Bộ theo dõi chi tiêu là thiết yếu nếu bạn đang lập ngân sách hoặc cần biết tiền đi đâu. Google Forms là công cụ tạo biểu mẫu miễn phí hoạt động tuyệt vời như bộ theo dõi chi tiêu.
Google Forms có khả năng tùy biến cao, nên ngoài dùng làm khảo sát, công cụ RSVP, biểu mẫu liên hệ, phiếu đăng ký sản phẩm, hoặc bất kỳ biểu mẫu hỏi/đáp nào, bạn có thể biến nó thành bộ theo dõi chi tiêu tùy chỉnh bằng cách chọn các câu hỏi liên quan đến chi tiêu.
Bộ theo dõi chi tiêu Google Forms có thể theo dõi bất cứ điều gì bạn muốn về giao dịch, và vì nó hoạt động tốt trên điện thoại, bạn sẽ mang theo nó đi đâu cũng được.
Bạn có thể ngừng lưu hóa đơn hoặc cố gắng giải mã khoản thu trên thẻ tín dụng; chỉ cần mở bộ theo dõi chi tiêu ngay sau khi chi tiền để ghi lại tất cả chi tiết quan trọng và gửi đến bảng tính để xem lại sau.
Mẹo: Xem danh sách ứng dụng ngân sách và theo dõi chi tiêu tốt nhất để có thêm cách theo dõi chi tiêu. Chúng không tùy biến như Google Forms nhưng có lợi ích riêng.
Quyết Định Theo Dõi Gì
Ý tưởng của bộ theo dõi chi tiêu là theo dõi bạn đang chi tiền cho gì, nên có một số chi tiết cơ bản biểu mẫu cần bao gồm. Nhưng tùy vào những gì bạn muốn theo dõi, bạn có thể cần thêm trường trong biểu mẫu.
Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể muốn theo dõi:
- Giá: Giao dịch này bao nhiêu tiền?
- Cửa hàng: Bạn chi tiền ở đâu?
- Mô tả: Bạn chi tiền cho gì?
- Danh mục: Loại mua sắm gì (giải trí, ăn uống, hóa đơn, v.v.)?
- Phương thức thanh toán: Bạn thanh toán như thế nào (thẻ/ngân hàng/app nào)?
- Người chi tiêu: Nếu nhiều người dùng biểu mẫu
- Ghi chú: Ghi chú thêm nào cần thiết?
Khi quyết định đưa gì vào bộ theo dõi chi tiêu Google Forms, hãy nhớ các trường nên rộng nhất có thể để áp dụng cho bất cứ thứ gì bạn mua. Bạn không nhất thiết cần trường hỏi loại thực phẩm nào, trừ khi đây chỉ là bộ theo dõi chi tiêu ăn uống; bạn có thể muốn dùng cho cả thanh toán tiền thuê nhà và hóa đơn điện thoại.
Lưu ý, bạn có thể làm bất kỳ trường nào trong biểu mẫu theo dõi chi tiêu thành bắt buộc hoặc không bắt buộc. Vì vậy, nếu bạn muốn trường cụ thể cho cái gì đó, chỉ cần làm nó không bắt buộc để không phải dùng cho mọi giao dịch.
Xây Dựng Bộ Theo Dõi Chi Tiêu Google Forms
Đây là bộ theo dõi chi tiêu mẫu, nên của bạn không nhất thiết phải trông giống hệt. Chúng tôi dùng câu hỏi rộng với tùy chọn trả lời rộng hơn để minh họa cách hoạt động. Bạn sẽ thấy chỉnh sửa biểu mẫu cực kỳ dễ dàng, nên không gặp vấn đề tùy biến cho mình.
- Mở Google Forms.
- Chọn Blank (Trống) để bắt đầu biểu mẫu mới.
- Đổi tên biểu mẫu thành cái gì dễ nhận biết.
- Chọn ô đầu tiên và đổi thành Short answer (Câu trả lời ngắn).
- Đặt tên là Price (Giá), xác nhận Is number (Là số) hiển thị, sau đó đánh dấu nút Required (Bắt buộc).
- Dùng dấu cộng từ menu bên phải để thêm câu hỏi mới, lần này chọn Multiple choice (Trắc nghiệm).
- Đặt tên Store (Cửa hàng), điền các tùy chọn trả lời với các cửa hàng bạn thường mua. Other (Khác) được thêm mặc định, nên nếu mua ở cửa hàng khác, bạn gõ vào đó.
- Tiếp tục tạo tất cả câu hỏi khác bạn muốn tự hỏi mỗi khi mua sắm. Dùng gợi ý trên như câu hỏi phương thức thanh toán và mô tả để cung cấp chi tiết nhiều nhất có thể. Điều này sẽ hữu ích sau khi phân tích kết quả từ biểu mẫu.
- Dùng nút xem trước (biểu tượng con mắt) ở đầu Google Forms để lấy URL biểu mẫu. Bạn có thể chia sẻ với ai muốn dùng biểu mẫu, hoặc gửi cho mình để dễ truy cập từ điện thoại.
Không bắt buộc, nhưng biểu mẫu cũng có thể bao gồm hình ảnh, tiêu đề và phối màu độc đáo. Biểu mẫu nhiều màu có thể làm theo dõi chi tiêu vui hơn, nếu có thể! Biểu tượng sơn ở đầu trang là nơi thay đổi đó.
Thiết Lập Tính Toán
Mọi mục nhập từ biểu mẫu được thu thập trong bảng tính đẹp mắt tại Google Sheets. Chọn RESPONSES (Phản hồi) từ đầu biểu mẫu và nhấp biểu tượng bảng tính để đổi tên bảng tính (nếu muốn).
Sau khi bảng tính mở, tạo tab mới ở dưới cùng và đặt tên như Calculations (Tính toán).
Từ đó, bạn có thể làm mọi thứ Google Sheets hỗ trợ: cộng tổng chi tiêu trong khoảng thời gian, tạo biểu đồ hiểu trực quan chi tiêu, xem ai chi nhiều nhất, xác định cửa hàng tốn kém nhất, v.v.
Sử dụng các loại công thức đó trong Google Sheets vượt quá phạm vi bài viết này, nhưng hãy xem điều đơn giản như cộng tổng chi tiêu cho mỗi người để thực sự thấy ai chi nhiều nhất. Bạn luôn có thể điều chỉnh công thức để tổng chi tiêu tại mỗi cửa hàng.
Cách dễ nhất cộng tổng chi tiêu bất kể người giao dịch, là chạy công thức sum, như sau:
=sum('Form Responses 1'!B:B)
Công thức này hoạt động vì cột giá từ phản hồi biểu mẫu ở cột B.
Dưới đây là công thức Google Sheets cho cái nhìn chi tiết hơn về chi tiêu của mỗi người:
=sumif('Form Responses 1'!G:G,"Jeff",'Form Responses 1'!B:B)
Cách hoạt động: nhập sumif rồi chọn cột chứa tên (G trong ví dụ). Phần tiếp theo xác định tên, Jeff. Cuối cùng chọn tiêu đề cột giá để khi cột kia khớp tên cần tìm, nó chỉ cộng những giá đó.
Duyệt danh sách hàm Google Sheets của Google để biết cách khác diễn giải dữ liệu từ biểu mẫu. Cách khác xem chi tiêu là biểu đồ/đồ thị; Google có hướng dẫn làm điều đó.