Bạn có bao giờ viết một tài liệu nhiều trang rồi nhận ra cần thay thế tất cả các từ khóa cụ thể bằng từ khác? Việc phải cuộn trang và tìm kiếm thủ công từng từ nghe chỉ là một cơn ác mộng.
May mắn thay, Microsoft Word có chức năng Tìm và Thay thế (Find and Replace) có thể làm tất cả công việc nặng nhọc giúp bạn. Dưới đây là cách sử dụng tính năng này để tiết kiệm thời gian quý báu.
Chức năng Tìm và Thay thế là gì?
Tìm và Thay thế cho phép bạn đổi văn bản cơ bản này thành văn bản khác. Ví dụ, bạn có thể dùng tính năng này để thay đổi một từ hoặc cụm từ cụ thể. Bạn cũng có thể dùng nó để tìm và sửa lỗi ngữ pháp, định dạng, lỗi chính tả và các ký tự đặc biệt.
Tính năng Tìm và Thay thế có sẵn trên cả MS Word và Excel.
Bạn có thể sử dụng Tìm và Thay thế trên Word cho Windows, macOS và phiên bản web. Tuy nhiên, phiên bản web có chức năng hạn chế nhất, nên nếu bạn cần nhiều khả năng hơn, hãy mở tài liệu trong Word phiên bản máy tính để bàn.
Sử dụng Tìm và Thay thế trên Windows
- Đảm bảo tài liệu Word đang mở, sau đó chọn tab Home (Trang chủ).
- Nhấp vào tab Replace (Thay thế).
- Trong trường "Find what" (Tìm gì) của hộp thoại, nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Bên cạnh "Replace with" (Thay bằng), nhập từ bạn muốn thay thế.
- Chọn Replace (Thay thế) để thay từng từ một, hoặc Replace All (Thay thế tất cả) để thay cùng một lúc. Ngoài ra, bạn có thể chọn Find Next (Tìm tiếp) để xem lần xuất hiện tiếp theo mà không thay đổi.
Sử dụng Tìm và Thay thế trên Mac
- Mở tài liệu và chọn biểu tượng kính lúp, sau đó chọn Replace (Thay thế).
- Trong trường "Replace with", nhập từ hoặc cụm từ muốn thay thế. Bên cạnh "Replace with", nhập từ thay thế.
- Nhấp Replace hoặc Replace All.
Sử dụng Tìm và Thay thế trên phiên bản Web
- Mở tài liệu Microsoft Word trong phiên bản web của Word.
- Chọn mũi tên xuống bên cạnh Find (Tìm) và nhấp Replace (Thay thế).
- Trong hộp văn bản "Search for" (Tìm kiếm), nhập từ hoặc cụm từ cụ thể bạn muốn thay thế. Bên cạnh "Replace with", nhập từ thay thế.
- Nhấp Replace hoặc Replace All.
Lưu ý: Bạn cũng có thể truy cập cửa sổ Tìm và Thay thế bằng phím tắt. Nhấn Ctrl + H trên Windows và Control + H trên macOS.
Các tính năng nâng cao của Tìm và Thay thế
Ngoài việc thay thế văn bản đơn giản, còn có các chức năng Tìm và Thay thế nâng cao. Các tùy chọn này cho phép bạn tùy chỉnh tìm kiếm sao cho chính xác nhất có thể.
Cách truy cập các tùy chọn nâng cao
- Điều hướng đến Home > Replace.
- Nhấp vào More (Thêm).
Ở đây bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn sau với ô kiểm bên cạnh:
- Match case (Phân biệt chữ hoa/chữ thường): Cho phép tìm từ với viết hoa cụ thể. Ví dụ: tìm danh từ riêng viết thường (thiếu chữ cái đầu viết hoa).
- Find whole words only (Chỉ tìm từ toàn bộ): Giới hạn thay thế chỉ cho từ hoàn chỉnh. Ví dụ: thay "end" sẽ không bao gồm "spend" hay "ending".
- Use wildcards (Sử dụng ký tự đại diện): Cho phép thêm "wildcards" để tìm gần như mọi thứ trong tài liệu, bao gồm cả định dạng. Chọn Use wildcards sau đó nhấp Special để xem menu pop-up các tùy chọn tìm kiếm.
- Sounds like (English) (Nghe giống như - tiếng Anh): Giúp tìm các từ tương tự phát âm. Rất hữu ích nếu tác giả thường viết sai các từ nghe giống nhau như "there" và "their".
- Find all word forms (English) (Tìm tất cả dạng từ - tiếng Anh): Tìm tất cả từ liên quan dựa trên gốc từ. Ví dụ: tìm "eat" sẽ hiển thị cả "eaten" và "ate".
- Match prefix (Khớp tiền tố): Chỉ tìm từ bắt đầu bằng từ bạn nhập.
- Match suffix (Khớp hậu tố): Chỉ tìm từ kết thúc bằng từ bạn nhập.
- Ignore punctuation characters (Bỏ qua ký tự dấu câu): Bỏ qua từ chứa dấu câu như gạch nối hay apostrophe. Ví dụ: tìm "Janes" sẽ trả về cả "Janes" và "Jane's".
- Ignore white-space characters (Bỏ qua ký tự khoảng trắng): Tìm từ có thể chứa khoảng trắng thừa. Ví dụ: tìm "throughout" sẽ trả về cả "throughout" và "through out".
Bạn cũng có thể thay thế định dạng cho từ hoặc cụm từ. Chọn Format (Định dạng). Menu thả xuống cung cấp các tùy chọn thay thế phông chữ, định dạng, kiểu dáng và đặc điểm khác. Ví dụ: nếu muốn nổi bật tất cả các lần xuất hiện của một từ, bạn có thể chọn Highlight (Nổi bật).
Không còn quét thủ công
Bên cạnh các tính năng tuyệt vời khác như Dictate (Viết thoại), chức năng Tìm và Thay thế của Microsoft Office là công cụ tiết kiệm thời gian巨大, đặc biệt khi bạn xử lý tài liệu lớn như luận văn hay bản thảo. Hãy dùng nó để tìm và sửa lỗi chính tả, ngữ pháp và vấn đề định dạng cụ thể để đẩy nhanh quy trình chỉnh sửa.