Trò chuyện một-một và nhóm trong Microsoft Teams giúp việc tham gia vào các cuộc hội thoại trực tiếp và tập trung trở nên dễ dàng và giúp tăng cường làm việc nhóm cũng như nâng cao năng suất. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo các cuộc trò chuyện này để bạn có thể kết nối với đồng nghiệp, chia sẻ ý tưởng và cộng tác hiệu quả hơn.
Tính năng trò chuyện một-một trong Microsoft Teams cung cấp cách liền mạch và hiệu quả để giao tiếp riêng tư với thành viên nhóm, cho phép bạn thảo luận dự án, gửi tệp và cập nhật các chủ đề quan trọng.
Khởi tạo trò chuyện một-một trong Microsoft Teams
Để khởi tạo trò chuyện một-một trong Microsoft Teams, bạn phải:
- Mở Microsoft Teams và chọn Chat.
- Chọn biểu tượng New Chat (Trò chuyện mới).
- Nhập tên, số điện thoại hoặc địa chỉ email của thành viên nhóm vào trường To. Bạn có thể gõ đầy đủ hoặc chọn mục khớp trong menu thả xuống.
Lưu ý: Bạn không thể thêm người nếu họ không phải một phần của không gian làm việc Teams.
- Gõ tin nhắn mới vào trường văn bản.
- Nhấn Enter hoặc chọn Send (Gửi).
Thay vào đó, bạn có thể bắt đầu cuộc hội thoại mới bằng cách tương tác với hồ sơ của một người qua kênh Teams hoặc cuộc họp Teams. Chỉ cần chọn ảnh hồ sơ, chọn biểu tượng Chat và soạn thảo và gửi tin nhắn.
Thực hiện cuộc hội thoại một-một trong Teams
Người kia bây giờ nên thấy tin nhắn của bạn, và cả hai có thể trả lời lẫn nhau. Bạn có thể gửi biểu tượng cảm xúc, sticker và GIF cũng như sử dụng các tùy chọn định dạng để thêm cá tính cho tin nhắn. Bạn cũng có thể tìm thấy các tùy chọn để bắt đầu cuộc gọi video hoặc âm thanh hoặc bắt đầu chia sẻ màn hình với người kia.
Lưu ý: Microsoft Teams gửi thông báo bất cứ khi nào người kia trong trò chuyện một-một phản hồi. Nếu điều đó làm bạn mất tập trung, nhấp chuột phải hoặc nhấn giữ cuộc hội thoại trên danh sách Chat và chọn Mute (Tắt tiếng). Trên thiết bị di động, vuốt sang trái và nhấn More > Mute.
Trò chuyện một-một của Teams cũng cho phép bạn tải lên và chia sẻ tệp với người kia. Để làm điều đó, chọn tab Files (Tệp) và thêm tệp từ bộ nhớ cục bộ hoặc qua OneDrive. Hoặc chọn các mục mà người kia đã tải lên để tải xuống chúng.
Nếu bạn thích đa nhiệm khi trò chuyện với người đó, có thể tách khung hội thoại ra thành cửa sổ nhỏ trên thiết bị máy tính để bàn. Chỉ cần chọn biểu tượng Pop-Out ở góc trên bên phải.
Mỗi cuộc hội thoại bạn tạo xuất hiện dưới dạng một mục trong danh sách Chat của Teams. Nếu bạn có nhiều cuộc trò chuyện, sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng để lọc hội thoại theo tin nhắn, người hoặc tệp.
Tắt xác nhận đã đọc trong trò chuyện Teams
Microsoft Teams sử dụng xác nhận đã đọc (read receipts) để thông báo cho bạn nếu người kia đã xem tin nhắn của bạn và ngược lại. Bạn có thể tắt chúng nếu muốn bảo mật hoặc ngừng cảm thấy áp lực phải phản hồi nhanh. Để làm điều đó:
- Chọn tab Activity (Hoạt động) (hoặc nhấn biểu tượng hồ sơ nếu bạn đang dùng thiết bị di động) và chọn Settings.
- Chọn Privacy (Quyền riêng tư) và tắt công tắc bên cạnh Read receipts (Xác nhận đã đọc).
Lưu ý: Nếu tùy chọn Read receipts xuất hiện bị xám, đó là vì không gian làm việc của bạn có hạn chế ngăn cản bạn tắt chức năng này.
Tạo trò chuyện nhóm trong Microsoft Teams
Tạo trò chuyện nhóm trong Microsoft Teams là cách tốt nhất để giữ nhiều thành viên nhóm cập nhật thông tin mà không cần gửi tin nhắn riêng lẻ cho từng người. Bạn không cần là chủ sở hữu Teams hoặc yêu cầu quyền không gian làm việc để thiết lập cuộc hội thoại nhóm.
Khởi tạo trò chuyện nhóm trong Microsoft Teams
Với Microsoft Teams, bạn có thể dễ dàng tạo trò chuyện nhóm, thêm thành viên và đưa mọi người lên cùng một trang. Quy trình thực tế tương tự như khởi tạo trò chuyện một-một.
- Đi đến danh sách Chat của Microsoft Teams và chọn New Chat.
- Nhập tên, địa chỉ email hoặc số điện thoại của những người bạn muốn đưa vào trò chuyện lần lượt.
- Gõ tin nhắn và nhấn Enter hoặc chọn Send.
Trò chuyện nhóm hoạt động tương tự như trò chuyện một-một. Bạn có thể gửi liên kết, biểu tượng cảm xúc, chia sẻ tệp, v.v. Nếu có nhiều hoạt động trong trò chuyện nhóm, hãy sử dụng trả lời nội tuyến (in-line replies) để phản hồi tin nhắn cụ thể. Để làm điều đó, nhấp chuột phải hoặc nhấn giữ tin nhắn và chọn Reply (Trả lời).
Thêm người tham gia vào trò chuyện nhóm sau
Nếu bạn quên thêm ai đó khi tạo trò chuyện nhóm Teams, đừng lo lắng. Bạn có thể thêm nhiều người sau, thậm chí chỉ định xem họ có quyền truy cập lịch sử trò chuyện hay không.
- Chọn biểu tượng Add people (Thêm người) ở góc trên bên phải màn hình. Trên mobile, nhấn vào nhóm người tham gia ở trên cùng màn hình.
- Chọn tùy chọn Add people.
- Thêm những người bạn muốn, chọn giữa các tùy chọn Don't include chat history (Không bao gồm lịch sử trò chuyện), Include history from the past number of days x (Bao gồm lịch sử từ x ngày trước), hoặc Include all chat history (Bao gồm toàn bộ lịch sử trò chuyện), và chọn Add.
Thay đổi tên cuộc hội thoại nhóm
Teams cho phép bạn phân biệt giữa các trò chuyện nhóm bằng tên trò chuyện tùy chỉnh. Cách làm như sau:
- Chọn biểu tượng Edit (Chỉnh sửa) ở trên cùng màn hình. Trên ứng dụng Teams cho mobile, nhấn vào nhóm người ở trên cùng màn hình để hiện biểu tượng.
- Nhập tên vào trường Group name (Tên nhóm).
- Chọn Save (Lưu) để lưu tên cuộc hội thoại nhóm.
Xóa người tham gia khỏi cuộc hội thoại nhóm
Để xóa người tham gia khỏi trò chuyện nhóm, chọn biểu tượng Add people (hoặc chọn tên nhóm trên mobile) và chọn biểu tượng X bên cạnh tên người đó.
Rời khỏi cuộc hội thoại nhóm trong Microsoft Teams
Nếu bạn không muốn ở lại trong trò chuyện nhóm, bạn có thể rời khỏi nó bất cứ khi nào. Chỉ cần chọn biểu tượng Add people (hoặc tên nhóm trên mobile) và chọn Leave (Rời khỏi).
Tìm hiểu điều gì xảy ra nếu bạn rời khỏi hoặc xóa trò chuyện một-một hoặc nhóm trong Teams.
Giữ kết nối với mọi người trong Microsoft Teams
Trò chuyện một-một và nhóm của Microsoft Teams dễ dàng thiết lập và trực quan sử dụng. Bằng cách làm theo các bước được nêu trong hướng dẫn này, bạn có thể nhanh chóng tạo và tùy chỉnh cả hai loại hội thoại để giữ kết nối và năng suất trong không gian làm việc của bạn. Xem các cách thú vị khác để tận dụng tối đa Microsoft Teams.