Mặc dù có rất nhiều bộ năng suất dựa trên đám mây, nhưng chúng không phải lúc nào cũng dễ sử dụng nhất hoặc thậm chí là an toàn nhất. Thông thường, tất cả các ứng dụng khác nhau hoạt động độc lập và không phải tất cả đều có thể truy cập được từ một trang tổng quan. ONLYOFFICE Workspace Cloud tìm cách thay đổi tất cả điều này bằng cách cung cấp một bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến hoàn chỉnh, hoàn hảo cho sự cộng tác nhóm và thậm chí các cá nhân làm việc tại nhà. Gần đây, tôi rất vui được sử dụng ONLYOFFICE Workspace Cloud để tự mình lái thử cho bài đánh giá này.
Đây là một bài báo được tài trợ và được thực hiện bởi ONLYOFFICE. Nội dung và ý kiến thực tế là quan điểm duy nhất của tác giả, người duy trì sự độc lập về biên tập ngay cả khi bài đăng được tài trợ.
Tổng quan về ONLYOFFICE
Mặc dù thoạt đầu có vẻ như rất nhiều thứ phải tiếp thu, nhưng tất cả các tính năng đều trực quan đến mức bạn có thể tìm hiểu ngay. Nếu bạn đã từng sử dụng Google Workspace hoặc Microsoft 365, mọi thứ có thể hơi giống nhau. Tuy nhiên, tôi thấy ONLYOFFICE nói chung nhanh hơn, trực quan hơn và dễ sử dụng hơn.
Trong khi tôi sẽ đi sâu hơn vào các tính năng và mô-đun, dưới đây là tổng quan ngắn gọn về những gì có thể mong đợi từ bộ cộng tác trực tuyến và năng suất này:
- Cộng tác viên chỉnh sửa tài liệu, bao gồm tài liệu, bảng tính và bản trình bày
- Quản lý và chia sẻ dự án
- CRM
- Nhắn tin
- Công cụ cộng đồng (blog, sự kiện, Wiki, diễn đàn, v.v.)
- Lịch
- Kiểm soát bảo mật
- Truy cập đa nền tảng (Windows, Mac OS, Linux, Android, iOS)
Tất cả mọi thứ mà một nhóm cần để hoạt động tốt cùng nhau đều được bao gồm và có thể truy cập được từ một bảng điều khiển duy nhất. Tôi thực sự ngạc nhiên về việc dễ dàng chuyển từ thứ này sang thứ khác và tất cả nó liên kết với nhau tốt như thế nào.
Trang tổng quan cuối cùng
Mặc dù tôi có thể chỉ ra nhiều điều mà tôi hoàn toàn thích thú về Đám mây không gian làm việc ONLYOFFICE, nhưng điểm yêu thích chung của tôi dễ dàng là bảng điều khiển. Bằng cách nào đó, mọi thứ đều ở một nơi, nhưng đó không phải là một mớ hỗn độn phức tạp.
Khi bạn tạo tài khoản, bạn cũng tạo miền phụ của riêng mình. Bạn có thể mời những người dùng khác vào miền đó để mọi người làm việc trong không gian cá nhân của tổ chức bạn. Bạn sẽ sử dụng miền đó để đăng nhập. Ví dụ:tôi đã tạo crystalMTEtest.onlyoffice.com để tôi xem xét.
Khi bạn đăng nhập lần đầu tiên, bạn sẽ thấy trang tổng quan chính. Điều này giúp bạn bắt đầu trong vài giây.
Bạn cũng có thể sử dụng "Chọn menu" để nhanh chóng chuyển đến các ứng dụng khác nhau. Như bạn có thể nói, mọi thứ đều dễ hiểu với các biểu tượng lớn.
Khi bạn đang ở trong một mô-đun, chẳng hạn như Tài liệu, tất cả các tùy chọn của bạn cho mô-đun đó được sắp xếp gọn gàng sang một bên và bạn có thể sử dụng menu để chuyển sang mô-đun khác bất kỳ lúc nào.
Điều hướng luôn đơn giản cho dù bạn đang làm gì. Nếu bạn muốn một thứ gì đó dễ học và dễ tiếp thu cho nhóm của mình, ONLYOFFICE là một lựa chọn tốt.
Tạo và Sử dụng Tài liệu
Nhìn chung, việc tạo, chỉnh sửa và sử dụng tài liệu tương tự như Google và Microsoft. Điều này cung cấp cho bạn một bố cục quen thuộc. Tuy nhiên, các tài liệu dường như được lưu nhanh hơn. Nói về lưu, các định dạng hiện tại của Microsoft được hỗ trợ, chẳng hạn như .docx và .xlxs. Bạn cũng có thể lưu sang định dạng PDF, OpenDocument và các định dạng cụ thể dành cho loại tài liệu. Ví dụ:bạn có thể lưu bảng tính dưới dạng .csv và tài liệu dưới dạng tệp .rft.
Khi làm việc với khách hàng, nhiều người trong số họ thích tôi lưu, chia sẻ và gửi tài liệu bằng các định dạng Microsoft cũ hơn, chẳng hạn như .doc và .xls. Tôi muốn xem những định dạng đó được hỗ trợ ở đây, nhưng đó là một khiếu nại nhỏ. Tuy nhiên, thật tuyệt khi thấy ONLYOFFICE hoạt động tốt hơn nhiều với khả năng tương thích so với Google, vốn không chuyển đổi gần như tốt sang các định dạng của Microsoft.
Bạn có thể tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Mọi thứ bạn tạo được liệt kê trong mô-đun Tài liệu để dễ dàng truy cập. Thêm vào đó, mỗi giao diện đều được bố trí hợp lý để giúp bạn tập trung vào việc sáng tạo chứ không phải tìm kiếm mọi thứ.
Tôi cũng thích các menu truy cập nhanh trong Bảng tính.
Nếu bạn đã từng sử dụng PowerPoint, bạn sẽ dễ dàng sử dụng Bản trình bày.
Phần tốt nhất là tất cả những thứ này đều cho phép cộng tác và chỉnh sửa trong thời gian thực. Không cần phải chia sẻ qua lại.
Mô-đun Khám phá
Mặc dù Documents cực kỳ hữu ích và giàu tính năng, nhưng đó mới chỉ là bước khởi đầu của Đám mây không gian làm việc ONLYOFFICE. Các đội cũng cần các công cụ giao tiếp, lịch và hơn thế nữa.
Các dự án hoạt động tốt để gắn kết mọi thứ lại với nhau. Bạn có thể đặt nhiệm vụ, đính kèm tài liệu, đặt mốc và thậm chí lập biểu đồ tiến độ. Bạn có thể chỉ định người dùng tham gia các dự án để giúp họ nhanh chóng thấy những gì họ cần làm và những gì đã hoàn thành.
Nhờ các mẫu dự án, bạn có thể bắt đầu nhanh hơn. Cá nhân tôi thích việc bổ sung tính năng theo dõi thời gian, báo cáo và thậm chí cả biểu đồ Gannt. Điều này đưa việc quản lý dự án từ cơ bản đến hiệu quả hơn nhiều.
Lịch cung cấp cách tiếp cận được mã hóa màu để quản lý các công việc và việc cần làm. Xem khi nào các nhiệm vụ đến hạn dựa trên các dự án khác nhau. Bạn thậm chí sẽ thấy thông tin chi tiết về khách hàng nếu bạn cần liên hệ với họ, các sự kiện sắp tới, sinh nhật và hơn thế nữa.
Giao tiếp không thể dễ dàng hơn với email, tin nhắn và một bộ công cụ cộng đồng được tích hợp sẵn. Mô-đun Email đơn giản nhưng cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để quản lý hộp thư đến của mình.
Tôi rất ngạc nhiên với tất cả các tính năng của mô-đun CRM tích hợp sẵn. Bạn có thể thêm địa chỉ liên hệ mới theo cách thủ công, thông qua biểu mẫu, bảng tính, v.v. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi doanh số bán hàng, nhận lời nhắc cho các liên hệ và mọi thứ bạn cần để theo dõi khách hàng của mình.
Với Talk, bạn có thể dễ dàng bắt đầu cuộc trò chuyện bằng ứng dụng trò chuyện dựa trên web. Tất cả các địa chỉ liên hệ trong nhóm của bạn sẽ được thêm tự động.
Mô-đun Cộng đồng giống như một bảng tin của công ty và khuyến khích cộng tác và giao lưu nhiều hơn. Thêm blog, diễn đàn, thông báo, sự kiện và khá nhiều thứ bạn cần.
Đó là một bộ cộng tác đầy đủ dành cho các nhóm thuộc mọi quy mô. Thật khó để thực sự yêu cầu thêm.
Cài đặt và Bảo mật
Đương nhiên, không điều gì trong số này hữu ích nếu bạn có thể tùy chỉnh cài đặt và giữ an toàn cho thông tin liên lạc và tài liệu. Tất cả các cài đặt bạn cần đều ở cùng một nơi, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng một cách đáng ngạc nhiên.
Một số điều bạn có thể làm bao gồm:
- Tùy chỉnh cổng thông tin của bạn với thương hiệu của bạn và chọn mô-đun bạn muốn sử dụng
- Đặt cấp độ truy cập bảo mật, miền đáng tin cậy, 2FA, yêu cầu mật khẩu, đường dẫn kiểm tra và lịch sử đăng nhập
- Di chuyển cổng của bạn đến một máy chủ gần hơn
- Đặt sao lưu (tùy chọn tự động và thủ công)
- Thiết lập các tích hợp, bao gồm các ứng dụng của bên thứ ba, chẳng hạn như mạng xã hội và DocuSign
Bảo mật và quyền riêng tư là ưu tiên của ONLYOFFICE. Mặc dù bạn có thể sử dụng tùy chọn đám mây, nhưng tùy chọn tự lưu trữ vẫn có sẵn để kiểm soát tối đa các tệp và thông tin liên lạc của bạn. Bạn có thể sử dụng AES-256-CBC + HMAC-SHA256, AES-256-CBC, JWT, HTTPS và các yêu cầu cấp quyền tài liệu cho một cổng an toàn hơn.
Nhiều loại kế hoạch
ONLYOFFICE Workspace Cloud cung cấp ba kế hoạch đám mây để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn:
- Khởi động - Miễn phí cho tối đa năm người dùng, mặc dù một số tính năng bị hạn chế, chẳng hạn như bộ nhớ chỉ 2 GB cho mỗi cổng
- Doanh nghiệp - Bắt đầu với $ 5 / người dùng / tháng, bao gồm hầu hết các tính năng và bộ nhớ 100 GB cho mỗi người dùng
- VIP - Bắt đầu với $ 8 / người dùng / tháng, bao gồm tất cả các tính năng và bộ nhớ 250 GB cho mỗi người dùng
Nếu bạn là tổ chức phi lợi nhuận hoặc trường học, bạn có thể có một văn phòng đám mây miễn phí bằng cách điền vào biểu mẫu này trên trang web.
Bạn cũng có thể dùng thử gói Business miễn phí trong 30 ngày. Đó là một cách tuyệt vời để xem liệu nó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không trước khi cam kết.
Lời kết
ONLYOFFICE Workspace Cloud cung cấp các công cụ năng suất mà doanh nghiệp cần trong một nền tảng duy nhất. Mọi thứ đều dễ dàng truy cập thông qua điều hướng đơn giản và trang tổng quan toàn diện, gọn gàng. Định giá thấp hơn Google Workspace và Microsoft 365 và cũng ít phức tạp hơn nhiều. Với tất cả các tính năng và tùy chọn bảo mật, nó là một đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ cho cả hai.
Mặc dù tôi muốn thấy các định dạng tệp Office cũ hơn được hỗ trợ, ONLYOFFICE tương thích rộng rãi và cung cấp giao diện quen thuộc để có tỷ lệ chấp nhận nhanh hơn. Ngoài ra, sự cộng tác trong thời gian thực giữa các mô-đun giúp một nhóm liên lạc và làm việc tốt với nhau, thậm chí từ xa.
Ngoài ra còn có lợi ích của việc sử dụng đám mây hoặc tự lưu trữ nó. Không gian làm việc ONLYOFFICE bao gồm tất cả các tính năng giống nhau trong cả hai phiên bản. Bạn có thể tự mình kiểm tra ONLYOFFICE Workspace Cloud bằng cách đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay.