Việc mất hàng giờ làm việc trong PowerPoint do sự cố hệ thống bất ngờ, tắt máy hoặc mất điện không phải là điều hiếm. Microsoft hiểu điều đó, đó là lý do chương trình đi kèm với tính năng AutoRecover (Tự động khôi phục). Đây là tính năng giúp bạn truy xuất các bài thuyết trình PowerPoint chưa lưu.
Hướng dẫn này sẽ dạy bạn cách sử dụng tính năng AutoRecover của Microsoft PowerPoint trên Windows và macOS, bao gồm các mẹo khác để khôi phục bài thuyết trình PowerPoint bị mất hoặc xóa.
Khi bạn làm việc trên một bài thuyết trình trong Microsoft PowerPoint cho Windows 10 và 11, chức năng AutoRecover tích hợp sẵn của chương trình sẽ tạo bản sao lưu định kỳ vào một tệp tạm mỗi 10 phút.
Nếu bạn quên lưu tài liệu Microsoft PowerPoint do sự cố bất ngờ, bạn có thể lấy lại nó. Tuy nhiên, không đảm bảo nó sẽ chứa các thay đổi gần đây nhất.
Mặc định, AutoRecover sẽ mở bài thuyết trình chưa lưu khi bạn khởi động lại PowerPoint sau khi hệ thống hoặc ứng dụng bị sự cố. Nếu bạn thấy biểu ngữ Recovered Unsaved File (Đã khôi phục file chưa lưu), hãy chọn nút Save (Lưu) bên trong để lưu nó vĩnh viễn.
Trong Microsoft Office 2021 và các phiên bản PowerPoint cũ hơn, khung Document Recovery (Khôi phục tài liệu) sẽ xuất hiện ở bên trái cửa sổ PowerPoint, cho phép bạn chọn file muốn khôi phục.
Nếu điều đó không xảy ra, bạn có thể xem thư mục AutoRecover bằng các bước sau:
- Mở PowerPoint và chọn Open (Mở) trên màn hình Start.
- Chọn nút Recover Unsaved Presentations (Khôi phục bài thuyết trình chưa lưu).
- Trên cửa sổ bật lên File Explorer, mở thư mục liên quan đến file PPT bạn muốn khôi phục.
- Chọn file và chọn Open.
- Xem lại bài thuyết trình và lưu nó vào ổ cứng của PC.
Nếu tùy chọn Recover Unsaved Presentations không hiển thị hoặc PowerPoint liên tục bị sự cố trước khi bạn làm được gì, hãy truy cập vị trí file AutoRecover của chương trình và truy xuất bài thuyết trình qua File Explorer.
- Mở File Explorer.
- Sao chép và dán đường dẫn sau vào thanh địa chỉ, thay thế
<username>bằng tên người dùng Windows của bạn. Sau đó nhấn Enter:
C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\PowerPoint
- Sao chép file PPT chưa lưu bạn muốn khôi phục vào thư mục khác, sau đó nhấp đúp để mở nó trong PowerPoint.
Để tăng tần suất AutoRecover sao lưu bài thuyết trình PowerPoint của bạn và cải thiện cơ hội khôi phục các thay đổi chưa lưu gần đây nhất, bạn phải:
- Chọn tab File và chọn Options (Tùy chọn) (hoặc More > Options).
- Chọn danh mục Save (Lưu) trên thanh bên PowerPoint Options.
- Sửa đổi ô bên cạnh Save AutoRecover information every x minutes (Lưu thông tin AutoRecover mỗi x phút).
Ví dụ, nhập giá trị 1 nếu bạn muốn công cụ khôi phục PowerPoint sao lưu các thay đổi chưa lưu mỗi phút.
Khôi phục file PowerPoint chưa lưu trên macOS
Giống như trên Windows, AutoRecover có sẵn trên Microsoft PowerPoint cho macOS. Nếu bạn đang làm việc trên bài thuyết trình PowerPoint trên Mac và gặp sự cố tắt máy hoặc crash bất ngờ, bạn nên có thể sử dụng nó để khôi phục các thay đổi chưa lưu và ngăn chặn mất dữ liệu.
Chỉ cần mở lại PowerPoint. AutoRecover sẽ tự động mở lại bài thuyết trình bạn đang làm việc gần đây, cho phép bạn lưu các thay đổi vĩnh viễn.
Giả sử điều đó không xảy ra. Chỉ cần:
- Chọn nút Home và chọn Open.
- Chọn Recover Unsaved Presentations.
- Nhấp đúp vào file PPTX bạn muốn khôi phục.
Nếu nút Recover Unsaved Presentations không hiển thị, hãy truy cập thủ công thư mục tạm AutoRecover của PowerPoint và truy xuất bài thuyết trình qua Finder.
- Mở Finder và chọn Go > Go to Folder trên thanh menu.
- Sao chép đường dẫn sau và nhấn Return:
~/Library/Containers/com.Microsoft.Powerpoint/Data/Library/Preferences/AutoRecovery
- Sao chép file bạn muốn khôi phục sang vị trí khác.
Các bản sao lưu AutoRecover khôi phục thủ công cho Mac không có loại file được chỉ định, vì vậy bạn phải thực hiện các bước sau để xem chúng trong PowerPoint.
- Chuột phải vào file PPTX tự động khôi phục và chọn Open with > Other (Mở với > Khác).
- Chọn All Applications trên menu thả xuống bên cạnh Enable.
- Chọn Microsoft PowerPoint trong danh sách ứng dụng và chọn Open.
Mặc định, AutoRecover lưu bài thuyết trình của bạn mỗi 10 phút. Nếu bạn muốn tăng cơ hội khôi phục các thay đổi gần đây nhất:
- Mở PowerPoint và chọn PowerPoint > Preferences trên thanh menu.
- Chọn Save.
- Sửa đổi ô bên cạnh Save AutoRecover information every x minutes và nhập giá trị mới—ví dụ:
1để AutoRecover sao lưu bài thuyết trình mỗi phút.
Các phương pháp khác để khôi phục file PowerPoint:
Ngoài các bài thuyết trình PowerPoint chưa lưu, bạn có thể phải đối mặt với việc đặt sai chỗ hoặc xóa file PowerPoint thỉnh thoảng. Khi đó, đây là một vài cách bạn có thể thử để lấy lại chúng.
Kiểm tra danh sách Recent của PowerPoint
Nếu bạn không nhớ vị trí của file PPTX, chỉ cần kiểm tra danh sách Recent (Gần đây) của PowerPoint trên màn hình Start. Nếu bài thuyết trình được liệt kê ở đó, hãy chọn để mở nó.
Sử dụng Windows Search hoặc Spotlight
PC hoặc Mac của bạn giữ một chỉ mục của mọi thứ trong bộ nhớ trong. Nếu bạn nhớ tên file của bài thuyết trình bị mất (hoặc even một phần của nó), hãy thử tìm kiếm nó qua Windows Search hoặc Spotlight Search.
Kiểm tra Recycle Bin hoặc Trash
Windows và macOS lưu các mục đã xóa trong 30 ngày, vì vậy hãy kiểm tra Recycle Bin hoặc Trash nếu bạn không tìm thấy bài thuyết trình. Nếu file PPTX nằm bên trong, bạn có thể khôi phục nó về vị trí gốc.
Sử dụng File History hoặc Time Machine
Bạn nên có thể khôi phục file PowerPoint bị mất nếu PC hoặc Mac của bạn được thiết lập để sao lưu ra ổ cứng ngoài. Tìm hiểu cách truy xuất file đã xóa hoặc phiên bản trước đó bằng File History hoặc Time Machine.
Sử dụng công cụ khôi phục file
Nếu tất cả đều thất bại, hãy sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu để truy xuất file PowerPoint đã xóa. Xem danh sách các chương trình khôi phục file hàng đầu cho PC và Mac.
Đừng quên Lưu hoặc AutoSave bài thuyết trình của bạn
Mất bài thuyết trình PowerPoint chưa lưu có thể là trải nghiệm令人沮丧, nhưng với AutoRecover, bạn có thể khôi phục công việc của mình và không phải bắt đầu lại từ đầu.
Tuy nhiên, tốt nhất là đừng để mọi thứ tùy cơ hội, vì vậy hãy nhớ luôn lưu công việc thường xuyên. Nếu bạn thích lưu trữ bài thuyết trình trên OneDrive, hãy sử dụng tính năng AutoSave trong Microsoft Office để tránh mất dữ liệu.