Công cụ Quick Analysis (Phân Tích Nhanh) thay đổi cách bạn xử lý phân tích dữ liệu trong Excel. Tính năng Microsoft Excel này cho bạn truy cập dễ dàng và nhanh chóng đến nhiều tùy chọn phân tích. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, bạn có thể biến dữ liệu thành bảng tóm tắt và pivot table, sparklines, hoặc biểu đồ.
Hầu hết tính năng Excel dễ tìm trên ribbon hoặc trong menu. Tuy nhiên, công cụ Quick Analysis khác. Đây là tính năng rời rạc (discrete) sẽ tiết lộ bản thân khi bạn chọn phạm vi ô. Vậy hãy tiến hành, và highlight (tô亮) phạm vi ô bạn muốn làm việc.
Nhận thấy một hộp nhỏ với biểu tượng sét trong nó? Nó ở góc dưới bên phải của lựa chọn bạn vừa làm. Đó là nút Quick Analysis. Nếu bạn nhấp nó, một menu sẽ mở, và bạn có thể chọn các tính năng khác nhau.
Một cách thay thế để truy cập tính năng Quick Analysis là nhấn phím tắt Ctrl + Q. Nó sẽ tự động kích hoạt công cụ Quick Analysis.
Hãy nhớ rằng công cụ Quick Analysis sẽ không hiện nếu bạn chọn ô trống, cột, hoặc hàng. Nó chỉ hoạt động với lựa chọn dữ liệu, nên ô bạn highlight nên chứa dữ liệu thô (raw data).
Cách Bật Công Cụ Quick Analysis Trong Excel
Nếu bạn không thấy nút Quick Analysis ngay cả khi đã chọn dữ liệu, có thể tính năng bị tắt trong phiên bản Microsoft Excel của bạn. Đừng lo, bạn có thể bật nó thủ công. Chỉ làm theo các bước đơn giản này:
- Đi đến tab File trên ribbon Excel.
- Chọn Options ở dưới cùng menu bên trái.
- Chọn General từ cửa sổ Excel Options.
- Tìm Show Quick Analysis Options on Selection và tích vào ô bên cạnh nó.
- Để lưu tùy chọn nhấp nút OK ở dưới cùng cửa sổ Options.
Bây giờ, bạn sẽ thấy nút Quick Analysis khi bạn chọn. Nếu bạn muốn tắt nó, bỏ tích ô bên cạnh Show Quick Analysis Options on Selection.
Liên quan: Cần xem dữ liệu mẫu phù hợp với tập dữ liệu lớn như thế nào? Xem hướng dẫn tính standard error trong Excel.
Sử Dụng Công Cụ Quick Analysis Trong Excel
Công cụ Quick Analysis dễ dùng hơn nhiều so với công thức và hàm Excel phức tạp. Nó rất trực quan, và menu cực kỳ thân thiện. Để dùng công cụ Quick Analysis, hãy thử sau:
- Chọn phạm vi ô bạn muốn thực hiện phân tích dữ liệu. Có thể là bất kỳ tập dữ liệu liên quan nào, từ chuỗi văn bản đến bảng chứa số.
- Nhấp nút công cụ Quick Analysis xuất hiện ở dưới lựa chọn, hoặc nhấn Ctrl + Q trên bàn phím.
- Chọn danh mục tính năng mong muốn từ menu Quick Analysis. Bạn có thể di chuột qua tùy chọn cụ thể để xem trước nó sẽ biến đổi dữ liệu như thế nào.
- Nhấp tùy chọn mong muốn sẽ tự động áp dụng nó cho dữ liệu đã chọn.
Đó là cách dễ dàng và nhanh sử dụng công cụ Quick Analysis. Nhưng nếu bạn muốn học thêm về các danh mục có sẵn, hãy tiếp tục đọc.
Formatting (Định Dạng)
Danh mục formatting cho phép bạn định dạng dữ liệu đã chọn bằng cách áp dụng tùy chọn conditional formatting (định dạng có điều kiện). Tùy chọn định dạng có sẵn sẽ phụ thuộc vào loại dữ liệu bạn đang xử lý.
- Dữ liệu số có thể dùng Data Bars, Icon Sets, Greater Than (Lớn Hơn), và Top 10% features.
- Giá trị văn bản có thể dùng Highlight Duplicates (Làm Nổi Trùng Lặp), Unique Values (Giá Trị Duy Nhất), Cells that Contain (Ô Chứa), hoặc Exact Match (Khớp Chính Xác) giúp xác định và lọc dữ liệu dựa trên tiêu chí nhất định.
- Dữ liệu ngày có thể dùng để highlight các cái xảy ra Last Month (Tháng Trước), Last Week (Tuần Trước), Greater Than, Less Than (Nhỏ Hơn), hoặc Equal To (Bằng) một ngày cụ thể.
Bạn có thể truy cập danh mục Formatting với phím tắt Ctrl + Q rồi nhấn F.
Hãy xem danh mục này như ví dụ. Giả sử bạn muốn highlight ô có giá trị trên một số nhất định. Làm theo các bước:
- Chọn phạm vi ô bạn muốn định dạng và kích hoạt công cụ Quick Analysis.
- Đi đến nhóm Formatting và chọn tùy chọn Greater Than.
- Một hộp thoại sẽ hiện. Gõ số bạn muốn so sánh và chọn phong cách định dạng. Màu highlight mặc định là đỏ nhạt, nhưng bạn có thể đổi thành bất cứ thứ gì bạn muốn.
- Nhấp OK để xác nhận.
Kết quả sẽ trông giống như sau:
Liên quan: Conditional formatting không làm được việc? Cân nhắc tạo heat map trong Excel thay thế.
Charts (Biểu Đồ)
Bạn có thể dùng công cụ Quick Analysis để chèn đồ thị và tạo biểu đồ trong bảng tính Excel. Mặc dù công cụ Quick Analysis có phạm vi tùy chọn hạn chế, nó sẽ gợi ý biểu đồ phù hợp nhất dựa trên dữ liệu đã chọn.
Di chuột qua từng loại biểu đồ được cung cấp để xem nó sẽ trông như thế nào với dữ liệu của bạn. Nếu bạn không thấy loại biểu đồ bạn muốn chèn trong danh sách biểu đồ khuyến nghị, chỉ cần nhấp vào tùy chọn More Charts. Hộp thoại Insert Chart sẽ mở nơi bạn sẽ có tất cả loại biểu đồ hiển thị để chọn.
Truy cập tab Charts bằng cách nhấn Ctrl + Q rồi C trên bàn phím.
Đây là ví dụ cách bạn dễ dàng tạo biểu đồ tròn (pie chart) trong Excel:
- Chọn phạm vi dữ liệu và truy cập công cụ Quick Analysis.
- Chọn tab Charts từ menu Quick Analysis.
- Di chuột qua tùy chọn Pie Chart. Nếu không thấy, nhấp More Charts.
- Nếu bạn thích xem trước Pie chart, nhấp nó để tự động chèn vào bảng tính.
Totals (Tổng Hợp)
Tab Totals trong menu Quick Analysis cho phép bạn nhanh hiển thị thống kê tóm tắt như tổng, trung bình, đếm, phần trăm, và running total. Tùy chọn áp dụng totals sẽ phụ thuộc vào loại và định dạng dữ liệu đã chọn bạn đang làm việc. Nếu dữ liệu của bạn là chuỗi văn bản, tùy chọn duy nhất có sẵn sẽ là Count. Tùy chọn này sẽ cho bạn số ô có giá trị văn bản.
Bạn có thể tính totals cho cả hàng và cột. Tùy chọn tóm tắt dọc (vertical) có đường line màu xanh dương. Đường dọc màu vàng chỉ định tóm tắt hàng (row summaries). Để truy cập nhanh tab totals, nhấn Ctrl + Q rồi O trên bàn phím.
Hãy tính phần trăm totals cho hàng và cột trên ví dụ:
- Chọn tập dữ liệu và truy cập công cụ Quick Analysis.
- Chọn tab Totals, và sau đó tùy chọn % Total trong màu xanh dương.
- Điều này sẽ tính phần trăm totals cho mỗi cột đã chọn.
Tables và Pivot Tables (Bảng Và Pivot Table)
Tab tables trong menu Quick Analysis cho phép bạn biến tập dữ liệu đã chọn thành bảng Excel định dạng nhanh chóng. Bảng rất hữu ích cho quản lý dữ liệu vì chúng có tính năng lọc, sắp xếp, và auto-expanding (tự mở rộng) rất tiện. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chèn Pivot Table trong bảng tính mới dùng ô đã chọn làm nguồn cho phân tích toàn diện hơn.
Bạn có thể truy cập nhanh tab Tables bằng cách nhấn Ctrl + Q rồi T trên bàn phím.
Hãy xem ví dụ cách thay đổi phạm vi thường thành bảng Excel:
- Chọn dữ liệu bạn muốn chuyển thành bảng và truy cập công cụ Quick Analysis.
- Chọn tab Tables, và chọn Table.
- Bảng sẽ được chèn tự động, nhưng bạn có thể sau đó đổi style của nó dùng Table Styles gallery trong tab Table Design trên ribbon Excel.
Sparklines
Bạn muốn hiển thị dữ liệu theo cách thanh lịch và compact (gọn gàng)? Dùng sparklines để làm cho các pattern trong tập dữ liệu được trực quan hóa. Bạn có thể chọn từ ba loại Sparklines: Line (Đường), Column (Cột), hoặc Win/Loss (Thắng/Thua). Bạn cũng có thể nghĩ về chúng như mini charts (biểu đồ nhỏ).
Mục tiêu chính của Sparklines là làm cho bảng tính Excel dễ đọc hơn, đẹp mắt hơn, và làm nổi bật thông tin quan trọng. Bạn có thể truy cập nhanh tab Sparklines bằng cách nhấn Ctrl + Q rồi S trên bàn phím.
Hãy xem ví dụ cách chèn sparklines vào trang Excel nhanh chóng:
- Chọn phạm vi dữ liệu bạn sẽ làm việc, và truy cập công cụ Quick Analysis.
- Chọn tab Sparklines và chọn loại ưa thích: Line, Column, hoặc Win/Loss.
- Ở cột liền kề bạn sẽ nhận thấy sparklines được tạo, biểu diễn trực quan của dữ liệu đã chọn. Tiếp tục định dạng và tùy chỉnh sparklines với tab Sparkline trong ribbon.
Như bạn thấy trong hướng dẫn này, Công cụ Quick Analysis của Excel giúp bạn tăng tốc các nhiệm vụ từng là thủ công. Bằng cách làm quen với khả năng của công cụ, bạn có thể cải thiện quy trình làm việc và trình bày thông tin theo cách dễ tiêu hóa.