Bạn là một người có tổ chức. Bạn thêm các sự kiện sắp tới vào lịch của mình, bạn lập kế hoạch cho sự nghiệp của mình ở Trello và bạn có một hệ thống ghi nhãn phù hợp trong Gmail để đảm bảo bạn luôn phản hồi mọi thứ. Chưa hết, khi bạn kiểm tra danh sách việc cần làm của mình, có một số công việc nhất định từ những nơi khác này chưa được đưa vào danh sách.
Có, bạn có thể thiết lập hệ thống để thêm thủ công các mục từ những nơi này vào danh sách việc cần làm của mình, nhưng điều đó làm lãng phí thời gian. Tốt nhất, nó cần phải tự động. Sau đó, khi bạn kiểm tra danh sách việc cần làm của mình với các bộ lọc Todoist tối ưu mà bạn đã tạo, bạn sẽ có mọi thứ cần thiết ngay tại đó và bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ điều gì.
Hãy chứng minh cách không quên nhiệm vụ bằng cách sử dụng Todoist làm công cụ ghi lại bộ nhớ.
Hãy chuẩn bị cho các sự kiện trên lịch
Nếu toàn bộ cuộc sống của bạn được lên kế hoạch trong Lịch Google, thì việc kích hoạt danh sách việc cần làm của bạn từ một số mục nhất định trong đó sẽ rất hợp lý. Ví dụ, khi một cuộc họp diễn ra và bạn cần chuẩn bị trước mọi thứ. Việc này cần một số kế hoạch và có hai cách để thực hiện.
Trước tiên, bạn cần đặt thông báo nhắc nhở cho các lịch quan trọng của mình. Đi tới lịch trong danh sách lịch của bạn, nhấp vào mũi tên ở bên phải, sau đó chọn Chỉnh sửa thông báo . Tôi đã ấn định email của mình sẽ được gửi trước một tuần trước khi sự kiện diễn ra, nhưng bạn có thể thích một số khung thời gian khác. Tôi cũng lọc email của mình như điên để không bao giờ thực sự thấy những email này, nhưng đó không phải là vấn đề. Vấn đề là một khi email đó vào hộp thư đến của tôi, tôi có thể giúp nó thực hiện những điều thú vị.
Bước thứ hai là thiết lập một bộ lọc trong Gmail để nắm bắt tất cả các sự kiện mà bạn đang tập trung vào. Vì vậy, chẳng hạn như bạn đặt bộ lọc để nhận email từ calendar-notification@google.com với từ "meeting" trong chủ ngữ. Đó sẽ là cách để kích hoạt mục danh sách việc cần làm một tuần trước cuộc họp của bạn.
Bây giờ, có hai cách để bắt đầu từ thời điểm này để có một mục việc cần làm mới trong danh sách việc cần làm của Todoist.
Cách đầu tiên là đặt bộ lọc để chuyển tiếp email đến địa chỉ email riêng cho một dự án cụ thể. Tôi thực sự sẽ thiết lập một dự án mới cho việc này, được gọi là "Chuẩn bị cho cuộc họp". Tùy chọn này chỉ hoạt động đối với Todoist premium, vì chỉ những người dùng premium mới có thể chấp nhận các tác vụ mới qua email. Nó cũng liên quan đến việc thêm mail-noreply@google.com và calendar-notification@google.com vào danh sách "Chấp nhận email" trên Todoist của bạn và xác minh thiết lập.
Tùy chọn thứ hai có sẵn cho bất kỳ ai và rất dễ thiết lập, nhưng nó liên quan đến việc liên kết cả Gmail và Todoist với IFTTT, điều mà không phải ai cũng thích làm. Nhưng các bước rất đơn giản.
- Đặt bộ lọc Gmail để thêm một nhãn cụ thể vào lời nhắc cuộc họp.
- Chọn một nhãn duy nhất chỉ được sử dụng cho mục đích này.
- Thiết lập công thức IFTTT để kích hoạt bất cứ khi nào có email mới trong nhãn đó.
- Đặt nó để kích hoạt một mục việc cần làm mới trong dự án Chuẩn bị Cuộc họp được chỉ định của bạn.
- Bạn cũng có thể thêm tiền tố hoặc nối văn bản vào dòng chủ đề của mình (đáng tiếc là bạn không thể chỉnh sửa chủ đề).
Tôi đặt tiền tố cho văn bản "Chuẩn bị cho", điều này là đủ để nó có ý nghĩa đối với tôi. Bạn cũng có thể đặt mức độ ưu tiên của nhiệm vụ và ngày đến hạn, hoặc thậm chí đặt ghi chú có thể chứa nội dung của email đã kích hoạt nhiệm vụ. Nếu bạn muốn thêm nhãn vào nhiệm vụ của mình, bạn có thể nối văn bản bằng @Post hoặc @Phone để thiết lập điều này.
Lưu ý: Nếu không sử dụng Todoist, bạn thực sự có thể sử dụng chính ý tưởng IFTTT này để tạo tác vụ trong iOS Reminders, Evernote hoặc Toodledo. Hoặc, bạn có thể sử dụng phương pháp đầu tiên để tạo nhiệm vụ trong bất kỳ hệ thống danh sách việc cần làm nào sẽ chấp nhận email, chẳng hạn như Remember The Milk.
Tôi có thể đặt những kích hoạt nào khác từ Lịch Google?
Lấy cảm hứng - có rất nhiều thứ khác mà bạn có thể làm với hệ thống này.
- Nếu bạn có lịch cho ngày sinh nhật, hãy đặt một nhiệm vụ sẽ nhắc bạn mua quà.
- Nếu bạn có khách lưu trú thường xuyên, hãy kích hoạt nhiệm vụ để chuẩn bị các hoạt động du lịch và những việc khác khi họ đến.
- Nếu bạn theo dõi lịch tiêm chủng cho con mình, hãy kích hoạt một nhiệm vụ để gọi điện cho cuộc hẹn.
- Nếu bạn muốn chuẩn bị cho những bữa tiệc mà bạn đang tham dự, hãy kích hoạt một nhiệm vụ để chuẩn bị sẵn quà tặng và thức ăn chung.
Tôi nhận được thông báo của Lịch Google để kích hoạt các mục việc cần làm mới cho các buổi hòa nhạc và hợp đồng biểu diễn, nhắc tôi sắp xếp âm nhạc và trang phục của mình (vì nó luôn khác nhau). Một ý tưởng khác là đưa bất kỳ thứ gì bạn gắn nhãn "Việc cần làm" vào Gmail, nhưng tôi thấy nó hơi quá.
Xem xét các loại lịch bạn đã đăng ký và chúng có thể giúp bạn như thế nào. Nếu bạn đã đăng ký lịch Last.fm, lịch này cho bạn biết bất cứ khi nào các ban nhạc yêu thích của bạn biểu diễn tại địa phương, bạn có thể kích hoạt các nhiệm vụ để mua vé cho các hợp đồng biểu diễn của các ban nhạc cực kỳ yêu thích của bạn. Nếu bạn đã đăng ký lịch nghỉ lễ hoặc lịch nghỉ học, bạn có thể kích hoạt các nhiệm vụ để chuẩn bị lễ hội hoặc chăm sóc trẻ em. Nếu bạn đăng ký lịch thi đấu cho các cuộc thi thơ hoặc marathon, bạn có thể đặt nhiệm vụ để đảm bảo mình được tham gia cuộc thi.
Nhận thẻ Trello hoặc nhiệm vụ Basecamp vào Todoist
Bạn có sử dụng Trello để động não chung, lập kế hoạch blog, nhiệm vụ công việc hay một cách khác để xem kế hoạch tổng thể cuộc sống của bạn không? Nhận lịch cho bảng Trello của bạn. Đi tới thanh bên, nhấp vào Trình đơn thả xuống, sau đó chọn Power Ups và bạn sẽ thấy thiết lập lịch.
Cũng có thể lấy nguồn cấp dữ liệu iCal trong Basecamp và nhiều dịch vụ danh sách việc cần làm khác.
Đăng ký nguồn cấp dữ liệu iCal này trong Lịch Google; đặt ngày đến hạn trong Basecamp hoặc Trello và hiển thị ngày đó trên Lịch Google của bạn. Thao tác này sẽ kích hoạt thông báo gửi một công việc tới Gmail và Todoist, vì vậy bạn sẽ không quên hoàn thành công việc.
Hệ thống này đặc biệt tốt nếu đồng nghiệp của bạn muốn lập kế hoạch cộng tác trong Trello hoặc Basecamp, nhưng bạn không muốn bỏ lỡ thời hạn được giao cho mình. Bạn có thể dễ dàng tinh chỉnh bộ lọc Gmail để chỉ bắt các nhiệm vụ được giao cho chính mình.
Cuộc tấn công của một sinh viên giết người
Sinh viên có thể sử dụng hệ thống này để kích hoạt trước một loạt các nhiệm vụ cho các kỳ thi sắp tới hoặc ngày nộp bài tập. Bạn có thể đặt thông báo từ lịch sẽ được gửi trước một tháng, sau đó kích hoạt thông báo đó để đặt một loạt nhiệm vụ. Ví dụ:bạn có thể đặt một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp ngay lập tức để nghiên cứu bài tập, một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn vài tuần sau đó để chuẩn bị đề cương, một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao khác sau đó một chút để hoàn thành bản nháp và nhiệm vụ cuối cùng có mức độ ưu tiên cao một chút sau để đảm bảo bài tập được hoàn thành và nộp.
Sau đó, để chắc chắn rằng không bao giờ bị bỏ lỡ, bạn có thể kích hoạt một thông báo khác một tuần trước ngày đến hạn để kiểm tra xem nó đã hoàn tất và được gửi chưa. Bằng cách này, bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ thứ gì được thêm vào gần ngày đáo hạn.
Bạn có thể làm gì khác với Todoist và IFTTT?
Vì có hàng trăm tích hợp IFTTT khác, nên có rất nhiều khả năng cho Todoist. Ngay cả những lời nhắc hàng ngày như đặt nhiệm vụ đảm bảo có bộ dụng cụ sinh tồn trong mùa đông trong ô tô của bạn khi thời tiết cho biết trời sắp có tuyết (hoặc ngược lại, một tấm ván lướt trên ô tô của bạn khi trời nắng).
Nhưng lật ngược lại, có một số điều thú vị bạn có thể làm khi kích hoạt IFTTT từ Todoist, chẳng hạn như tự động gửi báo cáo qua email cho sếp của bạn.
Làm cách nào để bạn tích hợp Todoist với IFTTT, Gmail và Lịch Google? Bạn bị mắc kẹt giữa một số danh sách việc cần làm cho công việc và giải trí? Hãy cho chúng tôi biết các bản hack hay nhất của bạn!