Microsoft Office đã nâng cao các tính năng cộng tác của họ để có thể cho phép nhiều người sáng tạo làm việc trên một tài liệu đồng thời. Nó cho phép người dùng chia sẻ tệp trong OneDrive và xem ai đang làm việc trên đó và thậm chí nhận được một liên kết để gửi cho những người khác nhằm truy cập đơn giản hơn vào tài liệu đang được xem xét.
Cộng tác là một thành phần quan trọng của việc tạo tài liệu tốt trong nhiều môi trường làm việc. Không giống như hầu hết các chức năng khác trong Microsoft Word , các công cụ cộng tác hơi khó sử dụng. Tuy nhiên, tính năng tuyệt vời này cho phép người dùng xem những thay đổi mà người khác đã thực hiện đối với tài liệu trong thời gian thực.
Cộng tác &Chia sẻ tài liệu trong Microsoft Word
Hãy cho chúng tôi biết cách bạn có thể cộng tác, chỉnh sửa, đồng tác giả và chia sẻ tài liệu Microsoft Word.
1] Trước khi thiết lập tệp của bạn để chia sẻ, bạn cần đảm bảo rằng bạn có một thư mục chung trong tài khoản OneDrive của mình. Mặt khác, bạn có thể sử dụng “ Công khai ”Thư mục tồn tại cho bạn theo mặc định.
2] Nếu bạn muốn có tài khoản của riêng mình, hãy mở word và nhấp vào Tệp lựa chọn. Từ trình đơn Tệp, bạn cần nhấp vào Lưu dưới dạng và sau đó Thêm một P ren . ‘Thêm địa điểm’ sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn của dịch vụ bạn có thể muốn sử dụng, như SharePoint hoặc OneDrive.
3] Hoàn thành màn hình ‘Đăng nhập’ xuất hiện cho tùy chọn bạn chọn. Sau khi bạn hoàn tất, vị trí mới sẽ xuất hiện trên tùy chọn Lưu dưới dạng của Word. Sau khi được lưu, bạn có thể chia sẻ tệp bằng cách nhấp vào Tệp rồi đến tùy chọn Chia sẻ và bạn chọn tùy chọn để Chia sẻ với mọi người hoặc tôi nvite Mọi người .
4] Để mời và chia sẻ tệp, bạn sẽ phải nhập và thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ, sau đó gửi cho họ một liên kết đến tệp của bạn. Điều này sẽ xảy ra khi bạn nhấp vào nút Chia sẻ và chọn 'Nhận liên kết chia sẻ'. Sau khi nhập địa chỉ email, bạn có thể chọn xem bạn muốn đồng nghiệp của mình chỉnh sửa tệp hay chỉ xem tệp đó. 
5] Nếu bạn chọn Chỉnh sửa tùy chọn, bạn đang cho đồng nghiệp của mình quyền chỉnh sửa tài liệu của bạn. Bạn và những người mà bạn đã chia sẻ tệp đều có thể thực hiện các thay đổi đối với tệp. Tuy nhiên, trong Chế độ xem tùy chọn, bên kia không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào, giúp cho tệp của bạn được bảo mật.
Một cửa sổ bật lên sẽ cho biết nếu ai đó đang chỉnh sửa tài liệu của bạn và phần được đánh dấu sẽ hiển thị những thay đổi mà người khác đã thực hiện đối với tệp của bạn.
Bạn có thể xóa mọi người bằng cách nhấp chuột phải vào tên người dùng và chọn tùy chọn 'Xóa người dùng'. Nếu bạn cho phép đồng nghiệp thay đổi tệp và sau đó đổi ý, bạn có thể thay đổi quyền cho đồng nghiệp đó. Nhấp chuột phải vào tên của nhân viên trong danh sách và chọn “Thay đổi quyền thành Có thể xem”. Tương tự như vậy, bạn có thể làm theo cách khác, cấp cho nhân viên quyền thay đổi tệp sau khi chỉ cho phép họ xem tệp đó.
Khi chia sẻ xong, bạn chỉ cần nhấp vào 'X' ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Nguồn :Office.com.
