc với một số bộ lọc phổ biến nhanh và dễ dàng. Có nút Edit (Chỉnh sửa) góc trên trái. Đó là nơi các quick links lọc nằm. Dù tiện lợi, không nhiều người biết chúng ở đó. Chúng siêu hữu ích nhưng hơi 숨겨져, nên Mail chỉ được một phần điểm cho các liên kết này.
AI nâng cao (Enhanced AI)
Không bí mật Apple hơi chậm trong mảng AI. Công ty giờ bắt đầu thực sự làm việc nâng cao AI qua bộ sưu tập app. Nâng cao AI về Mail nghĩa là app sẽ kết nối dữ liệu từ email đến danh bạ hiện có. Nó có thể tìm sự khác biệt từ email đến dữ liệu lưu trên thiết bị.
Điều đáng yêu về Apple, với nâng cao AI muộn, là họ luôn quan tâm quyền riêng tư người dùng. Chơi trong mảng AI có nghĩa là công ty phải cẩn trọng về mức độ nâng cao. Tính năng này nhìn vào tìm kiếm, thông tin trên thiết bị, để tìm thứ có thể cá nhân hóa trải nghiệm. Dù tuyệt vời trong vài trường hợp, làm cho mọi thứ tiện lợi, tùy chỉnh cho cá nhân, nhưng phải làm với quyền riêng tư làm cốt lõi. Khởi đầu chậm của Apple ở mảng này và tập trung quyền riêng tư từ đầu nên được đánh giá rất tích cực.
Nhóm tin nhắn (Threading Messages)
Nhóm tin nhắn trong hộp thư đến giúp 엄청나게 tìm thông tin trong hội thoại email đang diễn ra, hoặc dự án. Không lâu trước, nhóm tin nhắn không có trong iOS Mail. Không có nhóm, người dùng có thể có nhiều tin nhắn xen kẽ giữa vài email về một chủ đề/dự án. Có thể mất gấp đôi thời gian tìm giữa tin nhắn khác những tin nhắn đi cùng nhau. Apple thêm nhóm tin nhắn sau hầu hết app email khác, nhưng họ đã thêm.
Trong iOS Mail, tính năng nhóm tin nhắn có thể tùy chỉnh theo ý thích. Bạn chọn cách sắp xếp tin nhắn. Có thể chọn hiển thị tin nhắn từ thư mục khác trong nhóm, hoặc không. Thậm chí có thể tắt tính năng nhóm nếu không thích hiển thị theo cách đó. Đây là tính năng "đến muộn tốt hơn không đến" khác của Apple, và họ "muộn nhưng sang trọng" bằng cách làm tính năng hoạt động tốt nhất cho từng cá nhân.
Cửa sổ ba cột (Three Column Window)
Đôi khi giúp đỡ lớn đến trong gói nhỏ. Không phải vấn đề lớn nhưng chắc chắn cung cấp sự dễ dùng. Apple thêm khả năng neo menu điều hướng ở bên trái màn hình. Phiên bản Mail cũ, menu biến mất sau khi bạn click gì đó. Phiên bản mới neo menu điều hướng trong cột riêng. Màn hình hiển thị ba cột. Bạn di chuyển qua các tài khoản khác mượt hơn, ít thời gian hơn. Đây là tiến trình tự nhiên, khi thiết bị được tạo với màn hình lớn hơn. App email khác chưa có tính năng này, nhưng nên có khi chắc chắn đã có chỗ cho nó.
Điều gì có thể đến trong tương lai?
Vậy, dù Apple đã làm nhiều để người dùng iPhone/iPad quay lại dùng Mail thường xuyên và làm app chính, vẫn còn điều có thể thêm để làm cho nó app email vượt trội nhất trên thị trường. Điều nhớ: Apple đã từng bị tụt hậu khi nói đến cập nhật tiến bộ công nghệ cho một số app. Không phải họ không nghe hoặc không thêm tính năng người khác đã phát minh/áp dụng – chỉ là tiến bộ thực sự của họ mới chỉ bắt đầu, khi so sánh với người khác trong ngành.
Điều đó nói lên, vẫn có điều iOS Mail chưa thêm, và thực sự khá bất ngờ: tính năng Lên lịch gửi email (Scheduled email). Senario: Bạn ngồi buổi họp chiều, xem báo cáo sản xuất trên màn hình lớn, nghe trưởng nhóm khác nói số liệu, mục tiêu dự kiến. Bạn phải gửi email 10 phút nữa, cho khách hàng tiềm năng, cho sếp – hy vọng đảm bảo cam kết kinh doanh liên tục.
Cửa sổ thời gian khách hàng tiềm năng đọc email rất ngắn – khoảng 15 phút, giữa các việc bận. Họp còn ít nhất nửa tiếng. Bạn đổ mồ hôi nghĩ: "Nếu chỉ có Mail có tính năng Lên lịch gửi, email sẽ tự gửi lúc 10 phút nữa, như tôi cần!" Rất tiếc, Apple chưa thêm Lên lịch gửi vào Mail. Hy vọng thấy trong cập nhật phần mềm sớm.
Với phát minh Apple Watch, đến công nghệ mới tích hợp vào Mail. Khả năng xử lý email (triage) dễ dàng, hiệu quả quan trọng cho người dùng email cho mục đích kinh doanh. iOS Mail không làm điều này dễ dàng. Sẽ tốt nếu thấy thông tin liên quan từ email đến: địa chỉ gửi, tiêu đề, vài từ từ nội dung thực.
Đủ để biết làm gì với tin nhắn khi triage tài khoản. Nên có thể di chuyển tin nhắn nơi bạn muốn, đánh dấu như bạn muốn, hoặc xóa nhanh, ngay trên màn hình thông báo đồng hồ. Điều này không đúng với thông báo từ Mail đến Apple Watch. Để xóa email, bạn phải chạy qua toàn bộ tin nhắn. Rất tiện hơn xóa tin nhắn từ thông báo trên Apple Watch khi dùng app Outlook. Microsoft cho phép thiết lập tùy chọn thông báo, làm triage email dễ dàng hơn.
Vẫn về chủ đề thông báo, điều khác Apple nên giải quyết trong cập nhật: có thể trả lời nhanh ngay từ thông báo. Một số chức năng Mail đã có khả năng này, như trên Apple Watch, trực tiếp từ Mail. Chính thông báo mới thiếu khả năng này. Cập nhật nhỏ này sẽ tiết kiệm thời gian – hàng hóa quý giá cho hầu hết mọi người ngày nay.
Vậy tất cả này cộng lại nghĩa gì cho iOS Mail về các app gốc khác? Mail đã có đủ thay đổi tốt để gần như đưa nó lên dẫn đầu, về các bước đi tốt nhất cho trải nghiệm app tốt hơn. Mail đang làm tốt hơn nhiều trong việc đưa người dùng về app email gốc đi kèm điện thoại/máy tính bảng. Có lý do tốt để người dùng bỏ Mail cho app email mạnh hơn, chức năng tốt hơn, mượt hơn. Apple đang làm tốt việc giải quyết vấn đề phiên bản đầu Mail, đưa app email gốc lên tốc độ ngang ngửa với đối thủ. Có những thay đổi lớn Apple tung ra: AI nâng cao, bộ lọc tùy chỉnh cao, và những thay đổi nhỏ, tinh tế: vuốt nháp xuống, menu điều hướng neo trong cửa sổ ba cột. Dù Apple muộn mang một số thay đổi đến bàn, dễ thấy họ đang tiến bộ thực sự cải thiện app email gốc. Thú vị khi nghĩ đến điều gì nữa có thể đến trong cập nhật tương lai, khi những gì đã đến đã tốt đến vậy.