Công việc, bạn có thể xử lý hàng triệu task khác nhau hàng ngày. Giữ tất cả trong đầu rất khó. Có ton ứng dụng năng suất giúp nhớ việc và quản lý task. Không muốn tìm cài phần mềm thêm? Không vấn đề. Slack có sẵn tính năng năng suất. Dưới đây là top mẹo và thủ thuật Slack giúp bạn năng suất hơn năm nay.
Top Mẹo & Thủ Thuật Slack Tăng Năng Suất
Slack luôn nhấn mạnh năng suất. Ở đây bạn tìm thấy tính năng mới gần đây thêm vào Slack, cũng như tính năng cũ "ẩn" mà bạn có thể không biết.
1. Tổ Chức Kênh Slack (Organize Your Slack Channels)
Vì ai cũng có thể tạo kênh trong Slack, workspace có thể rối rắm kênh và chat bạn không dùng. Vấn đề: bao nhiêu thời gian bạn mất khi cần tìm thứ quan trọng giữa đống rối, như khi không nhớ tên kênh chia sẻ link hoặc file đính kèm cần thiết.
Cách tốt để gọn gàng kênh Slack: tổ chức chúng. Chia tất cả kênh thành 3 nhóm chính:
- Starred Channels (Kênh đã ghim sao): Ghim sao kênh quan trọng. Là kênh bạn dùng nhiều nhất: thảo luận dự án active, hoặc kênh truy cập thông tin/link quan trọng thường xuyên.
- Regular Channels (Kênh thường): Tất cả kênh không quan trọng mà bạn mở thỉnh thoảng.
- Muted Channels (Kênh tắt tiếng): Có kênh tạo nhiều noise (thông báo) nhưng bạn không dùng thường? Tìm kênh không check thường xuyên và mute trên Slack.
Để mute kênh: mở kênh → chọn tên kênh header hội thoại → menu thông báo → chọn Mute channel. Tất cả kênh muted hiện xám ở cuối danh sách kênh.
2. Thiết Lập Nhắc Nhở Trong Slack (Set Up Reminders)
Bạn có thể dùng Slack thiết lập nhắc nhở thông minh cho bản thân hoặc đồng nghiệp để không bỏ lỡ deadline dự án.
Đặt nhắc cho mình: mở cửa sổ tin nhắn Slack → gõ /remind me theo sau nội dung và thời gian. Ví dụ: /remind me to send an email at 2pm.
Tạo nhắc cho đồng nghiệp: gõ /remind @someone + nội dung + thời gian. Ví dụ: /remind @Anya to send an email at 2 pm.
Tạo nhắc cho cả kênh: mở kênh → gõ /remind #nameofchannel + nội dung + thời gian. Ví dụ: /remind #general to send an email at 2 pm.
3. Duyệt Tất Cả Tin Nhắn Chưa Đọc (Browse All Unread Messages)
Để truy cập nhanh tất cả tin nhắn chưa đọc, dùng tính năng All Unreads trong Slack.
Thiết lập: mở Slack → chọn More sidebar trái → chọn All Unreads. Hoặc phím tắt Ctrl + Shift + A (Windows) / Cmd + Shift + A (Mac).
4. Thiết Lập Phản Hồi Tự Động Slackbot (Set Up Automatic Slackbot Responses)
Nếu thường trả lời/hỏi cùng câu hỏi lặp lại trên Slack, tiết kiệm thời gian bằng phản hồi tự động Slackbot.
Slackbot là bot tích hợp gửi phản hồi tự động khi phát hiện từ khóa/kích hoạt trong tin nhắn/kênh.
Thiết lập phản hồi tùy chỉnh: chọn tên workspace góc trên trái → Administration → Customize. Cửa sổ Customize Your Workspace, tab Slackbot → + Add New Response. Nhập từ khóa/kích hoạt ô When someone says bên trái, phản hồi ô Slackbot responds. Phản hồi có thể: text thường, link, hình ảnh, emoji.
5. Tùy Chỉnh Thông Báo Slack (Customize Your Notifications)
Thông báo Slack vừa hữu ích vừa hại nếu quá nhiều. May mắn, bạn tùy chỉnh thông báo nhận gì và khi nào.
Điều khiển thông báo: chọn ảnh hồ sơ Slack → Preferences → Notifications. Chọn: All new messages, Direct messages, mentions, and keywords, hoặc Nothing.
Cũng được thông báo khi ai nhắc từ/ cụm từ cụ thể. Nhập từ vào ô My Keywords. Cùng trang, thiết lập Notification schedule riêng để chỉ nhận khi phù hợp.
6. Dùng Slack Connect Mời Người Ngoài Công Ty (Use Slack Connect)
Slack Connect dịch vụ Slack cung cấp mời người ngoài công ty vào kênh Slack. Không lo giao tiếp riêng tư/an toàn (Slack lo), cũng không phải chuyển qua lại messenger khác.
Chỉ muốn nhắn tin trực tiếp (DM) người ngoài công ty? Làm được ngay trên gói free. Gửi mời Slack Connect DM: tin nhắn mới, ô To: nhập email người muốn mời. Người kia có 14 ngày chấp nhận.
Nếu cả hai dùng gói trả phí, tạo shared channel giao tiếp hiệu quả hơn. Cũng mời người ngoài vào kênh hiện có (trừ #general). Mời vào kênh: chọn tên kênh → Settings → Slack Connect → Work With Another Company → nhập email → Done.
7. Dùng Định Dạng Văn Bản Cải Thiện Giao Tiếp (Use Text Formatting)
Định dạng văn bản giúp truyền đạt ý dễ dàng và thêm rõ ràng giao tiếp Slack. Dễ dàng format tin nhắn Slack bằng toolbar định dạng trong hộp tin nhắn, hoặc ký hiệu đặc biệt cho mỗi format.
Dùng format Slack: Bold, Italic, Strikethrough, Blockquotes, Bulleted/Ordered Lists, thêm link và dòng code.
8. Dùng Phím Tắt Slack (Use Slack Shortcuts)
Phím tắt bàn phím giúp hoàn thành task nhanh hơn, tiết kiệm thời gian lớn.
Xem danh sách tất cả phím tắt Slack: nhấn Ctrl + / (Windows) hoặc Cmd + / (Mac).
9. Quản Lý Email Đến (Paid Slack Plans Only)
Gửi email đến Slack tính năng tuyệt vời giữ mọi giao tiếp công việc trên một nền tảng. Tuy nhiên, người dùng thích tách biệt. Nếu bạn owner/admin workspace dùng gói trả phí, bạn kiểm soát hoàn toàn tính năng này – quyết định thành viên workspace có thể gửi email đến kênh, DM, Slackbot và đăng trên Slack.
Quản lý email đến: chọn workspace → Settings & administration → Workspace settings → Incoming Emails → Expand. Từ đó Enable hoặc Disable incoming emails.
10. Xem Hoạt Động Tin Nhắn (Paid Slack Plans Only)
Muốn workspace Slack hiệu quả hơn, dùng data từ xem hoạt động tin nhắn. Tính năng cho owner/admin workspace dùng gói trả phí.
Xem hoạt động: tìm tin nhắn muốn check → chọn biểu tượng ba chấm bên cạnh → View message activity. Thống kê này đo lường tác động thông báo và chiến dịch giao tiếp nội bộ.
11. Học Tìm Kiếm Trên Slack (Learn to Search Slack)
Thuộc workspace lớn và luôn khó tìm thông tin Slack? Mặc định, tìm kiếm Slack cho kết quả từ tất cả kênh và tin nhắn mọi user. Tuy nhiên, Slack cung cấp cách tìm kiếm hiệu quả hơn.
Dùng các toán tử sau cho kết quả tìm kiếm tốt hơn:
- in: tìm trong kênh cụ thể – vd: Test results in:#general
- from: duyệt tin nhắn từ 1 user – vd: Test results from:@person
- has: tìm tin nhắn chứa từ khóa – vd: Has: test results
- after:, before:, during: tìm tin nhắn khung thời gian – vd: During: today
12. Bắt Đầu Dùng Workflow Builder
Cuối cùng, một trong những dịch vụ năng suất tốt nhất Slack là Workflow Builder. Bộ công cụ cho phép tự động hóa task hàng ngày để không mất thời gian làm thủ công. Dù routine chào mừng user mới, hay yêu cầu chữ ký tài liệu – bạn quyết định workflow đơn giản hay phức tạp.
Bắt đầu Workflow Builder: chọn workspace → Tools → Workflow Builder. Chọn loại routine muốn tự động hóa → tạo workflow đầu tiên trên Slack.
Trở Thành Slack Power User
Slack thường được coi chỉ là nền tảng giao tiếp. Tuy nhiên, nó cũng là ứng dụng năng suất mạnh mẽ. Chỉ cần biết đường quanh app, cũng như vài mẹo Slack ẩn để thành power user.
Slack giúp bạn năng suất hơn? Mẹo Slack yêu thích của bạn là gì? Chia sẻ trong bình luận!