Được xuất bản vào ngày 11 tháng 12 năm 2025, 7 giờ sáng theo giờ EST
Sau khi loại bỏ được tấm bằng MBA và sự nghiệp tiếp thị kéo dài 10 năm, Saikat bắt tay vào phát triển web, kết nối mạng và SAP. Anh ấy là biên tập viên của một số phần MakeUseOf từ năm 2008 đến năm 2024, có mối quan tâm đặc biệt đến AI, phương pháp năng suất và iOS. Trước đây anh đã đóng góp cho các ấn phẩm web hàng đầu như Lifehacker, OnlineTechTips, GuidingTech và GoSkills.
Bạn sẽ tìm thấy danh mục đầu tư đầy đủ của anh ấy trên Author.
Gmail và năng suất luôn được kết hợp với nhau. Hy vọng rằng bạn vẫn chưa từ bỏ bóng ma của Inbox Zero, ngay cả khi việc vật lộn với lượng email tràn ngập vẫn là một thách thức. Gemini đầy hứa hẹn nhưng nó chỉ có thể soạn thảo, tóm tắt và trích xuất thông tin từ email của chúng tôi. Đó là các phím tắt cổ điển trong Gmail có thể thực hiện các tác vụ phổ biến là lưu trữ, xóa, trả lời và soạn thảo, đồng thời biến chúng thành trình kích hoạt một phím. Không chạm vào chuột. Hộp thư đến của bạn sẽ trở thành một không gian làm việc tập trung, nhanh chóng thay vì một ứng dụng web chậm hơn.
Tại sao phím tắt lại hoạt động tốt hơn các ứng dụng năng suất
Quy trình làm việc theo lối tắt đầu tiên sẽ loại bỏ độ trễ vi mô
Các ứng dụng năng suất (thậm chí cả ứng dụng email của bên thứ ba) thường là một thứ khác mà bạn phải tích hợp. Có các menu, trang tổng quan bổ sung hoặc nhiều màn hình và tab để làm quen. Không có nhiều phím tắt để sử dụng trong một số phím tắt. Gmail và dòng phím tắt của nó có thể giữ cho quy trình làm việc của bạn hoàn toàn trên bàn phím. Nếu bạn nhớ các phím tắt, chúng có thể giúp giảm thiểu những khoảng dừng nhỏ làm mất tập trung.
Khi bật phím tắt, bạn có thể làm quen với nhịp điệu khi lướt qua email của mình. Khi tôi chuyển sang quy trình làm việc chỉ dùng bàn phím và ngừng theo dõi con trỏ, điều đó khiến Gmail có cảm giác giống một ứng dụng viết tập trung hơn. Ví dụ:tôi có thể định dạng một trích dẫn chỉ bằng một lần nhấn Ctrl + Dịch chuyển + 9 mà không cần tìm kiếm nó trong menu.
Nhấn Shift + ? để xem tất cả các phím tắt cho Gmail.
Các phím tắt điều hướng cần thiết
Phím tắt điều hướng tạo thành xương sống của trải nghiệm Gmail không cần dùng chuột. Cho dù bạn muốn chuyển giữa các phần hộp thư đến hay duyệt qua các cuộc hội thoại, những phím này sẽ giúp bạn tránh phải tìm kiếm và nhấp chuột. Khi tôi bắt đầu sử dụng g + i, g + s và g + d, thanh bên trái trở nên không còn phù hợp nữa.
Chuyển giữa các phần hộp thư đến
<đầu>Hành động
Lối tắt
Đi tới Hộp thư đến
g + tôi
Mở Có gắn dấu sao
g + s
Mở thư đã gửi
g + t
Mở bản nháp
g + d
Mở, di chuyển và thoát tin nhắn
Các phím này đảm bảo luồng đọc mượt mà, có thể dự đoán được. Chỉ khả năng phân loại email cũng khiến Gmail giống như một tài liệu có thể cuộn được.
<đầu>Hành động
Lối tắt
Mở cuộc trò chuyện
o hoặc Nhập
Quay lại danh sách chủ đề
u
Chuyển tới cuộc trò chuyện mới hơn
k
Đi tới cuộc trò chuyện cũ hơn
j
Những phím tắt xử lý email nhất định phải biết
Việc dọn dẹp hộp thư đến trở thành việc nhấn một phím cho mỗi quyết định
Những phím tắt này giúp bạn sàng lọc và xóa thư Gmail với tốc độ cao. Bây giờ, bạn có thể đưa ra quyết định ngay lập tức. Thời gian lưu trữ mất e và việc xóa mất # , hộp thư đến của bạn sẽ trở nên dễ kiểm soát hơn. Nếu hộp thư đến của bạn đóng vai trò như một danh sách nhiệm vụ nhẹ nhàng thì đây chính là chìa khóa giúp loại bỏ những phần chậm nhất trong quá trình quản lý email.
Lưu trữ, xóa và phân loại ngay lập tức
<đầu>Hành động
Lối tắt
Lưu trữ tin nhắn
e
Xóa tin nhắn
#
Xóa khỏi chế độ xem hiện tại
y
Đánh dấu và sắp xếp email nhanh chóng
Tôi sắp xếp mọi thứ bằng L hoặc s . Điều này làm cho tình trạng lộn xộn trong email bớt nặng nề hơn, đặc biệt là vào những ngày bận rộn. Phím tắt L đặc biệt mạnh mẽ. Nó cho phép bạn áp dụng nhãn ngay lập tức. Nếu bạn đã thiết lập bộ lọc Gmail tự động thì sự kết hợp này là hoàn hảo cho các hệ thống kiểu GTD như Hôm nay, Đang chờ hoặc Hành động tiếp theo.
Trong thực tế, điều này có nghĩa là tôi có thể quét qua hộp thư đến của mình và sử dụng hệ thống ghi nhãn ở tốc độ ánh sáng.
<đầu>Hành động
Lối tắt
Gắn dấu sao cho tin nhắn
s
Áp dụng nhãn
L
Đánh dấu là đã đọc
Shift + tôi
Đánh dấu là chưa đọc
Shift + u
Đánh dấu là thư rác
!
Những cách viết và định dạng email nhanh nhất
Soạn và tinh chỉnh email ở tốc độ tối đa mà không cần chạm vào menu định dạng
Viết và trả lời là một phần lớn công việc sử dụng Gmail. Khi tôi bắt đầu trả lời bằng r , a , và f , các chuỗi email mất một nửa thời gian so với trước đây. Các phím tắt định dạng như Ctrl + b và Ctrl + k đã giúp việc tạo các thông điệp trực quan tốt hơn trở nên dễ dàng hơn. Kết hợp điều này với Song Tử và bạn có thể giảm một nửa thời gian của mình.
Soạn và gửi ngay lập tức
<đầu>Hành động
Lối tắt
Soạn email mới
c
Soạn trong tab mới
d
Gửi email
Ctrl + Enter
Trả lời
r
Trả lời tất cả
một
Chuyển tiếp
f
Hãy thử cách này trên các chuỗi dài hơn và tự mình xem liệu chúng có được xử lý nhanh hơn không.
Những phím tắt này dễ ghi nhớ nhất vì chúng phản chiếu các trình soạn thảo văn bản thông thường.
<đầu>Hành động
Lối tắt
Đậm
Ctrl + b
Nghiêng
Ctrl + tôi
Gạch chân
Ctrl + u
Chèn liên kết
Ctrl + k
Danh sách được đánh số
Ctrl + Shift + 7
Danh sách có dấu đầu dòng
Ctrl + Shift + 8
Các phím tắt tìm kiếm đánh bại mọi ứng dụng năng suất
Tìm nhanh bất kỳ thư hoặc tệp nào bằng cách kết hợp phím tắt với bộ lọc của Gmail
Quy trình làm việc email nhanh nhất dựa vào tìm kiếm nhanh. Các phím tắt của Gmail được ghép nối với các toán tử giúp việc tìm kiếm các chuỗi, tệp hoặc biên nhận cũ nhanh hơn nhiều so với việc cuộn. Một ví dụ điển hình là lấy các biên nhận bằng filename:PDF hoặc định vị các chủ đề dự án cũ bằng from: và cũ_than:
Tìm kiếm nhanh
Một lần nhấn phím sẽ đưa thanh tìm kiếm vào tiêu điểm từ mọi nơi. Thanh tìm kiếm của Gmail có rất nhiều tính năng và có thể làm được nhiều việc hơn bạn nghĩ.
<đầu>Hành động
Lối tắt
Chuyển đến thanh tìm kiếm
/
Bộ lọc và toán tử nâng cao
<đầu>Bộ lọc
Ví dụ
Email từ một người
từ:alice
Tin nhắn có tệp đính kèm
có:tệp đính kèm
Email cũ hơn 30 ngày
older_than:30d
Tin nhắn có chứa tệp PDF
tên tệp:PDF
Cài đặt Gmail giúp phím tắt mạnh mẽ hơn nữa
Một số cài đặt mở khóa quy trình làm việc ưu tiên bàn phím
Phím tắt Gmail được bật theo mặc định. Nếu chúng không hoạt động, hãy kiểm tra trong Cài đặt của Gmail . Có một số điều chỉnh khác ở đây có thể giúp bạn xử lý email dễ dàng hơn.
- Bật phím tắt:Cài đặt> Xem tất cả cài đặt> Chung> Bật phím tắt
- Bật Gửi và lưu trữ để có hộp thư đến sạch hơn
- Tăng Hoàn tác gửi cửa sổ linh hoạt hơn
Và dành chút thời gian để tạo các nhãn mã màu đơn giản để sắp xếp hộp thư đến gọn gàng.
Làm chủ từng phím tắt một để xử lý hộp thư đến của bạn
Bạn không cần một ứng dụng năng suất khác để quản lý ngày của mình. Gmail đã tồn tại từ lâu và nó đã có tốc độ cũng như cấu trúc mà một ứng dụng email hiện đại cần có. Nó chỉ nhằm mục đích củng cố trí nhớ cơ bắp của chúng ta. Mở rộng các phím tắt cơ bản mà bạn có thể sử dụng. Bắt đầu với một số phím tắt khó hiểu hơn và xây dựng từ đó. Sau khi trí nhớ hoạt động, việc di chuột sẽ có cảm giác như là phần chậm nhất trong quá trình sử dụng email của bạn.