Xuất bản ngày 22 tháng 3 năm 2025, 6:00 PM EDT
Lando là nhà văn tự do về Năng suất tại MakeUseOf từ năm 2021. Từ những ngày đầu của Windows Vista, anh đã nuôi dẫm niềm đam mê sâu sắc cho công nghệ và liên tục điều hướng qua bối cảnh công nghệ đang phát triển, đón nhận mọi thứ từ thiết bị Android và iOS với sự tò mò công正.
Sự say mê của anh về phần mềm năng suất xuất phát từ sự theo đuổi không ngừng hiệu quả — tìm cách đổi mới để đạt được nhiều hơn trong ít thời gian hơn. Niềm đam mê này là châm ngôn cá nhân và mở rộng vào chuyên môn nghề nghiệp, nơi anh kết hợp sự am hiểu công nghệ với chiến lược marketing số để tạo ra nội dung và chiến dịch có tác động.
Kể từ khi bắt đầu hành trình viết năm 2018 như một phần của đội ngũ marketing số tại Xanda ở London, Lando đã trở thành nguồn lời khuyên công nghệ đáng tin cậy. Anh thường được đồng nghiệp nhờ ý kiến về các xu hướng và công cụ công nghệ mới nhất. Cam kết cập nhật các tiến bộ mới, anh tiếp tục làm giàu kiến thức qua học tập liên tục và tham gia tích cực các cuộc thảo luận công nghệ.
Ngoài việc theo đuổi học vị khoa học máy tính, Lando thích du lịch và chơi game ngoài giờ làm việc, đặc biệt trên console yêu thích, PS5.
Nếu bạn từng cảm thấy choáng ngợp bởi danh sách việc cần làm vô tận, thiết bị Apple của bạn có một tính năng được xem nhẹ giấu mặt ở nơi hiển while — và có khả năng bạn không tận dụng nó tối đa.
Smart Lists (Danh sách thông minh) là gì?
Có lẽ sẽ hữu ích nếu bắt đầu từ Smart List không phải là gì. Smart List trong Apple Reminders (Nhắc nhở) không phải là danh sách việc cần làm truyền thống. Thay vào đó, hãy nghĩ đến nó như một bộ lọc động tự động kéo các nhiệm vụ từ các danh sách hiện có dựa trên tiêu chí cụ thể — như ngày đến hạn, thẻ tag, hoặc mức độ ưu tiên. Điều này nghĩa là các nhiệm vụ vẫn ở trong danh sách gốc, nhưng bạn có một cái nhìn tập trung vào những gì bạn muốn thấy.
Cái này hữu ích như thế nào? Smart Lists giúp bạn lọc bỏ tiếng ồn. Nếu bạn dùng Reminders để tổ chức việc cần làm, có lẽ nó chật chội với nhiều nhiệm vụ rải rác qua nhiều danh sách — tạp hóa, dự án công việc, việc cá nhân, và hơn thế nữa. Lướt qua tất cả để tìm những gì bạn cần làm có thể cảm thấy như tìm kim đáy bể.
Smart Lists giải quyết vấn đề này bằng cách tự động tổ chức nhắc nhở thành các cái nhìn tập trung, có thể hành động. Thay vì lãng phí thời gian lướt, bạn chỉ thấy những nhiệm vụ quan trọng ngay bây giờ. Ví dụ, bạn cần xử lý các tác vụ công việc khẩn cấp? Bạn có thể tạo Smart List lọc nhắc nhở có tag Công việc và đến hạn Hôm nay.
Cách dùng Smart Lists của Reminders trên Mac
Trước khi tạo Smart List đầu tiên, hãy cân nhắc dành chút thời gian thêm tag. Tag trong Apple Reminders cho phép bạn phân loại nhiệm vụ, giúp dễ dàng lọc chúng. Ví dụ, bạn có thể tag nhiệm vụ với nhãn như Công việc, Cá nhân, Việc vặt, hoặc Trường học.
Smart Lists dựa vào tag (ngoài các tiêu chí khác) để tự động kéo các nhiệm vụ phù hợp, vì vậy thiết lập chúng trước có thể làm quy trình làm việc mượt mà hơn.
Cách thêm tag vào nhắc nhở trên Mac:
- Mở ứng dụng Reminders.
- Tạo nhắc nhở mới hoặc nhấp vào một cái hiện có.
- Nhấp vào biểu tượng info, bạn sẽ thấy trường Thêm Tag.
- Gõ # (dấu thăng) theo sau tên tag, ví dụ #congviec, và nhấn Return để lưu tag.
Khi nhiệm vụ đã được tag, bạn có thể bắt đầu dùng Smart Lists trong Reminders trên Mac. Cách tạo Smart List:
- Trong ứng dụng Reminders, nhấp nút (+) Thêm Danh sách ở góc dưới bên trái.
- Nhấp trường Loại Danh sách và chọn Smart List.
- Đặt tên cho danh sách, ví dụ Công việc Hôm nay.
- Chọn bộ lọc bạn muốn áp dụng và nhấp OK để lưu Smart List.
Một khi tạo xong, Smart List của bạn sẽ điền các nhắc nhở khớp với tiêu chí. Tính năng Apple được xem nhẹ này đã cải thiện quy trình làm việc của tôi, và đó là một trong những lý do tôi tin bạn đã có ứng dụng to-do tốt nhất trên iPhone và Mac. Smart Lists cho tôi cái nhìn có thể hành động giúp ưu tiên và giữ vững lộ trình. Dưới đây là một vài ví dụ về cách tôi dùng Smart Lists để siêu tốc năng suất:
1. Smart List "Công việc Hôm nay"
Một trong những thách thức lớn nhất về năng suất là biết tập trung vào gì mỗi ngày. Thay vì tạt nhiều danh sách, tôi tạo Smart List tên Công việc Hôm nay tự động kéo các nhiệm vụ có tag #congviec và ngày đến hạn Hôm nay.
Bây giờ, mỗi sáng khi ngồi xuống bàn làm việc, tôi không cần đào bới qua các danh sách khác nhau — tôi chỉ mở Smart List này, và mọi thứ tôi cần hoàn thành ngày hôm đó đã được trình bày sẵn. Cách thiết lập bộ lọc cho Smart List "Công việc Hôm nay":
- Thêm tag liên quan công việc như mô tả trên, ví dụ #congviec, #giaotiep, #hop, #duan, v.v.
- Trên cửa sổ Smart List (làm theo các bước trên), thêm tất cả tag liên quan công việc vào trường Tags, và đảm bảo nó được đặt là Tất cả đã chọn.
- Nhấp nút + bên cạnh trường Tag, chọn Ngày và Hôm nay.
Bạn có thể tích chọn ô Bao gồm quá hạn để đưa vào các nhiệm vụ trễ hạn.
2. Smart List "Tuần này"
Đôi khi, tôi cần cái nhìn rộng hơn về khối lượng công việc. Smart List này hoàn hảo cho việc lập kế hoạch bằng cách xem những gì tôi cần làm trong 7 ngày tới. Điều này đảm bảo tôi nắm bắt các hạn chót sắp tới và cũng giúp tôi làm bài review hàng tuần để xóa sổ việc cần làm.
Như trên, bạn có thể thêm tag bạn nghĩ có liên quan đến Smart List này. Tuy nhiên, khi đến trường Ngày, chọn Khoảng tương đối và Trong. Thêm 1 và chọn Tuần trong trường tiếp theo. Nhấp OK để lưu.
3. Smart List "Một ngày nào đó/Có lẽ"
Không phải nhiệm vụ nào cũng cần chú ý ngay lập tức. Được truyền cảm hứng từ phương pháp Getting Things Done, Smart List "Một ngày nào đó/Có lẽ" của tôi gom các nhiệm vụ hoặc ý tưởng không có ngày đến hạn cụ thể nhưng đáng để quay lại khi có thời gian rảnh.
Ví dụ, tôi có thể tag nhắc nhở như Nghiên cứu công cụ năng suất mới hoặc Tổ chức file trên màn hình nền với tag #motngaynayco. Hoặc nếu không muốn dùng tag, bạn có thể chọn Không ngày trong trường Ngày để gom tất cả nhiệm vụ không có hạn chót.
Smart Lists trong Apple Reminders có thể hoàn toàn thay đổi cách bạn quản lý nhiệm vụ — giúp bạn giữ tổ chức, tập trung, và kiểm soát việc cần làm. Nếu bạn chưa thử, hãy thiết lập Smart List đầu tiên hôm nay và xem quản lý nhiệm vụ dễ dàng đến đâu.