Đây là bài viết tài trợ bởi Stellar. Nội dung và ý kiến thực tế là quan điểm riêng của tác giả, duy trì độc lập biên tập dù bài được tài trợ.
Một số người xem Microsoft Outlook như ứng dụng email. Nếu bạn là người dùng Outlook thực thụ, bạn biết nó hơn thế nhiều. Bạn có thể dùng Outlook quản lý gần như mọi khía cạnh cuộc sống khi đã thực sự thành thạo.
Nếu bạn "sống" trong Outlook như một số người, sao lưu và lưu trữ dữ liệu trở nên quan trọng ngày càng hơn. Bạn có thể phụ thuộc Exchange server đến một mức độ, nhưng tại một thời điểm bạn muốn quản lý dữ liệu với công cụ mạnh mẽ hơn. Đó là lúc Stellar Converter for OST xuất hiện.
Stellar Converter for OST là gì?
Nếu bạn không phải fan Outlook cứng, bạn có thể không biết file OST là gì. Tóm lại, đây là file đơn lẻ lưu trữ tất cả dữ liệu trên Exchange server ngoại tuyến trên máy tính. Phần mở rộng là Offline Storage Table.
File này không chỉ chứa email. File OST giữ dữ liệu lịch, task, contact, note, và tất cả dữ liệu Outlook khác. Điều đó làm nó khá quan trọng.
File OST không portable, nghĩa là bạn không thể mở nó trong chương trình email khác. Để làm vậy, cần chuyển đổi sang định dạng khác, và đó là việc Stellar Converter for OST làm. Định dạng phổ biến nhất bạn muốn chuyển OST sang là PST (Personal Storage Table). Tuy nhiên, Stellar Converter for OST đi xa hơn thế.
Tính năng và Giá
Ngoài PST, Stellar Converter for OST xuất ra nhiều định dạng khác. Bao gồm định dạng email như EML và MSG. App cũng hỗ trợ định dạng khác như RTF, HTML, PDF, làm cho nó cực kỳ linh hoạt. Phần mềm hỗ trợ Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003, 2002, 2000.
Tổng quát, bạn dùng app chuyển file trên ổ cục bộ, nhưng không giới hạn ở đó. Bạn có thể lưu file PST đã chuyển lên ổ mạng, ví dụ, hữu ích nếu dùng phần mềm trong môi trường văn phòng.
Phần mềm xuất tất cả mục mailbox – email, contact, attachment, note, journal, calendar, deleted items, v.v. – sang PST. Phần mềm xuất file OST mã hóa sang PST.
Bạn có thể trích xuất email riêng lẻ từ file OST dựa trên tham số: "To", "From", "Subject", "Date", v.v., và chuyển sang MSG, EML, RTF, HTML, PDF.
Một điều bạn nhận thấy khi chạy app là nó trông giống Microsoft Outlook đến mức nào. Không chỉ hợp lý, mà phục vụ chức năng: nhìn app bạn ngay lập tức nhớ bạn đang làm gì. Bên cạnh chức năng, chạm thẩm mỹ gương Outlook là lựa chọn hay.
Giá cả
Nếu cài Stellar Converter for OST trên một hệ thống, bạn chọn license Corporate giá $99. Tùy chọn Technician nâng cao hơn cho cài lên đến 3 hệ thống, thêm tính năng $249. Bao gồm chuyển đổi hàng loạt (batch conversion), xuất trực tiếp ra Office 365, Live Exchange và lưu các định dạng khác như MBOX, DBX, CSV. Cũng có thể tách và nén file PST đã chuyển.
Cuối cùng, bạn chọn Stellar Toolkit for Outlook giá $299. Thêm nhiều tính năng, bao gồm sửa file PST hỏng/hư hỏng. Cũng mở khóa bộ 8 công cụ đầy đủ. Cho quản lý dữ liệu Outlook nhiều cách, bao gồm nén PST và khôi phục mật khẩu mất.
Sử dụng Stellar Converter for OST
Bước đầu dùng Stellar Converter for OST là xác định vị trí file OST. Bạn nghĩ không biết nó ở đâu, nhưng may mắn thay không quan trọng. Chỉ chọn ổ để quét (thường ổ C), Stellar Converter for OST sẽ tìm file cho bạn.
Chuyển đổi (Conversion)
Nếu có nhiều tài khoản Exchange thiết lập trong Outlook, bạn có thể cần chọn file muốn mở. Nếu không chắc cái nào là cái nào, chỉ cần thử mở cái và chuyển. Điều này không làm gì file OST gốc, và tính năng preview tích hợp cho xem email và dữ liệu khác.
Bạn thậm chí không cần đợi quá trình chuyển đổi hoàn tất. Có thể chọn "Stop" bất cứ lúc nào xem đã chuyển được gì. Khi chắc chắn file đúng, tiếp tục chuyển đổi cho đến hoàn tất.
Xuất (Exporting)
Sau chuyển đổi, chọn cách xuất dữ liệu. Phụ thuộc vào bạn làm gì với nó. Để backup email, bạn muốn dùng PST, vì Outlook nhập định dạng này dễ dàng. Bạn cũng dùng PST nhập dữ liệu Outlook vào email client khác. Có thể dùng định dạng này chuyển từ Exchange sang server loại khác.
Đối với định dạng khác, đây là trường hợp chuyên biệt hơn. Giống PST, bạn dùng EML và MSG chuyển email sang client/server khác. Bạn có thể dùng HTML nếu muốn tải dữ liệu Exchange lên Intranet công ty. Nếu cần in hồ sơ email – ví dụ dùng pháp lý – PDF có thể tiện lợi.
Kết luận
Một số công cụ phần mềm khiến bạn thắc mắc có tìm được việc dùng không. Với công cụ khác, bạn ngay lập tức biết có cần hay không. Không phải ai cũng cần Stellar Converter for OST, và đó về cơ bản là thiết kế. Trước đó, nếu bạn biết cần phần mềm này, bạn sẽ không tìm thấy lựa chọn mạnh mẽ hơn.
Giá khá cao, đúng, nhưng nếu cân nhắc với tầm quan trọng dữ liệu, bạn có thể thấy nó đáng giá hơn nhiều.