Hôm nay, chúng ta sẽ thảo luận cách dùng Auto Filter và Advanced Filter trong Excel. Auto Filter là tùy chọn lọc mặc định trong Excel. Nó cho phép người dùng lọc theo bất kỳ giá trị nào và từ bất kỳ cột nào. Nhưng nó chỉ cho phép lọc với tối đa 2 tiêu chí. Mặt khác, Advanced Filter là tùy chọn do người dùng xác định. Ở đây, người dùng thiết lập tiêu chí lọc và có thể thấy tiêu chí trong khi lọc.
Auto Filter và Advanced Filter trong Excel: 2 Phương pháp riêng biệt
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận tùy chọn Auto Filter và Advanced Filter trong Excel. Chúng ta sẽ giải thích cách dùng lệnh Auto Filter trong phương pháp đầu tiên. Trong phương pháp thứ hai, chúng ta sẽ minh họa cách dùng tùy chọn Advanced Filter trong các trường hợp khác nhau.
1. Sử dụng Auto Filter
Trong phương pháp đầu tiên, chúng ta sẽ chỉ hai cách dùng Auto Filter trong Excel. Trước tiên, chúng ta sẽ dùng lệnh Bộ lọc từ Ribbon. Sau đó, chúng ta sẽ dùng hàm FILTER để hoàn thành công việc. Ở đây, chúng ta có tập dữ liệu chứa thông tin 10 cầu thủ bóng đá như: Quốc gia, Câu lạc bộ họ đang chơi, Vị trí thi đấu và Ngày sinh. Chúng ta sẽ áp dụng tính năng Auto Filter và Advanced Filter trên tập dữ liệu này.
1.1 Sử dụng lệnh Bộ lọc
Lệnh Bộ lọc là công cụ lọc mặc định trong Excel. Nó cho phép người dùng lọc dữ liệu nhanh chóng cũng như linh hoạt hơn.
Các bước:
- Trước tiên, đi đến Trang chủ
- Thứ hai, chọn Chỉnh sửa >> Sắp xếp & Bộ lọc >> Bộ lọc.
- Kết quả, nút bộ lọc sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tiêu đề cột.
- Bây giờ, nhấn vào bất kỳ nút bộ lọc nào từ tiêu đề bất kỳ.
- Ở đây, chúng ta sẽ chọn nút bên cạnh cột Quốc gia .
- Tiếp theo, chúng ta sẽ lọc tập dữ liệu bằng cách nhấn vào dữ liệu chúng ta muốn xem từ tập dữ liệu.
- Ở đây, chúng ta sẽ chọn Argentina và Brazil làm tùy chọn lọc.
- Cuối cùng, nhấn OK.
- Kết quả, chúng ta sẽ thấy dữ liệu của cầu thủ chỉ từ Brazil và Argentina.
Vậy, chúng ta đã lọc dữ liệu dùng lệnh Bộ lọc .
1.2 Áp dụng hàm FILTER
Trong phần này, chúng ta sẽ dùng lệnh FILTER để Auto Filter trong Excel. Hàm FILTER nhận phạm vi ô mà nó sẽ lọc và cả phạm vi ô nơi tiêu chí hiện diện để lọc tập dữ liệu.
Các bước:
- Trước tiên, nhấn vào ô B16 và nhập sau,
=FILTER(B4:F14,C4:C14="Brazil")
- Sau đó, nhấn Enter.
- Kết quả, Excel sẽ trả về dữ liệu của chỉ các cầu thủ Brazil.
Đây là cách chúng ta dùng tính năng Auto Filter trong Excel.
2. Sử dụng Advanced Filter
Trong phương pháp sau, chúng ta sẽ minh họa các cách dùng khác nhau của Advanced Filter trong Excel. Chúng ta sẽ dùng tính năng trên giá trị văn bản. Sau đó dùng logic AND và OR để lọc dữ liệu dùng Advanced Filter . Tiếp theo, áp dụng Advanced Filter trên khoảng ngày. Cuối cùng, chỉ dùng Advanced Filter với Ký tự đại diện.
2.1 Áp dụng Advanced Filter trên giá trị Văn bản
Trong lần dùng đầu tiên của Advanced Filter, chúng ta sẽ áp dụng lọc trên giá trị văn bản. Chúng ta sẽ tìm khớp chính xác và khớp một phần trong dữ liệu và lọc tương ứng.
2.1.1 Khớp chính xác
Trong trường hợp này, chúng ta sẽ lọc tập dữ liệu dựa trên giá trị văn bản với khớp chính xác từ tập dữ liệu. Vì vậy, Advanced Filter sẽ chỉ trả về những giá trị khớp chính xác với tiêu chí văn bản cho trước.
Các bước:
- Để bắt đầu, chọn ô B18 và ghi,
- Sau đó, nhấn Enter.
- Kết quả, tiêu chí khớp chính xác sẽ được thiết lập.
- Tiếp theo, chọn Dữ liệu >> Sắp xếp & Bộ lọc >> Nâng cao.
- Kết quả, dấu nhắc Advanced Filter sẽ hiện trên màn hình.
- Trong dấu nhắc, trước hết, chọn Lọc danh sách, tại chỗ.
- Thứ hai, đặt Phạm vi danh sách từ B4 đến F14.
- Thứ ba, đặt B17:B18 làm Phạm vi tiêu chí.
- Cuối cùng, nhấn OK.
- Kết quả, Excel sẽ trả về dữ liệu chứa chính xác Manchester United.
Đây là cách chúng ta khớp chính xác tiêu chí với tập dữ liệu trong Advanced Filter.
2.1.2 Khớp một phần
Trong trường hợp này, chúng ta sẽ khớp một phần giá trị văn bản trong phạm vi tiêu chí với giá trị trong phạm vi lọc. Tính năng Advanced Filter sẽ trả về tất cả kết quả khớp một phần với phạm vi tiêu chí.
Các bước:
- Để bắt đầu, ghi “Manchester” trong ô B18 .
- Tiếp theo, mở dấu nhắc Advanced Filter như phương pháp Khớp chính xác .
- Trong dấu nhắc, trước hết, chọn Lọc danh sách, tại chỗ .
- Thứ hai, chọn B4:F14 làm Phạm vi Danh sách.
- Thứ ba, chọn B17:B18 làm Phạm vi Tiêu chí.
- Cuối cùng, nhấn OK.
- Kết quả, chúng ta sẽ thấy tất cả kết quả chứa Manchester.
Trong phương pháp trước, Advanced Filter chỉ trả về giá trị khớp chính xác với Manchester United. Tuy nhiên, trong phương pháp này, chúng ta nhận được tất cả giá trị chứa Manchester.
2.2 Triển khai logic AND trong Advanced Filter
Chúng ta có thể triển khai logic AND trong Advanced Filter nếu giữ tất cả tiêu chí lọc trong cùng một hàng. Ở đây, chúng ta sẽ đặt tiêu chí Câu lạc bộ và Vị trí cạnh nhau để triển khai logic AND .
Các bước:
- Trước hết, chọn ô B18 và ghi PSG vào đó.
- Sau đó, chọn ô C18 và gõ Tiền vệ làm tiêu chí tiếp theo.
- Bây giờ, mở dấu nhắc Advanced Filter như Các phương pháp trước.
- Trong dấu nhắc, trước hết, chọn tùy chọn Lọc danh sách, tại chỗ .
- Sau đó, chọn B4:F14 làm Phạm vi Danh sách.
- Kế đó, chọn B17:C18 làm Phạm vi Tiêu chí.
- Cuối cùng, nhấn OK.
- Kết quả, chúng ta sẽ nhận dữ liệu cầu thủ là Tiền vệ và chơi cho PSG.
Ở đây, hai tiêu chí ở cùng hàng kích hoạt logic AND . Vì vậy, chúng ta nhận dữ liệu lọc từ logic AND .
2.3 Áp dụng logic OR trong Advanced Filter
Ở đây, chúng ta sẽ áp dụng logic OR bằng cách gõ hai phạm vi tiêu chí ở hai hàng khác nhau. Chúng ta sẽ ghi giá trị tiêu chí Câu lạc bộ và Vị trí ở hai hàng khác nhau để có logic OR .
Các bước:
- Ban đầu, ghi PSG trong ô B17 .
- Tiếp theo, ghi Tiền vệ trong ô B19 làm tiêu chí tiếp theo.
- Bây giờ, mở dấu nhắc Advanced Filter theo các bước từ phương pháp Khớp chính xác .
- Trong dấu nhắc, trước hết, nhấn vào Lọc danh sách, tại chỗ .
- Tiếp theo, ghi B4:F14 trong hộp Phạm vi Danh sách .
- Sau đó, chọn B17:C19 làm Phạm vi Tiêu chí.
- Cuối cùng, nhấn OK.
- Hệ quả, chúng ta sẽ nhận dữ liệu cầu thủ hoặc chơi cho PSG hoặc là Tiền vệ hoặc cả hai.
Trong trường hợp này, tiêu chí Câu lạc bộ và Vị trí ở hàng khác nhau kích hoạt logic OR và vì vậy chúng ta nhận dữ liệu lọc bằng cách áp đặt logic OR .
2.4 Sử dụng logic AND và OR cùng nhau
Trong phần này, chúng ta sẽ kết hợp logic AND và OR để lọc tập dữ liệu. Chúng ta sẽ ghi hai tiêu chí cùng hàng để áp đặt logic AND và ghi tiêu chí khác ở hàng khác để áp dụng logic OR .
Các bước:
- Trước hết, chọn ô B18 và ghi PSG làm tiêu chí đầu tiên.
- Tiếp theo, chọn ô B19 và gõ Tiền vệ để áp đặt logic OR .
- Cuối cùng, ghi Argentina trong ô D18 , cùng hàng với tiêu chí đầu, để triển khai logic AND .
- Sau đó, mở dấu nhắc Advanced Filter .
- Bây giờ, chọn Lọc danh sách, tại chỗ .
- Tiếp theo, chọn B4:F14 làm Phạm vi Danh sách.
- Sau đó, chọn B17:D19 làm Phạm vi Tiêu chí.
- Cuối cùng, nhấn OK.
- Kết quả, chúng ta sẽ nhận dữ liệu cầu thủ là PSG Tiền vệ hoặc Tiền vệ.
Đây là cách chúng ta dùng logic AND và OR cùng nhau.
2.5 Áp dụng Advanced Filter trên khoảng Ngày
Chúng ta cũng có thể áp dụng Advanced Filter trên ngày. Ở đây, chúng ta sẽ lọc hồ sơ cầu thủ sinh sau 1 tháng 1, 1998 bằng Advanced Filter.
Các bước:
- Ban đầu, chọn ô B18 và nhập >1/1/1998.
- Tiếp theo, mở dấu nhắc Advanced Filter như các phương pháp trước .
- Trong dấu nhắc, trước hết, chọn Lọc danh sách, tại chỗ .
- Tiếp theo, chọn B4:F14 làm Phạm vi Danh sách.
- Sau đó, chọn B17:B18 làm Phạm vi Tiêu chí.
- Cuối cùng, nhấn OK.
- Hệ quả, chúng ta sẽ nhận hồ sơ cầu thủ sinh sau 1 tháng 1, 1998.
Ở đây, >1/1/1998 nghĩa là tất cả ngày sau ngày đó. Vì vậy, chúng ta nhận thông tin cầu thủ sinh sau ngày đó.
2.6 Dùng Advanced Filter với Ký tự đại diện
Trong phương pháp cuối, chúng ta sẽ dùng Ký tự đại diện trong phạm vi tiêu chí của Advanced Filter để khớp một phần bất kỳ giá trị văn bản.
Các bước:
- Ban đầu, chọn ô B18 và nhập *M*.
- Tiếp theo, mở dấu nhắc Advanced Filter .
- Trong dấu nhắc, trước hết, chọn Lọc danh sách, tại chỗ .
- Thứ hai, chọn B4:F14 làm Phạm vi Danh sách.
- Thứ ba, chọn B17:B18 làm Phạm vi Tiêu chí.
- Cuối cùng, nhấn OK.
- Hệ quả, chúng ta sẽ nhận dữ liệu cầu thủ từ Manchester United, Manchester City, và Tottenham Hotspurs.
*=M nghĩa là Advanced Filter sẽ tìm bất kỳ giá trị nào trong cột Câu lạc bộ có M và dấu sao hai bên M nghĩa là nó cũng tìm bất kỳ chuỗi nào trước và sau. Đó là lý do nó chọn hai câu lạc bộ Manchester . Trong trường hợp Tottenham, nó tìm thấy “Tottenha” trước “m” và “Hotspurs” sau “m” và trả về cả chuỗi.
Tải Sổ làm việc thực hành
Bạn có thể tải sổ làm việc thực hành ở đây.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã nói chi tiết về Auto Filter và Advanced Filter trong Excel. Bài viết này sẽ giúp người dùng lọc dữ liệu hiệu quả hơn. Nếu bạn có câu hỏi về bài viết này, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.
<< Quay lại Advanced Filter | Bộ lọc trong Excel | Học Excel
Nhận BÀI TẬP EXCEL NÂNG CAO MIỄN PHÍ kèm Giải pháp!