Microsoft Office đã nâng cao tính năng cộng tác để cho phép nhiều người tạo nội dung làm việc trên cùng một tài liệu cùng lúc. Nó cho phép người dùng chia sẻ file trên OneDrive và xem ai đang làm việc trên nó, thậm chí lấy liên kết gửi cho người khác để truy cập dễ dàng hơn vào tài liệu đang xem xét.
Cộng tác là thành phần then chốt của việc tạo tài liệu tốt trong nhiều môi trường làm việc. Khác với hầu hết các chức năng khác trong Microsoft Word, công cụ cộng tác hơi khó sử dụng. Tuy nhiên, tính năng tuyệt vời này cho phép người dùng xem những thay đổi người khác đã làm cho tài liệu theo thời gian thực.
Cộng tác & Chia sẻ tài liệu trong Microsoft Word
Hãy xem cách bạn có thể cộng tác, chỉnh sửa, co-author (tác giả cộng tác) & chia sẻ tài liệu Microsoft Word.
1] Trước khi thiết lập file để chia sẻ, bạn cần đảm bảo có một thư mục chung trong tài khoản OneDrive của bạn. Mặt khác, bạn có thể dùng thư mục "Public" (Công khai) tồn tại mặc định cho bạn.
2] Nếu muốn tài khoản riêng, mở Word và nhấp tùy chọn File (Tệp). Từ menu File, nhấp Save As (Lưu dưới dạng) rồi Add a Place (Thêm vị trí). 'Add a place' sẽ cung cấp các tùy chọn dịch vụ bạn muốn dùng, như SharePoint hoặc OneDrive.
3] Hoàn tất màn hình 'Sign in' (Đăng nhập) xuất hiện cho tùy chọn bạn chọn. Khi xong, vị trí mới xuất hiện trên tùy chọn Save As của Word. Sau khi lưu, bạn có thể chia sẻ file bằng cách nhấp tùy chọn File rồi Share (Chia sẻ) và chọn tùy chọn Share with People (Chia sẻ với người) hoặc Invite People (Mời người).
4] Để mời và chia sẻ file, bạn phải nhập và thêm địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ, sau đó gửi liên kết đến file của bạn. Điều này xảy ra khi bạn nhấp tùy chọn Share và chọn 'Get a sharing link' (Lấy liên kết chia sẻ). Sau khi nhập email, bạn có thể chọn muốn đồng nghiệp chỉnh sửa file hay chỉ xem. 
5] Nếu chọn tùy chọn Edit (Chỉnh sửa), bạn cấp quyền cho đồng nghiệp chỉnh sửa tài liệu. Cả bạn và người chia sẻ đều có thể thay đổi file. Tuy nhiên, tùy chọn View (Xem), bên kia không thể thay đổi, giữ an toàn file.
Một cửa sổ bật lên sẽ chỉ ra nếu ai đó đang chỉnh sửa tài liệu và phần được làm nổi bật sẽ hiển thị thay đổi người khác đã làm cho file của bạn.
Bạn có thể xóa người bằng cách nhấp chuột phải vào tên người dùng và chọn tùy chọn 'Remove User' (Xóa người dùng). Nếu bạn đã cho phép đồng nghiệp chỉnh sửa file, sau đó đổi ý, bạn có thể thay đổi quyền cho người đó. Nhấp chuột phải vào tên người trong danh sách và chọn "Change permission to Can view" (Thay đổi quyền thành Chỉ xem). Bạn cũng có thể làm ngược lại, cấp quyền chỉnh sửa sau khi chỉ cho xem.
Khi xong chia sẻ, chỉ cần nhấp 'X' ở góc trên bên phải màn hình.
Nguồn: Office.com.