Khi làm việc từ xa và cộng tác trực tuyến tiếp tục định hình nơi làm việc hiện đại, tích hợp các công cụ thiết yếu như Microsoft Teams và Outlook có thể tăng năng suất và hợp lý hóa giao tiếp.
Thêm Microsoft Teams vào Outlook đơn giản như có thể, chỉ yêu cầu bạn tải xuống cả hai ứng dụng đến thiết bị. Không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng để điều phối lịch trình.
Thêm Microsoft Teams vào Outlook (Windows và Mac)
Tin tốt về việc tích hợp Teams với Microsoft Outlook là quy trình liền mạch, nhờ hệ sinh thái nâng cao của Microsoft. Khi bạn cài đặt cả hai ứng dụng trên thiết bị, Microsoft Teams Add-in được thêm tự động vào Outlook, cho phép bạn truy cập Microsoft Teams thuận tiện ngay từ dải ribbon.
Outlook đi kèm hầu hết các gói Microsoft, nhưng Teams đi kèm các gói tập trung doanh nghiệp, như Microsoft 365 for Business. Nếu bạn chưa tải Teams trên máy, bạn có thể tải trên trang web chính thức của Microsoft. Trình cài đặt sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình cài đặt và lo phần việc nặng nhọc cho bạn.
Sau khi bạn cài đặt cả hai ứng dụng trên máy tính, mở ứng dụng Outlook cho máy để bàn và Teams sẽ xuất hiện trong nhóm Teams Meeting của tab Home trong chế độ xem Calendar (Lịch). Chọn New Teams Meeting (Cuộc họp Teams mới) để mở nó.
Bây giờ bạn có thể thiết lập chi tiết cho cuộc họp Teams.
Thêm Microsoft Teams vào Outlook (iOS và Android)
Giống như phiên bản máy để bàn, Microsoft Teams tự động được thêm vào Outlook cho iOS và Android, miễn là bạn có tài khoản doanh nghiệp. Làm theo các bước sau để thiết lập cuộc họp Teams trong Outlook.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook và nhấn biểu tượng Calendar (Lịch) ở góc dưới bên phải màn hình.
- Nhấn dấu Plus (Cộng). Điều này mở lời mời lịch mới.
- Nhấn thanh trượt bên cạnh Teams Meeting để bật sang vị trí On (Bật).
- Thiết lập phần còn lại của chi tiết lời mời và nhấn dấu Checkmark (Dấu tích) ở góc trên bên phải màn hình.
Lời mời Teams hiện đã được thiết lập.
Bạn cũng có thể tạo cuộc họp Teams bằng Outlook cho Web. Giống như các phiên bản Outlook khác, Teams tự động được thêm nếu bạn có tài khoản doanh nghiệp. Để thiết lập cuộc họp Teams từ Outlook cho Web, làm theo các bước sau.
- Mở Outlook trên trình duyệt ưa thích.
- Nhấp vào biểu tượng Calendar (Lịch) trong menu bên trái để chuyển sang Calendar View, sau đó chọn New Event (Sự kiện mới).
- Trang sự kiện sẽ mở. Bật công tắc bên cạnh Teams Meeting sang vị trí On để đặt sự kiện này làm cuộc họp Teams.
- Điền chi tiết lời mời và nhấp Save (Lưu).
Lời mời cuộc họp Teams hiện đã được thiết lập.
Mẹo khắc phục sự cố để sửa Teams không hiển thị trong Outlook
Có vài lý do tại sao Teams có thể không xuất hiện trong Outlook. Thứ nhất, bạn phải dùng tài khoản doanh nghiệp hoặc trường học để có Teams trong Outlook. Nếu bạn dùng tài khoản cá nhân, bạn sẽ không có quyền truy cập tính năng này. Trong trường hợp này, bạn cần nâng cấp tài khoản.
Nếu bạn có tài khoản doanh nghiệp hoặc trường học và vẫn không thấy Teams trong Outlook, có thể Add-in bị vô hiệu hóa. Làm theo các bước sau để kiểm tra xem Teams Add-in có được bật không.
- Nhấp tab File.
- Chọn Options (Tùy chọn) từ dưới cùng khung bên trái.
- Nhấp Add-ins (Tiện ích mở rộng) trong khung bên trái và kiểm tra xem Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office có trong nhóm Active Application Add-ins (Tiện ích mở rộng ứng dụng đang hoạt động) không.
- Nếu Add-in không hoạt động, chọn COM Add-ins bên cạnh tùy chọn Manage (Quản lý), sau đó nhấp Go…
- Cửa sổ COM Add-ins sẽ xuất hiện. Tích hộp bên cạnh Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office và nhấp OK.
Bây giờ, khi bạn khởi động lại Outlook, Add-in nên xuất hiện trong nhóm Teams Meeting của tab Home trong Calendar view.
Đó là tất cả. Bây giờ bạn có thể tạo cuộc họp Teams mới ngay từ Outlook, tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng.