Bạn là người có tổ chức. Bạn thêm sự kiện sắp tới vào lịch, lên kế hoạch sự nghiệp trong Trello, và có hệ thống nhãn tốt trong Gmail đảm bảo luôn phản hồi. Và yet, khi kiểm tra danh sách việc cần làm, có những việc từ những nơi khác chưa kịp vào danh sách.
Vâng, bạn có thể thiết lập hệ thống thủ công thêm mục từ những nơi đó vào danh sách việc, nhưng đó là lãng phí thời gian. Lý tưởng nhất, cần phải tự động. Sau đó khi kiểm tra danh sách việc với bộ lọc Todoist tối thượng bạn tạo, mọi thứ cần thiết sẽ ngay đó và bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ.
Hãy minh họa cách không quên việc bằng cách dùng Todoist như công cụ ghi nhớ.
Chuẩn bị cho sự kiện Lịch
Nếu cả cuộc đời bạn được lên kế hoạch trong Google Calendar, việc kích hoạt danh sách việc từ các mục trong đó là hợp lý. Ví dụ, khi cuộc họp đến và bạn cần chuẩn bị trước. Điều này cần lập kế hoạch, và có hai cách làm.
Thứ nhất, bạn cần thiết lập thông báo nhắc nhở cho lịch quan trọng. Vào lịch trong danh sách lịch, nhấp mũi tên bên phải rồi chọn Chỉnh sửa thông báo. Tôi đặt gửi email trước sự kiện một tuần, nhưng bạn có thể thích khung thời gian khác. Tôi cũng lọc email cực mạnh nên không thực sự thấy những email này, nhưng đó không phải重点. 重点是一旦那封邮件到达我的收件箱，我就可以让它做很酷的事情。
Bước hai là thiết lập bộ lọc Gmail để bắt tất cả sự kiện bạn quan tâm. Ví dụ, đặt bộ lọc bắt email từ calendar-notification@google.com có từ "cuộc họp" trong chủ đề. Đó sẽ là cách kích hoạt mục việc cần làm một tuần trước cuộc họp.
Giờ, có hai cách từ đây đến việc có mục việc mới trong Todoist.
Cách đầu tiên: đặt bộ lọc chuyển tiếp email đến địa chỉ email riêng của dự án cụ thể. Tôi thực sự sẽ tạo dự án mới tên "Chuẩn bị cuộc họp". Tùy chọn này chỉ hoạt động với Todoist premium, vì chỉ người dùng premium mới chấp nhận việc mới qua email. Nó cũng liên quan đến thêm mail-noreply@google.com và calendar-notification@google.com vào danh sách "Chấp nhận Email" của Todoist và xác thực thiết lập.
Tùy chọn thứ hai dành cho mọi người và rất dễ thiết lập, nhưng liên quan đến liên kết cả Gmail và Todoist với IFTTT, điều không phải ai cũng vui lòng làm. Nhưng các bước đơn giản.
- Đặt bộ lọc Gmail thêm nhãn cụ thể cho nhắc nhở cuộc họp.
- Chọn nhãn duy nhất chỉ dùng cho mục đích này.
- Thiết lập công thức IFTTT kích hoạt khi có email mới trong nhãn đó.
- Đặt nó kích hoạt mục việc mới trong dự án Chuẩn bị cuộc họp chỉ định.
- Bạn cũng có thể thêm tiền tố hoặc hậu tố văn bản vào dòng chủ đề (buồn thay bạn không thể chỉnh sửa chủ đề).
Tôi thêm tiền tố "Chuẩn bị cho", đủ để tôi hiểu. Bạn cũng có thể đặt ưu tiên và hạn chót, hoặc ghi chú chứa nội dung email kích hoạt việc. Nếu muốn thêm nhãn cho việc, thêm hậu tố với @Post hoặc @Phone.
Lưu ý: Nếu bạn không dùng Todoist, bạn thực sự có thể dùng ý tưởng IFTTT này tạo việc trong iOS Reminders, Evernote hoặc Toodledo. Hoặc dùng cách đầu để tạo việc trong bất kỳ hệ thống việc cần làm nào chấp nhận email, như Remember The Milk.
Kích hoạt khác từ Google Calendar có thể thiết lập gì?
Hãy lấy cảm hứng – có rất nhiều điều khác bạn có thể làm với hệ thống này.
- Nếu có lịch sinh nhật, đặt việc nhắc mua quà.
- Nếu thường có khách ở, kích hoạt việc chuẩn bị hoạt động du lịch và thứ khác cho đến khi họ đến.
- Nếu theo dõi lịch tiêm chủng cho con, kích hoạt việc gọi đặt lịch hẹn.
- Nếu thích chuẩn bị cho tiệc tham dự, kích hoạt việc chuẩn bị quà và đồ ăn chia sẻ.
Tôi nhận thông báo Google Calendar kích hoạt việc mới cho hòa nhạc và biểu diễn, nhắc tôi chuẩn bị nhạc và trang phục (vì luôn khác nhau). Ý tưởng khác là lấy bất cứ thứ bạn gán nhãn "Cần làm" đưa vào Gmail, nhưng tôi thấy hơi quá.
Xem xét loại lịch bạn đăng ký và cách chúng giúp bạn. Nếu đăng ký lịch Last.fm, cho biết khi nào ban ưa thích biểu diễn địa phương, bạn có thể kích hoạt việc mua vé cho gig của ban siêu ưa thích. Nếu đăng ký lịch ngày lễ công cộng hoặc nghỉ học, có thể kích hoạt việc chuẩn bị lễ hội hoặc giữ trẻ. Nếu đăng ký lịch thi đấu thơ hoặc marathon, đặt việc đảm bảo bạn đăng ký tham gia.
Đưa thẻ Trello hoặc nhiệm vụ Basecamp vào Todoist
Bạn dùng Trello cho tư duy nhóm, lên kế hoạch blog, việc công việc, hoặc cách khác xem kế hoạch sống tổng thể? Lấy lịch cho bảng Trello. Vào thanh bên, nhấp menu thả xuống Menu, chọn Power Ups và bạn sẽ thấy thiết lập lịch.
Cũng có thể lấy feed iCal trong Basecamp và nhiều dịch vụ việc cần làm khác.
Đăng ký feed iCal này trong Google Calendar; đặt hạn chót trong Basecamp hoặc Trello và hiển thị trên Google Calendar. Điều này kích hoạt thông báo gửi tác vụ đến Gmail và Todoist, nên bạn không quên hoàn thành việc.
Hệ thống này đặc biệt tốt nếu đồng nghiệp thích lập kế hoạch cộng tác trong Trello hoặc Basecamp, nhưng bạn không muốn bỏ lỡ hạn chót giao cho bạn. Bạn dễ dàng tinh chỉnh bộ lọc Gmail chỉ bắt việc giao cho chính bạn.
Chiêu sinh viên "sát thủ"
Sinh viên có thể dùng hệ thống này kích hoạt tập việc trước cho kỳ thi hoặc hạn nộp bài sắp tới. Bạn có thể đặt thông báo từ lịch gửi trước một tháng, sau đó kích hoạt nó đặt chuỗi việc. Ví dụ, đặt việc ưu tiên thấp ngay để tìm hiểu bài tập, việc ưu tiên cao hơn vài tuần sau chuẩn bị dàn ý, việc ưu tiên cao nữa sau đó hoàn thành bản nháp, và việc ưu tiên cao cuối cùng đảm bảo bài xong và nộp.
Sau đó để chắc chắn không bỏ lỡ, bạn có thể kích hoạt thông báo khác một tuần trước hạn chót kiểm tra đã xong và nộp chưa. Cách này, bạn không bỏ lỡ gì được thêm gần hạn chót.
Điều khác bạn có thể làm với Todoist và IFTTT?
Vì có hàng trăm tích hợp IFTTT khác, có nhiều khả năng cho Todoist. Ngay cả nhắc nhở hàng ngày như đặt việc đảm bảo có bộ sinh tồn mùa đông trong xe khi thời tiết báo tuyết (hoặc ngược lại, ván lướt sóng trên xe khi nắng).
Đảo ngược, có điều hay khi kích hoạt IFTTT từ Todoist, như tự động email báo cáo cho sếp.
Bạn tích hợp Todoist với IFTTT, Gmail và Google Calendar như thế nào? Bạn có bị kẹt giữa nhiều danh sách việc cho công việc và giải trí? Chia sẻ chiêu hay nhất của bạn!