Value (Giá trị) là một thuật ngữ gây nhầm lẫn trong Microsoft Excel. Từ giá trị thực tế của ô dữ liệu đến một hàm và thậm chí là một lỗi, có nhiều thứ được gọi là "value" trong ứng dụng bảng tính. Dưới đây là tổng quan về chúng.
Hầu hết các thứ này không phải là những gì bạn cần biết để hiểu cơ bản về MS-Excel, nhưng đáng để tìm hiểu nếu bạn bị nhầm lẫn bởi các định nghĩa khác nhau của value trong ứng dụng bảng tính. Hoặc chỉ muốn có sự hiểu biết đầy đủ hơn về Excel.
Giá trị Dữ liệu (Data Values)
Việc sử dụng đầu tiên và rõ ràng nhất của values trong bảng tính là đề cập đến các kiểu dữ liệu được Excel hỗ trợ. Mỗi ô có thể có một kiểu giá trị khác nhau, giới hạn loại phép toán toán học có thể thực hiện trên chúng.
Đây là tất cả các kiểu giá trị được Excel hỗ trợ:
- Number (Số) – Number bao gồm tất cả các giá trị số bạn có thể nhập, bao gồm cả số điện thoại hoặc tiền tệ. Hãy nhớ rằng chúng thường được hiển thị khác nhau, nhưng được chuyển đổi thành các số thuần túy bên trong.
- Text (Văn bản) – Text, rõ ràng là, có nghĩa là bất kỳ chuỗi nào được nhập vào ô. Excel không đặc biệt quan tâm văn bản là gì, vì vậy nó sẽ phân loại bất kỳ dữ liệu nào không được nhận ra là một kiểu hợp lệ khác làm giá trị văn bản. Điều này bao gồm ngày tháng và địa chỉ, dù định dạng của chúng làm cho chúng khác biệt.
- Logical (Logic) – Kiểu dữ liệu Logical chỉ giữ các giá trị boolean, tức là TRUE hoặc FALSE. Mặc dù nó chỉ xuất hiện như văn bản viết hoa, nhưng nó được Excel xử lý như một giá trị nhị phân và có thể được sử dụng trong các phép toán logic.
- Error (Lỗi) – Error-values được tạo ra khi một hàm hoặc phép toán không thể được thực hiện. Loại giá trị này sẽ xuất hiện trong ô nơi bạn mong đợi kết quả cuối cùng, thông báo cho bạn về điều gì đã sai. Có nhiều loại lỗi bạn có thể thấy trong Excel, một trong những loại chúng ta sẽ thảo luận chi tiết sau.
Hàm VALUE
Có nhiều hàm có thể được sử dụng để soạn thảo công thức Excel. Chúng dao động từ các phép toán đơn giản như trừ hoặc tìm trung bình đến những thứ như tạo số ngẫu nhiên.
Hàm VALUE là một hàm ít được biết đến hơn trong Excel. Nói một cách đơn giản, nó chuyển đổi văn bản thành giá trị số của nó, nếu sự chuyển đổi đó là có thể.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng VALUE để chuyển đổi một ngày tháng thành giá trị số thuần túy. Điều này cũng hoạt động cho giá trị thời gian bằng cách sử dụng cùng một cú pháp.
Lưu ý rằng điều này không nhất thiết tương ứng với bất kỳ giá trị thực tế nào – như số ngày hoặc tuần – mà là một số thứ tự được Excel sử dụng để đại diện cho một ngày. Nhưng thì việc chuyển đổi này có ích gì?
Dù giá trị được tạo ra vô nghĩa, nó có thể được sử dụng để so sánh toán học các loại dữ liệu tương tự. Bạn có thể trừ các số này để tìm sự khác biệt, hoặc tìm ra cái nào lớn hơn.
Giống như thế này:
Có hai lý do tại sao chúng ta không thấy hàm VALUE được sử dụng quá thường xuyên. Thứ nhất, có rất ít kịch bản cần hàm này, vì bạn có thể chỉ nhập giá trị số khi muốn thực hiện tính toán. Thứ hai, Excel hiện đại thực sự khá giỏi trong việc chuyển đổi các chuỗi đại diện cho số thành giá trị số khi cần thiết.
Cùng ví dụ chúng ta đã dùng ở trên có thể được viết mà không cần hàm VALUE và sẽ hoạt động giống hệt nhau:
Nếu bạn so sánh giá trị tiền tệ chẳng hạn, Excel sẽ tự động chuyển đổi dữ liệu sang định dạng thích hợp và thực hiện tính toán ngay cả khi bạn bỏ qua hàm VALUE. Điều này để lại rất ít lý do để học và sử dụng hàm này.
Lỗi #VALUE!
Chúng ta đã thảo luận về error values trong phần kiểu dữ liệu, nhưng một giá trị lỗi cần nhìn kỹ hơn. Đó là vì nó cũng được đặt tên là #VALUE!.
Lỗi này khá dễ hiểu – nếu bạn cố gắng chạy một phép toán toán học trên ô chứa kiểu dữ liệu không đúng (ví dụ chuỗi văn bản), Excel sẽ không thể tính toán câu trả lời và 대신 ném ra lỗi #VALUE.
Để khắc phục lỗi này, bạn cần sửa chữa các tham chiếu ô và đảm bảo chỉ có dữ liệu số hiện diện trong chúng. Ô trống không nên kích hoạt lỗi, nhưng đôi khi một ô có thể có khoảng trắng được nhập thay vào đó, điều này được đăng ký là văn bản.
Các Hàm Đặc biệt
Nhiều hàm trong Excel được thiết kế để trả về một giá trị hữu ích. Một số là hằng số, trong khi những cái khác phụ thuộc vào điều kiện nhất định.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng PI() để lấy giá trị cố định của pi trong bất kỳ phép tính nào. RAND(), mặt khác, tạo ra một số ngẫu nhiên khi được sử dụng.
Các giá trị này chỉ được tạo ra khi hàm tương ứng của chúng được sử dụng, và do đó chỉ có thể được chèn qua công thức. Một khi được đặt vào ô, giá trị kết quả hoạt động như một kiểu dữ liệu bình thường với giá trị số.
Cách sử dụng quan trọng nhất của Value trong Excel là gì?
Excel đã làm cho thuật ngữ "Value" trở nên gây nhầm lẫn hơn mức cần thiết bằng cách gọi nhiều thứ với cùng một tên. Để công bằng, một ứng dụng bảng tính xử lý dữ liệu số có nhiều lý do hơn hầu hết các ứng dụng khác để lạm dụng từ này.
Đa phần, các giá trị duy nhất bạn cần quan tâm là các kiểu dữ liệu hiện diện trong ô. Lỗi #VALUE! thực sự không phổ biến lắm, vì hiếm khi bạn sẽ nhập văn bản vào trường dành cho số.
Hàm VALUE thậm chí còn hiếm hơn vì rất ít trường hợp sẽ yêu cầu bạn chuyển đổi chuỗi văn bản thành số. Và trong hầu hết các trường hợp này (đặc biệt khi xử lý tiền tệ), việc chuyển đổi sẽ xảy ra tự động.