APA (American Psychological Association - Hiệp hội Tâm lý học Mỹ) là một trong các phong cách viết phổ biến nhất cho tài liệu học thuật. Sách, tạp chí khoa học, bài báo và bài luận viết theo phong cách APA đều tuân theo một bộ hướng dẫn cụ thể nhằm cải thiện khả năng hiểu đọc.
Đa phần, định dạng bài viết theo phong cách APA khá đơn giản. Tuy nhiên, người mới thường gặp khó khăn khi phải chèn running head (tiêu đề chạy) vào bài viết.
Hãy hình dung running head như một phiên bản rút gọn của tiêu đề. Nó nên xuất hiện bằng chữ in hoa ở góc trên bên trái của mỗi trang. Mục đích của running head là xác định các trang của bài viết và giữ chúng cùng nhau mà không cần dùng tên tác giả. Running head làm tốt việc bảo toàn sự ẩn danh nếu bạn nộp bài cho đánh giá ẩn danh (blind review).
Running head không nên dài quá 50 ký tự và nên chứa phiên bản tóm tắt của tiêu đề bài viết. Điều này không có nghĩa là sao chép 50 ký tự đầu tiên của tiêu đề. Bạn cần quyết định một running head không bị ép buộc và cho người đọc ý tưởng về nội dung bài viết.
Tất cả chương trình xử lý văn bản đều có tính năng header tự động giúp chèn running head dễ dàng. Không cần chèn thủ công trên từng trang khi phần mềm có thể làm tự động và căn chỉnh theo cài đặt mặc định.
Hiện tại, phong cách APA yêu cầu running head và đánh số trang trên bản thảo. Running head sẽ nằm ở vùng header, góc trên bên trái. Khi viết theo phong cách APA, cụm từ "Running head:" và tiêu đề chỉ xuất hiện ở trang một. Từ trang hai trở đi, chỉ có running head thực tế xuất hiện ở vùng header.
Dưới đây là hướng dẫn hoàn chỉnh cách chèn running head dùng phong cách APA trong Microsoft Word.
Chèn Running Head với phong cách APA trong Microsoft Word
Trước khi chèn running head, quan trọng là đảm bảo tài liệu đã được định dạng đúng chuẩn APA. Làm theo các bước dưới đây để định dạng tài liệu và chèn running head cùng số trang dùng Microsoft Word:
- Bắt đầu bằng cách đặt lề phù hợp (1 inch tất cả các phía). Với file mở trong Microsoft Word, vào Layout (Page Layout trên phiên bản cũ), nhấp Margins (Lề) và chọn Normal (Bình thường).
- Tiếp theo, mở tab Home (Trang chủ) và đặt font chữ thành Times New Roman, cỡ chữ 12 points.
- Lưu ý Microsoft Word yêu cầu bạn đặt font và cỡ chữ cho header riêng biệt. Để làm vậy, nhấp đúp vào phần trên cùng trang để mở công cụ Header & Footer Tool. Sau đó, mở tab Home và đặt font chữ và cỡ chữ cho header.
- Tiếp theo, với header trang đầu tiên mở, truy cập Header & Footer tools và tick vào ô bên cạnh Different First Page (Trang đầu tiên khác biệt). Đảm bảo bạn không gõ bất kỳ ký tự nào trước khi tick ô này.
- Trong First Page Header (Header trang đầu), gõ "Running head:", theo sau là tiêu đề bài viết. Trong ví dụ này, header trang đầu trông như sau: Running head: APA FORMATTING EXAMPLE ON INSERTING A RUNNING HEAD IN WORD.
Lưu ý: Nhớ rằng cụm từ "Running head:" phải bắt đầu bằng chữ in hoa tiếp theo là chữ thường, và running head thực tế phải viết bằng CHỮ IN HOA.
- Sau khi gõ thành công running head trên header trang đầu, đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn số trang. Vào tab Insert (Chèn) và nhấp Page Number (Số trang). Tiếp theo, chọn Current Position (Vị trí hiện tại) và nhấp vào hình thu nhỏ Plain Number (Số đơn giản). Sau quy trình này, bạn sẽ thấy trang 1 được chèn tự động.
Lưu ý: Bạn bắt buộc dùng lệnh Insert cho số trang đầu tiên. Nếu không, đánh số trang sẽ sai cho phần còn lại của tài liệu.
- Với running head trang đầu và số trang đã ở vị trí, nhấp nút Close Header and Footer (Đóng Header và Footer).
Lưu ý: Bạn cũng có thể nhấp đúp ra ngoài vùng header để thoát công cụ Header & Footing.
- Sau khi thoát thành công công cụ Header & Footer, bạn có thể bắt đầu gõ thông tin trang tiêu đề. Khi đã có đủ thông tin trang đầu, di chuyển con trỏ xuống dưới dòng chữ cuối cùng và vào Insert chọn Page Break (Ngắt trang).
Lưu ý: Bạn sẽ thấy con trỏ tự động nhảy sang trang tiếp theo. Đây là dấu hiệu ngắt trang đã được đặt.
- Tiếp theo, cuộn xuống trang hai và nhấp đúp lại vào phần header để mở công cụ Header & Footer. Kiểm tra font và cỡ chữ, sau đó gõ hoặc sao chép chỉ running head (không có cụm "Running head:").
- Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn số trang (tốt nhất cùng vị trí với số trang trang đầu). Vào tab Insert > Page Number > Current Position và chọn Plain Number. Nếu ngắt trang trước đã đúng, trang 2 sẽ tự động chèn.
- Với running header đã ở vị trí, bạn có thể nhấp đúp ra ngoài phần header để đóng công cụ Header & Footing.
Lưu ý: Đối với mọi trang mới chèn từ bây giờ, Word sẽ tự động thêm running head và số trang. Nếu bạn xóa trang giữa tài liệu, số trang sẽ tự động điều chỉnh.
Xong! Tài liệu của bạn hiện đã được định dạng hoàn toàn theo phong cách APA. Với running head và số trang đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu làm trang Abstract (Tóm tắt).