Mặc dù có nhiều bộ công cụ năng suất dựa trên đám mây, nhưng chúng không phải lúc nào cũng dễ dùng hoặc an toàn nhất. Thường thì các ứng dụng hoạt động độc lập và không thể truy cập tất cả từ một bảng điều khiển. ONLYOFFICE Workspace Cloud tìm cách thay đổi điều này bằng cách cung cấp bộ văn phòng trực tuyến hoàn chỉnh hoàn hảo cho hợp tác nhóm và thậm chí cá nhân làm việc từ xa. Tôi gần đây đã có cơ hội dùng thử ONLYOFFICE Workspace Cloud cho bài đánh giá này.
Đây là bài viết tài trợ và được thực hiện nhờ ONLYOFFICE. Nội dung và ý kiến thực tế là quan điểm riêng của tác giả, người duy trì độc lập biên tập ngay cả khi bài viết được tài trợ.
Tổng quan ONLYOFFICE
Dù ban đầu có vẻ nhiều thứ để nắm bắt, các tính năng đều trực quan đến mức bạn có thể đi sâu ngay lập tức. Nếu bạn từng dùng Google Workspace hoặc Microsoft 365, mọi thứ có thể cảm thấy hơi quen thuộc. Tuy nhiên, tôi thấy ONLYOFFICE nhanh hơn, trực quan hơn và dễ dùng hơn tổng thể.
Trong khi tôi sẽ đi sâu vào các tính năng và mô-đun, đây là tổng quan ngắn gọn về những gì mong đợi từ bộ công cụ hợp tác và năng suất trực tuyến này:
- Trình soạn thảo tài liệu cộng tác, bao gồm văn bản, bảng tính và bài thuyết trình
- Quản lý và chia sẻ dự án
- CRM
- Nhắn tin
- Công cụ cộng đồng (blog, sự kiện, Wiki, diễn đàn, v.v.)
- Lịch
- Kiểm soát bảo mật
- Truy cập đa nền tảng (Windows, Mac OS, Linux, Android, iOS)
Mọi thứ một nhóm cần để làm việc tốt cùng nhau đều được bao gồm và truy cập từ một bảng điều khiển duy nhất. Tôi thực sự ngạc nhiên về việc dễ dàng nhảy từ một thứ sang thứ khác và mọi thứ gắn kết tốt đến mức nào.
Bảng Điều Khiển Tối Thượng
Mặc dù tôi có thể chỉ ra nhiều thứ tôi rất thích về ONLYOFFICE Workspace Cloud, nhưng yêu thích nhất của tôi chắc chắn là bảng điều khiển. Có cách nào đó mọi thứ đều ở một nơi, nhưng nó không phải là hỗn độn, rối rắm phức tạp.
Khi bạn tạo tài khoản, bạn cũng tạo sub-domain riêng. Bạn có thể mời người dùng khác vào domain đó để mọi người làm việc trong không gian cá nhân của tổ chức. Bạn sẽ dùng domain đó để đăng nhập. Ví dụ, tôi đã tạo crystalMTEtest.onlyoffice.com cho bài đánh giá.
Khi đăng nhập lần đầu, bạn được trình bày với bảng điều khiển chính. Điều này giúp bạn bắt đầu trong vài giây.
Bạn cũng có thể dùng "Choose menu" (Chọn menu) để nhảy nhanh đến các ứng dụng khác nhau. Như bạn thấy, mọi thứ tự giải thích với biểu tượng lớn.
Khi bạn vào một mô-đun, như Documents (Tài liệu), tất cả tùy chọn cho mô-đun đó được tổ chức gọn gàng ở bên, và bạn có thể dùng menu để nhảy sang mô-đun khác bất kỳ lúc nào.
Điều hướng đơn giản như vậy bất kể bạn đang làm gì. Nếu bạn muốn thứ gì đó dễ học và dễ áp dụng cho nhóm, ONLYOFFICE là lựa chọn tốt.
Tạo và Sử Dụng Tài Liệu
Tổng thể, tạo, chỉnh sửa và sử dụng tài liệu cảm thấy tương tự Google và Microsoft. Điều này cho bạn bố cục quen thuộc. Tuy nhiên, tài liệu dường như lưu nhanh hơn. Nói về lưu, các định dạng Microsoft hiện tại được hỗ trợ, như .docx và .xlxs. Bạn cũng có thể lưu thành PDF, định dạng OpenDocument, và định dạng dành riêng cho loại tài liệu. Ví dụ, bạn có thể lưu bảng tính thành .csv và văn bản thành file .rft.
Trong làm việc với khách hàng, nhiều người trong số họ thích tôi lưu, chia sẻ và gửi tài liệu dùng định dạng Microsoft cũ hơn, như .doc và .xls. Tôi rất muốn thấy các định dạng đó được hỗ trợ ở đây, nhưng đó là phàn nàn nhỏ. Nhưng, thấy ONLYOFFICE làm tốt hơn nhiều về tính tương thích hơn Google, vốn không chuyển đổi tốt sang định dạng Microsoft như nó nên.
Bạn có thể tạo văn bản, bảng tính và bài thuyết trình. Mọi thứ bạn tạo được liệt kê trong mô-đun Documents để truy cập dễ dàng. Thêm vào đó, mỗi giao diện được bố trí tốt để giúp bạn tập trung vào sáng tạo, không phải tìm kiếm thứ gì đó.
Tôi thích menu truy cập nhanh trong Spreadsheets (Bảng tính).
Nếu bạn từng dùng PowerPoint, Presentations (Bài thuyết trình) sẽ dễ dàng sử dụng.
Phần tốt nhất là tất cả các thứ này cho phép cộng tác và chỉnh sửa thời gian thực. Không cần chia sẻ qua lại.
Khám Phá Các Mô-Đun
Mặc dù Documents cực kỳ hữu ích và giàu tính năng, đó mới chỉ là khởi đầu của ONLYOFFICE Workspace Cloud. Nhóm cũng cần công cụ giao tiếp, lịch, và nhiều hơn nữa.
Projects (Dự án) hoạt động tốt để gắn kết mọi thứ. Bạn có thể đặt nhiệm vụ, đính kèm tài liệu, đặt mốc, thậm chí vẽ biểu đồ tiến độ. Bạn có thể phân công người dùng cho dự án để họ nhanh chóng thấy những gì cần làm và đã hoàn thành gì.
Nhờ mẫu dự án, bạn có thể bắt đầu nhanh hơn. Tôi cá nhân thích thêm tính năng theo dõi thời gian, báo cáo, và thậm chí biểu đồ Gannt. Điều này đưa quản lý dự án từ cơ bản lên hiệu quả và hiệu suất hơn nhiều.
Calendar (Lịch) cung cấp phương pháp mã màu để quản lý nhiệm vụ và việc cần làm. Xem khi nào nhiệm vụ đến hạn dựa trên các dự án khác nhau. Bạn thậm chí thấy chi tiết khách hàng nếu cần liên hệ, sự kiện sắp tới, sinh nhật, và nhiều hơn.
Giao tiếp không thể dễ dàng hơn với email tích hợp, nhắn tin, và bộ công cụ cộng đồng. Mô-đun Email đơn giản nhưng cho bạn mọi thứ cần thiết để quản lý hộp thư đến.
Tôi bị ngạc nhiên theo cách tốt với tất cả tính năng của mô-đun CRM tích hợp. Bạn có thể thêm liên hệ mới thủ công, qua biểu mẫu, bảng tính, v.v. Thêm vào đó, bạn có thể theo dõi doanh thu, nhận nhắc nhở cho liên hệ, và mọi thứ cần thiết để theo dõi khách hàng.
Với Talk, bạn có thể dễ dàng bắt đầu cuộc trò chuyện dùng client chat dựa trên web. Tất cả liên hệ trong nhóm của bạn được thêm tự động.
Mô-đun Community cảm thấy như bảng tin nhắn công ty và khuyến khích cộng tác và xã hội hóa hơn. Thêm blog, diễn đàn, thông báo, sự kiện, và hầu như mọi thứ bạn cần.
Đây là bộ công cụ cộng tác đầy đủ cho nhóm mọi quy mô. Khó mà yêu cầu thêm.
Cài Đặt và Bảo Mật
Tự nhiên, không có điều này hữu ích nếu bạn không thể tùy chỉnh cài đặt và giữ giao tiếp và tài liệu an toàn. Tất cả cài đặt bạn cần đều ở một nơi, làm quản lý dễ dàng bất ngờ.
Một vài điều bạn có thể làm bao gồm:
- Tùy chỉnh cổng thông tin với thương hiệu của bạn và chọn mô-đun bạn muốn dùng
- Đặt cấp độ truy cập bảo mật, domain tin cậy, 2FA, yêu cầu mật khẩu, nhật ký kiểm toán, lịch sử đăng nhập
- Di chuyển cổng thông tin đến máy chủ gần hơn
- Đặt bản sao lưu (tự động và tùy chọn thủ công)
- Thiết lập tích hợp, bao gồm ứng dụng bên thứ ba, như mạng xã hội và DocuSign
Bảo mật và quyền riêng tư là ưu tiên hàng đầu cho ONLYOFFICE. Mặc dù bạn có thể dùng tùy chọn đám mây, tùy chọn self-hosted (tự lưu trữ) có sẵn để kiểm soát tối đa file và giao tiếp. Bạn có thể dùng AES-256-CBC + HMAC-SHA256, AES-256-CBC, JWT, HTTPS, và yêu cầu quyền tài liệu cho cổng thông tin an toàn hơn.
Đa Dạng Gói Cước
ONLYOFFICE Workspace Cloud cung cấp ba gói đám mây để đáp ứng nhu cầu tốt nhất:
- Startup – Miễn phí cho tối đa 5 người dùng, tuy nhiên một số tính năng bị giới hạn, như chỉ 2 GB lưu trữ mỗi cổng thông tin
- Business – Bắt đầu từ $5/người dùng/tháng, bao gồm hầu hết tính năng và 100 GB lưu trữ mỗi người dùng
- VIP – Bắt đầu từ $8/người dùng/tháng, bao gồm tất cả tính năng và 250 GB lưu trữ mỗi người dùng
Nếu bạn là tổ chức phi lợi nhuận hoặc trường học, bạn có thể nhận văn phòng đám mây miễn phí bằng cách điền biểu mẫu trên trang web.
Bạn cũng có thể dùng thử gói Business 30 ngày miễn phí. Đây là cách tuyệt vời để xem nó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn trước khi cam kết.
Tóm Lại
ONLYOFFICE Workspace Cloud cung cấp công cụ năng suất doanh nghiệp cần trong một nền tảng duy nhất. Mọi thứ dễ truy cập qua điều hướng đơn giản và bảng điều khiển toàn diện, không rối rắm. Giá cả thấp hơn Google Workspace và Microsoft 365 và ít phức tạp hơn nhiều. Với tất cả tính năng và tùy chọn bảo mật, nó là đối thủ mạnh cho cả hai.
Mặc dù tôi muốn thấy định dạng file Office cũ được hỗ trợ, ONLYOFFICE tương thích rộng rãi và cung cấp giao diện quen thuộc để tỷ lệ áp dụng nhanh hơn. Thêm vào đó, cộng tác thời gian thực giữa các mô-đun giữ cho nhóm giao tiếp và làm việc tốt cùng nhau, ngay cả từ xa.
Cũng có lợi ích dùng đám mây hoặc tự lưu trữ. ONLYOFFICE Workspace bao gồm tất cả cùng tính năng trong cả hai phiên bản. Bạn có thể xem ONLYOFFICE Workspace Cloud bằng cách đăng ký dùng thử miễn phí hôm nay.