Cách khôi phục tệp tin Microsoft Office mất trên Mac – Hướng dẫn từng bước

Tài liệu tạo bằng ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, Outlook, OneNote, và PowerPoint, cũng như tài liệu PDF thường dùng, đôi khi biến mất hoặc không lưu đúng trên Mac.

Trong nhiều trường hợp, tệp tin không mất vĩnh viễn. Ứng dụng Office có thể tạo bản sao AutoRecovery của tài liệu đang mở, trong khi tính năng macOS như Thùng rác và Time Machine giúp khôi phục tệp tin xóa. Nếu không có bản sao lưu, phần mềm khôi phục dữ liệu cũng có thể giúp truy xuất tệp tin mất.

Hướng dẫn này giải thích kịch bản mất tệp tin phổ biến và chỉ phương pháp khôi phục nào có thể hoạt động trong từng tình huống, bao gồm khi tính năng khôi phục tích hợp đủ dùng và khi cần phần mềm khôi phục dữ liệu.

Nếu tài liệu bị đóng trước khi lưu hoặc ứng dụng Office dừng bất ngờ, tệp tin có thể vẫn khôi phục được. Các ứng dụng Office khác nhau lưu dữ liệu chưa lưu ở vị trí hoặc tệp tin tạm khác nhau.

Bảng dưới cho thấy nơi dữ liệu chưa lưu thường được lưu trong các ứng dụng Office phổ biến.

Khôi phục tệp tin từ khung Khôi phục tài liệu

Khi Word, Excel, hoặc PowerPoint khởi động lại sau tắt bất ngờ, ứng dụng có thể hiển thị khung Khôi phục tài liệu hiển thị phiên bản tự động lưu của tài liệu trước đó mở.

Mặc dù là ứng dụng khác, loại lưu trữ chung, nên cách khôi phục giống nhau.

Để khôi phục tài liệu:

Khôi phục tệp tin chưa lưu từ thư mục AutoRecovery

Nếu khung Khôi phục tài liệu không hiện, tệp tin AutoRecovery vẫn có thể tồn tại trong thư mục hệ thống.

Để kiểm tra thư mục AutoRecovery:

1. Mở Finder.
2. Nhấp Đi đến trong thanh menu và chọn Đi đến thư mục.
3. Nhập đường dẫn sau:
   ~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery
   Đối với ứng dụng Office khác, bạn cũng có thể kiểm tra:
   ~/Library/Containers/com.microsoft.Excel/Data/Library/Preferences/AutoRecovery
~/Library/Containers/com.microsoft.Powerpoint/Data/Library/Preferences/AutoRecovery
4. Tìm tệp tin tên "AutoRecovery save of …".
5. Mở tệp tin và lưu làm tài liệu mới.

Kiểm tra Bản nháp hoặc Lịch sử phiên bản trong ứng dụng Office khác

Một số ứng dụng Office dùng cơ chế khác bảo vệ công việc chưa lưu.

• Outlook có thể tự động lưu email chưa hoàn thành trong thư mục Bản nháp khi bạn soạn tin.
• Sổ tay OneNote thường lưu trong OneDrive, nơi chỉnh sửa trước có thể khôi phục qua lịch sử phiên bản.

Nếu nội dung mất không tìm thấy ở các vị trí này, khôi phục tệp tin từ bản sao lưu Time Machine vẫn có thể.

Khôi phục tệp tin Office bị xóa trên Mac

Nếu tài liệu đã lưu trước đó nhưng sau bị xóa, khôi phục phụ thuộc vào cách tệp tin bị xóa. Tệp tin xóa qua Finder thường chuyển đến Thùng rác Mac, nơi có thể khôi phục.

Tương tự, email Outlook xóa có thể còn trong thư mục Đã xóa, và sổ tay OneNote lưu trong OneDrive có thể khôi phục từ Thùng rác OneDrive. Đồng thời, tệp tin xóa vĩnh viễn vẫn có thể tồn tại trong bản sao lưu hoặc không gian ổ đĩa chưa cấp phát. Dù nơi lưu khác nhau, bạn có thể kiểm tra các phương pháp dưới để:

Khôi phục tệp tin Office bị xóa từ Thùng rác Mac

Nếu tệp tin bị xóa gần đây, nó có thể vẫn trong Thùng rác.

Để khôi phục:

1. Mở Thùng rác từ Dock.
2. Định vị tài liệu bị xóa.
3. Chuột phải tệp tin và chọn Đặt lại.
   

Tệp tin sẽ quay lại vị trí gốc.

Khôi phục tệp tin xóa vĩnh viễn dùng Time Machine

Nếu tệp tin không còn trong Thùng rác, bạn vẫn có thể khôi phục bằng thiết bị Time Machine, hệ thống sao lưu tích hợp Apple.

Phương pháp này chỉ hoạt động nếu:

• Time Machine đã bật trước khi tệp tin bị xóa
• Bản sao lưu chứa tệp tin tồn tại

Để khôi phục tệp tin với Time Machine:

1. Mở thư mục nơi tệp tin ban đầu lưu.
2. Nhấp biểu tượng Time Machine trên thanh menu.
3. Chọn Vào Time Machine.
4. Dùng dòng thời gian duyệt bản sao lưu tạo trước khi tệp tin bị xóa.
5. Chọn tệp tin và nhấp Khôi phục.
   

Tệp tin khôi phục sẽ xuất hiện trong thư mục gốc.

Khôi phục tệp tin Office xóa vĩnh viễn từ iCloud

Nếu tài liệu Office lưu trong iCloud Drive, tệp tin xóa có thể khôi phục từ iCloud trong 30 ngày.

Để khôi phục tệp tin từ iCloud:

1. Đi iCloud.com và đăng nhập Apple ID.
2. Mở Đã xóa gần đây.
3. Chọn tệp tin muốn khôi phục.
4. Nhấp Khôi phục.

Khôi phục tệp tin Office xóa vĩnh viễn dùng phần mềm khôi phục dữ liệu

Nếu không có bản sao lưu, phần mềm khôi phục dữ liệu có thể giúp truy xuất tệp tin xóa bằng cách quét thiết bị lưu trữ tìm dữ liệu có thể khôi phục.

Tuy nhiên, khôi phục có thể không thể trên SSD bật TRIM, dùng trong hầu hết Mac hiện đại. TRIM tự động xóa khối lưu trữ đã xóa để duy trì hiệu suất SSD. Khi khối đó bị xóa, dữ liệu gốc không thể khôi phục.

Khôi phục khả thi hơn nếu tệp tin lưu trên HDD truyền thống hoặc SSD, nơi dữ liệu xóa có ảnh chụp nhanh cục bộ hoặc bản sao ẩn.

Công cụ như iBoysoft Data Recovery for Mac có thể quét ổ và khôi phục nhiều định dạng tài liệu, bao gồm:

• .doc / .docx
• .xls / .xlsx / .csv
• .ppt / .pptx
• .pdf

Các bước khôi phục cơ bản:

Lưu tệp tin khôi phục vào ổ khác giúp tránh ghi đè dữ liệu còn có thể khôi phục.

Khôi phục phiên bản trước của tệp tin Office trên Mac

Đôi khi tệp tin không bị xóa mà bị thay thế bởi phiên bản mới. Trong trường hợp này, phiên bản trước có thể vẫn tồn tại trong lịch sử phiên bản hoặc bản sao lưu hệ thống. Bạn có thể làm theo phương pháp dưới để khôi phục tệp tin bị thay thế.

Khôi phục phiên bản sớm hơn Microsoft Office

Một số ứng dụng Office hỗ trợ lịch sử phiên bản, đặc biệt khi tệp tin lưu trong OneDrive hoặc SharePoint.

Để kiểm tra lịch sử phiên bản:

1. Mở tài liệu trong Word, Excel, hoặc PowerPoint.
2. Nhấp tên tệp tin ở đầu cửa sổ.
3. Chọn Duyệt Lịch sử phiên bản.
4. Xem các phiên bản có sẵn.
5. Mở hoặc khôi phục phiên bản bạn cần.

Tại sao tệp tin Office có thể mất trên Mac

Tệp tin liên quan Office có thể biến mất vì vài lý do phổ biến:

• Sự cố ứng dụng hoặc tắt bất ngờ
• Tài liệu đóng trước khi lưu
• Xóa nhầm trong Finder
• Tệp tin bị ghi đè bởi phiên bản mới

Hiểu nguyên nhân mất tệp tin giúp xác định phương pháp khôi phục hiệu quả nhất.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Làm sao khôi phục tệp tin Office bị xóa trên Mac?

Trả lời: Trước tiên kiểm tra Thùng rác, vì tệp tin xóa qua Finder thường chuyển đến đó thay vì xóa vĩnh viễn. Nếu không có trong Thùng rác, bạn có thể thử Time Machine (nếu bật sao lưu) hoặc dùng phần mềm khôi phục dữ liệu quét ổ tìm tệp tin có thể khôi phục.

Câu hỏi: Có bao nhiêu cách khôi phục tài liệu Word trên Mac?

Trả lời: Có vài cách khôi phục tài liệu Word trên Mac tùy cách mất:

1. Khung Khôi phục tài liệu – Khi Word khởi động lại sau crash, có thể hiển thị phiên bản khôi phục tài liệu chưa lưu.
2. Thư mục AutoRecovery – Word định kỳ lưu tệp tin tạm có thể mở và lưu thủ công.
3. Thùng rác – Nếu tài liệu bị xóa, kiểm tra Thùng rác Mac và khôi phục.
4. Time Machine – Khôi phục phiên bản trước nếu có bản sao lưu.
5. iCloud – Khôi phục tệp tin từ trang web iCloud.

Phương pháp phù hợp tùy thuộc vào tài liệu chưa lưu, bị xóa, hay bị ghi đè.