Microsoft Excel có thể dùng cho tính toán ngân sách, tính thuế và nhiều mục đích khác. Bạn có thể dùng nó như một dạng máy tính khác nhờ các tính năng nó cung cấp. Bạn thậm chí có thể dùng Excel để tính chênh lệch giữa hai thời điểm. Giúp tính số giờ nhân viên làm việc giữa thời gian bắt đầu và kết thúc cho trước. Toàn bộ hồ sơ giờ làm việc nhân viên có thể duy trì bằng Excel giúp tính lương hoặc tiền lương phải trả cho nhân viên.
Bạn nghĩ việc tính chênh lệch thời gian rất dễ vì chỉ trừ thời gian kết thúc từ thời gian bắt đầu? Nếu bạn làm trực tiếp như vậy, bạn sẽ gặp hai vấn đề. Hãy xem đó là gì và cách xử lý.
Tính chênh lệch thời gian trong Excel
Việc tính chênh lệch giữa hai thời gian trong Excel khá khó. Nhưng với một chút thủ thuật, chúng ta có thể đạt kết quả mong muốn. Chỉ cần theo dõi bài viết đến cuối và từ đó bạn có thể tính chênh lệch thời gian trong Excel hoàn hảo. Bắt đầu!
Xét dữ liệu mẫu như sau,
Như thảo luận, nếu chỉ thử trừ 'End Time' cho 'Start Time', bạn sẽ gặp hai vấn đề, xem ngay:
Bạn thấy kết quả bị thêm 'AM' hoặc 'PM' không như mong đợi. Vấn đề thứ hai là hiển thị lỗi hash (####). Vì chúng ta trừ trực tiếp, kết quả có thể âm trong một số trường hợp và vì thời gian không thể âm, Excel hiển thị dưới dạng lỗi hash.
Chúng ta giải quyết vấn đề đầu tiên bằng cách đổi định dạng số theo các bước đơn giản:
- Chọn ô có kết quả (Total Hours trong trường hợp) và nhấn 'CTRL+1' mở hộp thoại Format Cells (Định dạng ô).
- Chọn tùy chọn "Custom" (Tùy chỉnh) và trong trường "type" nhập "h:mm" và nhấp "Ok".
Bằng cách này, bạn loại bỏ được vấn đề đầu tiên. Điều này thỏa mãn phần nào nhưng chưa phải giải pháp hoàn chỉnh. Vẫn cần loại bỏ lỗi hash trong Total Hours. Để giải quyết vấn đề thứ hai, bạn cần thay đổi công thức dùng ở bước đầu (End Time – Start Time tức 'E14-E13'). Chọn hàng Total Hours và nhấn 'F2' để sửa công thức. Làm công thức như sau-
E14-E13+ (E13>E14)
Bây giờ, thay vì nhấn Enter, nhấn 'CTRL+Enter' để kết quả áp dụng cho tất cả ô được chọn trong một lần. Cách này tránh phải sửa công thức cho từng ô.
Chúng ta đều biết hệ thống 24 giờ được Excel dùng. Phần khó khăn chính dùng để khắc phục lỗi hash là thêm phép toán logic. Bằng cách đó, chúng ta khắc phục kết quả âm vì "TRUE" được coi là "1" và "FALSE" là "0". Cuối cùng, chênh lệch thời gian không còn giá trị âm và không còn lỗi hash.
Đây là cách đơn giản, dễ dàng và hoàn hảo để tính chênh lệch thời gian trong Microsoft Excel.
Làm sao tính chênh lệch thời gian trong Excel theo 24 giờ?
Sau khi tính xong chênh lệch thời gian, bạn chuột phải vào nó, chọn Format (Định dạng). Sau đó đặt hiển thị thời gian theo định dạng 24 giờ. Tuy nhiên, nếu tính chênh lệch theo định dạng số, nó sẽ hoạt động khác: 12:00 PM sẽ tính thành 0.05 vì nó là nửa ngày.