Cách khôi phục các tệp Microsoft Office bị mất trên máy Mac – Hướng dẫn từng bước

Tài liệu được tạo bằng ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel , Triển vọng , OneNote , và PowerPoint , cũng như tài liệu PDF thường được sử dụng , đôi khi có thể biến mất hoặc không lưu đúng cách trên máy Mac.

Trong nhiều trường hợp, các tập tin không bị mất vĩnh viễn. Các ứng dụng Office có thể tạo bản sao Tự động phục hồi của các tài liệu đang mở, trong khi các tính năng của macOS như Thùng rác và Time Machine có thể giúp khôi phục các tệp đã xóa. Nếu không có bản sao lưu, phần mềm khôi phục dữ liệu cũng có thể giúp lấy lại các tệp bị mất.

Hướng dẫn này giải thích các tình huống mất tệp phổ biến và cho biết phương pháp khôi phục nào có thể hoạt động trong từng trường hợp, kể cả khi các tính năng khôi phục tích hợp sẵn là đủ và khi nào có thể cần đến phần mềm khôi phục dữ liệu.

Nếu tài liệu đã bị đóng trước khi lưu hoặc ứng dụng Office bị dừng đột ngột thì tệp vẫn có thể phục hồi được. Các ứng dụng Office khác nhau lưu trữ dữ liệu chưa được lưu ở các vị trí hoặc tệp tạm thời khác nhau.

Bảng bên dưới cho thấy nơi nội dung chưa được thường được lưu trữ trong các ứng dụng Office thông dụng.

Khôi phục tệp từ ngăn khôi phục tài liệu

Khi Word, Excel hoặc PowerPoint khởi động lại sau khi tắt đột ngột, ứng dụng có thể hiển thị ngăn Khôi phục Tài liệu hiển thị các phiên bản được lưu tự động của các tài liệu đã mở trước đó. 

Mặc dù là các ứng dụng khác nhau nhưng kiểu lưu trữ là chung nên cách khôi phục cũng giống như

Để khôi phục tài liệu:

Khôi phục các tệp chưa được lưu từ Thư mục Tự động Phục hồi

Nếu ngăn Khôi phục tài liệu không xuất hiện, các tệp Tự động phục hồi có thể vẫn tồn tại trong thư mục hệ thống.

Để kiểm tra thư mục AutoRecovery:

1. Mở Trình tìm kiếm.
2. Nhấp vào Đi trong thanh menu và chọn Đi tới Thư mục.
3. Nhập đường dẫn sau:
   ~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery Đối với các ứng dụng Office khác, bạn cũng có thể kiểm tra:
   ~/Library/Containers/com.microsoft.Excel/Data/Library/Preferences/AutoRecovery~/Library/Containers/com.microsoft.Powerpoint/Data/Library/Preferences/AutoRecovery
4. Tìm các tệp có tên “AutoRecovery save of…”.
5. Mở tệp và lưu dưới dạng tài liệu mới.

Kiểm tra bản nháp hoặc lịch sử phiên bản trong các ứng dụng Office khác

Một số ứng dụng Office sử dụng các cơ chế khác nhau để bảo vệ tác phẩm chưa được lưu.

• Outlook có thể tự động lưu các email chưa hoàn thành vào thư mục Thư nháp trong khi bạn đang soạn thư.
• Sổ ghi chép OneNote thường được lưu trữ trong OneDrive, nơi đôi khi có thể khôi phục các chỉnh sửa trước đó thông qua lịch sử phiên bản.

Nếu không tìm thấy nội dung bị thiếu ở những vị trí này thì vẫn có thể khôi phục tệp từ bản sao lưu Time Machine.

Khôi phục các tệp Office đã xóa trên máy Mac

Nếu tài liệu đã được lưu trước đó nhưng sau đó bị xóa, việc khôi phục sẽ phụ thuộc vào cách xóa tệp. Các tệp bị xóa thông qua Finder thường được chuyển đến Thùng rác của Mac, nơi chúng có thể được khôi phục. 

Tương tự, các email Outlook đã bị xóa có thể vẫn tồn tại trong thư mục Các mục đã xóa và các sổ ghi chép OneNote được lưu trữ trong OneDrive có thể khôi phục được từ Thùng rác OneDrive. Đồng thời, các tệp bị xóa vĩnh viễn vẫn có thể tồn tại trong các bản sao lưu hoặc dung lượng ổ đĩa chưa được phân bổ. Mặc dù địa điểm lưu trữ của họ khác nhau nhưng bạn có thể kiểm tra các phương pháp bên dưới để:

Khôi phục các tệp Office đã xóa từ Thùng rác của máy Mac

Nếu tệp đã bị xóa gần đây thì có thể tệp vẫn còn trong Thùng rác.

Để khôi phục nó:

1. Mở Thùng rác từ Dock.
2. Xác định vị trí tài liệu đã xóa.
3. Nhấp chuột phải vào tệp và chọn Đặt lại.
   

Tệp sẽ trở về vị trí ban đầu.

Khôi phục các tệp đã xóa vĩnh viễn bằng Time Machine

Nếu tệp không còn trong Thùng rác, bạn vẫn có thể khôi phục tệp đó bằng cách sử dụng thiết bị Time Machine, hệ thống sao lưu tích hợp của Apple.

Phương pháp này chỉ hoạt động nếu:

• Time Machine đã được bật trước khi tệp bị xóa
• Đã tồn tại một bản sao lưu chứa tệp

Để khôi phục tệp bằng Time Machine:

1. Mở thư mục chứa tệp ban đầu.
2. Nhấp vào biểu tượng Time Machine trên thanh menu.
3. Chọn Nhập cỗ máy thời gian.
4. Sử dụng dòng thời gian để duyệt các bản sao lưu được tạo trước khi tệp bị xóa.
5. Chọn tệp và nhấp vào Khôi phục.
   

Tệp được khôi phục sẽ xuất hiện trong thư mục gốc.

Khôi phục các tệp Office đã xóa vĩnh viễn khỏi iCloud

Nếu tài liệu Office của bạn được lưu trữ trong iCloud Drive thì các tệp đã xóa vẫn có thể khôi phục được từ iCloud trong vòng 30 ngày.

Để khôi phục tệp từ iCloud:

1. Truy cập iCloud.com và đăng nhập bằng ID Apple của bạn.
2. Mở Đã xóa gần đây.
3. Chọn tệp bạn muốn khôi phục.
4. Nhấp vào Khôi phục.

Khôi phục các tệp Office đã bị xóa vĩnh viễn bằng phần mềm khôi phục dữ liệu

Nếu không có bản sao lưu, phần mềm khôi phục dữ liệu có thể giúp truy xuất các tệp đã xóa bằng cách quét thiết bị lưu trữ để tìm dữ liệu có thể phục hồi.

Tuy nhiên, có thể không thực hiện được việc khôi phục trên các ổ SSD hỗ trợ TRIM vốn được sử dụng trong hầu hết các máy Mac hiện đại. TRIM tự động xóa các khối lưu trữ đã xóa để duy trì hiệu suất của SSD. Sau khi xóa các khối đó, dữ liệu gốc sẽ không thể phục hồi được.

Khả năng khôi phục sẽ cao hơn nếu tệp được lưu trữ trên ổ cứng HDD hoặc SSD truyền thống, nơi dữ liệu đã xóa có ảnh chụp nhanh cục bộ hoặc bản sao ẩn.

Các công cụ như iBoysoft Data Recovery dành cho Mac có thể quét ổ đĩa và khôi phục nhiều định dạng tài liệu, bao gồm:

• .doc / .docx
• .xls / .xlsx / .csv
• .ppt / .pptx
• .pdf

Các bước khôi phục cơ bản:

Lưu các tệp đã khôi phục vào một ổ đĩa khác giúp tránh ghi đè dữ liệu có thể khôi phục còn lại.

Khôi phục phiên bản trước của tệp Office trên máy Mac

Đôi khi một tệp không bị xóa nhưng được thay thế bằng một phiên bản mới hơn. Trong trường hợp này, các phiên bản cũ hơn có thể vẫn tồn tại trong lịch sử phiên bản hoặc bản sao lưu hệ thống. Bạn có thể làm theo phương pháp bên dưới để khôi phục các tệp đã thay thế.

Khôi phục các phiên bản Microsoft Office trước đó

Một số ứng dụng Office hỗ trợ lịch sử phiên bản, đặc biệt khi tệp được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint.

Để kiểm tra lịch sử phiên bản:

1. Mở tài liệu bằng Word, Excel hoặc PowerPoint.
2. Nhấp vào tên tệp ở đầu cửa sổ.
3. Chọn Duyệt lịch sử phiên bản.
4. Xem lại các phiên bản có sẵn.
5. Mở hoặc khôi phục phiên bản bạn cần.

Tại sao tệp Office có thể bị mất trên máy Mac

Các tệp liên quan đến Office có thể biến mất vì một số lý do phổ biến:

• Ứng dụng gặp sự cố hoặc tắt đột ngột
• Tài liệu đã đóng trước khi lưu
• Xóa ngẫu nhiên trong Finder
• Các tệp bị ghi đè bởi phiên bản mới hơn

Hiểu nguyên nhân gây mất tệp có thể giúp xác định phương pháp khôi phục hiệu quả nhất.

Câu hỏi thường gặp

A

Trước tiên, hãy kiểm tra Thùng rác, vì các tệp bị xóa thông qua Finder thường được di chuyển đến đó thay vì bị xóa vĩnh viễn. Nếu tệp không có trong Thùng rác, bạn có thể dùng thử Time Machine (nếu đã bật sao lưu) hoặc sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu để quét đĩa để tìm các tệp có thể phục hồi.

A

Có một số cách để khôi phục tài liệu Word trên máy Mac tùy thuộc vào nguyên nhân tài liệu bị mất:

1. Ngăn Khôi phục Tài liệu – Khi Word khởi động lại sau sự cố, nó có thể hiển thị các phiên bản đã khôi phục của các tài liệu chưa được lưu.
2. Thư mục AutoRecovery – Word định kỳ lưu các tệp tạm thời có thể mở và lưu theo cách thủ công.
3. Thùng rác – Nếu tài liệu đã bị xóa, hãy kiểm tra Thùng rác của Mac và khôi phục nó.
4. Time Machine – Khôi phục phiên bản trước nếu có bản sao lưu.
5. iCloud – Khôi phục tệp từ trang web iCloud.

Phương pháp thích hợp tùy thuộc vào việc tài liệu chưa được lưu, bị xóa hay bị ghi đè.