Máy Mac của bạn có một công cụ tích hợp tên là Automator cho phép bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các thao tác. Đã có từ rất lâu trước khi có các công cụ tự động hóa khác như Workflow (bây giờ là Siri Shortcuts) và IFTTT.
Sử dụng Automator rất đơn giản. Bạn không cần phải biết cách lập trình để thiết lập quy trình làm việc tùy chỉnh của riêng mình nhằm thực hiện các tác vụ phổ biến trên máy Mac của bạn.
Hôm nay, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số quy trình làm việc hữu ích, tiết kiệm thời gian mà bạn có thể thiết lập trên máy Mac của riêng mình.
Khái niệm cơ bản về Thiết lập Quy trình Công việc Tự động hóa
Khi bạn mở Automator từ Ứng dụng thư mục, bạn sẽ được yêu cầu chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Hãy xem phần giới thiệu Công cụ tự động của chúng tôi để biết giải thích về từng loại và quy trình làm việc ví dụ.
Hai thư viện xuất hiện ở ngoài cùng bên trái của cửa sổ Automator. Nhấp vào Hành động hoặc Biến để truy cập thư viện tương ứng.
Kéo các hành động (hoặc biến) bạn muốn sử dụng sang quy trình làm việc ở bên phải, đặt chúng theo thứ tự bạn muốn chúng chạy. Các hành động và biến có cài đặt mà bạn có thể điều chỉnh cho quy trình làm việc của mình.
Khi bạn đã thiết lập quy trình làm việc của mình, hãy chuyển đến Tệp> Lưu để lưu nó ở định dạng tài liệu bạn đã chọn khi tạo. Nếu bạn chọn Quy trình làm việc loại tài liệu chạy bên trong Automator, bạn có thể lưu nó dưới dạng Ứng dụng . Và nếu bạn chọn Ứng dụng là loại tài liệu của bạn, bạn có thể chuyển đổi nó thành Quy trình làm việc khi lưu nó.
Đối với mỗi quy trình làm việc mà chúng tôi liệt kê ở đây, bạn sẽ luôn bắt đầu bằng cách tạo một tài liệu mới. Nếu bạn đã ở trong Automator, hãy đi tới Tệp> Tài liệu mới . Hoặc khi bạn mở Automator, nhấp vào Tài liệu mới trên hộp thoại đầu tiên.
Sau đó chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Chúng tôi đề xuất một loại cho mỗi quy trình làm việc được liệt kê ở đây, nhưng bạn có thể chọn một loại khác nếu bạn muốn. Bạn có thể phải điều chỉnh các hành động bạn sử dụng khi bắt đầu quy trình làm việc của mình để có được thông tin đầu vào mà bạn cần.
1. Đổi tên hàng loạt nhiều tệp
Nếu bạn thường đổi tên nhiều tệp cùng một lúc, có một số cách để đổi tên hàng loạt tệp trên máy Mac, bao gồm tạo quy trình làm việc Automator và lưu nó dưới dạng ứng dụng.
Bạn cũng có thể sử dụng Công cụ tự động hóa để tạo Đổi tên hàng loạt dịch vụ. Điều này cho phép bạn chọn tệp, nhấp chuột phải vào chúng và chọn Đổi tên hàng loạt dịch vụ từ Dịch vụ thực đơn. Đảm bảo chọn tệp hoặc thư mục từ Dịch vụ nhận được đã chọn danh sách thả xuống và Finder.app từ trong danh sách thả xuống phía trên quy trình làm việc.
Khi bạn truy cập Tệp> Lưu và nhập tên cho Đổi tên hàng loạt dịch vụ, nó được lưu vào đúng vị trí và tự động được thêm vào Dịch vụ menu.
2. Chuyển đổi hàng loạt và thay đổi kích thước hình ảnh trên máy Mac của bạn
Chúng tôi đã đề cập đến việc chuyển đổi hàng loạt và thay đổi kích thước hình ảnh trên máy Mac bằng cách tạo một ứng dụng trong Automator.
Một lần nữa, bạn cũng có thể tạo Chuyển đổi và thay đổi kích thước hình ảnh dịch vụ sử dụng Automator cho phép bạn chọn tệp, nhấp chuột phải vào chúng và chọn Chuyển đổi và thay đổi kích thước hình ảnh dịch vụ từ Dịch vụ thực đơn. Đảm bảo chọn tệp hoặc thư mục từ Dịch vụ nhận được đã chọn danh sách thả xuống và Finder.app từ danh sách thả xuống phía trên quy trình làm việc.
Khi bạn mở Tệp> Lưu và nhập tên cho Chuyển đổi và thay đổi kích thước hình ảnh dịch vụ, nó lưu vào đúng vị trí và tự động tham gia Dịch vụ menu.
3. Giữ Thư mục Tải xuống của Bạn Sạch sẽ
Tải xuống thư mục trên máy Mac của bạn có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Automator để tự động dọn sạch các mục cũ bằng cách chuyển chúng vào Thùng rác sau một số ngày cụ thể.
Chúng tôi mô tả cách thực hiện điều này trong hướng dẫn của chúng tôi về cách giảm kích thước bản sao lưu máy Mac của bạn.
4. Thoát tất cả ứng dụng ngay lập tức
Trong khi làm việc, bạn có thể không nhận ra mình đã mở bao nhiêu ứng dụng. Nếu máy Mac của bạn không có nhiều RAM, bạn có thể muốn đóng một số ứng dụng để giải phóng bộ nhớ. Tuy nhiên, việc đóng từng ứng dụng riêng biệt rất tốn thời gian.
Bạn có thể đóng tất cả các ứng dụng cùng một lúc và bắt đầu lại bằng ứng dụng được tạo bằng Automator. Làm theo các bước sau:
- Mở Automator và tạo một Ứng dụng mới tài liệu.
- Nhấp vào Hành động ở ngoài cùng bên trái.
- Đi tới Thư viện> Tiện ích .
- Kéo nút Thoát tất cả ứng dụng hành động từ phần giữa đến quy trình làm việc ở bên phải.
- Nếu bạn muốn thấy hộp xác nhận để lưu tài liệu đang mở trước khi đóng, hãy chọn hộp kiểm Yêu cầu lưu thay đổi ở đầu hộp Thoát tất cả ứng dụng hộp hành động.
- Để ngăn các ứng dụng đóng cửa nhất định, hãy nhấp vào Thêm bên dưới Không thoát và chọn ứng dụng bạn không muốn thoát. Lặp lại điều này cho từng ứng dụng bạn muốn tiếp tục mở.
- Đi tới Tệp> Lưu và lưu ứng dụng vào nơi bạn muốn. Bạn cũng có thể kéo nó vào Dock để dễ dàng truy cập.
5. Mở Nhóm Trang Web Cụ thể
Bạn có tải cùng một nhóm trang mỗi khi bạn mở trình duyệt của mình không? Bạn có thể thực hiện việc này tự động trong trình duyệt mặc định của mình bằng cách tạo một ứng dụng trong Automator. Chúng tôi chỉ cho bạn cách thực hiện việc này là một trong những cách bạn có thể sử dụng Automator với trình duyệt của mình.
Trang chủ của Apple có thể tự động thêm chính nó vào Địa chỉ danh sách. Nếu bạn không muốn, hãy chọn nó và nhấp vào Xóa .
6. Kết hợp nhiều tệp PDF
Bạn có thường kết hợp nhiều tệp PDF thành một tệp không? Thông thường, bạn cần một ứng dụng hoặc công cụ trực tuyến để làm điều đó. Nhưng bạn có thể tạo một dịch vụ bằng Automator cho phép bạn dễ dàng kết hợp nhiều tệp PDF thành một.
Làm theo các bước sau để tạo một dịch vụ xuất hiện trong Finder:
- Mở Automator và tạo một Dịch vụ mới tài liệu.
- Chọn tệp hoặc thư mục từ Dịch vụ nhận được đã chọn danh sách thả xuống và Finder.app từ trong danh sách thả xuống ở đầu ngăn dòng công việc.
- Nhấp vào Hành động ở ngoài cùng bên trái.
- Đi tới Thư viện> Tệp &Thư mục ở ngoài cùng bên trái.
- Kéo Lấy các mục trong công cụ tìm kiếm đã chọn hành động từ cột ở giữa sang quy trình làm việc ở bên phải.
- Quay lại Thư viện ở bên trái và nhấp vào PDF .
- Kéo Kết hợp các trang PDF hành động từ cột giữa đến cuối dòng công việc. Chọn xem bạn có muốn kết hợp các tệp PDF bằng cách Nối các trang hoặc Trang xáo trộn .
- Đi tới Thư viện> Tệp &Thư mục lại ở bên trái.
- Kéo Di chuyển các mục trong công cụ tìm kiếm hành động từ cột giữa đến cuối dòng công việc. Chọn thư mục bạn muốn di chuyển tệp PDF kết quả từ Đến danh sách thả xuống.
- Để thay thế tệp hiện có bằng tệp bạn tạo, hãy chọn mục Thay thế tệp hiện có trong hộp Di chuyển các mục trong công cụ tìm kiếm hộp hành động.
- Đi tới Tệp> Lưu và đặt tên cho dịch vụ. Dịch vụ mới của bạn sẽ tự động được đưa vào đúng vị trí và được thêm vào Dịch vụ thực đơn.
Giờ đây, bạn có thể chọn nhiều tệp PDF, nhấp chuột phải vào chúng và chọn dịch vụ mới của mình từ Dịch vụ để kết hợp chúng.
Để làm được nhiều việc hơn với menu đó, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách thêm các tùy chọn hữu ích vào menu dịch vụ macOS.
7. Tạo tệp văn bản từ nội dung của bảng tạm
Nếu bạn thường sao chép văn bản và dán vào tệp văn bản để lưu, bạn có thể tạo một ứng dụng bằng Automator để giúp việc này trở nên nhanh chóng.
Làm theo các bước sau:
- Mở Automator và tạo một Ứng dụng mới tài liệu.
- Nhấp vào Hành động ở ngoài cùng bên trái.
- Đi tới Thư viện> Tiện ích bên trái.
- Kéo Lấy nội dung của khay nhớ tạm hành động từ cột ở giữa sang quy trình làm việc ở bên phải.
- Quay lại Thư viện ở bên trái và nhấp vào Văn bản .
- Kéo Tệp Văn bản Mới hành động từ cột giữa đến cuối dòng công việc.
- Sửa đổi cài đặt cho tệp văn bản mới của bạn trong hộp tác vụ, như chọn Định dạng tệp , nhập tên tệp mặc định ( Lưu dưới dạng ) và Ở đâu để lưu tệp.
- Đi tới Tệp> Lưu và đặt tên cho dịch vụ. Dịch vụ mới của bạn sẽ tự động được đưa vào đúng vị trí và được thêm vào menu Dịch vụ.
Để sử dụng nó, hãy chọn văn bản bạn muốn lưu trong tệp văn bản, sau đó chạy ứng dụng Automator mới của bạn.
8. Chuyển văn bản thành tệp âm thanh
Nếu bạn có nhiều văn bản để đọc, bạn có thể muốn máy Mac đọc nó cho bạn. Bạn có thể tạo một dịch vụ bằng Automator để chuyển đổi văn bản đã chọn thành tệp âm thanh.
Làm theo các bước sau:
- Mở Automator và tạo một Dịch vụ mới tài liệu.
- Chọn văn bản từ Dịch vụ nhận được đã chọn danh sách thả xuống. Để mặc định của bất kỳ ứng dụng nào được chọn trong trong danh sách thả xuống ở đầu ngăn.
- Chọn Hành động ở ngoài cùng bên trái.
- Đi tới Thư viện> Tiện ích bên trái.
- Kéo Văn bản sang Âm thanh hành động từ cột ở giữa sang quy trình làm việc ở bên phải.
- Chọn Giọng nói hệ thống bạn muốn. Sử dụng Play để nghe giọng nói đã chọn và xem những gì bạn thích.
- Nhập tên tệp cho tệp âm thanh trong Lưu dưới dạng hộp.
Giờ đây, bạn có thể chọn văn bản trong bất kỳ chương trình nào, nhấp chuột phải vào văn bản đã chọn và chọn dịch vụ mới của bạn từ Dịch vụ để chuyển đổi văn bản thành tệp âm thanh. Dịch vụ tự động lưu âm thanh dưới dạng tệp AIFF.
Biểu tượng trên tệp bao gồm Phát ở giữa. Chỉ cần nhấp vào nút Phát để nghe tệp âm thanh.
Tiết kiệm thời gian cho chính mình với Automator trên Mac
Automator miễn phí và được tích hợp sẵn trong hệ thống Mac của bạn. Tại sao không tận dụng nó để tự động hóa các công việc tốn thời gian và tẻ nhạt?
Bạn thậm chí có thể tạo một ứng dụng dành cho máy tính để bàn từ một trang web bằng Automator hoặc sử dụng Automator để lên lịch gửi email. Thử nghiệm với các hành động và biến số khác nhau để đưa ra quy trình làm việc cho Công cụ tự động hóa của riêng bạn. Và nếu bạn đã sẵn sàng cho việc tạo tập lệnh nâng cao, bạn có thể thử tự động hóa AppleScript!