Các quy tắc trong Microsoft Outlook rất lý tưởng để tự động thực hiện các hành động trên email. Bạn có thể thực hiện những việc như di chuyển, gắn cờ hoặc trả lời một số tin nhắn nhất định mà không cần thao tác thủ công. Để giúp bạn theo kịp hộp thư đến ngày càng tăng của mình, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo quy tắc trong Outlook.
Vì bạn có thể tạo quy tắc Outlook trên Windows, Mac và web nên chúng tôi sẽ đề cập đến việc thiết lập chúng trên từng nền tảng. Chỉ cần lưu ý rằng các điều kiện và hành động có sẵn sẽ khác nhau.
Tập hợp các điều kiện và hành động lành mạnh nhất dành cho quy tắc nằm trong Outlook trên Windows. Để giải thích cách hiệu quả nhất cách tạo quy tắc, hãy cùng hướng dẫn cách thiết lập một số quy tắc thường được sử dụng.
Việc thiết lập quy tắc trống từ đầu mang lại cho bạn sự linh hoạt nhất vì bạn có thể chọn nhiều điều kiện và hành động. Ngoài ra, Trình hướng dẫn quy tắc sẽ nhắc bạn trong quá trình thực hiện.
Mở Outlook, đi tới tab Tệp rồi chọn Quản lý quy tắc &cảnh báo trong phần Thông tin.
Khi hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo xuất hiện, hãy mở tab Quy tắc Email và chọn một tài khoản ở trên cùng nếu bạn có nhiều tài khoản. Sau đó, chọn Quy tắc mới.
Sau đó, bạn có thể thiết lập quy tắc của mình theo hướng dẫn bên dưới để di chuyển email đến một thư mục, gắn cờ chúng để theo dõi hoặc gửi trả lời tự động. Thay vào đó, bạn có thể thử áp dụng một quy tắc khác mà bạn thấy hữu ích, chẳng hạn như tự động chuyển tiếp email.
Di chuyển email đến một thư mục
Trong Trình hướng dẫn quy tắc, chọn một trong các tùy chọn di chuyển ở trên cùng. Bạn có thể di chuyển thư đến một thư mục cụ thể dựa trên người gửi, các từ được bao gồm hoặc đối với những email bạn gửi thay vì nhận.
- Ví dụ:chúng tôi sẽ chọn Di chuyển thư có từ cụ thể trong chủ đề vào một thư mục.
- Ở dưới cùng, chọn các mục được gạch chân và màu xanh lam để chỉ định điều kiện và hành động.
- Chọn các từ cụ thể và nhập các từ cần tìm trong dòng chủ đề.
- Chọn Đã chỉ định để chọn thư mục bạn muốn di chuyển thư tới.
- Sau đó, chọn Tiếp theo.
- Bạn sẽ thấy danh sách các điều kiện với điều kiện bạn vừa chọn được đánh dấu tự động. Bạn có thể chọn tiêu chí bổ sung cho email nếu muốn. Ví dụ:bạn cũng có thể muốn áp dụng quy tắc cho các tin nhắn chỉ được gửi cho bạn. Chọn Tiếp theo.
- Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách tác vụ với hành động bạn đã chọn được đánh dấu cho bạn. Giống như các điều kiện trên, bạn có thể chọn các hành động bổ sung nếu muốn. Ví dụ:bạn cũng có thể muốn đánh dấu thư là đã đọc khi nó được di chuyển. Chọn Tiếp theo.
- Tiếp theo, bạn sẽ thấy danh sách các trường hợp ngoại lệ. Bạn có thể tùy ý loại trừ một số email nhất định khỏi quy tắc. Ví dụ:bạn có thể không muốn gửi email có tệp đính kèm vào thư mục. Chọn Tiếp theo.
- Trên màn hình cuối cùng của quy tắc, trước tiên bạn sẽ đặt tên cho quy tắc đó ở trên cùng, sau đó đánh dấu hộp kiểm Bật quy tắc này. Theo tùy chọn, bạn có thể chọn các hộp để chạy quy tắc này ngay bây giờ trên hộp thư đến của mình hoặc sử dụng quy tắc này cho tất cả tài khoản email.
- Khi bạn hoàn tất, hãy xác nhận việc thiết lập quy tắc trong hộp ở phía dưới để hiển thị cho bạn (các) điều kiện và (các) hành động. Chọn Hoàn tất để lưu và kích hoạt quy tắc.
- Xác nhận dấu kiểm bên cạnh quy tắc mới của bạn trong hộp Quy tắc và Cảnh báo rồi chọn OK.
Gắn cờ email để theo dõi
Một quy tắc hữu ích khác của Outlook là gắn cờ các email để theo dõi. Bạn có thể chọn cờ và thời gian để theo dõi.
- Thực hiện theo quy trình tương tự ở trên để tạo Quy tắc mới và mở Trình hướng dẫn quy tắc.
- Sau đó, chọn Gắn cờ tin nhắn từ ai đó để theo dõi.
- Ở dưới cùng, chọn mục được gạch chân và màu xanh lam để chỉ định điều kiện và hành động.
- Chọn Người hoặc nhóm công cộng để chọn liên hệ.
- Chọn Theo dõi tại thời điểm này để chọn cờ và thời gian.
- Sau đó, chọn Tiếp theo.
- Giống như quy tắc trên, Trình hướng dẫn quy tắc sẽ hướng dẫn bạn các điều kiện, hành động và ngoại lệ mà bạn có thể xác nhận và thêm vào cho quy tắc của mình. Sau đó, đặt tên, kích hoạt và hoàn tất.
Tự động trả lời email
Một quy tắc nữa mà bạn có thể thấy hữu ích là trả lời tự động, tương tự như tin nhắn vắng mặt nhưng linh hoạt hơn. Bạn có thể sử dụng một mẫu Outlook cụ thể hoặc tạo thư trả lời cho các email cụ thể.
- Thực hiện theo quy trình tương tự ở trên để tạo Quy tắc mới và mở Trình hướng dẫn quy tắc. Sau đó, chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được rồi chọn Tiếp theo.
- Chọn điều kiện bạn muốn sử dụng cho email đã nhận. Bạn có thể áp dụng quy tắc cho một số người gửi nhất định, với các từ cụ thể, khi nhận được trong một khoảng ngày hoặc bất kỳ điều kiện nào khác mà bạn muốn. Chọn Tiếp theo.
- Chọn Trả lời bằng mẫu cụ thể hoặc Yêu cầu máy chủ trả lời bằng tin nhắn cụ thể theo sở thích của bạn. Sau đó, chọn văn bản màu xanh lam được gạch chân ở dưới cùng theo tùy chọn bạn chọn và chọn Tiếp theo khi hoàn tất.
- Trả lời bằng mẫu cụ thể:Chọn một mẫu cụ thể để chọn mẫu bạn muốn.
- Yêu cầu máy chủ trả lời bằng thông báo cụ thể:Chọn một thông báo cụ thể, nhập thông báo vào hộp xuất hiện và chọn Lưu &Đóng.
- Đánh dấu bất kỳ ngoại lệ nào bạn muốn đưa vào, chọn Tiếp theo và hoàn tất quy tắc bằng cách đặt tên, bật và lưu quy tắc đó bằng nút Hoàn tất.
Cách tạo quy tắc trong Outlook trên máy Mac
Nếu sử dụng Outlook trên máy Mac, bạn có thể thiết lập quy tắc hộp thư đến ở đó một cách dễ dàng mặc dù các điều kiện và hành động bị hạn chế hơn một chút so với trên Windows.
- Mở Outlook và chọn Outlook> Cài đặt trong thanh menu.
- Chọn Quy tắc trong cửa sổ bật lên.
- Chọn một tài khoản ở bên trái nếu bạn có nhiều tài khoản và chọn nút dấu cộng ở bên phải.
- Nhập tên Quy tắc ở trên cùng.
- Sau đó, thiết lập điều kiện đầu tiên bằng cách sử dụng hộp thả xuống. Tùy thuộc vào những gì bạn chọn, bạn có thể cần thêm vào điều kiện. Ví dụ:nếu bạn chọn Ngày nhận, bạn sẽ nhập (các) ngày.
- Tiếp theo, chọn hành động bằng cách sử dụng các hộp thả xuống đó. Một lần nữa, bạn có thể cần thêm vào hành động. Ví dụ:nếu bạn chọn Di chuyển đến Thư mục, bạn sẽ chọn thư mục.
- Để thêm một điều kiện hoặc hành động khác, hãy chọn dấu cộng ở bên phải hoặc để thêm ngoại lệ, hãy chọn dấu cộng bên cạnh Ngoại trừ nếu.
- Tùy chọn, hãy chọn hộp để không áp dụng các quy tắc khác đáp ứng các điều kiện tương tự. Xác nhận rằng hộp Đã bật đã được chọn ở phía dưới bên trái và chọn OK để lưu quy tắc.
Cách tạo quy tắc trong Outlook trên Web
Để tạo quy tắc trong Outlook trên web, hãy truy cập trang web và đăng nhập. Bạn sẽ thấy các điều kiện và hành động tương tự như trong Outlook trên Mac.
- Chọn biểu tượng Cài đặt (bánh răng) ở trên cùng bên phải và chọn Xem tất cả cài đặt Outlook trong thanh bên xuất hiện.
- Trong cửa sổ bật lên, chọn Thư ở ngoài cùng bên trái và Quy tắc ở bên phải.
- Ở trên cùng, chọn Thêm quy tắc mới.
- Đặt tên cho quy tắc của bạn rồi sử dụng hộp Thêm điều kiện để chọn tiêu chí. Tùy thuộc vào điều kiện bạn chọn, bạn có thể cần thêm vào nó. Ví dụ:nếu bạn chọn Từ, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp người gửi ở bên phải.
- Sử dụng hộp Thêm hành động để chọn một hành động. Một lần nữa, bạn có thể được nhắc thêm vào hành động. Ví dụ:nếu bạn chọn Chuyển tới, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên thư mục hoặc tạo thư mục mới.
- Bạn có thể sử dụng các tùy chọn màu xanh lam để thêm một điều kiện khác, một hành động khác hoặc bao gồm các ngoại lệ tùy thích.
- Theo tùy chọn, bạn có thể đánh dấu các hộp để ngừng xử lý thêm quy tắc và chạy quy tắc đó trên hộp thư đến của mình ngay lập tức.
- Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Lưu.
Email của bạn có tuân thủ các quy tắc không?
Bằng cách tạo quy tắc email trong Outlook, bạn có thể giảm thiểu thời gian sắp xếp thư, nhớ theo dõi hoặc trả lời một số email nhất định. Nếu bạn gặp sự cố, hãy xem các cách khắc phục này khi quy tắc email Outlook không hoạt động.