- Nếu dùng Outlook hoặc Gmail, mở email nhấp Print. Chọn Save/Print menu Print, đặt tên PDF nhấn Enter.
- Nếu dùng Outlook hoặc Gmail trên mobile, mở email nhấp ba chấm. Chọn Print, chọn Save as PDF menu tiếp theo nhấp biểu tượng PDF.
- Nếu dùng Apple Mail iPhone, mở email nhấp Reply. Nhấp Share, chọn Save to Files, đặt tên nhấp Save.
- Nếu dùng Apple Mail Mac, mở email nhấp File menu bar. Chọn Export to PDF, đặt tên PDF nhấp Save.
Email trở thành phương thức giao tiếp chuyên nghiệp chủ đạo. Từ lời mời việc làm đến thông báo, hộp thư thường chứa thông tin quan trọng có thể tự động xóa sau thời gian.
Để tránh xóa nhầm email quan trọng, chuyển đổi thành PDF khuyến khích để giữ an toàn trên thiết bị, truy cập email cả offline và online. Hướng dẫn này đi qua cách lưu email thành PDF dễ dàng trên mọi nền tảng và dịch vụ.
Phương pháp phổ quát đơn giản nhất lưu email thành PDF tìm thấy trong Outlook, có trên hầu hết nền tảng. Nếu dùng Outlook, bước rất giống nhau và đơn giản cho mỗi thiết bị.
Outlook.com
Người dùng dựa vào web client Outlook, làm theo bước:
- Truy cập Outlook.com trình duyệt web.
- Chọn email muốn lưu nhấp nút "Print" thanh công cụ trên. Nhấp nút Print thanh công cụ
- Nhấp Print lại khi email mở. Nhấp nút Print
- Menu in, nhấp Print lần cuối. Tùy trình duyệt, menu có vẻ khác. Nhấp nút Print
- Chọn tên và vị trí file PDF nhấp Save hoặc nhấn Enter. Chọn tên và vị trí PDF
Nếu dùng Outlook.com trên Safari Mac, không thấy menu in trình duyệt truyền thống mà menu in tích hợp Apple. Khi bật lên, bỏ qua tất cả nhấp nút "PDF" góc dưới trái. Đặt tên PDF chọn vị trí, nhấp Save.
App Outlook trên Windows & macOS
Có kỹ thuật hai phiên bản Outlook khác nhau cho desktop. Có standard Outlook app Windows và Preview, là app Outlook chuẩn trên Mac. Nếu bạn app mới, làm theo bước Outlook.com vì app trông và hoạt động giống trang web.
Nhưng nếu dùng app Windows chuẩn, làm theo bước:
- Khởi chạy Microsoft Outlook.
- Chuột phải email muốn chọn Quick Print menu (tùy chọn 2 từ trên). Chuột phải email chọn Quick Print
- Chọn vị trí và tên file nhấp Enter. Email tự động lưu thành PDF. Chọn tên và vị trí PDF
App Outlook trên Android & iPhone
Nếu dùng mobile, bước tải email thành PDF app Outlook giống nhau Android và iPhone:
- Mở Outlook điện thoại mở email muốn lưu.
- Nhấn ba chấm góc phải chọn "Print". Outlook App – Print Option
- Góc trên trái, nhấn chọn "Save as PDF" nhấp biểu tượng PDF bên phải: Outlook App – Print Menu
- Chọn tên và vị trí PDF, nhấp Save.
Nếu iPhone, không thấy menu in này, thay vào đó menu in tích hợp iPhone. Ở đây, nhấp Share icon góc trên phải, nhấp Save to Files. Đặt tên chọn vị trí PDF, nhấp Save.
2. Gmail
Nếu dùng Android, có lẽ bạn có tài khoản Gmail. Dễ dàng chuyển Gmail thành PDF mọi thiết bị theo bước dưới.
Gmail.com
Phương pháp chạy trên bất cứ thứ chạy trình duyệt, thực tế Windows và macOS:
- Mở trình duyệt ưa thích vào Gmail. Mở email muốn lưu PDF.
- Muốn in toàn bộ hội thoại email, nhấp "Print All". Ngược lại, nhấp ba chấm email muốn tải. Gmail – Print All
- Menu in mở tab mới. Nhấp Print, chọn vị trí và tên PDF nhấp Enter.
Xong. Email lưu thành PDF máy tính.
App Gmail trên Android & iPhone
- Tải mở Gmail app mobile
- Xem mở email muốn tải PDF.
- Nhấn ba chấm góc trên phải. Gmail On Mobile – Print Options
- Nhấp góc trên trái đảm bảo Save as PDF được chọn. Nhấp biểu tượng PDF bên phải. Gmail on Mobile – Print Menu
- Chọn tên và vị trí PDF, nhấp Save.
Nếu iPhone, không thấy menu in này, thấy menu in tích hợp iPhone. Nhấp Share icon góc trên phải, nhấp Save to Files. Đặt tên chọn vị trí PDF, nhấp Save.
3. Apple Mail
Lưu email thành PDF dùng app Mail tích hợp Apple trên iPhone, iPad và macOS dễ dàng. Phần Outlook và Gmail đã nêu cách "Print" hoạt động iPhone nhưng nói cụ thể Apple Mail:
iPhone
- Mở app "Mail" thiết bị. Mở email muốn lưu PDF.
- Nhấp biểu tượng Reply dưới. Nhấp Reply icon
- Menu reply, kéo xuống nhấp "Print." Nhấp Print
- Xem thumbnail preview email. Lặp bước phần Gmail và Outlook - Nhấp Share icon góc trên phải, nhấp Save to Files, đặt tên PDF nhấp Save. Share icon > Save to Files > Save
macOS & iPad
- Mở app "Mail" Mac chọn email muốn tải PDF.
- Thanh menu, nhấp File chọn "Export as PDF" từ tùy chọn. Nhấp File chọn Export as PDF
- Chọn tên PDF và vị trí tải, nhấp Save. Chọn tên vị trí nhấp Save
Kết luận
Bạn dễ dàng lưu bất kỳ email thành PDF bất kể email client hoặc thiết bị. Tình huống nào cần nhiều bước hơn nhưng cuối cùng có bản PDF tốt. Google, Apple, Microsoft có thể đơn giản hóa thêm bằng phát triển nút PDF gốc cho OS và web. Cho đến nay, đây tất cả bước chuyển email thành PDF.
Câu hỏi thường gặp
Có thể chỉnh sửa nội dung email sau khi lưu PDF?
PDF thường không để chỉnh sửa. Tuy nhiên, có trình chỉnh sửa PDF cho phép thay đổi nhỏ hoặc chú thích tài liệu.
Tất cả nền tảng email hỗ trợ lưu email thành PDF?
Hầu hết nền tảng email hiện đại và app cung cấp cách lưu hoặc in email thành PDF. Tuy nhiên, phương pháp chính xác có thể khác tùy nền tảng hoặc thiết bị.
Có thể lưu chỉ phần/trang cụ thể email thành PDF?
Có, tùy nền tảng email và thiết bị, thường chọn trang/phần cụ thể email lưu PDF, đặc biệt dùng chức năng in.
Liên kết trong email vẫn bấm được trong PDF?
Đa số trường hợp, hyperlink trong email vẫn hoạt động và bấm được khi lưu thành PDF.
VỀ TÁC GIẢ
Kamil Anwar
Kamil là chuyên gia MCITP, CCNA (W), CCNA (S) và thành viên cũ British Computer Society với hơn 9 năm kinh nghiệm Cấu hình, Triển khai và Quản lý Switches, Firewalls và Domain Controllers, vẫn hoạt động trên FreeNode.