Một công cụ theo dõi chi phí rất quan trọng nếu bạn đang lập ngân sách hoặc bạn cần biết tiền của mình đang đi đâu. Google Biểu mẫu là một trình tạo biểu mẫu miễn phí hoạt động hiệu quả như một công cụ theo dõi chi phí.
Google Biểu mẫu có thể tùy chỉnh rất nhiều, vì vậy, mặc dù nó cũng có thể được sử dụng như một cuộc khảo sát, công cụ trả lời, biểu mẫu liên hệ, bảng đăng ký sản phẩm hoặc bất kỳ biểu mẫu câu hỏi / câu trả lời nào khác, bạn có thể biến nó thành một trình theo dõi chi phí tùy chỉnh bằng cách chọn các câu hỏi liên quan đến chi phí .
Trình theo dõi chi phí của Google Biểu mẫu có thể theo dõi bất kỳ thứ gì bạn muốn liên quan đến giao dịch và vì công cụ này hoạt động hiệu quả trên điện thoại nên bạn sẽ luôn mang theo bên mình mọi lúc mọi nơi.
Bạn có thể ngừng lưu biên lai hoặc cố gắng giải mã một khoản phí trên thẻ tín dụng của mình; chỉ cần kéo trình theo dõi chi phí của bạn lên ngay sau khi bạn tiêu tiền để ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng và gửi nó đến một bảng tính mà bạn có thể xem lại sau.
Mẹo :Xem danh sách các ứng dụng lập ngân sách và theo dõi chi phí tốt nhất của chúng tôi để biết một số cách khác để theo dõi chi phí. Chúng không thể tùy chỉnh như Google Biểu mẫu nhưng chúng có những lợi ích riêng.
Quyết định những gì cần theo dõi
Ý tưởng của công cụ theo dõi chi phí là theo dõi những gì bạn đang chi tiêu tiền của mình, do đó, có một vài chi tiết cơ bản mà biểu mẫu cần bao gồm. Nhưng tùy thuộc vào những gì bạn muốn theo dõi, bạn có thể cần một số trường bổ sung trong biểu mẫu.
Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể muốn theo dõi:
- Giá :Giao dịch này là bao nhiêu?
- Cửa hàng :Bạn đang tiêu tiền ở đâu?
- Mô tả :Bạn đang tiêu tiền vào việc gì?
- Danh mục :Đây là hình thức mua hàng nào (giải trí, đồ ăn, hóa đơn, v.v.)?
- Phương thức thanh toán đã sử dụng :Bạn đang thanh toán bằng cách nào (thẻ / ngân hàng / ứng dụng nào)?
- Ai điều hành chi phí :Nếu có nhiều người sử dụng biểu mẫu
- Ghi chú :Bạn cần ghi chú thêm gì không?
Khi quyết định đưa những gì vào trình theo dõi chi phí của Google Biểu mẫu, hãy nhớ rằng bạn muốn các trường càng rộng càng tốt để chúng có thể áp dụng cho bất kỳ thứ gì bạn đang mua. Ví dụ:bạn không nhất thiết phải cần một trường hỏi loại thực phẩm bạn đang mua, trừ khi đây chỉ là một công cụ theo dõi chi phí thực phẩm; bạn cũng có thể muốn sử dụng nó để ghi lại các khoản thanh toán tiền thuê nhà và hóa đơn điện thoại.
Trên lưu ý đó, bạn có thể đặt bất kỳ trường nào trong biểu mẫu trình theo dõi chi phí của mình là bắt buộc hoặc không bắt buộc. Vì vậy, nếu bạn muốn một trường thực sự cụ thể cho một thứ gì đó, chỉ cần làm cho nó không bắt buộc để bạn không phải sử dụng nó cho mọi giao dịch.
Xây dựng Trình theo dõi chi phí của Google Biểu mẫu
Đây là một công cụ theo dõi chi phí mẫu, vì vậy, không có nghĩa là của bạn, cần phải giống hệt như công cụ này. Chúng tôi đang sử dụng các câu hỏi rộng với các tùy chọn trả lời thậm chí còn rộng hơn để cho biết cách này hoạt động. Bạn sẽ biết rằng việc chỉnh sửa biểu mẫu cực kỳ dễ dàng, vì vậy bạn sẽ không gặp bất kỳ vấn đề gì khi tùy chỉnh biểu mẫu cho chính mình.
- Mở Google Biểu mẫu.
- Chọn Trống để bắt đầu một biểu mẫu mới.
- Đổi tên biểu mẫu của bạn thành một thứ dễ nhận biết.
- Chọn hộp đầu tiên và thay đổi nó thành Câu trả lời ngắn .
- Đặt tên cho cái này là Giá , xác nhận rằng Là số được hiển thị, sau đó đánh dấu Bắt buộc nút.
- Sử dụng dấu cộng từ trình đơn ở bên phải để thêm câu hỏi mới, nhưng lần này hãy chọn Nhiều lựa chọn .
- Đặt tên cho cái này là Cửa hàng , và sau đó điền vào các tùy chọn câu trả lời với các cửa hàng thông thường mà bạn mua sắm. Khác được thêm vào theo mặc định, vì vậy nếu bạn mua hàng từ một cửa hàng khác, bạn có thể nhập vào đó.
- Tiếp tục thông qua biểu mẫu, đưa ra tất cả các câu hỏi khác nhau mà bạn muốn tự hỏi mỗi khi mua thứ gì đó. Sử dụng các đề xuất ở trên, như phương thức thanh toán và câu hỏi mô tả, để cung cấp cho bạn càng nhiều chi tiết càng tốt. Điều này sẽ hữu ích sau này khi chúng tôi giải thích tất cả các kết quả từ biểu mẫu.
- Sử dụng nút xem trước (biểu tượng con mắt) ở đầu Google Biểu mẫu để nhận URL đến biểu mẫu của bạn. Bạn có thể chia sẻ thông tin này với bất kỳ ai mà bạn muốn sử dụng biểu mẫu cùng hoặc gửi biểu mẫu cho chính bạn để có thể dễ dàng truy cập từ điện thoại của bạn.
Điều này là không cần thiết, nhưng biểu mẫu của bạn cũng có thể bao gồm hình ảnh, tiêu đề và bảng màu độc đáo. Một biểu mẫu đầy màu sắc có thể khiến việc theo dõi chi phí trở nên thú vị, nếu điều đó hoàn toàn có thể! Biểu tượng sơn ở đầu trang là nơi bạn thực hiện những thay đổi đó.
Thiết lập tính toán
Mọi mục nhập từ biểu mẫu của bạn được tập hợp trong một bảng tính được định dạng độc đáo tại Google Trang tính. Chọn CÂU TRẢ LỜI từ đầu biểu mẫu của bạn, sau đó nhấp vào biểu tượng bảng tính để đổi tên bảng tính (nếu bạn muốn).
Sau khi bảng tính mở ra, hãy tạo một tab mới ở dưới cùng và đặt tên là Tính toán .
Từ đó, bạn có thể làm bất cứ điều gì mà Google Trang tính hỗ trợ:cộng tất cả chi phí của bạn trong một khoảng thời gian nhất định, tạo biểu đồ để hiểu trực quan về chi phí của bạn, xem ai đang tiêu nhiều tiền nhất, xác định cửa hàng nào đang khiến bạn tốn kém nhất, v.v. .
Việc sử dụng các loại công thức đó trong Google Trang tính nằm ngoài phạm vi của bài viết này, nhưng hãy xem xét một điều thực sự đơn giản như cộng tất cả các khoản chi cho mỗi người để chúng ta thực sự có thể biết ai đang chi tiêu nhiều nhất. Bạn luôn có thể điều chỉnh công thức để tổng số tiền bạn đang chi tiêu tại mỗi cửa hàng.
Cách dễ nhất để tổng tất cả các chi phí bất kể người đã thực hiện giao dịch là gì, là chạy tổng công thức, như thế này:
=sum (‘Câu trả lời của biểu mẫu 1’! B:B)
Tính toán này phù hợp với ví dụ của chúng tôi vì cột giá từ các câu trả lời của biểu mẫu nằm trong cột B.
Dưới đây là công thức của Google Trang tính cho thấy cái nhìn chi tiết hơn về số tiền mà mỗi người đang chi tiêu:
=sumif (‘Câu trả lời của biểu mẫu 1 ′! G:G,” Jeff ”,“ Câu trả lời của biểu mẫu 1 ’! B:B)
Cách thức hoạt động là nhập sumif và sau đó chọn cột chứa tên ( G trong ví dụ của chúng tôi). Phần tiếp theo là xác định tên, Jeff . Cuối cùng, chọn tiêu đề cột có giá để khi cột khác khớp với tên mà chúng ta đang theo dõi, nó sẽ chỉ thêm các giá đó.
Xem qua danh sách các chức năng của Google Trang tính của Google để biết một số cách khác để có thể diễn giải dữ liệu từ biểu mẫu của bạn. Một cách khác để xem chi phí của bạn là sử dụng biểu đồ hoặc đồ thị; Google có một hướng dẫn để làm điều đó.