Bảng thông tin Power BI và Excel:Cái nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn

Việc chọn giữa Power BI và Excel để tạo bảng thông tin có thể tác động đáng kể đến khả năng phân tích dữ liệu của tổ chức bạn.

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu được điểm mạnh, hạn chế và trường hợp sử dụng lý tưởng cho từng nền tảng.

Bảng điều khiển Excel là gì?

Excel vẫn là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất để phân tích dữ liệu và tạo bảng điều khiển. Bảng thông tin Excel là các màn hình trực quan được tạo trong Microsoft Excel bằng cách sử dụng các biểu đồ, PivotTable, bộ cắt và định dạng có điều kiện tích hợp sẵn. Bạn có thể lấy dữ liệu từ bảng, nguồn bên ngoài hoặc nhập thủ công và trình bày các chỉ số chính một cách tương tác.

Cách sử dụng điển hình:

• Báo cáo tài chính.
• Theo dõi hiệu suất bán hàng.
• Lập ngân sách và dự báo.
• Quản lý dự án.

Bảng thông tin Power BI là gì?

Microsoft Power BI là một nền tảng kinh doanh thông minh chuyên dụng để trực quan hóa, phân tích và chia sẻ dữ liệu. Bảng thông tin Power BI được xây dựng bằng Microsoft Power BI, một công cụ phân tích kinh doanh dựa trên đám mây. Nó cung cấp khả năng phân tích nâng cao và tích hợp liền mạch với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.

Cách sử dụng điển hình:

• Trang tổng quan hiệu suất toàn công ty.
• Trang tổng quan hoạt động trực tiếp.
• Kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
• Chia sẻ thông tin chi tiết giữa các nhóm hoặc với bên ngoài.

So sánh các tính năng của bảng thông tin Excel và Power BI

Khả năng xử lý dữ liệu

Excel:

• Giới hạn ở khoảng 1 triệu hàng trên mỗi trang tính.
• Hiệu suất giảm sút khi có tập dữ liệu lớn.
• Quy trình làm mới thủ công cho các kết nối dữ liệu bên ngoài.
• Thích hợp nhất cho tập dữ liệu dưới 100.000 hàng.

Power BI:

• Có thể xử lý hàng triệu hàng một cách hiệu quả.
• Được tối ưu hóa để xử lý dữ liệu lớn.
• Khả năng làm mới dữ liệu tự động.
• Bộ nhớ dữ liệu nén giúp giảm đáng kể kích thước tệp.

Kết nối nguồn dữ liệu

Excel:

• Kết nối với cơ sở dữ liệu, dịch vụ web và tệp.
• Kết nối dữ liệu thời gian thực bị hạn chế.
• Yêu cầu thiết lập thủ công cho hầu hết các kết nối.
• Tốt nhất với dữ liệu tĩnh hoặc được cập nhật không thường xuyên.

Power BI:

• Hơn 100 trình kết nối dữ liệu gốc.
• Hỗ trợ dữ liệu phát trực tuyến theo thời gian thực.
• Tích hợp dữ liệu tại chỗ và đám mây.
• Cổng dữ liệu tự động cho kết nối an toàn.

Khả năng trực quan hóa

Excel:

• Các loại biểu đồ tiêu chuẩn (thanh, đường, hình tròn, phân tán).
• Tùy chọn tùy chỉnh hạn chế.
• Hình ảnh tĩnh được sử dụng trong hầu hết các trường hợp.
• Giao diện biểu đồ quen thuộc.

Power BI:

• Thư viện hình ảnh tùy chỉnh phong phú.
• Hình ảnh trực quan mang tính tương tác và năng động.
• Lọc chéo giữa nhiều biểu đồ.
• Thị trường trực quan tùy chỉnh với hàng trăm lựa chọn.

Cộng tác và chia sẻ

Excel:

• Chia sẻ dựa trên tệp (email, SharePoint).
• Thách thức kiểm soát phiên bản.
• Hợp tác trong thời gian thực bị hạn chế.
• Cần có giấy phép Excel để có đầy đủ chức năng.

Power BI:

• Chia sẻ và cộng tác dựa trên đám mây.
• Quản lý báo cáo tập trung.
• Cập nhật theo thời gian thực cho tất cả người dùng.
• Truy cập dựa trên web mà không cần phần mềm máy tính để bàn.

Phân tích chi phí

Chi phí Excel

• Một phần của bộ Microsoft Office ($8,25-$22/người dùng/tháng).
• Có sẵn tùy chọn mua một lần.
• Không có giấy phép bổ sung cho các tính năng cơ bản của trang tổng quan.
• Chi phí ẩn trong việc bảo trì và kiểm soát phiên bản.

Chi phí Power BI

• Power BI Pro:$10/người dùng/tháng.
• Power BI Premium:20 USD/người dùng/tháng hoặc 5.000 USD/tháng tùy theo dung lượng.
• Chi phí bổ sung cho cổng dữ liệu tại chỗ.
• Tiết kiệm tiềm năng thông qua cải thiện hiệu quả và tự động hóa.

Khi nào nên chọn Power BI

Power BI là lựa chọn tốt hơn khi bạn cần:

• Nếu bạn đang xử lý các nguồn dữ liệu lớn, phức tạp hoặc nhiều nguồn.
• Bạn cần xây dựng trang tổng quan tương tác cho nhiều đối tượng hơn.
• Bạn muốn lên lịch làm mới dữ liệu và sử dụng tính năng chia sẻ trên đám mây/di động.
• Bạn yêu cầu phân tích nâng cao, như tính toán DAX hoặc tích hợp máy học.
• Nhóm của bạn đang hướng tới nền tảng BI hiện đại.

Tốt nhất cho: Các nhóm thông tin kinh doanh, báo cáo toàn công ty, giám sát hoạt động và nhà phân tích dữ liệu cần mô hình hóa và hình ảnh mạnh mẽ.

Khi nào nên chọn Excel

Trang tổng quan Excel rất lý tưởng khi bạn cần:

• Bạn đã quen với Excel và cần phân tích nhanh.
• Dữ liệu của bạn vừa với một tệp duy nhất (không quá lớn).
• Trang tổng quan của bạn dành cho mục đích sử dụng cá nhân hoặc chia sẻ nhóm nhỏ.
• Tổ chức của bạn chưa áp dụng Power BI.
• Bạn cần các chức năng bảng tính nâng cao và thao tác dữ liệu thủ công.

Tốt nhất cho: Các nhà phân tích tài chính, kế toán viên, báo cáo đột xuất nhanh chóng hoặc khi làm việc với các tập dữ liệu nhỏ.

Ví dụ:Tạo Trang tổng quan bán hàng đơn giản

Hãy xem các bước tạo bảng điều khiển bán hàng cơ bản trong cả hai công cụ:

Trong Excel:

• Chuẩn bị dữ liệu: Liệt kê dữ liệu bán hàng trong một bảng (Ngày, Khu vực, Số tiền bán hàng).
• Chèn PivotTable: Tóm tắt doanh số bán hàng theo Khu vực và Tháng.
• Thêm biểu đồ: Tạo biểu đồ cột cho doanh số khu vực, biểu đồ đường cho xu hướng.
• Chèn bộ cắt: Bật tính năng lọc nhanh theo vùng hoặc tháng.

• Định dạng &Sắp xếp: Sử dụng định dạng có điều kiện cho KPI và sắp xếp tất cả hình ảnh trên một trang tính.

Trong Power BI:

• Tải dữ liệu: Nhập cùng một dữ liệu bán hàng.
• Dữ liệu mẫu: Đặt mối quan hệ nếu cần, tạo cột/đo lường được tính toán.

• Tạo hình ảnh: Biểu đồ kéo và thả, KPI và bộ chia.
• Tăng cường tính tương tác: Sử dụng thông tin chi tiết, chú giải công cụ và dấu trang.
• Xuất bản và chia sẻ: Xuất bản lên Dịch vụ Power BI để truy cập web/di động.

Kết luận

Cả Excel và Power BI đều có vai trò trong phân tích dữ liệu hiện đại. Excel vượt trội trong việc xử lý dữ liệu chi tiết, phân tích đặc biệt và các tình huống yêu cầu sự đơn giản. Power BI tỏa sáng khi bạn cần bảng thông tin chuyên nghiệp, xử lý bộ dữ liệu lớn hoặc yêu cầu khả năng phân tích nâng cao. Nhiều tổ chức sử dụng cả hai:Excel để phân tích cá nhân hoặc ban đầu và Power BI để xuất bản và chia sẻ trên quy mô lớn.

Sự lựa chọn cuối cùng phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể, ngân sách và chiến lược dữ liệu dài hạn của bạn.  Hãy nhớ rằng công cụ trang tổng quan tốt nhất là công cụ mà nhóm của bạn sẽ sử dụng hiệu quả để đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu.