Dung lượng file Excel tăng lớn khi chứa nhiều dữ liệu. Giảm dung lượng là việc quan trọng khi chia sẻ file. Có nhiều phương pháp giảm dung lượng, nhưng bài viết tập trung vào một: dùng Pivot Table.
Pivot Table (Bảng Pivot)
Pivot Table là công cụ hữu ích nhất trong Microsoft Excel. Tính năng này gom lượng lớn dữ liệu thành bảng dễ đọc. Tóm tắt dữ liệu dạng báo cáo. Tiết kiệm thời gian lớn, mọi người dùng Excel hàng ngày nên biết dùng Pivot Table. Có 4 thành phần bố cục: Filter, Column, Row, và Value. Kéo trường vào các thành phần để tạo nhiều loại Pivot Table. Khi tạo Pivot Table, nó tạo Pivot Cache nhớ tập dữ liệu nguồn. Copy Pivot Table sang workbook mới giúp giảm dung lượng file Excel.
Cách giảm dung lượng file Excel với Pivot Table: Quy trình 3 bước
Mô tả 3 bước dễ dàng giảm dung lượng file bằng Pivot Table.
Bước 1: Thiết lập tập dữ liệu nguồn
Bước đầu, chuẩn bị dữ liệu nguồn.
- 3 cột: Model xe, Hãng xe, Năm mẫu. Dữ liệu đại lý xe hơi Mỹ.
- Tiêu đề hàng cố định đến hàng 4.
- Dữ liệu có 50.000 hàng.
- Sau đó Save và Close file.
- Dung lượng file: 1.007 KB.
Bước 2: Chèn Pivot Table
Bước này chèn Pivot Table từ dữ liệu nguồn.
- Chọn ô bất kỳ trong dữ liệu, chọn ô B5.
- Tab Insert > chọn PivotTable.
- Hộp thoại PivotTable from table or range hiện.
- Giữ nguyên cài đặt > nhấn OK.
- Sheet mới Sheet1 tạo bên cạnh PivotTable1.
- Kéo 3 trường (Model xe, Hãng xe, Năm mẫu) vào vùng Rows.
- Kéo thêm trường Năm mẫu vào vùng Values.
- Vùng Values显示 Sum of Năm mẫu. Muốn Count of Năm mẫu.
- Nhấp vào đó > chọn Value Field Settings.
- Hộp Value Field Settings hiện.
- Chọn Count > OK.
- Pivot Table giờ trông như sau.
Bước 3: Copy Pivot Table sang Workbook mới
Bước cuối, copy Pivot Table sang workbook mới để giảm dung lượng.
- Chọn Pivot Table > CTRL+C copy.
- Tạo workbook mới > CTRL+V dán Pivot Table.
- Save và Close workbook.
- File gốc dung lượng tăng một chút.
- Workbook mới: 327 KB so với 1.308 KB file gốc. Giảm 75% dung lượng. Tức file mới chỉ 1/4 file gốc.
- Muốn xem chi tiết dữ liệu, nhấp đúp vào giá trị Grand Total.
- Sheet mới Sheet2 tạo显示 chi tiết dữ liệu từ Pivot Table.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel không xóa dữ liệu
Tải file thực hành
Kết luận
Đã trình bày cách giảm dung lượng file Excel với Pivot Table chỉ 3 bước đơn giản. Nếu gặp vấn đề hoặc có góp ý, hãy bình luận. Tham khảo thêm bài viết Excel trên website. Cảm ơn đã đọc, chúc thành công!
Bài viết liên quan
- Cách nén file Excel (Zip)
- Cách nén file Excel để gửi email
- Cách giảm dung lượng file Excel có hình ảnh
- Cách giảm dung lượng file Excel với Macro
- Cách giảm dung lượng file Excel không mở file
- Cách giảm dung lượng file Excel bằng xóa hàng trống
- Cách nén file Excel hơn 100MB
- Cách nén file Excel kích thước nhỏ hơn
- [Đã sửa!] File Excel quá lớn không lý do
- Cách xác định nguyên nhân gây file Excel lớn
<< Quay lại: Giảm dung lượng file Excel | File Excel | Học Excel
Nhận miễn phí bài tập Excel nâng cao có lời giải!