Tự động hóa cảnh báo qua email trong Excel:2 phương pháp đơn giản để theo dõi thời hạn hiệu quả

Chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu sau bao gồm email của nhiều người khác nhau cũng như thời hạn họ phải đáp ứng, sau đó thiết lập thông báo qua email dựa trên những ngày đó.

Phương pháp 1 – Sử dụng Power Automate để tạo cảnh báo email tự động trong Excel

Bước 1 – Chuẩn bị bộ dữ liệu

• Chúng tôi sẽ làm việc với tập dữ liệu sau được đề cập trước đó.
• Chúng tôi sẽ tự động gửi thông báo qua email theo thời hạn .

• Chọn bất kỳ ô nào của tập dữ liệu và nhấn Ctrl + T.
• Hộp thoại Tạo bảng đang hiển thị.
• Phạm vi của bảng là phạm vi của tập dữ liệu.
• Nhấn OK để tạo bảng.

• Lưu tệp Excel của bạn trên OneDrive for Business hoặc SharePoint .
• Đi tới Microsoft 365 ứng dụng.

Bước 2 – Khởi chạy Power Automate

• Nhấp vào biểu tượng ở trên cùng bên trái (chín chấm trong một hình vuông).

Lưu ý: Nó không hoạt động với tài khoản OneDrive Personal và bạn cần có Microsoft 365 tài khoản.

• Nhấp vào Tất cả ứng dụng để xem danh sách ứng dụng của MS 365 .

• Chọn Power Automate  ứng dụng.

• Trong Power Automate, nhấp vào Tạo rồi chọn Luồng đám mây được lên lịch .

• Đặt tên cho dòng điện. Chúng tôi đã sử dụng tên Cảnh báo qua email tự động .
• Chúng tôi muốn cảnh báo được gửi hàng ngày nên chúng tôi đã chọn Lặp lại 1 ngày một lần.
• Nhấp vào Tạo .

Bước 3 – Liên kết Power Automate và Excel

• Chúng tôi có một bước Tái phát .
• Nhấp vào Bước mới để thêm các bước khác.

• Chọn Liệt kê các hàng có trong bảng từ Hành động tab. Nếu không thấy tùy chọn này, bạn cũng có thể tìm kiếm trong hộp tìm kiếm.

• Nhấp vào trình đơn thả xuống cho Vị trí.
• Chọn OneDrive dành cho doanh nghiệp .

• Chọn OneDrive cho Thư viện tài liệu .

• Điều hướng đến vị trí tệp và chọn tệp.

• Chọn tên bảng chứa tập dữ liệu của bạn. Chúng tôi đã sử dụng Bảng 1 trong Excel.

• Nhấp vào Hiển thị tùy chọn nâng cao .

• Trong Truy vấn bộ lọc trường, đặt:Deadline eq' .
• Nhấp vào Thêm nội dung động  và nó sẽ mở một trình hướng dẫn nổi.
• Đi tới Biểu thức và nhập công thức này vào thanh công thức:

formateDateTime(convertFromUTC(utcNow(),'Central America Standard Time'),'yyyy-MM-dd')

Ở đây, chúng tôi đã định dạng Thời hạn cột của Excel tệp ở định dạng chuẩn của Giờ chuẩn Trung Mỹ .

• Kết thúc bằng' .

• Đặt Ngày giờ Định dạng đến ISO 8601 .

Bước 4 – Trích xuất danh sách email

• Chọn Bước tiếp theo và trong hộp tìm kiếm, gõ select và chọn Chọn:Thao tác dữ liệu từ danh sách Hành động .

• Nhấp vào Thêm nội dung động và chọn Giá trị từ danh sách.

• Nhấp vào Văn bản biểu tượng sau khi chọn Bản đồ tùy chọn.

• Tìm kiếm Email trong thanh tìm kiếm và chọn Email từ danh sách.

Bước 5 – Soạn danh sách email được trích xuất

• Thêm một bước nữa và tìm kiếm Soạn trong thanh tìm kiếm.
• Chọn Soạn .

• Sáng tác thao tác sẽ được hiển thị, vì vậy hãy nhấp vào Thêm nội dung động .
• Trong Biểu thức bar, hãy đặt công thức sau:

union(body('Select'),body('Select'))


• Nhấp vào OK để tiếp tục.

Bước 6 – Thêm quyền kiểm soát vào từng email

• Chọn Điều khiển .

• Chọn Áp dụng cho từng từ Hành động tab.

• Nhấp vào hộp bên dưới Chọn đầu ra từ các bước trước.
• Chọn Đầu ra sử dụng Thêm nội dung động biểu tượng.

Bước 7 – Trích xuất dữ liệu cho từng email

• Nhấp vào Thêm hành động .

• Tìm kiếm mảng lọc trong thanh tìm kiếm và chọn Lọc mảng.

• Chọn Giá trị từ trình hướng dẫn xảy ra sau khi nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở bên phải.

• Chọn Thêm nội dung động và chọn Email  từ đó.

• Chọn Mục hiện tại ở trường thứ ba.

Bước 8 – Tạo HTML cho thông báo qua email

• Nhấp vào Thêm hành động và tìm kiếm Tạo bảng HTML trên hộp tìm kiếm.
• Chọn Tạo bảng HTML .

• Trong Từ trường, nhấp vào hộp rồi nhấn vào Thêm nội dung động biểu tượng.
• Từ trình hướng dẫn nổi, chọn Nội dung .
• Nhấp vào Hiển thị các tùy chọn nâng cao.  

• Từ Cột trường, chọn Tùy chỉnh .

• Nhập tên cho các cột mà bạn muốn đặt tên bảng trong Tiêu đề  cột.
• Trong ngày 1 cột của Tiêu đề trường, hãy viết Hạn chót.
• Trong thứ 2 cột, hãy sử dụng công thức sau trong Biểu thức thanh:

formatDateTime(item()['Deadline'],'MMM d,yyyy')

Chúng tôi sẽ định dạng giá trị của Hạn chót cột ở định dạng xác định.

• Thêm một cột khác có tên Chủ đề.
• Đặt giá trị của cột bằng cách sử dụng công thức sau trong Biểu thức thanh:

Bước 9 – Tự động tạo email trong Outlook

• Thêm một hành động khác có tên Gửi email (V2 ).

• Nhấp vào Tới và nhấp vào Thêm nội dung động .
• Từ trình hướng dẫn nổi, chọn Mục hiện tại từ danh sách.

• Viết chủ đề của thư vào Chủ đề trường.
• Trong Cơ thể trường, hãy nhấp vào Thêm nội dung động và chọn Đầu ra từ danh sách.

• Bạn có thể chọn tùy chọn nâng cao bằng cách nhấp vào Hiển thị tùy chọn nâng cao.

• Chọn Lưu .
• Quy trình của bạn đã sẵn sàng. Bạn có thể kiểm tra kết quả của mình bằng cách nhấp vào Kiểm tra nút.

• Chọn Thủ công để kiểm tra luồng theo cách thủ công.
• Mở Outlook ứng dụng để kiểm tra các cảnh báo email tự động.

Đầu ra cuối cùng

• Đây là thông báo mẫu trên Outlook  ứng dụng.

Phương pháp 2 – Gửi thông báo email tự động từ bảng tính Excel bằng VBA

BƯỚC:

• Chúng tôi sẽ làm việc với tập dữ liệu sau được đề cập trước đó.
• Nếu thời hạn nằm trong khoảng 1 và 7 vài ngày kể từ hôm nay, chúng tôi sẽ tạo thông báo tự động qua email.

• Để mở VBA Macro, nhấn Alt + F11 .

• Microsoft Visual Basic dành cho ứng dụng cửa sổ sẽ bật lên.
• Từ Chèn tab, chọn Mô-đun  tùy chọn.

• Dán VBA sau mã trong mô-đun:

Public Sub SendReminderMail()
'Declare the variables
    Dim XDueDate As Range
    Dim XRcptsEmail As Range
    Dim xMailContent As Range
    Dim xRngDn As Range
    Dim xCrtOut As Object
    Dim xValDateRng As String
    Dim xValSendRng As String
    Dim k As Long
    Dim xMailSections As Object
    Dim xFinalRw As Long
    Dim CrVbLf As String
    Dim xMsg As String
    Dim xSubEmail As String
    On Error Resume Next
    'To select the date column insert a input box
    Set XDueDate = Application.InputBox("Select the column for Deadline/Due Date date column:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XDueDate Is Nothing Then Exit Sub
    'Insert a input box for selecting the recipients
    Set XRcptsEmail = Application.InputBox("Choose the column for the email addresses of the recipients:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XRcptsEmail Is Nothing Then Exit Sub
    'To enter the text mail, insert a input box
    Set xMailContent = Application.InputBox("In your email, choose the column with the reminded text:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If xMailContent Is Nothing Then Exit Sub
    'Count rows for the due dates
    xFinalRw = XDueDate.Rows.Count
    Set XDueDate = XDueDate(1)
    Set XRcptsEmail = XRcptsEmail(1)
    Set xMailContent = xMailContent(1)
    'Set command to open MS Outlook Application
    Set xCrtOut = CreateObject("Outlook.Application")
    'Apply For loop to conduct the operation in each row one by one
    For k = 1 To xFinalRw
        xValDateRng = ""
        xValDateRng = XDueDate.Offset(k - 1).Value
        'Apply If condition for the Due Date values
        If xValDateRng <> "" Then
        'Condition set to send mail if the difference between due dates and current date is greater than 1 and less than 7 days
        'Means 1 < X< 7, X = Due Date - Current Date
        If CDate(xValDateRng) - Date <= 7 And CDate(xValDateRng) - Date > 0 Then
            xValSendRng = XRcptsEmail.Offset(k - 1).Value
            'Create the subject, body and text contents with the required variables
            xSubEmail = xMailContent.Offset(k - 1).Value & " on " & xValDateRng
            CrVbLf = "<br><br>"
            xMsg = "<HTML><BODY>"
            xMsg = xMsg & "Dear " & xValSendRng & CrVbLf
            xMsg = xMsg & "Text : " & xMailContent.Offset(k - 1).Value & CrVbLf
            xMsg = xMsg & "</BODY></HTML>"
            'Create the email
            Set xMailSections = xCrtOut.CreateItem(0)
            'Define the position to place the Subject, Body and Recipients Address
            With xMailSections
                .Subject = xSubEmail
                .To = xValSendRng
                .HTMLBody = xMsg
                .Display
                .Send
            End With
            Set xMailSections = Nothing
        End If
    End If
    Next
    Set xCrtOut = Nothing
End Sub

• Sau khi lưu, nhấn F5 để chạy chương trình.
• Bạn cũng có thể chạy chương trình bằng cách nhấp vào biểu tượng Play.

• Hộp thông báo đầu vào sẽ bật lên.
• Chọn cột cho thời hạn. Chúng tôi đã chọn D5:D10 phạm vi và nhấn OK.

• Một hộp thông báo đầu vào khác sẽ nổi lên.
• Chọn cột cho địa chỉ thư. Chúng tôi đã chọn B5:B10 phạm vi và nhấn OK.

• Hộp thông báo nhập cuối cùng sẽ nổi lên.
• Chọn cột cho Chủ đề . Chúng tôi đã chọn C5:C10 phạm vi và nhấn OK.

• Tất cả email của bạn sẽ được gửi dưới dạng email nhắc nhở trước ngày đến hạn.
• Bạn cũng có thể chọn gửi email theo cách thủ công bằng chương trình tự động được mô tả ở trên. Đặt dấu nháy đơn (' ) trước (.send ) để tắt nó, như trong hình bên dưới.

• Bạn sẽ nhận được tất cả bản nháp đã hoàn thành trong ứng dụng.
• Bằng cách nhấp vào nút Gửi, hãy chọn người bạn muốn gửi email tới.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Bài viết liên quan

• Cách tạo lời nhắc bật lên trong Excel
• Cách tạo thông báo hoặc lời nhắc trong Excel
• Cách tạo cảnh báo trong Excel
• Cách tắt cảnh báo trong Excel VBA
• Cách đặt công thức nhắc ngày đến hạn trong Excel
• Cách đặt lời nhắc ngày đến hạn trong Excel

<