Tăng năng suất:Tự động hóa quy trình làm việc trực tuyến trên Excel bằng tập lệnh Office

Tập lệnh Office là một tính năng trong Excel dành cho web (Excel Online) cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ và quy trình công việc lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng các tập lệnh dựa trên JavaScript. Không giống như các macro Excel truyền thống (chỉ hoạt động trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn), Tập lệnh Office dựa trên đám mây và có thể chạy liền mạch trong trình duyệt. Chúng lý tưởng để tự động hóa việc xử lý, định dạng, báo cáo và tích hợp dữ liệu với các công cụ Microsoft 365 khác như Power Automate.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày cách tự động hóa quy trình công việc trong Excel trực tuyến bằng cách sử dụng tập lệnh Office.

Tập lệnh Office là gì?

Tập lệnh Office là tập lệnh JavaScript/TypeScript tự động hóa các tác vụ và quy trình công việc trong Excel Online. Họ có thể xử lý việc định dạng, tính toán, thao tác dữ liệu, v.v.

• Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại :Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi của con người.
• Làm việc trên đám mây :Không cần Excel trên máy tính để bàn; nó chạy ở mọi nơi có sẵn Excel Online.
• Tích hợp với Power Automate :Tập lệnh kích hoạt như một phần của quy trình làm việc nhiều bước trên Microsoft 365.
• Tăng cường cộng tác :Bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể chạy hoặc chỉnh sửa tập lệnh.

Bắt đầu

Điều kiện tiên quyết:

• Đăng ký Microsoft 365 Business hoặc Education.
• Truy cập vào Excel dành cho web.
• Quản trị viên của bạn phải bật tính năng Tập lệnh Office.

Nơi tìm tập lệnh Office:

• Mở Excel Online và sổ làm việc của bạn.
• Đi tới Tự động hóa tab (ruy băng trên cùng).
• Bạn sẽ thấy các tùy chọn để Ghi lại hành động và Tập lệnh mới .

Tạo tập lệnh Office đầu tiên của bạn

Hãy tự động hóa quy trình làm việc đơn giản:Xóa dữ liệu cũ, nhập dữ liệu mới và định dạng bảng.

Bước 1:Ghi lại tập lệnh của bạn

Ghi lại hành động:

• Đi tới Tự động hóa tab>> nhấp vào Ghi lại hành động .
• Thực hiện các hành động bạn muốn trong Excel (ví dụ:định dạng ô, chèn công thức).
• Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Dừng . Các hành động trong tập lệnh của bạn hiện đã được ghi lại.
• Tập lệnh được lưu và bạn có thể xem/chỉnh sửa mã của nó.

Các bước để tự động hóa:

• Đi tới Tự động hóa tab>> nhấp vào Ghi lại hành động .

• Chọn tiêu đề và đặt chúng Đậm .
• Chọn Ngày đặt hàng và định dạng nó là Ngày ngắn .
• Chọn Đơn giá và định dạng nó dưới dạng Tiền tệ .
• Trong cột tiếp theo (E), thêm tiêu đề Doanh số .
• Trong ô E2, chèn công thức:

• Tự động điền công thức này cho các hàng còn lại.
• Nhấp vào Dừng .

• Xem tập lệnh trong Trình chỉnh sửa mã .

Chỉnh sửa tập lệnh:

Bạn có thể xem và chỉnh sửa tập lệnh đã ghi bằng JavaScript:

Tập lệnh Office:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
 let selectedSheet = workbook.getActiveWorksheet();
 // Set font bold to true for range A1:D1 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("A1:D1").getFormat().getFont().setBold(true);
 // Set format for range A2:A11 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("A2:A11").setNumberFormatLocal("m/d/yyyy");
 // Auto fit the columns of range A:A on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("A:A").getFormat().autofitColumns();
 // Set format for range D2:D11 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("D2:D11").setNumberFormatLocal("$#,##0.00");
 // An error occurred while recording this event.
 // Set range E2 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("E2").setFormulaLocal("=C2*D2");
 // Auto fill range
 selectedSheet.getRange("E2").autoFill("E2:E11", ExcelScript.AutoFillType.fillDefault);
}

Bước 2:Tự động làm mới và định dạng dữ liệu

Giả sử bạn muốn tự động hóa việc làm mới và định dạng dữ liệu.

• Xóa dữ liệu hiện có.
• Sao chép dữ liệu mới từ một bảng tính khác (“RawData”).
• Dán dữ liệu vào bảng “Báo cáo”.
• Định dạng dải ô dưới dạng bảng.

Viết tập lệnh theo cách thủ công:

• Đi tới Tự động hóa tab>> nhấp vào Tập lệnh mới .
• Trình chỉnh sửa mã mở ra với cấu trúc hàm cơ bản:

Tập lệnh Office:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
 // Select the 'Report' worksheet
 let reportSheet = workbook.getWorksheet("Report");
 // Clear everything in A1:E15
 let clearRange = reportSheet.getRange("A1:E15");
 clearRange.clear(ExcelScript.ClearApplyTo.all);
 // Get the new data from 'RawData'!A1:E15
 let rawSheet = workbook.getWorksheet("RawData");
 let sourceRange = rawSheet.getRange("A1:E15");
 // Copy values, formulas, and number formats
 let values = sourceRange.getValues();
 let formulas = sourceRange.getFormulas();
 let numberFormats = sourceRange.getNumberFormats();
 // Paste new data into 'Report'
 let targetRange = reportSheet.getRange("A1:E15");
 targetRange.setValues(values);
 targetRange.setFormulas(formulas);
 targetRange.setNumberFormats(numberFormats);
 // Format as table
 let lastRow = values.filter(row => row[0] !== "").length + 1; // header + non-empty rows
 let tableRange = `A1:E${lastRow}`;
 let table = reportSheet.addTable(tableRange, true);
 table.setName("SalesReport");
 // Optional: Auto-fit columns
 reportSheet.getUsedRange().getFormat().autofitColumns();
}

• Xóa dữ liệu báo cáo cũ.
• Nhập dữ liệu mới từ bảng tính dữ liệu thô, loại dữ liệu và công thức.
• Định dạng dữ liệu đã nhập dưới dạng bảng.
• Tự động điều chỉnh các cột để dễ đọc hơn.

Bước 3:Lưu và chạy tập lệnh

• Nhấp vào Lưu tập lệnh , hãy đặt tên cho nó (ví dụ:“Làm mới báo cáo bán hàng”).
• Nhấp vào Chạy để thực thi. Quá trình này diễn ra ngay lập tức và báo cáo của bạn sẽ được làm mới!

Tự động thực thi tập lệnh bằng Power Automate

Bạn có thể tự động kích hoạt Tập lệnh Office bằng Power Automate:

• Truy cập Power Automate và tạo một luồng mới.
• Sử dụng trình kích hoạt (ví dụ:“Khi tệp được tạo trong OneDrive”).
• Thêm Tập lệnh chạy hành động rồi chọn sổ làm việc và tập lệnh Excel của bạn.
• Tự động hóa các quy trình gồm nhiều bước:nhận dữ liệu, xử lý, gửi email, thông báo cho nhóm, v.v.

Trường hợp sử dụng: Lên lịch chạy tập lệnh vào sáng thứ Hai hàng tuần và gửi báo cáo cập nhật qua email.

Mẹo và phương pháp hay nhất

• Sử dụng nhận xét trong tập lệnh của bạn để làm rõ.
• Kiểm tra trên các bản sao trước khi chạy trên dữ liệu thực.
• Đặt tên bảng và phạm vi một cách rõ ràng.
• Kết hợp với Power Automate cho quy trình làm việc trên nhiều ứng dụng.
• Tận dụng việc xử lý lỗi để làm cho tập lệnh trở nên mạnh mẽ.

Ví dụ thực tế

• Làm mới báo cáo bán hàng hàng tuần: Lấy dữ liệu bán hàng thô, làm sạch, tóm tắt và định dạng bảng.
• Xác thực dữ liệu tự động: Kiểm tra các giá trị bị thiếu hoặc trùng lặp và cảnh báo người dùng.
• Định dạng để nhất quán: Áp dụng kiểu, tiêu đề và biểu trưng của công ty chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Xử lý dữ liệu hàng loạt: Hợp nhất dữ liệu từ nhiều trang tính hoặc sổ làm việc.

Kết luận

Tập lệnh Office đơn giản hóa đáng kể các tác vụ Excel lặp đi lặp lại, cho phép thao tác và báo cáo dữ liệu nhanh chóng và nhất quán. Với việc tích hợp vào các giải pháp tự động hóa rộng hơn như Power Automate, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc liền mạch cho hoạt động kinh doanh của mình. Bắt đầu đơn giản, khám phá các hành động ghi lại và dần dần xây dựng tính năng tích hợp và tự động hóa nâng cao với Power Automate.