Ít điều khó chịu hơn viết email gấp, mà phản hồi đến quá muộn. Nhưng vấn đề có thể không ở người nhận. Có thể ở bạn và cách soạn thảo tin nhắn.
Nghiên cứu khám phá nhiều hiểu biết về thuyết phục người nhận mở, đọc, nhấp liên kết trong email marketing. Nhưng thông tin ít hơn cho email cá nhân/cong việc.
Nếu có vấn đề gấp ở العمل, muốn giới thiệu bản thân cho người có ảnh hưởng, hoặc tổ chức cuộc họp, làm sao tăng khả năng nhận phản hồi nhanh?
Dưới đây là danh sách lý do phản hồi email bạn vẫn chậm hoặc không có. Biết những lỗi phổ biến và mẹo này, bạn sẽ培养 được tỷ lệ phản hồi nhanh và nhất quán hơn cho mỗi email.
Bạn CC Người Cần Phản Hồi
Nếu CC người vào tin nhắn, họ thường cho là chỉ được đưa vào để biết tin tức. Giảm cơ hội họ phản hồi, vì không cảm thấy là người nhận chính. Nếu cần mọi người phản hồi, tránh dùng CC. Lý tưởng là email cho một người một lúc. Nhưng nếu phải CC, hãy rõ ràng sớm trong email rằng bạn cần mọi người phản hồi, kể cả người được CC.
Dòng Chủ Đề Của Bạn Tệ
Dòng chủ đề chất lượng phải cho người biết bạn cần phản hồi gấp. Không chỉ đặt tiêu đề "KHẨN" một cách khó chịu. Cũng không cần chi tiết rườm rà.
Câu đơn giản như "Stevo, chúng ta cần quyết định này trước ngày mai" hoạt động tốt. Thứ nhất, gọi tên cá nhân, họ biết trách nhiệm ở họ. Thứ hai, nội dung truyền tải sự khẩn cấp và tò mò. Tăng khả năng mở email ngay.
Bạn Không Nêu Yêu Cầu Ngay
Chúng ta biết email nên ngắn gọn. Nhưng nếu email dài hơn vài đoạn ngắn, hãy đảm bảo yêu cầu nổi bật từ đầu, nếu không có thể bị bỏ qua.
Điều đó có nghĩa là lịch sự truyền đạt thứ bạn cần trong câu đầu hoặc thứ hai. Có thể chi tiết sau, nhưng tiền đề phải lên trước.
Tin Nhắn Của Bạn Chán Ngắt
Nếu mọi người mong đợi tin nhắn bạn buồn tẻ, lan man, chuyên ngữ, quá chi tiết, họ sẽ ghét mở email bạn.
Thay vào đó, làm cho mọi người mong chờ email từ bạn. Dùng hài hước. Gọi tên cá nhân. Tránh tiếng nói công sở. Giữ câu ngắn gọn, súc tích. Thêm GIF hài hước. Bạn vẫn làm rạng ngời ngày ai đó, ngay cả khi nhờ vả.
Bạn Không Đặt Hạn Chót
Nếu cần thứ gì, cho người nhận biết chính xác khi nào cần. Quá thường, chúng ta được yêu cầu phản hồi "ASAP", hoặc "sớm". Điều này làm hạn chót chủ quan. Nếu nói "Tôi thực sự cần câu trả lời cho câu hỏi này trước 4h chiều nay", không còn sự mơ hồ.
Bạn Không Cung Cấp Phương Án Thay Thế
Tiếp ví dụ trên, có thể người nhận không thể phản hồi trước 4h. Bạn cần tính đến khả năng này trong tin nhắn ban đầu bằng cách mở rộng câu:
"Tôi thực sự cần câu trả lời cho câu hỏi này trước 4h chiều nay. Nếu không thể, hãy cho tôi biết trước trưa để tôi sắp xếp phương án khác."
Email Không Phải Ưu Tiên Cao
Nếu tin nhắn thực sự khẩn, làm rõ hơn bằng cách đánh dấu email là ưu tiên cao trong một số client. Đánh dấu High Priority có thể trong Microsoft Outlook và Apple Mail. Rất tiếc không thể trong Gmail, giải pháp gần nhất là thêm "KHẨN:" trước chủ đề.
Chỉ làm trong trường hợp thực sự khẩn. Nếu làm quá thường, mẹo này mất hiệu lực.
Bạn Không Đe Dọa
Nghe tồi hơn thực tế. Cho người nhận biết nếu không nhận phản hồi trước hạn chót, hậu quả sẽ xảy ra. Ví dụ: "Nếu 2h chiều không nhận tin từ bạn, tôi sẽ mặc định mọi thứ ổn, và chuyển 10.000$ cho nhà thầu".
Nếu người nhận chọn bỏ qua câu hỏi, họ biết rõ mọi chuyện vẫn diễn ra mà không có ý kiến họ. Nếu muốn tiếng nói được nghe, họ phải nói bây giờ.
Bạn Không Giúp Đỡ
Nếu yêu cầu quá rộng, người nhận thường nghĩ phải soạn phản hồi hoa mỹ hơn cần thiết. Cho họ biết "có" hoặc "không" đơn giản đủ. Nếu sắp xếp cuộc họp, đưa ra 3-4 khung giờ thuận tiện làm điểm xuất phát. Làm gì có thể để phản hồi email bớt gánh nặng cho người nhận.
Bạn Gửi Email Sai Thời Điểm
Nếu biết sếp luôn bận rộn chiều thứ Năm, đừng đợi đến thứ Năm sáng gửi email nếu có thể gửi từ thứ Ba. Nếu biết đồng nghiệp chìm đắm email đầu ngày, đợi đến khi họ xử lý xong hộp thư rồi gửi. Điều này làm email bạn bớt thành "kim trong rổ rơm".
Bạn Gửi Quá Nhiều Email
Nếu được biết là người "bomb email" không ngừng, đồng nghiệp nhanh chóng trở nên "mù" với lời van xin hộp thư của bạn.
Hãy tập thói quen email bạn gửi là email quan trọng. Khi đó, thấy tin nhắn từ bạn trong hộp thư, họ càng chú ý.
Bạn Bất Ngờ
Nếu liên tục nhờ vả mọi người mà không biết ơn, sớm muộn mọi người sẽ chán nản giúp bạn. Trong thế giới email, điều đó dịch thành việc đơn giản bỏ qua bạn. Họ thà phản hồi, giúp những người tôn trọng thời gian công sức họ.
Vì vậy, nếu ai phản hồi nhanh, cảm ơn họ. Nếu họ dành tâm huyết phản hồi, giúp bạn, hãy thể hiện sự biết ơn.
Hãy Thử Nhé
Nếu nhận phản hồi chậm hoặc không có là vấn đề bạn gặp, hãy tránh từng lỗi trên. Làm vậy, mỗi email bạn gửi sẽ nhiều khả năng được mở, đọc, phản hồi nhanh. Làm vài tuần, sẽ thành thói quen tự nhiên. Trước khi hay, bạn sẽ thành chuyên gia email.
Kỹ thuật email nào khác giúp bạn nhận phản hồi nhanh? Những điều trên có đặc biệt hiệu quả cho bạn không?