Nếu bạn thực hiện thay đổi lớn đối với sổ làm việc (workbook) hoặc trang tính (worksheet) Microsoft Excel, việc tạo bản sao của các mục đó là ý tưởng tốt. Điều này đảm bảo dữ liệu gốc vẫn nguyên vẹn nếu có sự cố sau khi bạn đã sửa đổi. Dưới đây là một vài cách để nhân bản sổ làm việc và trang tính.
Các công thức và hàm trong tệp nên tiếp tục hoạt động miễn là bạn sao chép tệp nội bộ.
Cách sao chép toàn bộ tệp Excel (Workbook)
Trường hợp bạn chưa biết, sổ làm việc là tệp Excel với một hoặc nhiều trang tính. Có nhiều cách để tạo bản sao sổ làm việc. Ví dụ, bạn có thể nhờ Excel mở bản sao của sổ làm việc, dùng tùy chọn Save As (Lưu dưới tên) của Excel để nhân bản bảng tính, hoặc dùng trình quản lý tệp của máy tính để tạo bản sao toàn bộ sổ làm việc.
Mở sổ làm việc dưới dạng bản sao trong Excel
Excel cho phép bạn khởi chạy sổ làm việc dưới dạng bản sao, do đó tệp gốc không bị ảnh hưởng. Mọi thay đổi bạn làm trên sổ làm việc sẽ được lưu trong tệp sao chép, độc lập với bảng tính gốc.
- Mở ứng dụng Excel trên máy tính.
- Chọn Open (Mở) ở thanh bên trái và chọn Browse (Duyệt) ở cột giữa.
- Điều hướng đến thư mục lưu sổ làm việc.
- Nhấp chuột trái một lần vào sổ làm việc để chọn, sau đó chọn biểu tượng mũi tên xuống bên cạnh Open và chọn Open as Copy (Mở dưới dạng bản sao).
- Excel sẽ tạo bản sao sổ làm việc và mở tệp đó trong ứng dụng.
Bạn tự do thay đổi sổ làm việc, vì những thay đổi đó sẽ không phản ánh trong bảng tính gốc.
Dùng tùy chọn Save As của Excel
Tùy chọn Save As của Excel cho phép bạn tạo bản sao của sổ làm việc đang mở, giữ lại mọi thay đổi bạn đã làm. Trừ khi bạn đã dùng tùy chọn Save (Lưu) của Excel để lưu thay đổi, các thay đổi sẽ chỉ phản ánh trong tệp mới bạn tạo.
- Chọn File ở góc trên bên trái của Excel.
- Chọn Save As ở thanh bên trái và chọn Browse ở cột giữa.
- Mở thư mục bạn muốn lưu bản sao sổ làm việc, sau đó chọn Save (Lưu).
Dùng trình quản lý tệp
Một cách tạo bản sao sổ làm việc Excel mà không mở ứng dụng là dùng trình quản lý tệp của máy tính. Bạn có thể dùng File Explorer trên Windows và Finder trên Mac để tạo bản sao bảng tính Excel.
- Mở File Explorer hoặc Finder trên máy tính.
- Tìm sổ làm việc Excel bạn muốn sao chép.
- Nhấp chuột phải vào sổ làm việc và chọn Copy (Sao chép).
- Truy cập thư mục bạn muốn lưu tệp sao chép.
- Nhấp chuột phải vào chỗ trống trong thư mục và chọn Paste (Dán).
Bạn có thể tạo bản sao sổ làm việc trong cùng thư mục với tệp gốc. Trong trường hợp này, làm theo các bước trên, và trình quản lý tệp sẽ đặt tên tệp sao chép cho phù hợp.
Cách tạo bản sao toàn bộ trang tính trong sổ làm việc
Trang tính là các trang con bạn thấy trong bảng tính Excel. Bạn sẽ thấy nhiều trang tính của sổ làm việc ở thanh dưới cùng của Excel.
Sao chép trang tính dễ dàng như dùng phương pháp kéo-thả, tùy chọn menu ngữ cảnh, tùy chọn dải ribbon Excel, hoặc phương pháp sao chép-dán truyền thống. Dưới đây là tất cả các cách đó.
Sử dụng kéo-thả (Drag and Drop)
Kéo-thả là cách dễ nhất tạo bản sao trang tính trong sổ làm việc.
- Tìm trang tính cần sao chép trong sổ làm việc.
- Giữ phím Ctrl (Windows) hoặc Option (Mac), kéo trang tính cần sao chép và thả tại đích.
- Excel đã tạo bản sao trang tính của bạn.
Sử dụng menu ngữ cảnh (Context Menu)
Nếu phương pháp kéo-thả không thuận tiện, dùng tùy chọn trong menu ngữ cảnh (menu nhấp chuột phải) của Excel để nhân bản trang tính.
- Nhấp chuột phải vào trang tính bạn muốn sao chép và chọn Move or Copy (Di chuyển hoặc sao chép) trong menu.
- Chọn đích cho trang tính trong phần Before sheet (Trước trang). Lưu ý Excel sẽ đặt trang tính sao chép ngay trước trang được chọn.
- Bật hộp kiểm Create a copy (Tạo bản sao) và chọn OK.
Đảm bảo bật hộp Create a copy, nếu không Excel sẽ di chuyển trang tính thay vì sao chép.
Sử dụng dải ribbon (Excel Ribbon)
Menu dải ribbon của Excel cũng cung cấp tùy chọn sao chép và di chuyển trang tính trong sổ làm việc.
- Chọn trang tính cần sao chép ở thanh dưới cùng của sổ làm việc.
- Mở tab Home của Excel và chọn Format > Move or Copy Sheet (Di chuyển hoặc sao chép trang).
- Chọn vị trí bạn muốn đặt trang tính, bật hộp Create a copy, và chọn OK.
Sử dụng tùy chọn Copy và Paste (Sao chép và Dán)
Cách truyền thống sao chép mục là sao chép và dán dữ liệu thủ công. Bạn có thể dùng cách này cho trang tính, và đây là cách làm.
Lưu ý: Thay Ctrl bằng Command trong các phím tắt bàn phím sau trên Mac.
- Mở trang tính cần sao chép.
- Chọn tất cả dữ liệu trong trang tính bằng cách nhấn Ctrl + A.
- Sao chép dữ liệu đã chọn bằng Ctrl + C.
- Điều hướng đến trang tính bạn muốn mang dữ liệu sao chép. Bạn có thể tạo trang tính mới bằng cách chọn dấu + (cộng) ở thanh dưới cùng Excel.
- Đặt con trỏ vào ô A1 của trang tính và nhấn Ctrl + V.
Lưu bản sao sổ làm việc từ Excel cho Web
Bạn có thể tạo bản sao sổ làm việc dùng phiên bản trực tuyến của Excel và lưu tệp sao chép vào máy tính.
- Mở phiên bản web Excel và khởi chạy sổ làm việc bạn muốn sao chép.
- Chọn File ở góc trên bên trái của Excel.
- Chọn Save As ở thanh bên trái.
- Chọn Download a Copy (Tải xuống bản sao) ở khung phải.
- Chọn vị trí lưu sổ làm việc Excel.
Các cách khác nhau để nhân bản sổ làm việc và trang tính Excel
Excel cung cấp nhiều cách giúp bạn tạo bản sao sổ làm việc và trang tính. Dùng phương pháp thuận tiện cho bạn để nhân bản bất cứ thứ gì trước khi cam kết thay đổi lớn đối với tệp đó.
Chúng tôi hy vọng hướng dẫn giúp bạn sao chép bảng tính, để bạn có thể bắt đầu sửa đổi tệp mà không lo lắng làm hỏng mọi thứ.