Còn điều gì khó chịu hơn là cố gắng viết một email khẩn cấp, chỉ khi phản hồi đến quá muộn. Nhưng vấn đề có thể không nằm ở người nhận. Nó có thể nằm ở bạn và cách bạn tạo ra thông điệp của mình.
Nghiên cứu đã khám phá ra nhiều hiểu biết sâu sắc về cách thuyết phục nhiều thành viên hơn trong danh sách gửi thư mở, đọc và nhấp vào các liên kết trong email. Nhưng có ít thông tin hơn về việc đạt được các mục tiêu tương tự cho email cá nhân hoặc email công việc.
Nếu bạn có một vấn đề khẩn cấp trong công việc, muốn giới thiệu bản thân với một người có ảnh hưởng hoặc tổ chức một cuộc họp, làm cách nào để bạn có thể nhận được thư trả lời nhanh chóng cho email của mình?
Sau đây là danh sách các lý do tại sao thư trả lời email của bạn tiếp tục đến muộn hoặc hoàn toàn không. Bằng cách nhận thức được những lỗi và mẹo phổ biến này, bạn sẽ có thể nâng cao tỷ lệ phản hồi nhanh hơn và nhất quán hơn cho mỗi email của mình.
Bạn CC cho người mà bạn cần trả lời
Nếu bạn CC mọi người vào tin nhắn của bạn, họ thường sẽ cho rằng họ đã được đưa vào chỉ để lưu trong vòng lặp. Điều này làm giảm cơ hội phản hồi của những cá nhân đó, vì họ không cảm thấy mình là người nhận chính. Nếu bạn cần mọi người trả lời, hãy tránh sử dụng chức năng CC. Tốt nhất, bạn nên gửi email cho từng người một. Nhưng nếu bạn phải CC, hãy làm rõ sớm trong email mà bạn cần mọi người trả lời, bao gồm cả những người là CC'd.
Dòng chủ đề của bạn thu hút
Một dòng tiêu đề chất lượng phải cho mọi người biết rằng bạn cần trả lời gấp. Điều này có nghĩa hơn là đặt tiêu đề khó chịu cho email của bạn là "URGENT". Và nó không có nghĩa là bạn phải chi tiết một cách lố bịch.
Một cái gì đó đơn giản như "Stevo, chúng ta cần đưa ra quyết định này vào ngày mai" hoạt động tốt. Đầu tiên, nó đề cập đến cá nhân, vì vậy họ biết trách nhiệm thuộc về họ . Thứ hai, nội dung của dòng tiêu đề đó truyền tải cảm giác cấp bách và tò mò. Điều này làm tăng khả năng tin nhắn sẽ được mở ngay lập tức.
Bạn không nhanh chóng trình bày nhu cầu của mình
Tất cả chúng ta đều biết rằng email nên được giữ ngắn gọn. Nhưng nếu của bạn dài hơn một vài đoạn văn ngắn, hãy đảm bảo yêu cầu của bạn được chú ý ngay từ đầu, nếu không yêu cầu của bạn có thể bị bỏ qua.
Điều này có nghĩa là lịch sự chuyển qua những gì bạn cần trong câu đầu tiên hoặc câu thứ hai. Bạn có thể đi vào chi tiết hơn ở phần sau, nhưng tiền đề của những gì bạn theo đuổi cần phải đến trước.
Tin nhắn của bạn thật nhàm chán
Nếu mọi người cho rằng tin nhắn của bạn buồn tẻ, lung tung, đầy biệt ngữ và quá chi tiết, họ sẽ ghét ý tưởng mở email của bạn.
Thay vào đó, hãy khiến mọi người mong nhận được email từ bạn. Sử dụng sự hài hước. Địa chỉ cá nhân mọi người. Tránh nói chuyện của công ty. Giữ cho câu của bạn ngắn gọn và hay. Bao gồm một GIF vui nhộn. Bạn vẫn có thể làm rạng rỡ một ngày của ai đó, ngay cả khi bạn đang nhờ họ giúp đỡ.
Bạn không đặt thời hạn
Nếu bạn cần thứ gì đó, hãy cho người nhận biết chính xác khi nào bạn cần. Thông thường, chúng tôi được yêu cầu cung cấp câu trả lời "CÀNG SỚM CÀNG TỐT" hoặc "sớm thôi". Điều này làm cho thời hạn chủ quan. Tuy nhiên, nếu bạn nói "Tôi thực sự cần câu trả lời cho câu hỏi này trước 4 giờ chiều hôm nay", thì không có chỗ cho sự mơ hồ.
Bạn không cung cấp giải pháp thay thế
Tiếp tục với ví dụ trên, có thể xảy ra trường hợp người nhận không thể trả lời bạn trước 4 giờ chiều. Bạn cần tính đến khả năng này trong thông điệp đầu tiên của mình bằng cách mở rộng câu:
"Tôi thực sự cần câu trả lời cho câu hỏi này trước 4 giờ chiều hôm nay. Nếu không thể, vui lòng cho tôi biết vào giữa trưa để tôi có thể sắp xếp thay thế."
Email không phải là Mức độ ưu tiên cao
Nếu tin nhắn của bạn thực sự là khẩn cấp, bạn có thể làm cho điều này rõ ràng hơn bằng cách đánh dấu các email như vậy trong một số ứng dụng email nhất định. Có thể đánh dấu email là Mức độ ưu tiên cao có thể thực hiện được trong Microsoft Outlook và Apple Mail. Rất tiếc, điều này không thể thực hiện được trong Gmail, vì vậy giải pháp thay thế gần nhất là đặt trước chủ đề của bạn bằng "URGENT:"
Việc này chỉ nên được thực hiện trong những trường hợp thực sự khẩn cấp. Nếu bạn thường xuyên làm điều này, mẹo này sẽ mất tác dụng.
Bạn không tạo ra mối đe dọa nào
Điều này nghe có vẻ tồi tệ hơn nó. Hãy cho người nhận biết rằng nếu không nhận được thư trả lời trước thời hạn đã định, thì hậu quả nhất định sẽ xảy ra. Ví dụ:"Nếu tôi không nhận được phản hồi từ bạn trước 2 giờ chiều, tôi sẽ cho rằng mọi thứ đều ổn và tôi sẽ gửi 10.000 đô la cho nhà thầu".
Sau đó, nếu người nhận chọn bỏ qua câu hỏi, họ biết rõ ràng rằng mọi thứ sẽ vẫn tiếp tục mà không có ý kiến của họ. Nếu họ muốn tiếng nói của mình được lắng nghe, họ cần nói ngay bây giờ .
Bạn không giúp đỡ
Nếu yêu cầu của bạn quá rộng, người nhận thường nghĩ rằng họ phải tạo ra một câu trả lời hùng hồn hơn mức cần thiết. Hãy cho họ biết nếu một câu đơn giản "có" hoặc "không" sẽ làm được. Nếu bạn đang sắp xếp một cuộc họp, hãy đưa ra ba hoặc bốn thời điểm thuận tiện làm điểm bắt đầu. Hãy làm những gì bạn có thể để giúp người nhận bớt trả lời email.
Bạn đang gửi email sai thời điểm
Nếu bạn biết rằng người quản lý của mình luôn gấp gáp vào chiều thứ Năm, đừng đợi đến sáng thứ Năm để gửi email nếu bạn có thể gửi nó vào thứ Ba. Nếu bạn biết rằng đồng nghiệp của mình có rất nhiều email vào đầu mỗi ngày, có lẽ hãy đợi cho đến khi bạn biết họ đã xem qua hộp thư đến của mình trước khi gửi tin nhắn của bạn. Điều này làm cho email của bạn trở thành một cái kim trong đống cỏ khô.
Bạn đang gửi quá nhiều email
Nếu bạn được biết đến ở khắp văn phòng như một người gửi email không ngừng, các đồng nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng trở nên mù quáng trước những lời cầu xin trong hộp thư đến của bạn.
Hãy tạo thói quen rằng những email bạn gửi là những email quan trọng. Sau đó, khi ai đó nhìn thấy tin nhắn từ bạn trong hộp thư đến của họ, nhiều khả năng họ sẽ chú ý đến.
Bạn vô ơn
Nếu bạn liên tục nhờ vả mọi người mà không tỏ ra biết ơn, rất nhanh sau đó mọi người sẽ bực bội khi giúp đỡ bạn. Trong thế giới của email, điều này có nghĩa là mọi người chỉ đơn giản là phớt lờ bạn. Họ muốn trả lời và giúp đỡ những người khác tôn trọng thời gian và công sức của họ.
Vì vậy, nếu ai đó trả lời nhanh chóng, hãy cảm ơn họ. Nếu họ cố gắng phản hồi hoặc giúp đỡ bạn, hãy đảm bảo rằng bạn thể hiện mình biết ơn.
Hãy dùng thử
Nếu nhận được thư trả lời chậm hoặc không có thư trả lời là vấn đề bạn đang gặp phải, hãy cố gắng tránh từng sai lầm ở trên. Bằng cách này, nhiều khả năng mỗi email của bạn sẽ được mở, đọc và trả lời một cách nhanh chóng. Khi bạn đã làm điều này trong một vài tuần, nó sẽ trở thành bản chất thứ hai. Trước khi bạn biết điều đó, bạn sẽ là một chuyên gia về email.
Kỹ thuật email nào khác giúp bạn nhận được thư trả lời nhanh chóng? Có bất kỳ điều nào ở trên đặc biệt hiệu quả đối với bạn không?