Mac của bạn có công cụ tích hợp tên Automator cho phép bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa hành động. Nó đã tồn tại lâu trước các công cụ tự động hóa khác như Workflow (nay là Siri Shortcuts) và IFTTT.
Sử dụng Automator rất đơn giản. Bạn không cần biết lập trình để thiết lập quy trình làm việc tùy chỉnh thực hiện các hành động phổ biến trên Mac.
Hôm nay chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số quy trình làm việc hữu ích, tiết kiệm thời gian mà bạn có thể thiết lập trên Mac của mình.
Cơ Bản Thiết Lập Quy Trình Automator
Khi bạn mở Automator từ thư mục Applications, bạn được yêu cầu chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Xem phần giới thiệu Automator của chúng tôi để giải thích từng loại và ví dụ quy trình.
Hai thư viện xuất hiện ở phía xa bên trái cửa sổ Automator. Nhấn Actions hoặc Variables để truy cập thư viện tương ứng.
Kéo hành động (hoặc biến) bạn muốn dùng vào quy trình ở bên phải, đặt chúng theo thứ tự bạn muốn chạy. Hành động và biến có cài đặt bạn có thể điều chỉnh cho quy trình.
Một khi bạn thiết lập xong quy trình, vào File > Save để lưu nó ở định dạng tài liệu bạn chọn khi tạo. Nếu bạn chọn loại tài liệu Workflow chạy bên trong Automator, bạn có thể lưu nó thành Application. Và nếu bạn chọn Application làm loại tài liệu, bạn có thể chuyển đổi đó thành Workflow khi lưu.
Đối với mỗi quy trình liệt kê ở đây, bạn luôn bắt đầu bằng tạo tài liệu mới. Nếu bạn đã ở trong Automator, vào File > New Document. Hoặc khi mở Automator, nhấn New Document trên hộp thoại ban đầu.
Sau đó chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Chúng tôi gợi ý loại cho mỗi quy trình liệt kê, nhưng bạn có thể chọn loại khác nếu muốn. Bạn có thể phải điều chỉnh hành động dùng ở đầu quy trình để lấy đầu vào bạn cần.
1. Đổi Tên Nhiều Tệp Hàng Loạt (Batch Rename)
Nếu bạn thường đổi tên nhiều tệp cùng lúc, có vài cách đổi tên hàng loạt trên Mac, bao gồm tạo quy trình Automator và lưu thành ứng dụng.
Bạn cũng có thể dùng Automator tạo dịch vụ Batch Rename. Điều này cho phép bạn chọn tệp, nhấp chuột phải, và chọn dịch vụ Batch Rename từ menu Services. Hãy chắc chắn chọn files or folders từ menu thả xuống Service receives selected và Finder.app từ menu thả xuống in ở trên khu vực quy trình.
Khi bạn vào File > Save và nhập tên cho dịch vụ Batch Rename, nó được lưu ở vị trí đúng và tự động thêm vào menu Services.
2. Chuyển Đổi Và Thay Đổi Kích Thước Ảnh Hàng Loạt
Chúng tôi đã trình bày chuyển đổi và thay đổi kích thước ảnh hàng loạt trên Mac bằng cách tạo ứng dụng trong Automator.
Lại một lần nữa, bạn cũng có thể tạo dịch vụ Convert and Resize Images dùng Automator cho phép bạn chọn tệp, nhấp chuột phải, và chọn dịch vụ Convert and Resize Images từ menu Services. Hãy chắc chắn chọn files or folders từ menu thả xuống Service receives selected và Finder.app từ menu thả xuống in ở trên khu vực quy trình.
Khi bạn mở File > Save và nhập tên cho dịch vụ Convert and Resize Images, nó lưu ở vị trí đúng và tự động tham gia menu Services.
3. Giữ Thư Mục Downloads Sạch Sẽ
Thư mục Downloads trên Mac có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn. Nhưng bạn có thể dùng Automator để tự động dọn dẹp mục cũ bằng cách chuyển chúng vào Thùng rác sau một số ngày nhất định.
Chúng tôi mô tả cách làm này trong hướng dẫn giảm kích thước bản sao lưu Mac.
4. Tắt Tất Cả Ứng Dụng Một Lúc
Khi làm việc, bạn có thể không nhận ra mình mở bao nhiêu ứng dụng. Nếu Mac không có nhiều RAM, bạn có thể muốn đóng một số ứng dụng để giải phóng bộ nhớ. Nhưng đóng từng ứng dụng riêng biệt tốn thời gian.
Bạn có thể đóng tất cả ứng dụng cùng lúc và có khởi đầu mới dùng ứng dụng tạo bằng Automator. Làm theo các bước sau:
- Mở Automator và tạo tài liệu Application mới.
- Nhấn Actions ở bên trái xa.
- Đi đến Library > Utilities.
- Kéo hành động Quit All Applications từ cột giữa vào quy trình bên phải.
- Nếu bạn muốn thấy hộp xác nhận lưu tài liệu mở trước khi đóng, tích hộp Ask to save changes ở đầu hộp hành động Quit All Applications.
- Để ngăn chặn ứng dụng cụ thể không bị đóng, nhấn Add dưới hộp Do not quit và chọn ứng dụng bạn không muốn thoát. Lặp lại cho mỗi ứng dụng bạn muốn giữ mở.
- Vào File > Save và lưu ứng dụng ở đâu bạn muốn. Bạn cũng có thể kéo nó vào Dock để truy cập dễ dàng.
5. Mở Một Tập Trang Web Cụ Thể
Bạn có tải cùng một tập trang web mỗi lần mở trình duyệt không? Bạn có thể làm điều này tự động trong trình duyệt mặc định bằng cách tạo ứng dụng trong Automator. Chúng tôi chỉ cho bạn cách làm này như một trong những cách dùng Automator với trình duyệt.
Trang chủ Apple có thể tự động thêm mình vào danh sách Address. Nếu bạn không muốn, chọn nó và nhấn Remove.
6. Hợp Nhất Nhiều Tệp PDF
Bạn có thường gộp nhiều PDF thành một tệp không? Thông thường, bạn cần ứng dụng hoặc công cụ trực tuyến để làm vậy. Nhưng bạn có thể tạo dịch vụ dùng Automator cho phép gộp dễ dàng nhiều tệp PDF thành một.
Làm theo các bước sau để tạo dịch vụ xuất hiện trong Finder:
- Mở Automator và tạo tài liệu Service mới.
- Chọn files or folders từ menu thả xuống Service receives selected và Finder.app từ menu thả xuống in ở đầu khung quy trình.
- Nhấn Actions ở bên trái xa.
- Đi đến Library > Files & Folders ở bên trái xa.
- Kéo hành động Get Selected Finder Items từ cột giữa vào quy trình bên phải.
- Quay lại Library bên trái và nhấn PDFs.
- Kéo hành động Combine PDF Pages từ cột giữa xuống cuối quy trình. Chọn gộp tệp PDF bằng Appending pages (thêm trang) hoặc Shuffling pages (xáo trộn trang).
- Đi đến Library > Files & Folders lần nữa bên trái.
- Kéo hành động Move Finder Items từ cột giữa xuống cuối quy trình. Chọn thư mục bạn muốn chuyển tệp PDF kết quả đến từ menu thả xuống To.
- Để thay thế tệp hiện có bằng tệp bạn tạo, tích hộp Replacing existing files trong hộp hành động Move Finder Items.
- Vào File > Save và đặt tên cho dịch vụ. Dịch vụ mới tự động đặt ở vị trí đúng và thêm vào menu Services.
Bây giờ bạn có thể chọn nhiều tệp PDF, nhấp chuột phải, và chọn dịch vụ mới từ menu Services để gộp chúng.
Để làm thêm với menu đó, xem hướng dẫn thêm tùy chọn hữu ích vào menu Services macOS.
7. Tạo Tệp Văn Bản Từ Nội Dung Clipboard
Nếu bạn thường sao chép văn bản và dán vào tệp văn bản để lưu, bạn có thể tạo ứng dụng dùng Automator làm cho việc này dễ dàng.
Làm theo các bước sau:
- Mở Automator và tạo tài liệu Application mới.
- Nhấn Actions ở bên trái xa.
- Đi đến Library > Utilities bên trái.
- Kéo hành động Get Contents of Clipboard từ cột giữa vào quy trình bên phải.
- Quay lại Library bên trái và nhấn Text.
- Kéo hành động New Text File từ cột giữa xuống cuối quy trình.
- Sửa đổi cài đặt cho tệp văn bản mới trong hộp hành động, như chọn File Format, nhập tên tệp mặc định (Save as), và Where lưu tệp.
- Vào File > Save và đặt tên cho dịch vụ. Dịch vụ mới tự động đặt ở vị trí đúng và thêm vào menu Services.
Để dùng, chọn văn bản bạn muốn lưu vào tệp văn bản, sau đó chạy ứng dụng Automator mới của bạn.
8. Chuyển Đổi Văn Bản Thành Tệp Âm Thanh
Nếu bạn có nhiều văn bản để đọc, bạn có thể muốn Mac đọc cho bạn nghe. Bạn có thể tạo dịch vụ dùng Automator chuyển văn bản được chọn thành tệp âm thanh.
Làm theo các bước sau:
- Mở Automator và tạo tài liệu Service mới.
- Chọn text từ menu thả xuống Service receives selected. Giữ mặc định any application được chọn trong menu thả xuống in ở đầu khung.
- Chọn Actions ở bên trái xa.
- Đi đến Library > Utilities bên trái.
- Kéo hành động Text to Audio từ cột giữa vào quy trình bên phải.
- Chọn System Voice bạn muốn. Dùng nút Play để nghe giọng đã chọn và xem thích không.
- Nhập tên tệp cho tệp âm thanh trong hộp Save As.
Bây giờ bạn có thể chọn văn bản trong bất kỳ chương trình nào, nhấp chuột phải vào văn bản được chọn, và chọn dịch vụ mới từ menu Services để chuyển văn bản thành tệp âm thanh. Dịch vụ tự động lưu âm thanh thành tệp AIFF.
Biểu tượng trên tệp bao gồm nút Play ở giữa. Chỉ cần nhấn nút Play để nghe tệp âm thanh.
Tiết Kiệm Thời Gian Với Automator Trên Mac
Automator miễn phí và tích hợp sẵn trong hệ thống Mac. Tại sao không tận dụng nó để tự động hóa tác vụ tốn thời gian và nhàm chán?
Bạn thậm chí có thể tạo ứng dụng desktop từ trang web dùng Automator hoặc dùng Automator lên lịch gửi email. Thử nghiệm với các hành động và biến khác nhau để tạo quy trình Automator riêng. Và nếu bạn sẵn sàng cho scripting nâng cao, bạn có thể thử AppleScript automation!