Thanh trạng thái (status bar) của Excel là một trong những viên ngọc ẩn (và anh hùng không tiếng) khiến nó trở thành phần mềm bảng tính mặc định bạn quay lại. Nó yên lặng nằm ở dưới cùng cửa sổ Excel, thường bị bỏ qua nhưng tràn đầy thông tin giá trị và tùy chọn tùy chỉnh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ nhìn vào nó và chỉ cho bạn cách tận dụng nó.
Tùy Chọn Mặc Định Của Thanh Trạng Thái Excel
Ngay trước khi bạn tùy chỉnh thanh trạng thái Excel, nó đã hiển thị một số thông tin hữu ích và cho truy cập một số chức năng hữu ích. Các tùy chọn Excel phổ biến bạn có thể tìm thấy mặc định trên thanh trạng thái là:
- Cell Mode (Chế Độ Ô)
- Macro Recording Tool (Công Cụ Ghi Macro)
- Accessibility Check (Kiểm Tra Khả Năng Tiếp Cận)
- Page Number (Số Trang)
- Statistics/Mathematical Options (Thống Kê/Toán Học)
- Worksheet Views (Xem Trang Tính)
- Zoom Options (Tùy Chọn Zoom)
Hãy xem mỗi cái làm gì và cách bạn dùng chúng.
Cell Mode (Chế Độ Ô)
Ở bên trái cùng thanh trạng thái Excel, bạn sẽ thấy chỉ báo cell mode. Nó thông báo trạng thái của ô hiện tại được chọn. Có bốn chế độ trạng thái khác nhau:
- Ready (Sẵn Sàng). Nghĩa là ô được chọn sẵn sàng nhận input hoặc hành động. Điều đó không nhất thiết nghĩa là ô trống. Bạn có thể bắt đầu gõ dữ liệu mới hoặc chỉnh sửa dữ liệu đã có trong ô được chọn.
- Enter (Nhập). Chế độ này nghĩa là bạn đang nhập dữ liệu vào ô. Chế độ Enter kích hoạt khi bạn bắt đầu gõ trong ô được chọn hoặc nhấn F2 hai lần liên tiếp.
- Edit (Chỉnh Sửa). Nhấn phím F2 hoặc double-click ô, và chế độ sẽ chuyển sang edit in-cell. Khi ở chế độ Edit, bạn có thể thay đổi ô.
- Point (Chỉ). Sẽ hiển thị khi bạn bắt đầu gõ công thức hoặc hàm và chọn ô bạn sẽ dùng làm tham chiếu.
Macro Recording Tool (Công Cụ Ghi Macro)
Bên trái Cell Mode là biểu tượng Macro Recording. Bạn có thể dùng nó để ghi một chuỗi hành động thành macro hoặc phím tắt bàn phím và dùng chúng để xử lý công việc lặp lại trong Microsoft Excel. Để bắt đầu ghi, nhấp biểu tượng này và thực hiện hành động trong bảng tính Excel như bình thường. Để dừng ghi, nhấp biểu tượng lại. Lưu ý: biểu tượng sẽ biến thành vuông trong suốt khi đang ghi.
Accessibility Check (Kiểm Tra Khả Năng Tiếp Cận)
Bên cạnh biểu tượng Macro Recording ở bên trái thanh trạng thái là tính năng Accessibility Check. Khi bạn bật nó, Excel sẽ kiểm tra bảng tính và xác định định dạng ô, cấu trúc tài liệu, và khả năng đọc. Nó sau đó sẽ highlight các vấn đề tiềm ẩn có thể ngăn người với các loại khuyết tật hoặc nhu cầu tiếp cận khác đọc tài liệu Excel của bạn.
Thanh trạng thái sẽ hiển thị "Accessibility: Investigate" nếu có vấn đề tiềm ẩn trong tài liệu. Nhấp vào văn bản này sẽ mở bảng điều khiển riêng bên phải nơi bạn sẽ tìm gợi ý làm cho nó dễ truy cập cho mọi người.
Page Number (Số Trang)
Tùy chọn Page Number trên thanh trạng thái Excel cho bạn biết trang tính có bao nhiêu trang có thể in và trang hiện tại. Nhưng bạn phải chuyển sang chế độ Page Layout view nếu muốn thấy số trang.
Statistics/Mathematical Options (Thống Kê/Toán Học)
Giữa thanh trạng thái sẽ hiển thị một số tùy chọn thống kê và toán học thay vì số trang khi ở chế độ Normal view. Chọn ô chứa dữ liệu, và các tùy chọn này sẽ hiện ra. Bạn sẽ thấy:
- Count (Đếm) hiển thị số ô không rỗng từ cột và hàng. Nó hoạt động ngay cả khi dữ liệu không phải số.
- Average (Trung Bình) sẽ hiển thị trung bình của tất cả ô không rỗng từ cột hoặc hàng.
- Sum (Tổng) sẽ cộng tất cả giá trị số trong phạm vi ô đã chọn.
- Numerical Count (Đếm Số) cho phép bạn nắm bắt một số thực thể số trong cột. Tuy nhiên, tùy chọn này không bật mặc định, bạn phải tùy chỉnh thanh trạng thái để hiển thị nó.
Workbook Views (Xem Sổ Làm Việc)
Bạn sẽ nhận thấy ba tùy chọn Workbook view bên phải số trang. Chúng cho phép truy cập nhanh các chế độ xem và giữ tập trung vào công việc. Bạn cũng tìm thấy các workbook view này trong tab View trên ribbon.
Normal View là chế độ xem trang tính mặc định. Nó hiển thị lưới, header, footer chuẩn.
- Page Layout View là mô phỏng trang in của trang tính hiện tại sẽ trông như thế nào. Dùng để thiết kế và điều chỉnh layout sổ làm việc Excel trước khi in hoặc chuyển thành file PDF.
- Page Break Preview hiển thị tất cả ngắt trang nhìn thấy được. Hữu ích để xem bao nhiêu nội dung bạn có thể chia trên nhiều trang.
Zoom Options (Tùy Chọn Zoom)
Tùy chọn cuối cùng bên phải là công cụ Zoom. Bạn có thể dùng nó để sửa đổi mức độ phóng to của sổ làm việc. Dùng thanh trượt zoom để zoom in hoặc out, hoặc chọn dấu cộng (+) để zoom in và trừ (-) để zoom out.
Phần trăm zoom hiển thị ở góc phải màn hình cho bạn biết mức độ zoom hiện tại của sổ làm việc. Nếu bạn nhấp vào số, hộp thoại zoom sẽ mở nơi bạn có thể đặt phần trăm phóng to cho trang tính.
Cách Tùy Chỉnh Thanh Trạng Thái Trong Excel
Excel cho phép bạn tùy chỉnh thanh trạng thái và thêm một số hàm và tùy chọn để phù hợp nhu cầu. Để làm vậy, chỉ cần nhấp chuột phải bất kỳ đâu trên Thanh Trạng Thái để lấy danh sách tùy chọn đầy đủ. Hãy xem một số tùy chọn thanh trạng thái bổ sung có sẵn cho bạn.
Workbook Statistics (Thống Kê Sổ Làm Việc)
Bạn có thể nhấp chuột phải thanh trạng thái và chọn tùy chọn Workbook Statistics để xem thông tin then chốt về sổ làm việc. Khi bạn nhấp vào Workbook statistics trên thanh trạng thái, nó sẽ mở hộp thoại riêng chứa chi tiết về trang Excel hiện tại và toàn bộ sổ làm việc. Bạn có thể biết bao nhiêu sheet trong sổ làm việc, bao nhiêu ô có dữ liệu, có bảng, pivot table, và công thức nào.
Caps Lock, Num Lock, và Scroll Lock
Bật Caps, Num, và Scroll Lock để chỉ báo thanh trạng thái nhắc nhở trực quan nếu các phím bàn phím này hiện đang tắt hoặc bật. Điều đó giúp bạn tránh lỗi khi gõ.
Overtype Mode (Chế Độ Ghi Đè)
Overtype mode tiện dụng khi bạn cần thay thế nội dung hiện có của ô bằng nội dung mới. Chế độ này cho phép bạn ghi đè dữ liệu hiện có khi bạn gõ dữ liệu mới.
Bạn có thể bật/tắt overtype mode bằng cách nhấn phím Insert trên bàn phím. Khi Overtype mode được bật, thanh trạng thái sẽ hiển thị "Overtype" làm chỉ báo. Chỉ báo này không hiện khi chế độ bị tắt.
Tóm lại, thanh trạng thái trong Microsoft Excel giống như một người bạn đồng hành đáng tin cậy, lặng lẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết giá trị và tùy chọn tùy chỉnh khi bạn điều hướng bảng tính. Hiểu cách dùng và tùy chỉnh thanh trạng thái có thể nâng cao năng suất đáng kể, cung cấp hiểu biết giá trị vào dữ liệu và cho phép bạn điều chỉnh Excel cho nhu cầu độc nhất của bạn, vì vậy hãy tiếp tục thử nghiệm với nó.