Quy tắc (Rules) trong Microsoft Outlook lý tưởng để tự động thực hiện hành động trên email. Bạn có thể làm những việc như di chuyển, gắn cờ hoặc trả lời tin nhắn nhất định mà không cần làm thủ công. Để giúp bạn theo kịp hộp thư đến ngày càng tăng, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo quy tắc trong Outlook.
Vì bạn có thể tạo quy tắc Outlook trên Windows, Mac và web, chúng tôi sẽ bao gồm thiết lập trên từng nền tảng. Chỉ lưu ý rằng các điều kiện và hành động có sẵn khác nhau.
Bộ điều kiện và hành động hoàn thiện nhất cho quy tắc nằm trong Outlook trên Windows. Để giải thích hiệu quả nhất cách tạo quy tắc, hãy cùng xem việc thiết lập một vài quy tắc thường dùng.
Thiết lập quy tắc trống từ đầu cho bạn sự linh hoạt nhất vì bạn có thể chọn nhiều hơn một điều kiện và hành động. Thêm vào đó, Rules Wizard (Trình hướng dẫn quy tắc) gợi ý bạn dọc theo đường.
Mở Outlook, đi đến tab File, và chọn Manage Rules & Alerts (Quản lý quy tắc & Cảnh báo) trong phần Info.
Khi hộp thoại Rules and Alerts (Quy tắc và Cảnh báo) xuất hiện, mở tab Email Rules (Quy tắc email) và chọn tài khoản ở trên nếu bạn có nhiều hơn một. Sau đó, chọn New Rule (Quy tắc mới).
Bạn có thể thiết lập quy tắc với hướng dẫn dưới để di chuyển email đến thư mục, gắn cờ để theo dõi hoặc gửi trả lời tự động. Bạn có thể thử sức với quy tắc khác bạn thấy hữu ích như tự động chuyển tiếp email.
Di chuyển email đến thư mục
Trong Rules Wizard, chọn một trong các tùy chọn di chuyển ở trên cùng. Bạn có thể di chuyển tin nhắn đến thư mục cụ thể dựa trên người gửi, từ khóa bao gồm, hoặc cho email bạn gửi thay vì nhận.
- Ví dụ, chúng tôi chọn Move messages with specific words in the subject to a folder (Di chuyển tin nhắn có từ cụ thể trong chủ đề đến thư mục).
- Ở dưới cùng, chọn các mục được gạch chân và màu xanh để chỉ định điều kiện và hành động.
- Chọn Specific Words (Từ cụ thể) và nhập từ cần tìm trong dòng chủ đề.
- Chọn Specified (Đã chỉ định) để chọn thư mục bạn muốn di chuyển tin nhắn đến.
- Sau đó, chọn Next (Tiếp theo).
- Bạn sẽ thấy danh sách điều kiện với điều kiện vừa chọn được đánh dấu tự động. Bạn có thể chọn tiêu chí bổ sung cho email nếu muốn. Ví dụ, bạn cũng có thể muốn áp dụng quy tắc cho tin nhắn chỉ gửi cho bạn. Chọn Next.
- Bạn sẽ thấy danh sách hành động với hành động vừa chọn được đánh dấu. Giống như điều kiện trên, bạn có thể chọn hành động bổ sung nếu muốn. Ví dụ, bạn cũng có thể muốn đánh dấu tin nhắn là đã đọc khi nó được di chuyển. Chọn Next.
- Tiếp theo bạn sẽ thấy danh sách ngoại lệ. Bạn có thể tùy chọn loại trừ email nhất định khỏi quy tắc. Ví dụ, bạn có thể không muốn email có tệp đính kèm được gửi đến thư mục. Chọn Next.
- Trên màn hình cuối cho quy tắc, bạn sẽ đặt tên cho nó ở trên cùng và tích hộp Turn on this rule (Bật quy tắc này). Tùy chọn, bạn có thể tích hộp để chạy quy tắc này ngay trên hộp thư đến hoặc dùng quy tắc cho tất cả tài khoản email.
- Khi hoàn tất, xác nhận thiết lập quy tắc trong hộp ở dưới cùng hiển thị điều kiện và hành động. Chọn Finish (Hoàn tất) để lưu và bật quy tắc.
- Xác nhận dấu tích bên cạnh quy tắc mới trong hộp Rules and Alerts và chọn OK.
Gắn cờ email để theo dõi
Quy tắc Outlook hữu ích khác là gắn cờ email để theo dõi. Bạn có thể chọn cờ và thời gian theo dõi.
- Làm theo quy trình tương tự trên để tạo New Rule và mở Rules Wizard.
- Sau đó, chọn Flag messages from someone for follow-up (Gắn cờ tin nhắn từ ai đó để theo dõi).
- Ở dưới cùng, chọn mục được gạch chân và màu xanh để chỉ định điều kiện và hành động.
- Chọn People or public group (Người hoặc nhóm công cộng) để chọn liên hệ.
- Chọn Follow up at this time (Theo dõi vào lúc này) để chọn cờ và thời gian.
- Sau đó, chọn Next.
- Giống như quy tắc trên, Rules Wizard hướng dẫn bạn qua các điều kiện, hành động và ngoại lệ bạn có thể xác nhận và thêm vào cho quy tắc. Sau đó, đặt tên, bật và hoàn tất.
Tự động trả lời email
Một quy tắc hữu ích nữa là trả lời tự động, tương tự như tin nhắn vắng mặt nhưng linh hoạt hơn. Bạn có thể dùng mẫu Outlook cụ thể hoặc tạo tin nhắn trả lời cho email cụ thể.
- Làm theo quy trình tương tự để tạo New Rule và mở Rules Wizard. Sau đó, chọn Apply rule on messages I receive (Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận) và chọn Next.
- Chọn điều kiện bạn muốn dùng cho tin nhắn email nhận được. Bạn có thể áp dụng quy tắc cho người gửi nhất định, với từ cụ thể, khi nhận trong khoảng ngày, hoặc bất kỳ điều kiện nào bạn muốn. Chọn Next.
- Chọn Reply using a specific template (Trả lời bằng mẫu cụ thể) hoặc Have server reply using a specific message (Yêu cầu máy chủ trả lời bằng tin nhắn cụ thể) tùy thích. Sau đó, chọn văn bản được gạch chân, màu xanh ở dưới theo tùy chọn bạn chọn và chọn Next khi xong.
- Reply using a specific template: Chọn a specific template để chọn mẫu bạn muốn.
- Have server reply using a specific message: Chọn a specific message, nhập tin nhắn trong hộp xuất hiện, và chọn Save & Close (Lưu & Đóng).
- Đánh dấu ngoại lệ bạn muốn bao gồm, chọn Next, và hoàn tất quy tắc bằng cách đặt tên, bật và lưu với nút Finish.
Cách tạo quy tắc trong Outlook trên Mac
Nếu bạn dùng Outlook trên Mac, bạn có thể thiết lập quy tắc hộp thư đến đó dễ dàng tuy nhiên điều kiện và hành động hơi hạn chế hơn trên Windows.
- Mở Outlook và chọn Outlook > Settings trong thanh menu.
- Chọn Rules trong cửa sổ bật lên.
- Chọn tài khoản bên trái nếu bạn có nhiều hơn một và chọn nút dấu cộng bên phải.
- Nhập Rule name (Tên quy tắc) ở trên.
- Sau đó, thiết lập điều kiện đầu tiên dùng hộp thả xuống. Tùy thuộc vào chọn lựa, bạn có thể cần thêm vào điều kiện. Ví dụ, nếu chọn Date Received (Ngày nhận), bạn sẽ nhập ngày.
- Tiếp theo, chọn hành động dùng các hộp thả xuống. Lại nữa, bạn có thể cần thêm vào hành động. Ví dụ, nếu chọn Move to Folder (Di chuyển đến thư mục), bạn sẽ chọn thư mục.
- Để thêm điều kiện hoặc hành động khác, chọn dấu cộng bên phải hoặc để thêm ngoại lệ, chọn dấu cộng bên cạnh Except if (Trừ khi).
- Tùy chọn, tích hộp để không áp dụng các quy tắc khác đáp ứng cùng điều kiện. Xác nhận hộp Enabled (Bật) được tích ở dưới bên trái và chọn OK để lưu quy tắc.
Cách tạo quy tắc trong Outlook trên Web
Để tạo quy tắc trong Outlook trên web, truy cập trang web và đăng nhập. Bạn sẽ thấy điều kiện và hành động tương tự như trong Outlook trên Mac.
- Chọn biểu tượng Settings (bánh răng) ở góc trên bên phải và chọn View all Outlook settings trong thanh bên xuất hiện.
- Trong cửa sổ bật lên, chọn Mail bên trái xa và Rules bên phải.
- Ở trên cùng, chọn Add new rule (Thêm quy tắc mới).
- Đặt tên quy tắc và dùng hộp Add a condition để chọn tiêu chí. Tùy thuộc vào điều kiện bạn chọn, bạn có thể cần thêm vào. Ví dụ, nếu chọn From (Từ), bạn sẽ được yêu cầu cung cấp người gửi bên phải.
- Dùng hộp Add an action để chọn hành động. Lại nữa, bạn có thể được nhắc thêm vào hành động. Ví dụ, nếu chọn Move to (Di chuyển đến), bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên thư mục hoặc tạo thư mục mới.
- Bạn có thể dùng tùy chọn màu xanh để thêm điều kiện khác, hành động khác, hoặc bao gồm ngoại lệ như bạn thích.
- Tùy chọn, bạn có thể tích hộp để dừng xử lý thêm quy tắc và chạy quy tắc trên hộp thư đến ngay lập tức.
- Khi hoàn tất, chọn Save (Lưu).
Email của bạn có tuân theo quy tắc?
Bằng cách tạo quy tắc email trong Outlook, bạn có thể giảm thiểu thời gian tổ chức tin nhắn, nhớ theo dõi hoặc trả lời email nhất định. Nếu gặp rắc rối, hãy xem các sửa chữa khi quy tắc email Outlook không hoạt động.