- Nếu bạn đang sử dụng Outlook hoặc Gmail, hãy mở email và nhấp vào tùy chọn In. Chọn Lưu/In trong menu In, đặt tên cho tệp PDF của bạn và nhấn Enter.
- Nếu bạn đang sử dụng Outlook hoặc Gmail trên thiết bị di động, hãy mở email và nhấn vào biểu tượng ba chấm. Chọn In, chọn Lưu dưới dạng PDF trong menu tiếp theo và nhấn vào biểu tượng PDF.
- Nếu bạn đang sử dụng Apple Mail trên iPhone, hãy mở email và nhấn vào biểu tượng Trả lời. Bây giờ, hãy nhấn vào biểu tượng Chia sẻ, chọn Lưu vào tệp, chọn tên rồi nhấn vào Lưu.
- Nếu bạn đang sử dụng Apple Mail trên máy Mac, hãy mở email và nhấp vào Tệp trong thanh menu. Chọn Xuất sang PDF, đặt tên cho tệp PDF của bạn và nhấn Lưu.
Email đã trở thành phương thức giao tiếp chuyên nghiệp chủ đạo. Từ lời mời làm việc đến thông báo, hộp thư đến của chúng ta thường chứa những thông tin quan trọng có thể tự động xóa sau một thời gian.
Để tránh vô tình xóa các email quan trọng, bạn nên chuyển đổi chúng thành tệp PDF để giữ chúng an toàn trên thiết bị của bạn, giúp email có thể truy cập được cả ngoại tuyến và trực tuyến. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu cách lưu email của bạn dưới dạng PDF một cách dễ dàng và trên nhiều nền tảng và dịch vụ.
Phương pháp phổ biến đơn giản nhất để lưu email của bạn dưới dạng PDF có trong Outlook , có sẵn trên hầu hết mọi nền tảng có thể. Vì vậy, nếu bạn sử dụng Outlook, các bước sẽ rất giống nhau và khá đơn giản đối với từng thiết bị.
Outlook.com
Đối với người dùng dựa vào ứng dụng khách web của Outlook, hãy làm theo các bước sau:
- Điều hướng tới Outlook.com trong trình duyệt web.
- Chọn email bạn muốn lưu và nhấp vào nút “In ” nút ở thanh công cụ phía trên.
Bấm vào nút In trên thanh công cụ - Nhấp vào In một lần nữa khi email mở ra.
Nhấp vào nút In - Trong menu máy in, chỉ cần nhấp vào In một lần cuối cùng. Tùy thuộc vào trình duyệt của bạn, menu này có thể trông hơi khác một chút.
Nhấp vào nút In - Chọn tên và vị trí cho tệp PDF và nhấp vào Lưu hoặc chỉ cần nhấn Enter trên bàn phím của bạn.
Chọn tên và vị trí cho tệp PDF
Nếu bạn đang sử dụng Outlook.com trên Safari trên Mac , bạn sẽ không thấy menu máy in của trình duyệt truyền thống mà thay vào đó là menu tích hợp sẵn của Apple. Khi nó bật lên, hãy bỏ qua mọi thứ và chỉ cần nhấp vào “PDF nút ” ở dưới cùng bên trái . Sau đó, đặt tên cho tệp PDF của bạn và chọn vị trí cho tệp đó rồi nhấp vào Lưu .
XEM CSONG:Cách tạo tệp PDF nhỏ hơn ➜
Ứng dụng Outlook trên Windows và macOS
Về mặt kỹ thuật, có hai phiên bản Outlook khác nhau dành cho người dùng máy tính để bàn. Có tiêu chuẩn Ứng dụng Outlook dành cho Windows và sau đó là Xem trước phiên bản này là ứng dụng Outlook tiêu chuẩn trên Mac . Vì vậy, nếu bạn có ứng dụng mới, chỉ cần làm theo các bước nêu trên dành cho Outlook.com vì ứng dụng có giao diện và chức năng giống như trang web.
Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Windows tiêu chuẩn thì hãy làm theo các bước sau:
- Khởi chạy Microsoft Outlook.
- Chỉ cần nhấp chuột phải trên email bạn muốn và chọn In nhanh từ menu (tùy chọn thứ 2 từ trên xuống).
Nhấp chuột phải vào email và chọn In nhanh - Bây giờ, chỉ cần chọn vị trí và tên tệp rồi nhấn Enter . Email của bạn sẽ được tự động lưu dưới dạng PDF.
Chọn tên và vị trí cho tệp PDF
Ứng dụng Outlook trên Android và iPhone
Nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động thì các bước để tải xuống email dưới dạng PDF trên ứng dụng Outlook đều giống nhau trên các thiết bị Android và iPhone:
- Khởi chạy Outlook trên điện thoại của bạn và mở email bạn muốn lưu.
- Nhấn vào ba dấu chấm ở góc bên phải và nhấn vào “In “.
Ứng dụng Outlook – Tùy chọn in - Ở góc trên bên trái, nhấn và chọn “Lưu dưới dạng PDF ” và nhấn vào biểu tượng PDF ở bên phải:
Ứng dụng Outlook – Menu in - Bạn sẽ được yêu cầu chọn tên và vị trí cho tệp PDF của mình, hãy làm điều đó và nhấn vào Lưu .
Nếu bạn đang sử dụng iPhone , bạn sẽ không thấy menu in này, thay vào đó bạn sẽ thấy menu in tích hợp sẵn của iPhone. Tại đây, nhấn vào Chia sẻ biểu tượng ở góc trên bên phải, sau đó nhấn vào Lưu vào tệp . Bây giờ, chỉ cần nhập tên và chọn vị trí cho tệp PDF của bạn rồi nhấn Lưu .
XEM THÊM:Cách nhập tệp PDF trên Windows, Mac, Android và iPhone ➜
2. Gmail
Nếu bạn sử dụng Android , thì rất có thể bạn có Gmail tài khoản. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi Gmail sang PDF trên tất cả các thiết bị bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới.
Gmail.com
Phương pháp này hoạt động trên mọi thiết bị chạy trình duyệt, nhưng thực tế hơn là các thiết bị Windows và macOS:
- Khởi chạy trình duyệt ưa thích của bạn và truy cập Gmail. Mở email bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
- Nếu bạn muốn in toàn bộ cuộc trò chuyện qua email, hãy nhấn nút “In tất cả”. Nếu không, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm của email bạn muốn tải xuống.
Gmail – In tất cả - Menu máy in bây giờ sẽ mở trong tab mới. Nhấp vào In , chọn vị trí và tên cho tệp PDF của bạn rồi nhấn Enter .
Ở đó bạn có nó. Email của bạn được lưu dưới dạng PDF trên máy tính của bạn.
Ứng dụng Gmail trên Android và iPhone
- Tải xuống và mở Gmail ứng dụng trên điện thoại di động của bạn
- Xem và mở email bạn muốn tải xuống dưới dạng PDF.
- Nhấn vào ba dấu chấm ở góc trên bên phải.
Gmail trên thiết bị di động – Tùy chọn in - Nhấn vào phía trên bên trái và đảm bảo Lưu dưới dạng PDF được chọn. Sau đó chỉ cần nhấn vào PDF biểu tượng ở bên phải.
Gmail trên thiết bị di động – Menu in - Bạn sẽ được yêu cầu chọn tên và vị trí cho tệp PDF của mình, hãy làm điều đó và nhấn vào Lưu .
Nếu bạn đang sử dụng iPhone , bạn sẽ không thấy menu in này, thay vào đó bạn sẽ thấy menu in tích hợp sẵn của iPhone. Tại đây, nhấn vào Chia sẻ biểu tượng ở góc trên bên phải, sau đó nhấn vào Lưu vào tệp . Bây giờ, chỉ cần nhập tên và chọn vị trí cho tệp PDF của bạn rồi nhấn Lưu .
XEM CSONG:Cách cắt hoặc thay đổi kích thước trang PDF của bạn một cách dễ dàng ➜
3. Thư Apple
Bạn có thể lưu email dưới dạng PDF bằng ứng dụng Mail tích hợp của Apple trên iPhone, iPad và macOS một cách dễ dàng. Trong phần Outlook và Gmail ở trên, chúng tôi đã nêu bật cách hoạt động của chức năng “In” trên iPhone nhưng bây giờ hãy nói cụ thể về Apple Mail:
iPhone
- Khởi chạy “Thư ” ứng dụng trên thiết bị của bạn. Mở email bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
- Bây giờ, hãy nhấn vào Trả lời biểu tượng ở phía dưới.
Nhấn vào biểu tượng Trả lời - Trên menu trả lời, cuộn và nhấn vào “In .”
Nhấn vào In - Bạn sẽ thấy bản xem trước hình thu nhỏ của email. Bây giờ chúng tôi lặp lại các bước được đề cập trong phần Gmail và Outlook ở trên – Nhấn vào Chia sẻ biểu tượng ở trên cùng bên phải, nhấn vào Lưu vào tệp , sau đó cuối cùng đặt tên cho tệp PDF của bạn và nhấn Lưu .
Biểu tượng chia sẻ> Lưu vào tệp> Lưu
macOS &iPad
- Mở “Thư ” trên máy Mac của bạn và chọn email bạn muốn tải xuống dưới dạng PDF.
- Trong thanh trình đơn, nhấp vào Tệp và chọn “Xuất dưới dạng PDF ” từ các tùy chọn.
Bấm vào Tệp rồi chọn Xuất dưới dạng PDF - Chọn tên cho tệp PDF của bạn và chọn vị trí tải xuống, sau đó nhấp vào Lưu . Chọn tên và vị trí rồi nhấp vào Lưu
Kết luận
Bạn có thể dễ dàng lưu bất kỳ email nào vào tệp PDF bất kể ứng dụng email hoặc thiết bị bạn đang sử dụng. Một số tình huống có thể yêu cầu nhiều công sức hơn một chút so với những tình huống khác nhưng cuối cùng, bạn sẽ có được bản sao PDF tuyệt vời tương tự. Hãy nghĩ mà xem, Google, Apple và Microsoft có thể đơn giản hóa quy trình hơn nữa bằng cách phát triển một số loại nút PDF gốc cho hệ điều hành và trang web của họ. Cho đến lúc đó, đây là tất cả các bước cần thiết để chuyển đổi email thành PDF.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể chỉnh sửa nội dung email sau khi lưu dưới dạng PDF không?
Các tệp PDF thường không có nghĩa là để chỉnh sửa. Tuy nhiên, hiện có những trình chỉnh sửa PDF có thể thực hiện những thay đổi nhỏ hoặc chú thích cho tài liệu.
Có phải tất cả các nền tảng email đều hỗ trợ lưu email dưới dạng PDF không?
Hầu hết các nền tảng và ứng dụng email hiện đại đều cung cấp cách lưu hoặc in email dưới dạng PDF. Tuy nhiên, phương pháp chính xác có thể khác nhau tùy thuộc vào nền tảng hoặc thiết bị.
Tôi có thể chỉ lưu các phần hoặc trang cụ thể của email dưới dạng PDF không?
Có, tùy thuộc vào nền tảng email và thiết bị, bạn thường có thể chọn các trang hoặc phần cụ thể của email để lưu dưới dạng PDF, đặc biệt khi sử dụng chức năng in.
Các siêu liên kết trong email vẫn có thể nhấp vào được trong phiên bản PDF phải không?
Trong hầu hết các trường hợp, các siêu liên kết trong email vẫn hoạt động và có thể nhấp vào khi email được lưu dưới dạng PDF.
GIỚI THIỆU TÁC GIẢ
Kamil Anwar
Kamil là MCITP, CCNA (W), CCNA (S) được chứng nhận và là cựu Thành viên Hiệp hội Máy tính Anh với hơn 9 năm kinh nghiệm Định cấu hình, Triển khai và Quản lý Bộ chuyển mạch, Tường lửa và Bộ điều khiển miền cũng là một trường phái cũ vẫn hoạt động trên FreeNode.