Được xuất bản vào ngày 16 tháng 3 năm 2026, 10:30 sáng EDT
Jack là tác giả đóng góp tại MakeUseOf từ tháng 6 năm 2024, chuyên về giải trí và công nghệ liên quan. Anh ấy đam mê sáng tạo nội dung hấp dẫn, truyền cảm hứng và cung cấp thông tin, đã xuất bản các bài viết và bài đánh giá trên một số tài nguyên trực tuyến có uy tín kể từ năm 2010, bao gồm SlashGear, BestReviews và Ezvid Wiki.
Công việc của Jack đã đưa anh đi khắp nơi, từ Nam Mỹ đến Châu Âu, Nam Á và Viễn Đông, và những trải nghiệm của anh tiếp tục ảnh hưởng đến tác phẩm của anh. Là một người tốt nghiệp Cử nhân công nghệ âm nhạc, anh đặc biệt quan tâm đến những phát triển mới trong lĩnh vực này, bao gồm phần cứng âm nhạc, phần mềm tạo nhạc và dịch vụ phát nhạc trực tuyến.
Khi không nghiên cứu và dùng thử phần mềm và thiết bị mới nhất, Jack thích lái mô tô đến những địa điểm xa xôi, chơi ghi-ta cũng như tạo nhạc và vlog bằng Logic Pro và Final Cut Pro trên máy Mac.
Dịch vụ dọn phòng kỹ thuật số chưa bao giờ là một trong những điểm mạnh của tôi và điều này càng rõ ràng hơn khi tôi nhìn vào hộp thư đến Gmail của mình. Nếu nói rằng nó lộn xộn sẽ là một cách đánh giá thấp, với các bản tin, thông báo và tin nhắn có mức độ ưu tiên thấp khiến việc tìm kiếm các email thực sự quan trọng trở nên khó khăn.
Cuối cùng, tôi quyết định thế là đủ và tận dụng các công cụ tự động hóa tích hợp của Gmail, bao gồm bộ lọc, nhãn và phản hồi tự động, để giảm bớt tình trạng lộn xộn, cải thiện tổ chức và tiết kiệm thời gian quý báu cho bản thân mỗi tuần. Bằng cách tự động phân loại và ưu tiên thư, tôi đã sắp xếp hợp lý hộp thư đến của mình, giảm bớt sự phiền nhiễu và giúp việc quản lý email hiệu quả hơn nhiều.
HĐH Android
Mô hình giá Miễn phí/đăng ký
Nền tảng Android/iOS
Tìm hiểu cơ bản
Bắt đầu tự động hóa hộp thư đến Gmail
Vậy tại sao tính năng tự động hóa hộp thư đến lại hữu ích đến vậy? Thay vì dành nhiều thời gian để sắp xếp các thư lặp đi lặp lại, gắn nhãn cho các cuộc hội thoại hoặc lưu trữ bản tin, Gmail có thể được định cấu hình để tự động xử lý nhiều tác vụ này.
Một trong những lợi ích lớn nhất của tự động hóa là giảm tình trạng quá tải email. Khi hộp thư đến của bạn chứa đầy các thông báo chưa đọc, email quảng cáo và các chuỗi cuộc trò chuyện đang diễn ra, bạn sẽ khó tập trung vào các thư quan trọng. Bằng cách sử dụng tính năng tự động hóa, các tin nhắn có mức độ ưu tiên cao có thể được tách biệt khỏi các tin nhắn có mức độ ưu tiên thấp.
Gmail cũng bao gồm một số công cụ tích hợp được thiết kế dành riêng cho tự động hóa. Chúng bao gồm các bộ lọc, nhãn, lưu trữ tự động và mẫu phản hồi. Với một vài chỉnh sửa đơn giản, bạn có thể dễ dàng tạo một hệ thống hợp lý để sắp xếp và ưu tiên các email ngay khi chúng đến.
Liên quan
Gmail có cách chống thư rác mới
Bạn khó chịu vì phải nhận vô số email mà bạn có thể đã đăng ký hoặc chưa đăng ký nhận? Gmail luôn hỗ trợ bạn.
Sử dụng bộ lọc thông minh để sắp xếp email
Tự động định tuyến email đến đúng nơi
Hãy bắt đầu với tính năng tự động hóa mạnh mẽ nhất. Bộ lọc cho phép chúng tôi tạo các quy tắc tự động sắp xếp các email đến dựa trên các điều kiện cụ thể như người gửi, dòng chủ đề, từ khóa hoặc tệp đính kèm.
Ví dụ:bạn có thể sử dụng bộ lọc để gửi email từ các địa chỉ cụ thể đến một nhãn được chỉ định để bạn luôn biết tìm chúng ở đâu. Bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc để tự động lưu trữ các thư có mức độ ưu tiên thấp, chẳng hạn như thông báo ứng dụng, cảnh báo tự động hoặc báo cáo định kỳ, bỏ qua hoàn toàn hộp thư đến.
Để tạo bộ lọc, trong Gmail dành cho máy tính để bàn, hãy nhấp vào Hiển thị tùy chọn tìm kiếm biểu tượng (ba thanh trượt ngang bên trong trường tìm kiếm), nhập tiêu chí của bạn (chẳng hạn như người gửi hoặc từ khóa có liên quan), sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc . Chọn các hành động như "Bỏ qua Hộp thư đến", "Áp dụng nhãn" hoặc "Xóa nhãn", sau đó chọn "Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp " để sắp xếp các email hiện có.
Bạn cũng có thể lọc các thư như bản tin, phiếu lương và email đăng ký thành các nhãn chuyên dụng, đảm bảo bạn sẽ không bỏ lỡ chúng, sắp xếp chúng để xem sau và tách chúng khỏi email cá nhân của bạn.
Sắp xếp hộp thư đến của bạn bằng nhãn
Tạo cấu trúc rõ ràng trong Gmail cho tất cả email của bạn
Nhãn trong Gmail hoạt động tương tự như thư mục nhưng linh hoạt hơn. Bạn có thể áp dụng nhiều nhãn cho một email để có thể phân loại email đó theo nhiều cách mà không cần sao chép chúng. Ví dụ:tôi sắp xếp email theo dự án/khách hàng, bộ phận và mức độ ưu tiên để dễ tìm và tôi có thể giải quyết các thư có mức độ ưu tiên cao hơn trước.
Hệ thống ghi nhãn có thể được kết hợp với các bộ lọc để phân loại thư đến và mã hóa màu sắc để giúp các danh mục quan trọng nổi bật trong nháy mắt. Tôi có xu hướng đánh dấu các tin nhắn khẩn cấp bằng màu đỏ và các tin nhắn hướng dẫn bằng màu xanh lá cây để tôi có thể lấy chúng để tham khảo nhanh. Việc sử dụng hệ thống ghi nhãn chu đáo không chỉ cải thiện khả năng tổ chức mà còn đi đôi với các công cụ tự động hóa của Gmail, do đó, thư không cần phải được chú ý liên tục.
Tự động hóa các tác vụ email lặp đi lặp lại
Giảm bớt công việc thủ công bằng các công cụ tích hợp của Gmail
Các tác vụ email có thể lặp đi lặp lại và những hành động thường ngày này thường là ứng cử viên hoàn hảo cho quá trình tự động hóa. Ví dụ:bạn có thể tự động hóa bộ lọc Gmail bằng cách điền tiêu chí của mình và chọn Đánh dấu là đã đọc hộp. Bằng cách này, theo mặc định, các thông báo từ công cụ quản lý dự án hoặc cập nhật hệ thống không yêu cầu tôi chú ý ngay lập tức sẽ không được đánh dấu, vì vậy tôi có thể dễ dàng phân biệt chúng với các thông báo cấp bách hơn.
Tự động chuyển tiếp là một tính năng hữu ích khác dành cho các email được chia sẻ thường xuyên với các thành viên khác trong nhóm hoặc đồng nghiệp, giúp loại bỏ nhu cầu gửi thủ công và đảm bảo chúng không bị bỏ sót. Một công cụ tiết kiệm thời gian khác là tính năng trả lời tự động của Gmail, cho phép bạn tạo mẫu cho những câu trả lời thường dùng và có thể chèn vào bằng vài cú nhấp chuột.
Để tạo mẫu trả lời của riêng bạn, hãy đi tới Cài đặt -> Xem tất cả cài đặt -> Nâng cao -> Mẫu -> Bật . Sau đó, nhấp vào Soạn , nhập tin nhắn của bạn, chọn menu ba chấm bên cạnh Gửi, chọn Mẫu -> Lưu bản nháp dưới dạng mẫu -> Lưu làm mẫu mới.
Ngăn chặn các email tiếp thị chiếm lấy hộp thư đến của bạn
Bộ lọc thư rác của Gmail rất tốt và hầu như tất cả các thư không mong muốn của tôi đều được chuyển hướng mà tôi không hề nhận ra. Tuy nhiên, đây không phải là thủ phạm duy nhất gây ra sự bừa bộn; email tiếp thị và bản tin mà bạn có thể đăng ký hoặc không đăng ký cũng làm bạn mất tập trung và làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn.
Bằng cách tự động định tuyến các email quảng cáo đến một nhãn riêng biệt, bạn sẽ loại chúng ra khỏi hộp thư đến của mình nhưng sau này vẫn có thể dễ dàng xem lại chúng từ một kho lưu trữ duy nhất. Đối với các bản tin, tôi đã tạo nhãn “Đọc sau” vì tôi thường đăng ký chúng nhưng tôi không muốn chúng làm gián đoạn quy trình làm việc của tôi. Bằng cách này, tôi có thể để chúng tích lũy ở một nơi và xem lại/xóa chúng mỗi tuần một lần hoặc lâu hơn, bất cứ khi nào tôi có thời gian.
Xây dựng hộp thư đến có tổ chức, gọn gàng
Tôi là người không bao giờ muốn xóa hộp thư đến của mình và bắt đầu lại từ đầu, và điều này đã có lợi cho tôi trong nhiều trường hợp, cho dù đó là việc tìm lại biên lai mua hàng cũ cho phép tôi trả lại một món đồ đắt tiền hay khôi phục bản thảo đã gửi qua email mà bố tôi đã gửi cho tôi sau khi ông đánh mất nó. Tất nhiên, Gmail có tính năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp định vị những thứ đó một cách dễ dàng nhưng không phải lúc nào tính năng này cũng giao hàng và tôi muốn biết rằng chúng được lưu trữ trong một không gian dành riêng, sẵn sàng để xem xét bất kỳ lúc nào.
Tự động hóa Gmail có thể cách mạng hóa cách bạn quản lý email. Bằng cách kết hợp các bộ lọc, nhãn và hành động tự động, bạn có thể tạo một hệ thống tự động sắp xếp thư và giữ cho hộp thư đến của bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất. Ngày nay, thỉnh thoảng tôi chỉ phải xem lại tin nhắn của mình, định kỳ tinh chỉnh hệ thống và xóa các quy tắc lỗi thời. Phần còn lại sẽ tự xử lý.