Mặc dù việc đặt hình ảnh trong Word có vẻ khó hiểu và bí ẩn, thực tế có quy tắc. Nhưng để dùng hình ảnh trong Word không bị đau đầu, bạn cần biết dùng một số tùy chọn nâng cao không rõ ràng hoặc dễ dùng như chúng nên là.
Tại sao Word lại tệ với hình ảnh?
Nếu hỏi Microsoft, họ nói là vì mọi người không hiểu Word làm việc với hình ảnh thế nào. Và đó là vấn đề, nhưng đó là lỗi của Microsoft. Công cụ di chuyển hình ảnh không trực quan và khó tìm, nên người thường không bao giờ vượt qua những lần mò mẫm thảm họa đầu tiên. Họ kết luận Word "tệ với hình ảnh". Word thực sự có công cụ quản lý hình ảnh xuất sắc. Giống như định dạng đúng trong Word, nếu bạn học công thức phép màu, bạn có thể đặt hình ảnh trong Word không hối hận hay lo âu. Nghe như giả tưởng? Đọc tiếp.
Thiết lập
Trước khi thả hình ảnh vào Word, có ba cài đặt quan trọng phải cấu hình trước.
- Làm điểm neo (anchor points) hiển thị. Chúng quan trọng để định vị hình ảnh đúng nhưng thường ẩn mặc định. Để hiện biểu tượng neo, vào "Word Preferences -> View" (Tùy chọn Word -> Xem), ở phần trên cửa sổ, tích hộp bên cạnh "Object anchors" (Neo đối tượng). Nếu đã tích, để nguyên.
- Thay đổi bao bọc văn bản (text wrapping) mặc định của hình ảnh. Mặc định, Word đặt hình ảnh theo dòng văn bản (in line with text), nghĩa là chúng được xử lý như một ký tự (khổng lồ) đơn lẻ. Đôi khi, đó là điều bạn muốn, nhưng thường bị đổ lỗi cho những vấn đề đặt hình ảnh khó hiểu nhất. Vào "Word Preferences -> Edit" (Tùy chọn Word -> Chỉnh sửa), đổi menu thả xuống bên cạnh "Insert/paste pictures as" (Chèn/dán hình ảnh như) thành "Square" (Vuông).
- Bật ký tự không in (non-printing characters). Quan trọng nhất, bạn cần thấy ký hiệu đoạn văn "P ngược" (¶). Giống như neo, các ký hiệu này ẩn mặc định, nhưng thiết yếu khi làm bố cục trong Word.
Mẹo nhỏ: nếu chấm xanh trên khoảng trắng làm phiền, tắt trong Tùy chọn Word dưới "View" (Xem).
Điểm neo hình ảnh (Image Anchors)
Khi đặt hình ảnh, chú ý con trỏ đen đáp ứng chuột: hình ảnh sẽ xuất hiện gần con trỏ đó theo phép định dạng và bố cục tài liệu cho phép.
Khi thả hình ảnh vào tài liệu, bạn thấy neo xuất hiện gần nó. Tùy thuộc vào chính xác nơi bạn kéo hình ảnh trong tài liệu, vị trí neo và vị trí hình ảnh sẽ hơi khác.
Neo này chỉ đoạn văn hình ảnh liên kết. Nếu hình ảnh đặt di chuyển với văn bản, nó sẽ di chuyển khi đoạn văn neo di chuyển. Dùng đây làm hướng dẫn giúp hiểu thay đổi định dạng ảnh hưởng vị trí hình ảnh như thế nào.
Định dạng hình ảnh đúng cách
Hầu hết thời gian, khi thả hình ảnh vào tài liệu, nó không đi nơi hy vọng. Đó là lúc khung định dạng (formatting pane) phát huy tác dụng.
- Chọn hình ảnh trong tài liệu bằng nhấp chuột đơn. Bạn thấy viền đen và tay điều chỉnh kích thước xuất hiện quanh hình ảnh khi được chọn.
- Vào tab Layout (Bố cục) của Ribbon, nhấp menu thả xuống "Position" (Vị trí).
- Chọn "More Layout Options..." (Tùy chọn bố cục thêm...) ở dưới menu.
Điều này mở cửa sổ Advanced Formatting (Định dạng nâng cao), công cụ chúng ta dùng sửa vấn đề đặt hình ảnh.
Ở đây thấy hình ảnh được chọn đặt "Absolute position to the right of column" (Vị trí tuyệt đối bên phải cột). Nghĩa là góc trên trái hình ảnh đặt cách cột hình ảnh neo khoảng chiều rộng hình ảnh. Trong trường hợp này, cột giống lề, đại diện cho mép văn bản. Ngay cả trong tài liệu không có nhiều cột, cài đặt này hoạt động: về mặt kỹ thuật, tài liệu Word điển hình là bố cục "một cột".
Bằng cách điều chỉnh các phép đo này, chúng ta kiểm soát vị trí hình ảnh. Trong trường hợp này, tôi muốn căn chỉnh hình ảnh lẻ loi với thân văn bản, như mũi tên chỉ.
Khi mở khung Advanced Layout, tôi thấy phép đo ngang âm.
Đổi thành 0, hình ảnh sẽ vừa vặn vào vị trí, chính xác trên mép cột văn bản.
Cũng có tùy chọn thêm ở dưới khung Advanced Formatting.
Nếu gặp rắc rối hình ảnh chồng chéo nhau che mất thứ gì, bỏ tích "Allow overlap" (Cho phép chồng chéo). Cảnh báo, tuy nhiên, điều này có thể gây sắp xếp lại lớn tài liệu khi Word xóa chồng chéo đã có. Khi đặt nhiều hình ảnh gần nhau, tốt nhất tắt cài đặt này trước. Đối với hình ảnh đơn lẻ, nó không hại.
"Move object with text" (Di chuyển đối tượng với văn bản) cho phép neo di chuyển với đoạn văn nó gắn. Cài đặt này tùy nhu cầu: nếu muốn hình ảnh dính vào văn bản, để tích. Nhưng nếu muốn hình ảnh ở đó ngay cả khi chỉnh sửa, bỏ tích.
Bạn thường muốn dùng "Lock anchor" (Khóa neo) kết hợp cài đặt trên. Lock Anchor giữ điểm neo ở vị trí hiện tại. Điều này ngăn hình ảnh di chuyển với văn bản, hoặc thực tế, không di chuyển chút nào. Neo đặt tương đối so với trang nó nằm, thay vì văn bản, và ở đó cho đến khi di chuyển.
Tab text wrapping (bao bọc văn bản) xử lý tương tác giữa văn bản và hình ảnh hơn là vị trí hình ảnh. Nếu muốn xem tùy chọn đó làm gì, tốt nhất thử nghiệm trong tài liệu Word.
Kết luận
Tập tùy chọn tốt nhất tùy trường hợp dùng. Đối với hầu hết hình ảnh, cài đặt tốt nhất là bao bọc văn bản vuông (square text wrapping) và di chuyển với văn bản (move with text). Cách này hình ảnh "dính" vào văn bản liên quan và trông đẹp trong bố cục. Định vị tuyệt đối (Absolute positioning) cũng là tùy chọn cho hình ảnh bìa, phải luôn ở đúng nơi bạn muốn.