Dù cho mục đích thuế, quản lý chi phí kinh doanh, hoặc quan tâm ngân sách cá nhân, giữ hóa đơn vật lý là hơi rắc rối và nhàm chán. Nhưng may mắn thay, với sự tiến bộ trong nhận dạng hình ảnh và ứng dụng tài chính, bạn giờ có thể theo dõi hóa đơn bằng điện thoại thông minh.
Từ ứng dụng ghi chú chung có tính năng quét hóa đơn đến ứng dụng theo dõi chi tiêu chuyên dụng, đây là sáu ứng dụng hóa đơn tốt nhất để quét, theo dõi, và quản lý hóa đơn giấy của bạn.
1. Expensify
Expensify là một trong những ứng dụng quản lý hóa đơn phổ biến nhất nhờ tính năng báo cáo tài chính và nộp chi phí. Bạn có thể chụp hóa đơn qua ứng dụng, cộng với nhập thẻ tín dụng và tạo báo cáo quãng đường. Bạn có thể nộp báo cáo này qua ứng dụng bằng cách chỉ nhập địa chỉ email người nhận.
Một nhược điểm của ứng dụng là thời gian lâu để trích xuất thông tin từ hình ảnh sau khi chụp. Những lần quét này đôi khi mất vài giờ, làm giảm yếu tố tiện lợi của việc quét nhận dạng văn bản. Công ty nói rằng điều này là do nó ưu tiên độ chính xác hơn tốc độ — nhưng ứng dụng khác có thể quét chính xác và mất ít thời gian hơn nhiều.
Những yếu tố hoạt động لصالح ứng dụng là giao diện chuyên nghiệp và khả năng theo dõi chi phí cho chuyến đi cụ thể.
Mặc dù ứng dụng cơ bản miễn phí, gói này giới hạn năm lần quét một tháng. Bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí qua ứng dụng nếu muốn quét không giới hạn và một vài tính năng thêm.
2. Zoho Expense
Zoho Expense là một phần của bộ ứng dụng và phần mềm theo dõi chi phí lớn hơn của Zoho, nhưng nó có quản lý hóa đơn và nhận dạng văn bản tích hợp sẵn. Điều này làm cho nó hữu ích cho quản lý hóa đơn, cộng với cho phép bạn theo dõi chi phí như quãng đường.
Gói miễn phí cho bạn 100 lần quét miễn phí một tháng, là khoản trợ cấp khổng lồ so với nhiều ứng dụng hóa đơn khác giới hạn quét OCR. Quét của nó cũng chính xác và nhanh, thường tạo thông tin đúng từ hóa đơn trong chưa đầy một phút. Mặc dù chức năng tạo báo cáo hơi khó xử, tổng thể ứng dụng quét hóa đơn này hiệu quả và có hiệu lực.
3. Evernote
Evernote là ứng dụng ghi chú chung, nhưng thực tế nó có thể nhận dạng hình ảnh có văn bản làm cho nó trở thành ứng dụng lưu trữ hóa đơn hữu ích. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn muốn ghi lại hóa đơn nhưng không cần tạo báo cáo chi phí.
Ứng dụng không chỉ cho bạn chụp ảnh hóa đơn để lưu, mà nó cũng có thể quét thư viện ảnh của bạn tìm hình ảnh có văn bản. Khi bạn bật chức năng này, Evernote thậm chí sẽ thông báo khi bạn chụp ảnh hóa đơn bằng ứng dụng camera chính và hỏi bạn có muốn lưu không. Cách tốt nhất để sắp xếp hóa đơn, để bạn có thể dễ dàng lọc qua chúng ở giai đoạn sau, là thêm nhãn đặc biệt cho chúng.
Nếu bạn cần công cụ quản lý hóa đơn mạnh hơn, bạn có thể chọn ứng dụng chuyên dụng. Nhưng nếu bạn chỉ muốn giữ hồ sơ hóa đơn bạn có thể dễ dàng sắp xếp, Evernote là công cụ hữu ích có các tính năng tổ chức khác bạn có thể dùng trong đời sống hàng ngày. Đọc hướng dẫn của chúng tôi về Evernote để biết thêm nhiều hơn.
4. Google Lens / Google Photos
Có hai cách để giữ hóa đơn tổ chức dùng Google Lens — hoặc qua tích hợp với Google Assistant hoặc qua ứng dụng Google Photos. Bạn cũng có thể truy cập nó như ứng dụng độc lập trên Android, nhưng nó đã có sẵn qua các ứng dụng khác, mà tiện lợi hơn.
Khi dùng với Assistant, bạn có thể dùng lệnh Cho tôi xem hóa đơn của tôi (Show me my receipts) để tạo danh sách hóa đơn mới nhất. Trong Android Oreo, tính năng khá đơn giản. Nhưng Android Pie tốt hơn trong việc nhận dạng và sắp xếp hóa đơn này.
Bạn cũng có thể lọc qua hóa đơn với Google Photos. Chỉ cần gõ hoá đơn (receipts) vào thanh tìm kiếm và Photos sẽ kéo lên bất kỳ ảnh hóa đơn nào.
Những ứng dụng này không thể tạo báo cáo cho bạn, nhưng chúng vẫn hữu ích nếu bạn cần giữ ảnh hóa đơn. Một tiện lợi lớn là Google Assistant và Photos đã được cài sẵn trên nhiều thiết bị Android. Điều này có nghĩa là bạn không cần tải ứng dụng thêm và có thể tích hợp quản lý hóa đơn vào ứng dụng cũng quản lý ảnh của bạn.
Nếu bạn đang tìm cách quét ảnh cũ, Google cũng có tùy chọn có sẵn.
5. Smart Receipts
Smart Receipts là ứng dụng quản lý hóa đơn chuyên dụng khác có khả năng tạo báo cáo và trực quan hóa. Nó cũng có nhiều cài đặt tùy chỉnh cụ thể để giúp bạn tổ chức hóa đơn theo sở thích.
Nhược điểm lớn là gói miễn phí yêu cầu bạn mua quét OCR nếu bạn không muốn nhập giá trị thủ công. Bạn chỉ nhận hai lần quét OCR miễn phí, và phải mua phần còn lại trong ứng dụng. Điều này ổn cho những ai sẵn sàng trả tiền cho quét, nhưng quét OCR không hoàn toàn chính xác trong việc phát hiện giá trên hóa đơn. Điều này có nghĩa là bạn cuối cùng phải chỉnh sửa giá trị tổng — làm mất đi lý do bạn trả tiền cho quét OCR.
Tuy nhiên, việc tạo biểu đồ và báo cáo là tính năng hữu ích của ứng dụng. Thực tế biểu đồ tự động tạo là đặc biệt tiện lợi và nghĩa là bạn có thể dễ dàng cập nhật chi phí mới nhất. Bạn cũng có thể nâng cấp lên phiên bản premium của ứng dụng qua mua trong ứng dụng, rẻ hơn mua Smart Receipts Plus riêng trên Play Store.
6. Receipts by Wave For Business
Như tiêu đề ứng dụng cho thấy, Receipts by Wave chủ yếu là công cụ theo dõi chi phí kinh doanh. Tuy nhiên, khả năng đồng bộ trang web và quét nhiều hóa đơn cùng lúc làm cho nó trở thành công cụ mạnh cho bất kỳ ai muốn quét và theo dõi hóa đơn. Ứng dụng cũng cho bạn tìm kiếm thư viện ảnh điện thoại cho hóa đơn.
Khả năng OCR của ứng dụng ấn tượng về độ chính xác, nghĩa là bạn không phải lãng phí nhiều thời gian chỉnh sửa thông tin hóa đơn. Nó cũng là một trong những ứng dụng quét hóa đơn thực sự miễn phí và không đặt giới hạn số lần quét mỗi tháng.
Nhược điểm duy nhất là nếu bạn muốn quản lý hóa đơn sau khi nộp, bạn sẽ phải đăng nhập trang web Wave. Ngoài ra, nó tuyệt vời trong việc hoàn thành công việc.
Thêm Ứng Dụng Để Tổ Chức Tài Chính Của Bạn
Ứng dụng quản lý hóa đơn chỉ là một tập con của nhiều ứng dụng có thể giúp bạn quản lý tài chính. Ngày nay, không thiếu công cụ số có thể giúp bạn xây dựng ngân sách, giữ hồ sơ chi tiết giao dịch, hoặc trực quan hóa cách bạn chi tiền. Sau đó là vô số ứng dụng điện thoại thông minh bạn có thể dùng để hoàn tất thanh toán.
Nếu bạn muốn làm nhiều hơn chỉ ghi chi phí, mà còn muốn tìm cách thực sự giảm chi tiêu, hãy xem những ứng dụng và công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền.