Công cụ phân tích nhanh sẽ biến đổi cách bạn xử lý phân tích dữ liệu trong Excel. Tính năng Microsoft Excel này cho phép bạn truy cập dễ dàng và nhanh chóng vào các tùy chọn phân tích khác nhau. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, bạn có thể biến dữ liệu của mình thành các bảng, biểu đồ thu nhỏ hoặc biểu đồ ngắn gọn và tổng hợp.
Hầu hết các tính năng của Excel đều có thể dễ dàng tìm thấy trên ribbon hoặc trong menu. Tuy nhiên, công cụ Phân tích nhanh thì khác. Đó là một tính năng riêng biệt sẽ tự hiển thị khi bạn thực hiện lựa chọn phạm vi ô. Vì vậy, hãy tiếp tục và đánh dấu phạm vi ô bạn muốn làm việc.
Bạn có để ý thấy một hộp nhỏ có biểu tượng tia sét trong đó không? Nó nằm ở góc dưới bên phải của lựa chọn bạn vừa thực hiện. Đó là nút Phân tích nhanh. Nếu bạn nhấp vào nó, một menu sẽ mở ra và bạn có thể chọn các tính năng khác nhau.
Một cách khác để truy cập tính năng Phân tích nhanh là nhấn phím tắt Ctrl + Q. Nó sẽ tự động kích hoạt công cụ Phân tích nhanh.
Hãy nhớ rằng công cụ Phân tích nhanh sẽ không hiển thị nếu bạn chọn các ô, cột hoặc hàng trống. Nó chỉ hoạt động với lựa chọn dữ liệu, vì vậy các ô được đánh dấu của bạn phải chứa dữ liệu thô.
Cách bật Công cụ phân tích nhanh trong Excel
Nếu bạn không thể nhìn thấy nút Phân tích nhanh thì có thể tính năng này đã bị tắt trong phiên bản Microsoft Excel của bạn. Đừng lo lắng, bạn có thể kích hoạt nó bằng tay. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau:
- Chuyển đến tab Tệp trên dải băng Excel.
- Chọn Tùy chọn ở cuối menu bên trái.
- Chọn Chung từ cửa sổ Tùy chọn Excel.
- Tìm tùy chọn Hiển thị tùy chọn phân tích nhanh trên vùng chọn và đánh dấu vào ô bên cạnh.
- Để lưu tùy chọn, hãy nhấp vào nút OK ở cuối cửa sổ Tùy chọn.
Bây giờ, bạn sẽ có thể thấy nút Phân tích nhanh khi thực hiện lựa chọn. Nếu bạn muốn tắt nó, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh Hiển thị tùy chọn phân tích nhanh trên vùng chọn.
Có liên quan: Cần xem dữ liệu mẫu chính xác như thế nào phù hợp với tập dữ liệu lớn hơn? Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tính sai số chuẩn trong Excel.
Sử dụng Công cụ phân tích nhanh trong Excel
Công cụ Phân tích Nhanh dễ sử dụng hơn nhiều so với các công thức và hàm Excel phức tạp. Nó rất trực quan và menu cực kỳ thân thiện với người dùng. Để sử dụng công cụ Phân tích nhanh, hãy thử làm như sau:
- Chọn phạm vi ô mà bạn muốn thực hiện phân tích dữ liệu. Nó có thể là bất kỳ tập dữ liệu có liên quan nào, từ chuỗi văn bản đến bảng chứa số.
- Nhấp vào nút công cụ Phân tích Nhanh xuất hiện ở cuối phần lựa chọn hoặc nhấn Ctrl + Q trên bàn phím của bạn.
- Chọn danh mục tính năng mong muốn từ trình đơn Phân tích nhanh. Bạn có thể di chuột qua tùy chọn cụ thể để xem trước cách nó sẽ chuyển đổi dữ liệu của bạn.
- Nhấp vào tùy chọn mong muốn sẽ tự động áp dụng tùy chọn đó cho dữ liệu đã chọn.
Thật dễ dàng và nhanh chóng khi sử dụng công cụ Phân tích Nhanh. Nhưng nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các danh mục có sẵn, hãy tiếp tục đọc.
Định dạng
Danh mục định dạng cho phép bạn định dạng dữ liệu đã chọn bằng cách áp dụng các tùy chọn định dạng có điều kiện cho nó. Các tùy chọn định dạng có sẵn cho bạn sẽ tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang xử lý
- Dữ liệu số có thể sử dụng các tính năng Thanh dữ liệu, Bộ biểu tượng, Lớn hơn và Top 10%.
- Các giá trị văn bản có thể sử dụng các tính năng Đánh dấu trùng lặp, giá trị duy nhất, ô chứa hoặc đối sánh chính xác sẽ giúp bạn xác định và lọc dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định.
- Dữ liệu ngày có thể được sử dụng để làm nổi bật những dữ liệu xảy ra vào Tháng trước, Tuần trước, Lớn hơn, Nhỏ hơn hoặc Bằng với một tính năng ngày cụ thể.
Bạn có thể truy cập danh mục Định dạng bằng phím tắt Ctrl + Q rồi nhấn F.
Hãy xem thể loại này là một ví dụ. Giả sử bạn muốn đánh dấu các ô có giá trị trên một số nhất định. Hãy làm theo các bước sau:
- Chọn phạm vi ô bạn muốn định dạng và kích hoạt công cụ Phân tích nhanh.
- Chuyển đến nhóm Định dạng và chọn tùy chọn Lớn hơn.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhập số bạn muốn so sánh và chọn kiểu định dạng. Màu đánh dấu mặc định là màu đọc nhạt nhưng bạn có thể thay đổi thành bất kỳ màu nào bạn muốn.
- Nhấp vào OK để xác nhận.
Kết quả sẽ giống như thế này:
Có liên quan: Định dạng có điều kiện không thực sự hiệu quả? Thay vào đó, hãy xem xét việc tạo bản đồ nhiệt trong Excel.
Biểu đồ
Bạn có thể sử dụng công cụ Phân tích nhanh để chèn biểu đồ và tạo biểu đồ trong bảng tính Excel của mình. Mặc dù công cụ Phân tích nhanh có nhiều tùy chọn hạn chế nhưng nó sẽ đề xuất biểu đồ phù hợp nhất dựa trên dữ liệu đã chọn.
Di chuột qua từng loại biểu đồ được cung cấp để xem nó trông như thế nào với dữ liệu của bạn. Nếu bạn không thấy loại biểu đồ bạn muốn chèn vào danh sách biểu đồ được đề xuất, chỉ cần nhấp vào tùy chọn Biểu đồ khác. Hộp thoại Chèn biểu đồ sẽ mở ra, nơi bạn sẽ thấy tất cả các loại biểu đồ được hiển thị để chọn.
Truy cập tab Biểu đồ bằng cách nhấn Ctrl + Q rồi nhấn C trên bàn phím.
Dưới đây là ví dụ về cách bạn có thể dễ dàng tạo biểu đồ hình tròn trong Excel:
- Chọn phạm vi dữ liệu và truy cập công cụ Phân tích nhanh.
- Chọn tab Biểu đồ từ menu Phân tích nhanh.
- Di chuột qua tùy chọn Biểu đồ hình tròn. Nếu bạn không nhìn thấy nó, hãy nhấp vào Biểu đồ khác.
- Nếu bạn thích xem trước biểu đồ hình tròn, hãy nhấp vào nó để tự động chèn nó vào bảng tính của bạn.
Tổng số
Tab Tổng số trong menu Phân tích nhanh cho phép bạn nhanh chóng hiển thị số liệu thống kê tóm tắt như tổng, trung bình, số lượng, tỷ lệ phần trăm và tổng số đang chạy. Các tùy chọn để áp dụng tổng số sẽ tùy thuộc vào loại và định dạng của dữ liệu đã chọn mà bạn đang làm việc. Nếu dữ liệu của bạn là chuỗi văn bản, tùy chọn duy nhất có sẵn cho bạn sẽ là Đếm. Tùy chọn này sẽ hiển thị cho bạn số ô có giá trị văn bản.
Bạn có thể tính tổng cho cả hàng và cột. Các tùy chọn tóm tắt dọc có đường màu xanh lam. Đường thẳng đứng màu vàng biểu thị các bản tóm tắt hàng. Để truy cập nhanh vào tab tổng, nhấn Ctrl + Q rồi nhấn O trên bàn phím.
Hãy tính tổng phần trăm cho các hàng và cột trong một ví dụ:
- Chọn tập dữ liệu và truy cập công cụ Phân tích nhanh.
- Chọn tab Tổng cộng rồi chọn tùy chọn % Tổng số có màu xanh lam.
- Điều này sẽ tính toán tổng số phần trăm cho mỗi cột đã chọn.
Bảng và bảng tổng hợp
Tab bảng trong menu Phân tích nhanh sẽ cho phép bạn chuyển đổi tập dữ liệu đã chọn thành bảng Excel được định dạng một cách nhanh chóng. Bảng rất hữu ích cho việc quản lý dữ liệu vì chúng có các tính năng lọc, sắp xếp và tự động mở rộng rất tiện dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn Bảng tổng hợp vào bảng tính mới bằng cách sử dụng các ô đã chọn làm nguồn để phân tích toàn diện hơn.
Bạn có thể truy cập nhanh vào tab Bảng bằng cách nhấn Ctrl + Q rồi nhấn T trên bàn phím.
Hãy xem ví dụ về cách thay đổi một phạm vi thông thường thành bảng Excel:
- Chọn dữ liệu bạn muốn chuyển đổi thành bảng và truy cập công cụ Phân tích nhanh.
- Chọn tab Bảng rồi chọn Bảng.
- Bảng sẽ được chèn tự động nhưng sau này bạn có thể thay đổi kiểu của bảng bằng cách sử dụng thư viện Kiểu Bảng trong tab Thiết kế Bảng trong dải băng Excel.
Đường lấp lánh
Bạn có muốn hiển thị dữ liệu của mình một cách trang nhã và nhỏ gọn không? Sử dụng biểu đồ thu nhỏ để hiển thị các mẫu trong tập dữ liệu của bạn. Bạn có thể chọn từ ba loại Sparklines:Line, Colum hoặc Win/Loss. Bạn cũng có thể coi chúng như những biểu đồ nhỏ.
Mục tiêu chính của Sparklines là làm cho bảng tính Excel của bạn dễ đọc hơn, đẹp mắt hơn và làm nổi bật thông tin quan trọng. Bạn có thể truy cập nhanh vào tab Sparklines bằng cách nhấn Ctrl + Q rồi nhấn S trên bàn phím.
Hãy xem ví dụ về cách chèn biểu đồ thu nhỏ vào bảng Excel của bạn một cách nhanh chóng:
- Chọn phạm vi dữ liệu bạn sẽ làm việc và truy cập công cụ Phân tích nhanh.
- Chọn tab Biểu đồ thu nhỏ và chọn loại ưa thích:Đường, Cột hoặc Thắng/Thua.
- Trong cột bên cạnh, bạn sẽ thấy các biểu đồ thu nhỏ đã được tạo, một bản trình bày trực quan về dữ liệu đã chọn. Tiếp tục định dạng và tùy chỉnh biểu đồ thu nhỏ của bạn bằng tab Biểu đồ thu nhỏ trong dải băng.
Như bạn có thể thấy trong hướng dẫn này, Công cụ phân tích nhanh của Excel giúp bạn tăng tốc các tác vụ trước đây được thực hiện thủ công. Bằng cách làm quen với các chức năng của công cụ, bạn có thể cải thiện quy trình làm việc của mình và trình bày thông tin một cách dễ hiểu.