Trong vài năm qua, ứng dụng hội nghị video đã trở thành cái cột trong nơi làm việc. Microsoft Teams là một trong những ứng dụng hàng đầu, cung cấp cả phiên bản miễn phí và trả phí với các tính năng và khả năng khác nhau.
Nếu bạn đang cân nhắc dùng Teams, bạn có thể thắc mắc liệu đăng ký trả phí có đáng giá. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích khác biệt giữa Microsoft Teams miễn phí vs trả phí.
Phiên bản miễn phí vs Các phiên bản trả phí của Microsoft Teams
Liệu bạn có được lợi từ các phiên bản trả phí của Microsoft Teams sẽ phụ thuộc vào việc bạn dùng ứng dụng cho mục đích gì. người dùng. Đọc tiếp để có phân tích chi tiết những gì phiên bản miễn phí vs trả phí của Microsoft Teams cung cấp.
Cuộc gọi video
Tính năng chính của Microsoft Teams là cuộc gọi video. Tính năng này có sẵn trên tất cả phiên bản Teams và tất cả gói bao gồm chia sẻ màn hình, nền tùy chỉnh, khử tiếng ồn, và tính năng Together Mode. Bạn cũng có thể lên lịch cuộc họp bất kể gói nào bạn dùng.
Những người có tài khoản miễn phí có thể tổ chức cuộc họp với tối đa 100 người tham gia trong khi người dùng gói trả phí có thể có tới 300 người trong một cuộc họp. Cả người dùng miễn phí và trả phí đều có thể tổ chức cuộc họp một-một lên đến 30 giờ, nhưng cuộc họp nhóm trên gói miễn phí bị giới hạn 60 phút.
Người dùng gói miễn phí hoặc gói Microsoft Teams Essentials có thể dùng phụ đề trực tiếp chỉ tiếng Anh trong khi người dùng gói Microsoft 365 Business Basic hoặc Business Standard có thể có phụ đề trực tiếp hơn 30 ngôn ngữ khác nhau. Họ cũng có thể tạo bản ghi cuộc họp, nhận bản ghi chép cho cuộc họp, và tạo phòng chia nhỏ (breakout rooms) trong cuộc họp.
Những người muốn tổ chức webinar với các tính năng như trang đăng ký, xác nhận email, và báo cáo sẽ cần tài khoản Microsoft 365 Business Standard.
Trò chuyện (Chat)
Tính năng nhắn tin tức thì Chat trong Microsoft Teams giúp dễ dàng giao tiếp với người khác trên nền tảng chuyên nghiệp nhưng thư giãn. Bạn có thể tạo nhóm hoặc nhắn tin riêng cho mọi người. Tính năng này có sẵn trên mọi loại gói, tuy nhiên, người dùng miễn phí bị giới hạn nhóm chat tối đa 100 người trong khi người trả phí có thể tạo nhóm chat lên đến 300 người.
Người dùng miễn phí và Microsoft Teams Essentials bị giới hạn tệp đính kèm trong chat 2 GB mỗi người trong khi người dùng Microsoft 365 Business có thể đính kèm tệp lên đến 1 TB mỗi người.
Người dùng Microsoft 365 Business cũng có tính năng Truy cập khách (Guest Access) cho phép họ dùng Teams chat với cá nhân không có tài khoản Teams.
Hợp tác
Một trong những điều tuyệt vời về Microsoft Teams là cách nó tạo nền tảng hợp tác cho người dùng. Có nhiều tính năng Microsoft Teams hỗ trợ hợp tác. Tất cả người dùng trải nghiệm hợp tác thời gian thực trong ứng dụng Office di động, có sẵn trên Android và iOS.
Ngoài ra, cả người dùng Microsoft Teams trả phí và miễn phí đều có thể chat giữa tài khoản công việc và cá nhân, tuy nhiên, một số tính năng khác bị giới hạn tùy theo gói của bạn.
Microsoft Whiteboard, bảng trắng ảo cho phép chú thích hợp tác giữa người dùng, có thể tích hợp với Teams cho những người có tài khoản Microsoft Teams Essentials, Microsoft 365 Business Basic, và Business Standard. Người dùng Microsoft Teams Essentials và Microsoft 365 Business Standard sẽ yêu cầu danh tính Azure Active Directory để dùng tính năng này.
Ứng dụng (Apps)
Lợi ích then chốt của Microsoft Teams so với đối thủ là tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office 365 khác và dịch vụ Microsoft 365.
Với tất cả thành viên Teams, bạn có thể truy cập phiên bản web của Microsoft Word, Excel, và PowerPoint. Người dùng Teams cũng nhận được một lượng nhất định lưu trữ và chia sẻ tệp cá nhân qua Microsoft OneDrive.
Tuy nhiên, dung lượng lưu trữ khác biệt rất lớn giữa các gói. Người dùng miễn phí nhận 5 GB lưu trữ đám mây OneDrive, trong khi Microsoft Teams Essentials nhận 10 GB, và người dùng Microsoft 365 Business nhận 1 TB.
Người dùng Microsoft 365 Business có quyền truy cập hơn 250 ứng dụng Office tích hợp bổ sung, bao gồm Sharepoint Online, Yammer, Planner, và Stream. Những người dùng này có quyền truy cập Microsoft Bookings, cho phép khách hàng lên lịch và quản lý cuộc hẹn dễ dàng hơn.
Người dùng Microsoft 365 Business Standard cũng có lợi ích bổ sung là truy cập phiên bản desktop của Microsoft Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access, và Publisher.
Bảo mật
Mặc dù tất cả phiên bản Microsoft Teams đều có mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải, người dùng Microsoft 365 Business có quyền truy cập nhiều tính năng bảo mật hơn những người dùng phiên bản miễn phí hoặc Microsoft Essentials.
Các tính năng bảo mật bổ sung mà người dùng Microsoft 365 Business có quyền truy cập bao gồm đăng nhập đơn (single sign-on) cho tất cả ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365, xác thực đa yếu tố bắt buộc (enforced multifactor authentication), và kiểm tra và báo cáo nâng cao (advanced auditing and reporting).
Quản trị và Hỗ trợ
Khi nói đến admin và hỗ trợ, phiên bản miễn phí của Microsoft Teams hơi thiếu hụt.
Tuy nhiên, tất cả các phiên bản trả phí của Microsoft Teams có quyền truy cập hỗ trợ điện thoại và web 24/7, và các gói Microsoft 365 business cũng bao gồm dịch vụ hỗ trợ bổ sung như báo cáo sử dụng và phân tích (usage reporting and analytics) và cam kết uptime 99.9% có bảo chứng tài chính (financially backed 99.9% uptime guarantee).
Người dùng Microsoft 365 Business cũng có quyền truy cập chức năng quản trị nhiều hơn. Những người dùng này có thể cấu hình cài đặt và chính sách người dùng và nhận công cụ quản trị cho quản lý người dùng và ứng dụng Microsoft 365.
Giá cả
Phiên bản miễn phí của Microsoft Teams không cam kết. Bạn có thể đăng ký dễ dàng, và không có áp lực nâng cấp sau một khoảng thời gian nhất định.
Các gói đăng ký Microsoft Teams Premium là hàng năm và tính phí trên cơ sở mỗi người dùng. Hiện tại, Microsoft Teams Essentials mỗi người là $4.00 mỗi tháng ($48 mỗi năm), Microsoft 365 Business Basic mỗi người là $6.00 mỗi tháng ($72 mỗi năm), và Microsoft 365 Business Standard mỗi người là $12.50 mỗi tháng ($150 mỗi năm).
Mặc dù các gói Business đắt hơn, chúng bao gồm nhiều thứ hơn. Việc bao gồm các ứng dụng desktop Microsoft Office khác với ứng dụng Teams trong gói Business Standard chắc chắn đáng đồng tiền bát gạo cho những người định dùng Microsoft Office thường xuyên.
Nên chọn gói Microsoft Teams nào
Cuối cùng, gói bạn chọn sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu cá nhân. Mặc dù gói Business Standard nhìn ra là gói tốt nhất, các extra chỉ đáng giá nếu bạn thực sự dùng chúng.
Đối với sử dụng cá nhân, phiên bản miễn phí của Teams thường đủ. Bạn có thể không cần nhóm họp lớn, thời gian họp dài, hoặc công cụ hợp tác do các phiên bản trả phí cung cấp. Doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng gói Microsoft Teams Essentials nếu họ dự kiến thực hiện một lượng nhỏ kinh doanh trực tuyến.
Công ty có nhiều thành viên hơn nghi ngờ họ sẽ thực hiện một lượng đáng kể kinh doanh trực tuyến sẽ có thể yêu cầu ít nhất gói Business Basic, đặc biệt nếu bạn có nhiều nhân viên làm việc từ xa.
Liệu bạn có chọn gói Business Standard sẽ phụ thuộc vào việc bạn có định tổ chức webinar hoặc tiến hành nhiều cuộc họp với khách hàng, không chỉ nhân viên, trên Teams. Nếu vậy, Business Standard với công cụ cuộc hẹn và webinar có lẽ phù hợp nhất cho bạn.
Miễn phí hay Không miễn phí
Vậy là xong, mọi thứ bạn cần biết để quyết định liệu phiên bản miễn phí của Microsoft Teams có phù hợp nhu cầu của bạn. Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn, tại sao không thử phiên bản miễn phí một thời gian trước? Không có cam kết hoặc dùng thử miễn phí nên bạn có thể dùng ứng dụng miễn phí cho đến khi quyết định cần nâng cấp.