Kích thước tệp Excel có thể lớn hơn nếu chúng ta có một lượng lớn dữ liệu bên trong chúng. Giảm kích thước file là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mỗi khi chúng ta muốn chia sẻ file đó. Có rất nhiều phương pháp để giảm kích thước tệp trong Excel, nhưng chúng tôi sẽ chỉ tập trung vào một trong số đó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước nhanh chóng về cách giảm kích thước tệp Excel bằng bảng tổng hợp.
Bảng tổng hợp
Bảng tổng hợp là một trong những công cụ hữu ích nhất trong Microsoft Excel. Tính năng này tích lũy hàng tấn dữ liệu vào một bảng dữ liệu dễ đọc. Điều này tóm tắt dữ liệu thành một định dạng báo cáo. Tính năng này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tất cả những người sử dụng Excel làm trình điều khiển hàng ngày nên biết cách làm việc với bảng tổng hợp. Có bốn thành phần bố cục cho bảng tổng hợp:Bộ lọc, Cột, Hàng, và Giá trị . Chúng ta có thể kéo các trường vào các thành phần bố cục này để tạo ra nhiều bảng trụ khác nhau. Khi chúng tôi tạo một bảng tổng hợp, nó sẽ tạo một bộ đệm xoay để ghi nhớ tập dữ liệu nguồn. Chúng ta có thể sao chép bảng tổng hợp vào một sổ làm việc mới và nó sẽ giúp chúng ta giảm kích thước tệp trong Excel.
Cách giảm kích thước tệp Excel bằng bảng tổng hợp:Quy trình từng bước
Chúng tôi sẽ mô tả cho bạn 3 bước đơn giản để giảm kích thước tệp bằng bảng tổng hợp trong Excel.
Bước 1:Thiết lập bộ dữ liệu nguồn
Ở bước đầu tiên, chúng tôi sẽ chuẩn bị tập dữ liệu nguồn.
- Có 3 cột trong tập dữ liệu của chúng tôi bao gồm Mẫu ô tô, Nhà sản xuất ô tô và Năm mẫu . Đây là dữ liệu từ các đại lý ô tô ở Hoa Kỳ.
- Chúng tôi đã giữ tiêu đề hàng cố định ở hàng 4 .
- Chúng ta có thể thấy rằng có 50.000 hàng trong tập dữ liệu này.
- Sau đó, chúng tôi Lưu và Đóng tập tin.
- Chúng ta có thể thấy kích thước tệp là 1.007 KB.
Bước 2:Chèn bảng tổng hợp
Ở bước này, chúng ta sẽ chèn một bảng tổng hợp bằng cách sử dụng tập dữ liệu nguồn.
- Chọn bất kỳ vị trí nào bên trong tập dữ liệu nguồn, chúng tôi đã chọn ô B5 .
- Từ Chèn tab → Chọn PivotTable .
- PivotTable từ bảng hoặc dải ô hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chúng tôi giữ nguyên mọi cài đặt và nhấn OK .
- Một trang tính mới có tên Trang tính 1 sẽ được tạo trên sổ làm việc cùng với PivotTable1 .
- Kéo cả ba trường (Mẫu ô tô, Nhà sản xuất ô tô, và Năm mẫu ) vào Hàng khu vực.
- Sau đó, kéo Năm mẫu trường vào Giá trị khu vực.
- Trong Giá trị khu vực, Tổng năm mẫu sẽ được hiển thị. Tuy nhiên, chúng tôi muốn Số năm mẫu .
- Để thay đổi điều đó, hãy nhấp vào nó.
- Sau đó, chọn Cài đặt trường giá trị .
- Cài đặt trường giá trị hộp sẽ bật lên.
- Chọn Đếm và nhấn OK .
- Sau đó, bảng tổng hợp sẽ trông như thế này.
Bước 3:Sao chép Bảng tổng hợp sang sổ làm việc mới
Ở bước cuối cùng này, chúng tôi sẽ sao chép bảng tổng hợp sang sổ làm việc mới và do đó giảm kích thước tệp trong Excel.
- Chọn bảng tổng hợp và nhấn CTRL+C để sao chép nó.
- Tạo sổ làm việc mới và nhấn CTRL+V để dán bảng tổng hợp.
- Sau đó, Lưu và Đóng sổ làm việc.
- Chúng ta có thể thấy kích thước tệp gốc đã tăng lên một chút.
- Sổ làm việc mới của chúng tôi có kích thước 327 KB so với 1308 KB ở kích thước tệp gốc. Đó là mức giảm đáng kể 75% kích thước tệp. Nói cách khác, kích thước tệp bị giảm chỉ bằng 1/4 kích thước tệp gốc.
- Bây giờ, nếu muốn xem chi tiết về tập dữ liệu thì chúng ta chỉ cần nhấp đúp vào Tổng cộng giá trị.
- Một bảng tính mới có tên Sheet2 sẽ được tạo để hiển thị chi tiết dữ liệu từ bảng tổng hợp.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel mà không xóa dữ liệu
Tải xuống sổ tay thực hành
Kết luận
Chúng tôi đã trình bày cách giảm kích thước tệp Excel bằng bảng tổng hợp chỉ bằng ba bước đơn giản. Nếu bạn gặp phải bất kỳ vấn đề nào liên quan đến các phương pháp này hoặc có bất kỳ phản hồi nào cho tôi, vui lòng bình luận bên dưới. Hơn nữa, bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi để xem thêm các bài viết liên quan đến Excel. Cảm ơn bạn đã đọc và hãy tiếp tục làm tốt!
Bài viết liên quan
- Cách nén tệp Excel
- Cách nén tệp Excel cho email
- Cách giảm kích thước tệp Excel bằng hình ảnh
- Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Macro
- Cách giảm kích thước tệp Excel mà không cần mở
- Cách giảm kích thước tệp Excel bằng cách xóa hàng trống
- Cách nén tệp Excel lớn hơn 100 MB
- Cách nén tệp Excel xuống kích thước nhỏ hơn
- [Đã sửa!] Tệp Excel quá lớn mà không có lý do
- Cách xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp Excel lớn
<